Bagan Alir Dokumen Deskripsi Data Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi

Bagian Piutang Gambar 5.4: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan SPP mencatat pesanan dan perusahaan pelanggan 3 6 Faktur 5 Penjualan N 12 Faktur 3 Penjualan N Selesai 2 SPP: Surat Pesanan Pelanggan Beserta Uang Tagihan Fakturis Gambar 5.5: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan SPP membuat faktur berdasarkan surat pesanan SPP 6 5 4 3 2 Faktur 1 Penjualan 3 4 SPP: Surat Pesanan Pelanggan Apoteker Gambar 5.6: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan SPP 6 5 4 3 2 Faktur 1 Penjualan mengotorisasi faktur penjualan 9 SPP Faktur 2 Penjualan N 4 5 SPP: Surat Pesanan Pelanggan Bagian Gudang Gambar 5.7: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan SPP 6 5 4 3 2 Faktur 1 Penjualan mengecek kemudian membuat surat jalan untuk pengambilan barang di gudang surat Jalan N 6 N Pengambilan barang di gudang SPP 6 3 2 Faktur 1 Penjualan 7 5 SPP: Surat Pesanan Pelanggan Bagian Faktur Kembali Gambar 5.8: Prosedur Pendistribusian Obat Lanjutan SPP 3 2 Faktur 1 Penjualan 9 Membuat Faktur Tagihan ke Pelanggan 2 Faktur 1 Tagihan 3 Faktur 1 Penjualan Faktur 2 Tagihan 3 Faktur 1 Penjualan N 12 8 10 11 SPP: Surat Pesanan Pelanggan Beserta Uang Tagihan c. Prosedur Perhitungan Fisik Bagian Gudang Gambar 5.9: Prosedur Perhitungan Fisik mulai melakukan perhitungan fisik dokumen hasil perhitungan fisik melakukan penyesuaian catatan Buku Pertanggung jawaban dokumen hasil perhitungan fisik selesai N Deskripsi Bagan Alir a Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-obatan dan Alat-alat Kesehatan Bagian Gudang menuliskan jumlah pesanan yang sudah menipis didalam buku pengadaan kemudian bagian gudang membuat surat pesanan sebanyak 1 lembar dan melakukan pemesanan barang melalui teleponsurat pesanan. Surat pesanan yang sudah dibuat diserahkan kepada salesman untuk diberikan ke supplier. Penerimaan Persediaan Obat-Obatan dan Alat-alat Kesehatan Bagian gudang menerima surat pesanan dan barang dari supplier kemudian mencocokkan surat pesanan dengan barang yang diterima, kemudian mencatat daftar harga pokok persediaan pada surat pesanan dan barang dimasukkan ke gudang, surat pesanan tersebut kemudian diarsipkan sementara sesuai nomor urut. b Prosedur Pendistribusian Obat Salesman membawa Surat Pesanan Pelanggan SPP dari pelanggan sebanyak 1 lembar kemudian diserahkan ke Bagian Piutang dan Bagian Piutang Mencatat pesanan dan perusahaan pelanggan kemudian SPP tersebut diserahkan kepada fakturis untuk dibuat faktur penjualan sebanyak 6 rangkap. Faktur penjualan 6 rangkap dan 1 lembar SPP kemudian diserahkan ke Apoteker untuk melakukan otorisasi faktur penjualan, setelah diotorisasi oleh Apoteker, faktur penjualan 6 rangkap dan 1 lembar SPP diserahkan ke Bagian Gudang untuk dicek dan membuat surat jalan untuk pengambilan barang di gudang. Surat jalan dan faktur penjualan nomor 4 diarsipkan sementara oleh gudang. Faktur Penjualan nomor 5 diserahkan ke Bagian Piutang dan Faktur Penjualan nomor 1,2,3,6 dan SPP diserahkan ke Salesman untuk diserahkan kepada pelanggan. Faktur Penjualan nomor 6 diarsipkan oleh pelanggan. Salesman menerima faktur penjualan nomor 1,2,3, dan SPP kemudian diserahkan ke Bagian Faktur Kembali untuk dibuat faktur tagihan 2 rangkap ke pelanggan. Faktur penjualan nomor 2 dan SPP diserahkan ke Apoteker untuk diarsipkan sementara sesuai nomor urut sedangkan faktur penjualan nomor 1 dan 3 serta faktur tagihan 2 rangkap diserahkan ke Salesman untuk diberikan ke pelanggan sebagai tagihan, faktur tagihan nomor 1 diarsipkan oleh pelanggan. Salesman menerima faktur tagihan nomor 2 dan faktur penjualan nomor 1 dan 3 beserta uang tagihan kemudian diserahkan ke Bagian Faktur Kembali. Faktur penjualan nomor 1 dan faktur tagihan nomor 2 diarsipkan sementara sesuai nomor urut oleh Bagian Faktur Kembali, sedangkan faktur penjualan nomor 3 beserta uang tagihan diserahkan ke Bagian Piutang untuk dihitung dan faktur penjualan nomor 3 diarsipkan sementara sesuai nomor urut. c Prosedur Perhitungan Fisik Bagian gudang melakukan perhitungan fisik dengan menghasilkan dokumen hasil perhitungan fisik. Kemudian dilakukan penyesuaian catatan sebelumnya dengan dokumen hasil persediaan fisik dan dicatat pada buku pertanggungjawaban. Dokumen hasil perhitungan fisik ini kemudian diarsipkan sementara oleh gudang. B. Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan yang Diterapkan di PT. Kebayoran Pharma 1. Fungsi Bagian yang Terkait dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan Tabel 5.1 : Perbandingan teori dan praktik fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Sumber : Data Diolah Teori Temuan di lapangan Status Keterangan Bagian Gudang berfungsi sebagai penyimpanan barang persediaan dan bertanggungjawab pada sistem perhitungan fisik persediaan. PT. Kebayoran Pharma mempunyai bagian gudang yang berfungsi sebagai penyimpanan dan pengelolaan persediaan. Sesuai Teori Bagian gusang sudah sesuai dengan fungsinya tetapi fungsi gudang juga merangkap sebagai bagian pembelian. Bagian Akuntansi berfungsi mencatat keluar masuknya uang dan mencatat masih tidaknya persediaan. PT. Kebayoran Pharma mempunyai bagian akuntansi yang bertanggungjawab terhadap atas pencatatan keluar masuknya uang dan pembuatan laporan-laporan Sesuai Teori - Bagian Pembelian bertanggungjawab terhadap persediaan barang yang sudah menipis. Bagian pembelian pada PT. Kebayoran Pharma dilakukan oleh bagian gudang yaitu oleh kepala gudang. Tidak Sesuai Teori Fungsi pembelian menjadi satu dengan fungsi gudang Bagian Penjualan bertanggungjawab pada sistem penjualan barang di perusahaan. Bagian Penjualan di PT. Kebayoran Pharma dilakukan oleh lopersalesman gudang. Sesuai Teori Salesman gudang bertugas sebagai bagian pengiriman dan bertanggungjawab atas pengiriman. Bagian Penerimaan Barang bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kualitas dan kuantitasyang diterima. Pada PT. Kebayoran Pharma bagian penerimaan barang menjadi satu dengan bagian gudang. Tidak Sesuai Teori Tidak ada bagian khusus menangani penerimaan barang. Bagian Perhitungan Fisik Persediaan bertanggungjawab sebagai penghitung fisik persediaan dan memberikan hasil perhitungannya kepada bagian kartu persediaan. Bagian perhitungan fisik persediaan pada PT. Kebayoran Pharma dilakukan oleh bagian gudang. Tidak Sesuai Teori PT. Kebayoran Pharma tidak melakukan perhitungan fisik oleh pihak yang independen. 2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan Tabel 5.2 : Perbandingan teori dan praktik dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Teori Temuan di lapangan Status Keterangan Surat Permintaan Pembelian PT. Kebayoran Pharma tidak menggunakan Surat Permintaan Pembelian Tidak Sesuai Teori Pembelian dilakukan langsung melalui telefon atau surat pesanan Surat Permintaan Penawaran Harga Tidak ada surat permintaan penawaran harga Tidak Sesuai Teori PT. Kebayoran Pharma tidak mempunyai surat permintaan penawaran harga. Surat Order Pembelian Surat pesanan berfungsi sama dengan surat order pembelian Sesuai Teori - Laporan Penerimaan Barang Laporan penerimaan barang pada PT. Kebayorna Pharma dilakukan sebatas otorisasi tandatangan penerima barang Tidak Sesuai Teori PT. Kebayoran Pharma pernah tidak mempunyai laporan penerimaan barang. Laporan Pengiriman Barang Tidak ada surat laporan pengiriman barang di PT. Kebayoran Phama Tidak Sesuai Teori PT. Kebayoran Pharma pernah tidak mempunyai laporan pengiriman barang. Memo Debit Sesuai Teori - Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Dokumen ini juga dipakai untuk mencatat pengembalian barang di gudang dan kartu perhitungan fisik Sesuai Teori - Bukti Pengembalian Barang Gudang Tidak ada dokumen pengembalian barang gudang. Pengembalian barang ke gudang langsung dicatat dalam bukti permintaan dan pengeluaran barang dari gudang Tidak Sesuai Teori - Kartu Perhitungan Fisik PT. Kebayoran Pharma menggunakan bukti permintaan dan pengeluaran barang sebagai kartu perhitungan fisik Tidak Sesuai Teori Tidak ada kartu perhitungan fisik dalam melakukan perhitungan fisik