Personalia GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
d. Bagian Pembukuan
Bagian pembukuan ini untuk pengelolaan persediaan ditangani oleh petugas administrasi. Bagian ini bertanggungjawab atas
pencatatan transaksi, penyimpanan dokumen dan pembuatan laporan-laporan yang bersangkutan dengan pembelian dan
pendistribusian obat. e.
Bagian Perhitungan Fisik Bagian ini dilakukan oleh Kepala Gudang dan beberapa Staf
Gudang. 3.
Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Akuntansi Persediaan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengendalian intern sistem akuntansi persediaan yang dilaksanakan dalam Perusahaan Kebayoran
Pharma antara lain: a.
Prosedur Pemesanan dan Penerimaan Persediaan Obat-obatan dan
Alat-alat Kesehatan 1
Prosedur Pemesanan Persediaan Obat-obatan dan
Alat-alat Kesehatan
Biaya yang diperlukan untuk memenuhi seluruh kebutuhan persediaan obat-obatan
dan alat-alat kesehatan bersumber dari
kantor pusat dan beberapa laba yang didapat dari penjualan. Maka untuk pemesanan dan pembelian obat-obatan
dan alat-
alat kesehatan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan yaitu
pada saat obat dan
alat-alat kesehatan hampir habis dengan cara memesan obat
dan alat-alat kesehatan secara langsung kepada
supplier obat. Bagian Gudang menuliskan jenis-jenis obat yang sudah hampir habis dalam buku pengadaan kemudian
ditindaklanjuti dengan memesan obat-obatan dan
alat-alat kesehatanyang hampir habis tersebut kepada supplier obat.
Pemesanan obat bisa dalam jumlah yang banyak. Surat pesanan tersebut kemudian di serahkan kepada salesman untuk
dikirimkan kepada supplier yang bersangkutan. 2
Prosedur Penerimaan Persediaan Obat-Obatan dan A
lat-alat Kesehatan
Obat-obatan dan
alat-alat kesehatan yang dibeli dari supplier jumlahnya relatif banyak dan pemesanan barang selalu
dilakukan jika persediaan barang sudah hampir habis. Setelah itu dilakukan pemeriksaan, antara lain mengecek kecocokan
antara pesanan dan barang yang diterima secara fisik beserta surat pesanan. Kemudian bagian pembelian akan mencatat
daftar harga pokok persediaan barang yang dibeli. Bagian pembelian akan mengarsipkan surat pesanan, sedangkan daftar
harga pokok persediaan, buku pengadaan dan barang akan dicatat dalam buku penerimaan.
b. Prosedur Pendistribusian Obat
dan Alat-alat Kesehatan
Pendistribusian obat dan
alat-alat kesehatan yang dilakukan oleh PT. Kebayoran Pharma ini dilakukan dengan menggunakan sistem
pendistribusian satu pintu, yaitu semua pesediaan obat dan
alat-alat kesehatan dimasukkan ke gudang terlebih dahulu, disimpan, dan
kemudian dari gudang obat dan
alat-alat kesehatan didistribusikan ke pelanggan sesuai permintaan.
c. Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan
Prosedur ini dilakukan setahun sekali oleh Kepala Gudang dan Sfatt Gudang. Data yang dicatat dalam proses perhitungan fisik
persediaan ini antara lain: nama barang persediaan, jumlah persediaan, nomer batch, dan tanggal kadaluarsa. Hasil perhitungan
fisik ini ditulis dalam selembar kertas. Setelah itu dilakukan pencocokan antara data yang diperoleh dari perhitungan fisik
dengan catatandata yang ada sebelumnya. Apabila terdapat selisih, maka jumlah akan disesuaikan dengan hasil perhitungan fisik
persediaan. 4.
Dokumen Formulir yang Digunakan: a.
Surat Pesanan b.
Formulir Surat Permohonan Obat dan A
lat-alat Kesehatan c.
Formulir Bukti Penyerahan Obat dan Alat-alat Kesehatan dari Gudang Obat