Kompetensi Karyawan yang Memadai
yang merangkap menjadi satu. Sehingga pekerjaan menjadi terhambat, tidak fokus dan tidak berjalan dengan baik dan pemisahan
tanggungjawab yang tidak jelas. Perangkapan beberapa struktur menjadi 1 juga mengakibatkan adanya penyelewengan terhadap
persediaan karena catatan yang dihasilkan dan fungsi yang seharusnya tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
5. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Dari 4 sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, semua sudah sesuai dengan teori. PT. Kebayoran Pharma sudah melakukan prosedur
pencatatan sesuai dengan teori yang ada, yaitu surat permohonan obat ke gudang diotorisasi oleh petugas gudang, bukti penerimaan dan
pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh bagian gudang, daftar kebutuhan barang yang akan dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi
gudang dan surat pesanan yang dikirimkan ke pemasok diotorisasi oleh kepala bagian pembelian.
6. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi
Terdapat 9 ketentuan dalam praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas setiap unit organisasi. 5 ketentuan sudah sesuai
teori yaitu: a.
Formulir bernomor urut tercetak. PT. Kebayoran Pharma sudah menerapkan formulir bernomor urut tercetak untuk mengurangi
penyalahgunaan atau penyelewengan yang mungkin terjadi pada barang di gudang.
b. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang dengan cara
menghitung dan
menginspeksikan barang
tersebut dan
membandingkan dengan surat order pembelian. c.
Pencocokan jumlah fisik barang dengan catatan. Hal ini sangat membantu dalam perhitungan fisik persediaan yang dilakukan.
Untuk mengetahui kuantitas yang ada di gudang dengan pencatatan yang terjadi.
d. Pemeriksaan mendadak. Pemeriksaan ini dilakukan tanpa
pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa. Hal ini akan mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya
sesuai dengan tanggungjawabnya. e.
Wajib cuti sementara. Selama karyawan mengambil cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan dapat digantikan untuk sementara
oleh karyawan lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dimaksudkan
dapat diungkapkan
oleh karyawan
yang menggantikan posisinya sementara.
Sedangkan 4 ketentuan yang tidak sesuai dengan teori yaitu: a.
Fungsi gudang menuliskan jumlah persediaan yang diterima dan dikeluarkan dalam kartu barang. Bagian gudang PT. Kebayoran
Pharma menuliskan jumlah persediaan langsung pada kartu gudang.
b. Perhitungan fisik persediaan dilakukan bukan oleh pihak yang
independen. Pada PT. Kebayoran Pharma saat perhitungan fisik