Sistem Akuntansi TINJAUAN PUSTAKA
10 Cantumkan nomor urut tercetak.
11 Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga
pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu
pengisiannya. 12
Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai,
atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon. 13
Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang
saling terkait. b.
Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan
untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Di dalam jurnal data keuangan
digolongkan sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
c. Buku pembantu
Buku pembantu merupakan rincian dari buku besar. Transaksi pertama kali dicatat di buku pembantu dan dipindah ke buku
besar jika akan membuat laporan keuangan.
d. Buku besar
Buku besar terdiri dari berbagai rekening yang digunakan dalam meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya di dalam
jurnal. e.
Laporan Laporan berisi hasil akhir proses akuntansi berupa neraca, laporan
laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, dan informasi lain
yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi yang sudah diolah terlebih dahulu. Laporan dapat berupa hasil cetak komputer dan
softcopy
yang dapat dilihat dari media seperti komputer. C.
Sistem Akuntansi Persediaan
1. Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan
Menurut Mulyadi 2001:553, Sistem akuntansi persediaan adalah sistem akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi
persediaan yang disimpan di gudang. Persediaan merupakan unsur aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan
bisnis yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan produk yang akan dijual. Perusahaan harus dapat
memperkirakan jumlah persediaan yang ada di perusahaannya. Persediaan di perusahaan tidak boleh ada terlalu banyak dan tidak
boleh ada terlalu sedikit pula karena akan mempengaruhi jumlah biaya yang harus dikeluarkan untuk persediaan tersebut.
Persediaan mempunyai
beberapa fungsi
penting bagi
perusahaan, yaitu: a.
agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi, b.
untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi, c.
untuk memperoleh keuntungan dari adanya potongan, karena membeli dalam jumlah yang banyak maka akan ada diskon,
d. untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi
karena cuaca buruk, e.
untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.
Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung maupun tidak langsung, yang berhubungan dengan
pembelian, penjualan, dan persediaan. Biaya persediaan bahan baku atau barang yang dibeli untuk kemudian dijual kembali, biaya
termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai barang siap untuk dijual.
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggungjawab penuh dalam semua kegiatan penyimpanan barang persediaan di gudang dan fungsi gudang juga
bertanggungjawab pada sistem perhitungan fisik dimana fungsi gudang harus melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan
yang dicatat pada kartu gudang berdasarkan hasil fisik persediaan.
b. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertanggungjawab atas sistem penjualan barang di perusahaan.
c. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggungjawab terhadap persediaan barang yang sudah menipis atau hampir habis kepada suplier.
d. Fungsi Penerimaan Barang
Fungsi penerimaan barang bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas, dan kuantitas barang
yang diterima dari suplier. Selain itu fungsi penerimaan barang juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang
diterima dari retur pembeli. e.
Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi mempunyai tugas untuk mencatat keluar
masuknya uang dan fungsi pencatat masih tidaknya persediaan. Di dalam sistem perhitungan fisik, fungsi akuntansi juga
bertanggungjawab dalam: 1
Mencatat harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil perhitungan fisik
2 Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang
tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik 3
Melakukan pencatatan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik
4 Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan
data hasil perhitungan fisik persediaan. 5
Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian dan persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan
fisik persediaan. f.
Fungsi Perhitungan Fisik Persediaan Fungsi perhitungan fisik persediaan ini melakukan tugasnya
sebagai penghitung fisik persediaan dan memberikan hasil perhitungannya tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk
nantinya digunakan sebagai penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan.
3. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah:
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan suatu formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi
pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu. Surat ini dibuat rangkap dua lembar setiap terdapat
permintaan, satu lembar digunakan untuk fungsi pembelian sedangkan tembusannya digunakan untuk arsip dari fungsi yang
meminta barang.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang benar. c.
Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih. d.
Laporan Penerimaan Barang Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian
gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari pemasok ke kartu gudang.
e. Laporan Pengiriman Barang
Laporan ini merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan
kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang. f.
