49
5. Daftar usulan pengadaan buku kemudian diserahkan kepada Kepala
Perpustakaan untuk mendapat persetujuan dan menandatangani daftar usulan pengadaan buku
6. Kepala Perpustakaan mengajukan dan mengirim daftar usulan
pemesanan buku ke unit pengadaan barang dan jasa rektorat 7.
Perpustakaan menyimpan salinan daftar usulan pemesanan buku yang dikirim ke unit pengadaan barang dan jasa rektorat
8. Tim pengadaan rektorat menerima dan menindaklanjuti usulan
pengadaan buku dari perpustakaanpaling lambat 30 hari dari daftar usulan buku diterima H + 30hari
9. Proses pengadaan buku selesai
Proses pembelian dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan seleksi dan verifikasi. Daftar pesanan yang telah dibuat disampaikan kepada bagian
pengadaan lalu diproses. Kemudian agen akan akan mencari koleksi terbitan berseri yang telah ditentukan dan mengantarkan koleksi yang telah dipesan ke
perpustakaan. Bagian pengadaan memeriksa bahan pustaka yang diterima apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika sudah sesuai maka selanjutnya bahan
pustaka ini akan diproses, sementara jika belum sesuai pihak perpustakaan akan membuat surat klaim kepada pihak yang menjual bahan pustaka tersebut dan
meminta untuk diganti. Untuk pembelian buku luar negeri, biasanya bahan pustaka akan dibeli secara online. Sedangkan untuk pembelian dalam jumlah yang
besar, maka pembelian dilakukan melalui pesanan dalam negeri. Buku yang dibeli pada tahun 2012 sebanyak ± 300 Judul buku, 800 Eks
3.3.2 Hadiah
Selain dengan cara pembelian Perpustakaan IAIN SU mengadakan penambahan bahan perpustakaan melalui hadiahsumbangan. Perpustakaan IAIN
SU memberikan bahan pustaka yang berasal dari hadiah yang diberikan oleh lembaga swasta atau pemerintah .
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
50
Selain itu koleksi sumbangan atau hadiah pada Perpustakaan IAIN-SU diperoleh dengan 2 cara yaitu:
1. Hadiah atas permintaan
Perpustakaan IAIN SU menerima sumbangan atas permintaan yang berasal dari staf pengajar IAIN SU atau pun dari kementrian Agama.
2. Hadiah tidak atas permintaan
Sumbangan tidak atas permintaan adalah sumbangan yang berasal dari suatu lembaga atau instansi pemerintahswasta.
Perpustakaan IAIN-SU menerima hadiah atau sumbangan dari manapun dan berhak menyeleksi hadiah tersebut sesuai dengan kebutuhan, dengan
mempertimbangkan cakupan buku-buku yang disumbangkan sesuai dengan kebutuhan , tingkat pemanfaatan koleksi, juga pengolahan dan penyimpanannya.
1. Hadiah atas permintaan, prosedurnya:
a Menyusun daftar terbitan berseri yang akan diajukan kepada
pihak pemberi sumbangan b
Mengirimkan surat permohonan dengan disertai daftar buku yang dibutuhkan
c Apabila permohonan diterima, mengirimkan ucapan terima
kasih d
Menerima buku-buku sumbangan dan mencocokkan dengan daftar pengantar apakah sudah sesuai belum dengan daftar
usulan yang dibuat. e
Mengolah buku sumbangan sesuai prosedur. 2.
Hadiah tidak atas permintaan, prosedurnya: a
Terbitan berseri yang dierima dicocokkan dengan surat pengantar.
b Mengirimkan surat ucapan terima kasih
c Buku yang diterima diperiksa , apakah subyek sesuai dengan
kebijakan pengembangan koleksi, apabila sesuai buku dapat diproses. Apabila jumlahnya banyak buku tersebut dapat
dihadiahkan ke perpustakaan fakultas atau perpustakaan lain.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
51
d Jika buku tidak sesuai disisihkan untuk bahan pertukaran atau
dihadiahkan kembali kepada pihak lain .
3.3.3 Sumbangan
Dalam pengadaan bahan terbitan berseri selain pembelian perpustakaan IAIN – SU menerima sumbangan dari dosen – dosen di lingkungan IAIN dan
Kementerian Agama. Selain itu sumbangan bahan pustaka juga diterima dari mahasiswa yang menyumbangkan bahan pustaka ketika mereka mengurus surat
bebas pustaka. hal ini dilakukan secara rutin oleh alumni – alumni IAIN – SU. Sumbangan ini bersifat wajib dengan jumlah minimal satu eksemplar, dan
sumbangan yang diterima harus sesuai dengan kurikulum IAIN – SU. Bahan pustaka yang disumbangkan yaitu berupa:
1. Buku
2. Jurnal
3. Karya Ilmiah
4. Skripsi
5. Kertas karya
6. Koran, majalah, buletin dll
3.3.4 Terbitan Sendiri
