Bagan Alir Dokumen Deskripsi Data Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi
Bagian Piutang
Gambar 5.4: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan
SPP
mencatat pesanan dan
perusahaan pelanggan
3 6
Faktur 5 Penjualan
N 12
Faktur 3 Penjualan
N
Selesai 2
SPP: Surat Pesanan Pelanggan Beserta Uang
Tagihan
Fakturis
Gambar 5.5: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan SPP
membuat faktur
berdasarkan surat
pesanan
SPP 6
5 4
3 2
Faktur 1 Penjualan
3
4
SPP: Surat Pesanan Pelanggan
Apoteker
Gambar 5.6: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan
SPP 6
5 4
3 2
Faktur 1 Penjualan
mengotorisasi faktur
penjualan
9
SPP Faktur 2
Penjualan
N 4
5
SPP: Surat Pesanan Pelanggan
Bagian Gudang
Gambar 5.7: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan
SPP 6
5 4
3 2
Faktur 1 Penjualan
mengecek kemudian
membuat surat jalan untuk
pengambilan barang di gudang
surat Jalan N
6
N
Pengambilan barang di
gudang
SPP 6
3 2
Faktur 1 Penjualan
7 5
SPP: Surat Pesanan Pelanggan
Bagian Faktur Kembali
Gambar 5.8: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan
SPP 3
2 Faktur 1
Penjualan
9
Membuat Faktur
Tagihan ke Pelanggan
2 Faktur 1
Tagihan 3
Faktur 1 Penjualan
Faktur 2 Tagihan
3 Faktur 1
Penjualan
N 12
8
10 11
SPP: Surat Pesanan Pelanggan Beserta Uang
Tagihan
c. Prosedur Perhitungan Fisik
Bagian Gudang
Gambar 5.9: Prosedur Perhitungan Fisik
mulai
melakukan perhitungan
fisik
dokumen hasil perhitungan fisik
melakukan penyesuaian
catatan
Buku Pertanggung
jawaban
dokumen hasil perhitungan fisik
selesai N
Deskripsi Bagan Alir a
Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan
Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan
Bagian Gudang menuliskan jumlah pesanan yang sudah menipis didalam buku pengadaan kemudian bagian gudang membuat surat
pesanan sebanyak 1 lembar dan melakukan pemesanan barang melalui teleponsurat pesanan. Surat pesanan yang sudah dibuat
diserahkan kepada salesman untuk diberikan ke supplier. Penerimaan Persediaan Obat-Obatan dan Alat-alat Kesehatan
Bagian gudang menerima surat pesanan dan barang dari supplier kemudian mencocokkan surat pesanan dengan barang yang diterima,
kemudian mencatat daftar harga pokok persediaan pada surat pesanan dan barang dimasukkan ke gudang, surat pesanan tersebut
kemudian diarsipkan sementara sesuai nomor urut. b
Prosedur Pendistribusian Obat Salesman membawa Surat Pesanan Pelanggan SPP dari pelanggan
sebanyak 1 lembar kemudian diserahkan ke Bagian Piutang dan Bagian Piutang Mencatat pesanan dan perusahaan pelanggan
kemudian SPP tersebut diserahkan kepada fakturis untuk dibuat faktur penjualan sebanyak 6 rangkap. Faktur penjualan 6 rangkap
dan 1 lembar SPP kemudian diserahkan ke Apoteker untuk
melakukan otorisasi faktur penjualan, setelah diotorisasi oleh Apoteker, faktur penjualan 6 rangkap dan 1 lembar SPP diserahkan
ke Bagian Gudang untuk dicek dan membuat surat jalan untuk pengambilan barang di gudang. Surat jalan dan faktur penjualan
nomor 4 diarsipkan sementara oleh gudang. Faktur Penjualan nomor 5 diserahkan ke Bagian Piutang dan Faktur Penjualan nomor 1,2,3,6
dan SPP diserahkan ke Salesman untuk diserahkan kepada pelanggan. Faktur Penjualan nomor 6 diarsipkan oleh pelanggan.