Memo Debit Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian kartu persediaan
untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.
g. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Merupakan dokumen yang digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat pengeluaran barang gudang.
h. Bukti Pengembalian Barang Gudang
Digunakan oleh bagian gudang untuk melakukan pencatatan tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Selain itu,
juga dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan,
untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya dan untuk mencatat pengembalian barang ke dalam jurnal umum.
i. Kartu Perhitungan Fisik
Kartu ini digunakan untuk melakukan perekaman atau pencatatan hasil perhitungan fisik dari persediaan.
j. Daftar Hasil Perhitungan Fisik
Daftar ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam ke bagian dari kartu persediaan fisik.
k. Bukti Memorial
Bukti ini digunakan untuk membuktikan penyesuaian rekening persediaan sebagai akibat dari transaksi tertentu atau adanya
perhitungan ulang fisik persediaan. 4.
Catatan Akuntansi yang Digunakan a.
Kartu Gudang Kartu gudang berfungsi untuk mencatat persediaan dan mutasi
barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, tetapi hanya berisi informasi jumlah
tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu ini disimpan di gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang.
b. Kartu Barang
Kartu ini biasanya diletakkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu ini berfungsi sebagai indentitas barang yang disimpan.
c. Kartu Persediaan
Kartu ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan di gudang. Kartu ini juga digunakan sebagai
alat kontrol catatan kuantitas barang di gudang. d.
Kartu Hutang Buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu hutang. e.
Jurnal Umum Jurnal umum berfungsi untuk mencatat jurnal harga pokok barang
yang dijual. 5.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Prinsip-prinsip
umum yang
harus diperhatikan
R.Soemita.A.K,1981:38-40 a.
Prosedur Permintaan Pembelian Di dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya
untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai
barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunkan surat permintaan pembelian.
Surat permintaan pembelian ini merupakan surat bukti pesanan pembelian. Surat permintaan pembelian ini merupakan suatu
bukti pesanan pembelian. Bagian pembelian akan mencocokkan kondisi persediaan fisik persediaan sebelum menyetujui
permintaan pembelian. Tidak ada barang-barang yang dibeli sebelum mendapat persetujuan dari instansi yang berwenang.
b. Prosedur Bagian Penerimaan Barang
Jika perusahaan
terlalu kecil
untuk menyelenggarakan
administrasi persediaan yang terus menerus, maka harus dibuat suatu laporan penerimaan. Tiap daftar penerimaan barang harus
dicocokkan dengan pesanan pembelian dan mencatat banyaknya barang-barang yang diterima, berikut tanggal penerimaannya
dalam surat pesanan pembelian. Karyawan yang diberi tugas untuk menerima barang-barang tidak diijinkan untuk melihat
surat permintaan pembelian atau catatan-catatan pesanan pembelian, supaya ia jangan mencatat banyaknya barang yang
dipesan, akan tetapi harus mencatat banyaknya barang-barang yang benar-benar diterima yang mungkin berbeda dengan barang
yang dipesan, oleh karena adanya kesalahan-kesalahan dari pihak penjual. Tiap barang harus dihitung, ditimbang atau diukur
kuantitas maupun kualitas untuk memperoleh keyakinan bahwa yang dibayar adalah hanya barang-barang yang telah diterima.
c. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang dari Gudang
Mulyadi,2001:547 Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan produk yang
dipakai dalan intern perusahaan. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan
pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern.
Bukti ini digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena
pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam jurnal umum.
d. Sistem Perhitungan Fisik Persediaan
Prosedur perhitungan fisik persediaan Mulyadi, 2001:575-585: 1
Deskripsi Kegiatan Bagian kartu persediaan bertanggungjawab atas
terselenggaranya catatan akuntansi yang dapat diandalkan mengenai persediaan yang disimpan di bagian gudang,
sedangan bagian
gudang bertanggungjawab
atas penyimpanan fisik persediaan di gudang. Secara periodik,
catatan persediaan yang diselenggarakan di bagian kartu persediaan harus dicocokkan dengan persediaan yang secara
fisik ada di gudang untuk menanggulangi masalah kemungkinan kerusakkan barang karena penyimpanan atau
kehilangan barang yang disebabkan karena
adanya penggelapanpencurian barang digudang.
Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik
persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian
gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai
keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di
bagian kartu persediaan. Dalam bagian ini diuraikan sistem perhitungan fisik persediaan yang merupakan salah satu
unsur pengendalian intern melekat terhadap persediaan. 2
Dokumen Dokumen digunakan untuk merekam, mencatat, meringkas,
dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah: a
Kartu Penghitungan Fisik Dokumen ini digunakan untuk merekam dan mencatat
hasil penghitungan
fisik persediaan.
