melindungi aset, pelindung aset tersebut tidak akan menggunakan aset untuk kepentingan pribadi. Universitas Sumatera Utara juga melakukan Pemisahan
tugas antara pemakai aktiva tetap dengan fungsi akuntansi aktiva tetapnya.
3. Dokumen dan Catatan yang memadai
Dokumen memberikan bukti bahwa transaksi dan peristiwa sudah terjadi, dokumen transaksi seharusnnya dibuat ketika transaksi terjadi. Dokumen dan
penggunaan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan. Semua catatan
mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan dicek secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan ini harus dilakukan oleh suatu unit
organisasi yang independen selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan untuk menjaga objektivitas pemeriksaan. Dokumen-
dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus memiliki ruang untuk otorisasi, seperti dokumen yang dipergunakan untuk memindahkan aset harus memiliki
ruang untuk tanda tangan pihak penerima aset. Dalam rangka mengurang kesempatan penggunaan dokumen untuk penipuan, dokumen harus diberikan
nomor urut yang telah dicetak lebih dahulu, agar setiap dokumen dapat dipertanggungjawabkan. Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk
menyimpann jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke laporan keuangan, demikian halnya dengan
Universitas Sumatera Utara setiap transaksi yang terjadi selalu dicatat dan dokumen-dokumen yang menyertai transaksi juga disimpan karena Universitas
Sumatera Utara juga mempunyai tim audit internal yang bertugas untuk memeriksanya kembali.
Dokumen-dokumen dalam transaksi aktiva tetap: • surat permintaan otorisasi,
• surat permintaan reparasi, • surat permintaan transfer aktiva tetap,
• surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, • surat perintah kerja work order,
• surat order pembelian, • laporan penerimaan barang,
• faktur dari pemasok , • bukti kas keluar ,
• bukti memorial.
4. Pengendalian akses
Tujuan dari pengendalian akses access control adalah untuk memastikan bahwa hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan.
Akses tidak sah akan mengekspos aktiva ke penyalahgunaan, kerusakan, dan pencurian. Pengendalian akses memainkan bagian penting dalam menjaga aktiva.
Akses ke aktiva dapat secara langsung atau tidak langsung.
Akses langsung seperti: peralatan keamanan fisik, seperti kunci, lemari besi,
pagar, dan sistem alarm elektronik serta inframerah. Akses tidak langsung
seperti: akses ke catatan dan dokumen yang mengendalikan penggunaan , kepemilikan, dan pengaturan aktiva. Seseorang yang memiliki akses ke
permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan memiliki bahan yang dibutuhkan untuk membuat transaksi pembelian tipuan. Pengendalian
akses yang dibutuhkan untuk melindungi berbagai catatan akuntansi akan tergantung pada karakteristik teknologi sistem akuntansinya.Universitas Sumatera
Utara mempunyai banyak aset yang tersebar di berbagai fakultas dan bagian lain, untuk meminimalisir pencurian aktiva, Universitas Sumatera Utara
mempekerjakan satpam atau petugas keamanan di tempat-tempat yang telah ditentukan.
5. Verifikasi independen