Salesman menerima faktur penjualan nomor 1,2,3, dan SPP kemudian diserahkan ke Bagian Faktur Kembali untuk dibuat faktur
tagihan 2 rangkap ke pelanggan. Faktur penjualan nomor 2 dan SPP diserahkan ke Apoteker untuk diarsipkan sementara sesuai nomor
urut sedangkan faktur penjualan nomor 1 dan 3 serta faktur tagihan 2 rangkap diserahkan ke Salesman untuk diberikan ke pelanggan
sebagai tagihan, faktur tagihan nomor 1 diarsipkan oleh pelanggan. Salesman menerima faktur tagihan nomor 2 dan faktur penjualan
nomor 1 dan 3 beserta uang tagihan kemudian diserahkan ke Bagian Faktur Kembali. Faktur penjualan nomor 1 dan faktur tagihan nomor
2 diarsipkan sementara sesuai nomor urut oleh Bagian Faktur Kembali, sedangkan faktur penjualan nomor 3 beserta uang tagihan
diserahkan ke Bagian Piutang untuk dihitung dan faktur penjualan nomor 3 diarsipkan sementara sesuai nomor urut.
c Prosedur Perhitungan Fisik
Bagian gudang melakukan perhitungan fisik dengan menghasilkan dokumen hasil perhitungan fisik. Kemudian dilakukan penyesuaian
catatan sebelumnya dengan dokumen hasil persediaan fisik dan dicatat pada buku pertanggungjawaban. Dokumen hasil perhitungan
fisik ini kemudian diarsipkan sementara oleh gudang.
B. Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan yang Diterapkan di
PT. Kebayoran Pharma
1. Fungsi Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan
Tabel 5.1
:
Perbandingan teori dan praktik fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan
Sumber : Data Diolah
Teori Temuan di lapangan
Status Keterangan
Bagian Gudang berfungsi sebagai penyimpanan barang persediaan
dan bertanggungjawab pada sistem perhitungan fisik persediaan.
PT. Kebayoran Pharma mempunyai bagian gudang yang berfungsi sebagai penyimpanan
dan pengelolaan persediaan. Sesuai Teori
Bagian gusang sudah sesuai dengan fungsinya tetapi fungsi gudang juga
merangkap sebagai bagian pembelian. Bagian Akuntansi berfungsi
mencatat keluar masuknya uang dan mencatat masih tidaknya
persediaan. PT. Kebayoran Pharma mempunyai bagian
akuntansi yang bertanggungjawab terhadap atas pencatatan keluar masuknya uang dan
pembuatan laporan-laporan Sesuai Teori
- Bagian Pembelian
bertanggungjawab terhadap persediaan barang yang sudah
menipis. Bagian pembelian pada PT. Kebayoran Pharma
dilakukan oleh bagian gudang yaitu oleh kepala gudang.
Tidak Sesuai Teori Fungsi pembelian menjadi satu dengan
fungsi gudang Bagian Penjualan
bertanggungjawab pada sistem penjualan barang di perusahaan.
Bagian Penjualan di PT. Kebayoran Pharma dilakukan oleh lopersalesman gudang.
Sesuai Teori Salesman gudang bertugas sebagai bagian
pengiriman dan bertanggungjawab atas pengiriman.
Bagian Penerimaan Barang bertanggungjawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas dan
kuantitasyang diterima. Pada PT. Kebayoran Pharma bagian
penerimaan barang menjadi satu dengan bagian gudang.
Tidak Sesuai Teori Tidak ada bagian khusus menangani
penerimaan barang. Bagian Perhitungan Fisik
Persediaan bertanggungjawab sebagai penghitung fisik persediaan
dan memberikan hasil perhitungannya kepada bagian
kartu persediaan. Bagian perhitungan fisik persediaan pada PT.
Kebayoran Pharma dilakukan oleh bagian gudang.
Tidak Sesuai Teori PT. Kebayoran Pharma tidak melakukan
perhitungan fisik oleh pihak yang independen.
2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan
Tabel 5.2 : Perbandingan teori dan praktik dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Teori
Temuan di lapangan Status
Keterangan Surat Permintaan Pembelian
PT. Kebayoran Pharma tidak menggunakan Surat Permintaan
Pembelian Tidak Sesuai Teori
Pembelian dilakukan langsung melalui telefon atau surat pesanan
Surat Permintaan Penawaran Harga Tidak ada surat permintaan penawaran
harga Tidak Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma tidak mempunyai surat permintaan penawaran harga.