Di dalam
penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung dan
pengecek. Kartu penghitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan
lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses penghitungan fisik persediaan dilaksanakan.
b Daftar Hasil Penghitungan Fisik
Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam di dalam bagian kartu penghitungan fisik. Data
yang disalin adalah nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan
satuan. c
Bukti Memorial Dokumen ini merupakan suatu dokumen sumber yang
digunakan untuk melakukan pembukuan
adjustment
rekening persediaan
sebagai akibat
dari hasil
penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan dalam pembuatan bukti memorial adalah
selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik dengan saldo harga pokok
persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan. 3
Catatan Akuntansi yang Digunakan a
Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat kuantitas
dan harga pokok barang yang disimpan di gudang yang
tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik
persediaan. Kartu persediaan ini juga merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam
buku besar. b
Kartu Gudang Kartu ini disimpan di arsip kantor gudang untuk
mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Berfungsi untuk melakukan pencatatan kuantitas
persediaan dan mutasi tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang
disimpan di gudang. c
Jurnal Umum Jurnal umum di dalam sistem penghitungan fisik
persediaan digunakan untuk mencatat jurnal
adjustment
rekening persediaan. Hal ini dikarenakan adanya perbedaan antara saldo yang dicatat di dalam rekening
persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik. 4
Fungsi yang Terkait Fungsi yang dibentuk untuk melakukan perhitungan fisik
persediaan hanya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk komite atau panitia. Anggotanya dipilih dari
karyawan yang tidak melaksanakan catatan akuntansi
persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia perhitungan fisik terdiri dari:
a Pemegang kartu perhitungan fisik
b Penghitung
c Pengecek
Sehingga fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:
a Panitia penghitungan fisik persediaan
b Fungsi akuntansi
c Fungsi gudang
5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Perhitungan Fisik
Persediaan Menurut Mulyadi 2001:580, Jaringan prosedur yang
membentuk sistem perhitungan fisik persediaan antara lain: a
Prosedur Penghitungan Fisik Dalam prosedur ini, tiap jenis persediaan di gudang
dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen
yang hasilnya
dicatat dalam
kartu penghitungan fisik
b Prosedur Kompilasi
Dalam prosedur ini, pemegang kartu perhitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian
ke-3 dan bagian ke-2 karu perhitungan fisik serta
melakukan pencatatan data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik ke dalam daftar perhitungan
fisik. c
Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan Dalam prosedur ini, bagian kartu persediaan mengisi
harga pokok per satuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan
informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalikan harga pokok persatuan tersebut dengan
kuantitas hasil perhitungan untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung.
d Prosedur
Adjustment
Di prosedur ini, bagian kartu persediaan melakukan
adjustment
terhadap data persediaan yang tercantum dalam
kartu persediaan
berdasarkan data
hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam
daftar hasil perhitungan fisik persediaan. Daftar prosedur ini juga bagian gudang melakukan
adjustment
terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu
gudang.
6 Unsur Pengendalian Intern pada Sistem Perhitungan Fisik
Persediaan Menurut Mulyadi 2001:581, unsur pengendalian intern
dalam sistem perhitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga kelompok, yaitu:
a Organisasi
1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh
suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi
pengecek. 2.
Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi
persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas
persediaan. b
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1.
Daftar hasil
penghitungan fisik
persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan
Fisik Persediaan 2.
Daftar hasil
penghitungan fisik
persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan
Fisik Persediaan
3. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan
didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti
kebenarannya oleh
pemegang kartu
penghitungan fisik. 4.
Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil perhitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang
bersangkutan. 5.
Adjustment
terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi kuantitas maupun harga pokok total
tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik.
c Praktik yang Sehat
1. Kartu penghitung fisik benomor urut tercetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik.
2. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan
dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek.
3. Kuantitas data persediaan yang lain yang tercantum
dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan
fisik dicocokkan
oleh fungsi
pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang
tercantum dalam
bagian ke-2
kartu
penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik.
4. Peralatan dan metode yang digunakan untuk
mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.