di PT. Kebayoran Pharma. Daftar Hasil Perhitungan Fisik Persediaan Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditulis pada sebuah buku. Sesuai Teori - Bukti Memorial PT. Kebayoran Pharma tidak menggunakan bukti memorial untuk membuktikan penyesuaian rekening persediaan. Tidak Sesuai Teori - Sumber : Data Diolah 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan Tabel 5.3 : Perbandingan teori dan praktik catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Sumber : Data Diolah Teori Temuan di lapangan Status Keterangan Kartu Gudang PT. Kebayoran Pharma menggunakan kartu gudang untuk mencatat persediaan dan mutasi barang Sesuai Teori - Kartu Barang Pencatatan pada kartu barang dijadikan satu dengan kartu gudang. Tidak Sesuai Teori - Kartu Persediaan Tidak terdapat kartu persediaan dalam gudang. Tidak Sesuai Teori Kuantitas barang dicatat pada kartu gudang Kartu Hutang PT. Kebayoran Pharma menggunakan kartu hutang untuk mencatat utang kepada pemasok. Sesuai Teori - Jurnal Umum Tidak menggunakan pencatatan jurnal umum. Tidak Sesuai Teori PT. Kebayoran Pharma tidak menggunakan jurnal umum dalam mencatat harga pokok barang yang dijual 4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Fungsional Secara Tegas Tabel 5.4 : Perbandingan teori dan praktik struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas dalam sistem pengendalian Intern pada sistem akuntansi persediaan Sumber : Data Diolah Teori Temuan di lapangan Status Keterangan Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan Di PT. Kebayoran Pharma fungsi pembelian menjadi satu dengan fungsi penerimaan barang yang dilakukan oleh fungsi gudang. Tidak Sesuai Teori Fungsi gudang merangkap beberapa fungsi dan belum ada pemisahan fungsi yang jelas. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi pembukuan Di PT. Kebayoran Pharma fungsi pembelian barang sudah terpisah dari fungsi pembukuan. Sesuai Teori - Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan belum terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Pada PT. Kebayoran Pharma kedua fungsi ini dilakukan juga oleh fungsi gudang. Tidak Sesuai Teori Fungsi gudang juga merangkap sebagai fungsi penerimaan barang. Fungsi penyimpanan fisik aktiva harus terpisah dari fungsi pembukuan PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan fungsi penyimpanan fisik aktiva sudah terpisah dari fungsi pembukuan. Sesuai Teori Sudah ada pembagian fungsi yang jelas. Pemisahan fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi pelaksanaan transaksi. Pembagian fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi pelaksanaan sudah jelas. Sesuai Teori - Setiap transaksi tidak boleh dilakukan hanya oleh satu fungsi saja Beberapa transaksi masih dilakukan oleh 1 fungsi yaitu fungsibagian pembelian, penerimaan barang, dan fungsibagian perhitungan fisik persediaan menjadi satu dengan fungsibagian gudang. Tidak Sesuai Teori Yang sesuai hanya fungsibagian gudang itupun sudah dirangkap oleh yaitu fungsibagian pembelian, penerimaan barang, dan fungsibagian perhitungan fisik persediaan. Perhitungan fisik persediaan harus dilaksanakan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Pada PT. Kebayoran Pharma perhitungan fisik persediaan dilakukan oleh kepala gudang dan staff gudang. Tanpa adanya fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Tidak Sesuai Teori Tidak ada fungsi perhitungan fisik persediaan. Bagian gudang merangkap sebagai panitia penrhitungan fisik persediaan. Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh bagian yang independen Pada PT. Kebayoran Pharma perhitungan fisik persediaan tidak dilakukan oleh bagian yang independen. Perhitungan fisik dilakukan oleh kepala gudang dan staf gudang. Tidak Sesuai Teori - 5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Tabel 5.5 : Perbandingan teori dan praktik sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan. Sumber : Data Diolah Teori Temuan di lapangan Status Keterangan Surat permohonan obat ke gudang diotorisasi oleh petugas gudang. Sudah ada otorisasi oleh petugas gudang pada surat permohonan obat Sesuai Teori PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan otorisasi kepada fungsi yang terkait. Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh bagian gudang. Bukti penerimaan dan pengeluaran barang diotorisasi oleh bagian gudang Sesuai Teori Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang terkait Daftar kebutuhan barang yang akan dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi gudang. Pembelian barang sudah diotorisasi oleh kepala gudang Sesuai Teori Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang terkait Surat pesanan yang dikirimkan ke pemasok diotorisasi oleh kepala bagian pembelian. Surat pesanan untuk pemasok sudah di otorisasi oeh kepala bagian pembelian Sesuai Teori Sudah ada otorisasi oleh fungsi yang terkait 6. Praktik yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi Tabel 5.6 : Perbandingan teori dan praktik tentang praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unti organisasi dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Sumber : Data Diolah Teori Temuan di lapangan Status Keterangan Formulir bernomor urut tercetak. Pada PT. Kebayoran Pharma sudah terdapat formulir bernomor urut tercetak Sesuai Teori - Fungsi gudang menuliskan jumlah persediaan yang diterima dan dikeluarkan dalam kartu barang. Bagian gudang PT. Kebayoran Pharma menuliskan jumlah persediaan langsung pada kartu gudang. Tidak Sesuai Teori Kartu gudang berfungsi juga sebagai mutasi keluar masuknya barang dari gudang. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan cara menghitung dan menginspeksikan barang tersebut dan membandingkan dengan surat order pembelian. Bagian penerimaan melakukan pengecekan dan membandingkan dengan surat order pembelian. Sesuai Teori - Pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan Sudah adanya pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan. Sesuai Teori - Pemeriksaan mendadak Pemeriksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan karyawan terlebih dahulu. Sesuai Teori Pemeriksaan mendadak dilakukan oleh Kepala Cabang dan beberapa atasan. Perhitungan fisik persediaan oleh pihak yang independen Perhitungan fisik persediaan tidak dilakukan oleh pihak yang independen tetapi dilakukan oleh fungsi gudang. Tidak Sesuai Teori Fungsi gudang merangkap beberapa fungsi termasuk fungsi perhitungan fisik persediaan sehingga fungsi perhitungan fisik ini belum baik. Perhitungan fisik persediaan dilakukan dua kali, pertama oleh penghitung kedua oleh pengecek Pada PT. Kebayoran Pharma melakukan perhitungan fisik hanya hanya sekali dan pada akhir tahun. Tidak Sesuai Teori - Rotasi jabatan Rotasi jabatan tidak dilakukan di PT. Kebayoran Pharma karena mengingat waktu dan kemampuan yang ada pada karyawan PT. Kebayoran Pharma. Tidak Sesuai Teori - Wajib cuti sementara Wajib cutin sementara dilakukan PT. Kebayoran Pharma untuk membuka kesempatan untuk menggantikan posisi tertentu untuk sementara waktu. Sesuai Teori -

7. Kompetensi Karyawan yang Memadai

Tabel 5.7 : Perbandingan teori dan praktik tentang kompetensi karyawan yang memadai dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Sumber : Data Diolah Teori Temuan di lapangan Status Keterangan Seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan tertentu. Seleksi dilakukan saat adanya pencalonan karyawan baru atau pendaftaran karyawan. Sesuai Teori Seleksi tidak dilakukan secara rutin ketika PT. Kebayoran Pharma membuka lowongan pekerjaan. Pemberian latihan kerja training kepada calon karyawan. Pemberian latihan kerja diberikan kepada calon karyawan di PT. Kebayoran Pharma Sesuai Teori Pemberian latihan kerja dilakukan dalam jangka waktu 6 bulan. Pemberian pendidikan tambahan kepada karyawan agar selalu sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya. PT. Kebayoran Pharma tidak memberikan pendidikan kepada karyawannya tetapi hanya memberikan trainning. Tidak Sesuai Teori Pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan PT. Kebayoran Pharma sangat banyak dan tidak memungkinkan untuk diberikannya pendidikan.