Surat Order Pembelian Surat pesanan berfungsi sama dengan
surat order pembelian Sesuai Teori
- Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang pada PT. Kebayorna Pharma dilakukan sebatas
otorisasi tandatangan penerima barang Tidak Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma pernah tidak mempunyai laporan penerimaan barang.
Laporan Pengiriman Barang Tidak ada surat laporan pengiriman
barang di PT. Kebayoran Phama Tidak Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma pernah tidak mempunyai laporan pengiriman barang.
Memo Debit Sesuai Teori
- Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang
Gudang Dokumen ini juga dipakai untuk mencatat
pengembalian barang di gudang dan kartu perhitungan fisik
Sesuai Teori -
Bukti Pengembalian Barang Gudang Tidak ada dokumen pengembalian barang
gudang. Pengembalian barang ke gudang langsung dicatat dalam bukti permintaan
dan pengeluaran barang dari gudang Tidak Sesuai Teori
- Kartu Perhitungan Fisik
PT. Kebayoran Pharma menggunakan bukti permintaan dan pengeluaran barang
sebagai kartu perhitungan fisik Tidak Sesuai Teori
Tidak ada kartu perhitungan fisik dalam melakukan perhitungan fisik di PT.
Kebayoran Pharma. Daftar Hasil Perhitungan Fisik Persediaan
Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditulis pada sebuah buku.
Sesuai Teori -
Bukti Memorial PT. Kebayoran Pharma tidak
menggunakan bukti memorial untuk membuktikan penyesuaian rekening
persediaan. Tidak Sesuai Teori
-
Sumber : Data Diolah
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan
Tabel 5.3 : Perbandingan teori dan praktik catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan
Sumber : Data Diolah
Teori Temuan di lapangan
Status Keterangan
Kartu Gudang PT. Kebayoran Pharma menggunakan kartu
gudang untuk mencatat persediaan dan mutasi barang
Sesuai Teori -
Kartu Barang Pencatatan pada kartu barang dijadikan satu
dengan kartu gudang. Tidak Sesuai Teori
- Kartu Persediaan
Tidak terdapat kartu persediaan dalam gudang. Tidak Sesuai Teori
Kuantitas barang dicatat pada kartu gudang
Kartu Hutang PT. Kebayoran Pharma menggunakan kartu
hutang untuk mencatat utang kepada pemasok. Sesuai Teori
- Jurnal Umum
Tidak menggunakan pencatatan jurnal umum. Tidak Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma tidak menggunakan jurnal umum dalam
mencatat harga pokok barang yang dijual
4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas
Tabel 5.4 : Perbandingan teori dan praktik struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas dalam sistem pengendalian Intern pada sistem akuntansi persediaan
Sumber : Data Diolah
Teori Temuan di lapangan
Status Keterangan
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
Di PT. Kebayoran Pharma fungsi pembelian menjadi satu dengan fungsi penerimaan barang yang dilakukan oleh fungsi
gudang. Tidak Sesuai
Teori Fungsi gudang merangkap beberapa fungsi
dan belum ada pemisahan fungsi yang jelas. Fungsi pembelian terpisah dari
fungsi pembukuan Di PT. Kebayoran Pharma fungsi pembelian barang sudah
terpisah dari fungsi pembukuan. Sesuai Teori
- Fungsi penerimaan harus
terpisah dari fungsi penyimpanan barang
Fungsi penerimaan belum terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Pada PT. Kebayoran Pharma kedua fungsi ini
dilakukan juga oleh fungsi gudang. Tidak Sesuai Teori
Fungsi gudang juga merangkap sebagai fungsi penerimaan barang.
Fungsi penyimpanan fisik aktiva harus terpisah dari fungsi
pembukuan PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan fungsi
penyimpanan fisik aktiva sudah terpisah dari fungsi pembukuan.
Sesuai Teori Sudah ada pembagian fungsi yang jelas.
Pemisahan fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi
pelaksanaan transaksi. Pembagian fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi
pelaksanaan sudah jelas. Sesuai Teori
- Setiap transaksi tidak boleh
dilakukan hanya oleh satu fungsi saja
Beberapa transaksi masih dilakukan oleh 1 fungsi yaitu fungsibagian pembelian, penerimaan barang, dan
fungsibagian perhitungan fisik persediaan menjadi satu dengan fungsibagian gudang.
Tidak Sesuai Teori Yang sesuai hanya fungsibagian gudang
itupun sudah dirangkap oleh yaitu fungsibagian pembelian, penerimaan barang,
dan fungsibagian perhitungan fisik persediaan.
Perhitungan fisik persediaan harus dilaksanakan oleh suatu
panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan
fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek.
Pada PT. Kebayoran Pharma perhitungan fisik persediaan dilakukan oleh kepala gudang dan staff gudang. Tanpa
adanya fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek.
Tidak Sesuai Teori Tidak ada fungsi perhitungan fisik persediaan.
Bagian gudang merangkap sebagai panitia penrhitungan fisik persediaan.
Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh bagian
yang independen Pada PT. Kebayoran Pharma perhitungan fisik persediaan
tidak dilakukan oleh bagian yang independen. Perhitungan fisik dilakukan oleh kepala gudang dan staf gudang.
Tidak Sesuai Teori -
5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Tabel 5.5 : Perbandingan teori dan praktik sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan.
Sumber : Data Diolah
Teori Temuan di lapangan
Status Keterangan
Surat permohonan obat ke gudang diotorisasi oleh petugas
gudang. Sudah ada otorisasi oleh petugas gudang pada
surat permohonan obat Sesuai Teori
PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan otorisasi kepada fungsi yang
terkait. Bukti penerimaan dan
pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh bagian gudang.
Bukti penerimaan dan pengeluaran barang diotorisasi oleh bagian gudang
Sesuai Teori Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang
terkait Daftar kebutuhan barang yang
akan dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi gudang.
Pembelian barang sudah diotorisasi oleh kepala gudang
Sesuai Teori Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang
terkait Surat pesanan yang dikirimkan
ke pemasok diotorisasi oleh kepala bagian pembelian.
Surat pesanan untuk pemasok sudah di otorisasi oeh kepala bagian pembelian
Sesuai Teori Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang
terkait
6. Praktik yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi
Tabel 5.6 : Perbandingan teori dan praktik tentang praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unti organisasi dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan
Sumber : Data Diolah
Teori Temuan di lapangan
Status Keterangan
Formulir bernomor urut tercetak.
Pada PT. Kebayoran Pharma sudah terdapat formulir bernomor urut tercetak
Sesuai Teori -
Fungsi gudang menuliskan jumlah persediaan yang
diterima dan dikeluarkan dalam kartu barang.
Bagian gudang PT. Kebayoran Pharma menuliskan jumlah persediaan langsung pada kartu gudang.
Tidak Sesuai Teori Kartu gudang berfungsi juga sebagai
mutasi keluar masuknya barang dari gudang.
Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan
cara menghitung dan menginspeksikan barang
tersebut dan membandingkan dengan surat order pembelian.
Bagian penerimaan melakukan pengecekan dan membandingkan dengan surat order pembelian.
Sesuai Teori -
Pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan
Sudah adanya pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan.
Sesuai Teori -
Pemeriksaan mendadak Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan
karyawan terlebih dahulu. Sesuai Teori
Pemeriksaan mendadak dilakukan oleh Kepala Cabang dan beberapa atasan.
Perhitungan fisik persediaan oleh pihak yang independen
Perhitungan fisik persediaan tidak dilakukan oleh pihak yang independen tetapi dilakukan oleh fungsi gudang.
Tidak Sesuai Teori Fungsi gudang merangkap beberapa
fungsi termasuk fungsi perhitungan fisik persediaan sehingga fungsi perhitungan
fisik ini belum baik.
Perhitungan fisik persediaan dilakukan dua kali, pertama
oleh penghitung kedua oleh pengecek
Pada PT. Kebayoran Pharma melakukan perhitungan fisik hanya hanya sekali dan pada akhir tahun.
Tidak Sesuai Teori -
Rotasi jabatan Rotasi jabatan tidak dilakukan di PT. Kebayoran Pharma
karena mengingat waktu dan kemampuan yang ada pada karyawan PT. Kebayoran Pharma.
Tidak Sesuai Teori -
Wajib cuti sementara Wajib cutin sementara dilakukan PT. Kebayoran Pharma
untuk membuka kesempatan untuk menggantikan posisi tertentu untuk sementara waktu.
Sesuai Teori -