C. Evaluasi Hasil Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Pengendalian

Intern Pada Sistem Akuntansi PersediaanPT. Kebayoran Pharma 1. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Dari 6 bagian-bagian yang terkait dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan, 50 sudah sesuai dan 50 tidak sesuai dengan teori. 3 bagian sudah sesuai teori yaitu bagian gudang, bagian pembukuan, dan bagian pengiriman barang sedangkan 3 bagian yang tidak sesuai dengan teori yaitu bagian pembelian, bagian penerimaan barang, bagian perhitungan fisik. Bagian pembelian, bagian penerimaan barang dan bagian perhitungan fisik persediaan dirangkap jadi satu dan dilakukan oleh bagian gudang sehingga pekerjaan bagian gudang menjadi tidak fokus dan dapat terjadi pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga data yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya persediaan barang tidak terjamin keamanannya. 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Terdapat 11 dokumen yang digunakan dalam praktik pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan, 4 dokumen sudah sesuai teori yaitu surat order pembelian, memo debit, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang dan daftar hasil perhitungan fisik persediaan 7 dokumen tidak sesuai dengan teori yaitu surat permintaan pembelian, surat permintaan penawaran harga, laporan penerimaan barang, laporan pengiriman barang, bukti pengembalian barang gudang, kartu perhitungan fisik dan bukti memorial. Dari ke-7 dokumen yang tidak sesuai dengan teori mengakibatkan pencatatan menjadi tidak lengkap dan tidak dapat dipertanggungjawabkan serta ketidaksesuaian ke-7 dokumen tersebut tidak dapat dijadikan sebagai perlindungan kekayaan perusahaan dan tidak dapat dicek ketelitiannya serta keandalan data akuntansi yang dicatat. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan Terdapat 5 catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pengendalian intern pada sistem akuntansi persediaan antara lain kartu gudang, kartu barang, kartu persediaan, kartu hutang dan jurnal umum, dari kelima catatan tersebut hanya 40 yang sesuai dengan teori yaitu kartu gudang dan kartu hutang sedangkan 60 tidak sesuai teori yaitu kartu barang, kartu persediaan dan jurnal umum. Fungsi kartu gudang sudah sesuai dengan teori yaitu mencatat persediaan dan mutasi barang yang disimpan di gudang, tetapi fungsi kartu gudang dirangkap menjadi satu dengan fungsi kartu barang dan kartu persediaan yaitu fungsi kartu gudang juga digunakan untuk mencatat kuantitas dan identitas barang di gudang, sehingga pencatatan menjadi tidak handal reability dan tidak dapat dipertanggungjawabkan dan dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan dan pemborosan. 4. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dari 8 struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas, 3 struktur sudah sesuai teori yaitu fungsi pembelian terpisah dari fungsi pembukuan, fungsi penyimpanan fisik aktiva harus terpisah dari fungsi pembukuan dan pemisahan fungsi otorisasi terjadinya transaksi dari fungsi pelaksanaan transaksi sedangkan 5 struktur tidak sesuai dengan teori yaitu fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan, fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang, setiap transaksi tidak boleh dilakukan hanya oleh satu fungsi saja, perhitungan fisik persediaan harus dilaksanakan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek serta perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh bagian yang independen. Dari ke 5 struktur yang tidak sesuai dengan teori tersebut mengakibatkan tidak dapat dipisahkannya tanggungjawab secara tegas sehingga ketika terjadi dan terdapat suatu kecurangan atau kesalahan maka akan dibebankan ke satu fungsibagian saja yang pekerjaannya juga dirangkap oleh beberapa fungsibagian lain. Jadi ketika salah satu fungsi tersebut melakukan suatu kesalahan atau kecurangan akan berdampak terhadap fungsi lain yang merangkap menjadi satu. Sehingga pekerjaan menjadi terhambat, tidak fokus dan tidak berjalan dengan baik dan pemisahan tanggungjawab yang tidak jelas. Perangkapan beberapa struktur menjadi 1 juga mengakibatkan adanya penyelewengan terhadap persediaan karena catatan yang dihasilkan dan fungsi yang seharusnya tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. 5. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Dari 4 sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, semua sudah sesuai dengan teori. PT. Kebayoran Pharma sudah melakukan prosedur pencatatan sesuai dengan teori yang ada, yaitu surat permohonan obat ke gudang diotorisasi oleh petugas gudang, bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh bagian gudang, daftar kebutuhan barang yang akan dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi gudang dan surat pesanan yang dikirimkan ke pemasok diotorisasi oleh kepala bagian pembelian. 6. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi Terdapat 9 ketentuan dalam praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi. 5 ketentuan sudah sesuai teori yaitu: a. Formulir bernomor urut tercetak. PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan formulir bernomor urut tercetak untuk mengurangi penyalahgunaan atau penyelewengan yang mungkin terjadi pada barang di gudang.