7
memanfaatkan koleksi terbitan berseri ini. Hal inilah yang menimbulkan pertanyaan bagaimanakah pengadaan koleksi terbitan berseri di Perpustakaan.
Untuk mengetahui lebih mendalam tentang koleksi terbitan berseri di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan mengambil judul “Pengadaan Koleksi Terbitan Berseri di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara”.
1.2 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui prosedur pengadaan koleksi terbitan berseri pada
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara 2.
Untuk mengetahui sejauh mana keterlibatan perpustakaan dalam pengadaan koleksi terbitan berseri pada Perpustakaan IAIN Sumatera
Utara 3.
Untuk mengetahui kendala atau hambatan yang dihadapi dalam proses pengadaan koleksi terbitan berseri pada Perpustakaan IAIN Sumatera
Utara
1.3 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini yaitu membahas tentang mekanisme dan prosedur pengadaan koleksi terbitan berseri pada
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara. Pembahasannya mencakup tentang jenis koleksi terbitan berseri, kebijakan pengadaan koleksi terbitan berseri, seleksi
koleksi terbitan berseri, sistem pengadaan koleksi terbitan berseri dan inventarisasi koleksi terbitan berseri.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut :
1. Penelitian Kepustakaan Library research
Yaitu membaca dokumen, bahan pustaka baik berupa buku, jurnal dan lain sebagainya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
8
2. Penelitian Lapangan Field research
Yaitu memperoleh data melalui pengamatan secara langsung ke Perpustakaan IAIN Sumatera Utara serta mengadakan wawancara
dengan kepala dan staf perpustakaan IAIN.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan
universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program Tri
Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan penting artinya bagi mahasiswa untuk mengembangkan daya
intelektual dan spiritual mereka. Hal ini erat hubungannya dengan kemampuan ekonomi mahasiswa, dimana tidak semua mahasiswa mampu membeli buku yang
dibutuhkan, dengan demikian perpustakaan diharapkan dapat membantu mahasiswa untuk memenuhi bahan bacaan yang dibutuhkan.
Salah satu yang harus dikerjakan oleh perpustakaan perguruan tinggi adalah pemanfaatan koleksi.Pemanfaatan koleksi merupakan kegiatan kerja
pelayanan teknis. Kegiatan ini sangat penting dalam rangka untuk mencapai tujuan perpustakaan.
Menurut Syahrial-Pamuntjak 2000 : 5 dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, bahwa :
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan
universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, dan perpustakaan sekolah tinggi.
Sedangkan Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004 : 3 bahwa, “perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang
perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur yang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya”. Selanjutnya
dinyatakan bahwa, “yang dimaksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang
sederajat”.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
10
Selain defenisi di atas Sutarno dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat 2003 : 35 menyatakan, bahwa “perpustakan perguruan tinggi
merupakan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai tri dharma perguruan tinggi, sedangkan penggunanya adalah
seluruh civitas akademika”. Berdasarkan beberapa defenisi di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan
perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan universitas atau perguruan tinggi lainnya yang sederajat yang penggunanya adalah mahasiswa
dan civitas akademika. Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai jantungnya universitas karena tanpa perpustakaan tersebut maka proses
pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Berdirinya suatu perpustakaan perguruan tinggi tidak lepas dari tujuan awal didirikannya perpustakaan tersebut, yaitu untuk menunjang program Tri
Dharma perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi bukan hanya untuk mengumpulkan dan menyimpan bahan pustaka, tetapi perpustakaan diharapkan
dapat membantu mahasiswa dan staf pengajar menyelesaikan tugas-tugas dalam proses belajar-mengajar. Segala bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan
perguruan tinggi harus dapat menunjang proses belajar mengajar maka dalam pengadaan bahan pustaka hendaknya mempertimbangkan kurikulum perkuliahan
dan kebutuhan penggunanya. Menurut Syahrial-Pamuntjak 2000 : 5 dalam bukunya Pedoman
Penyelenggaraan Perpustakaan,”perpustakaan Perguruan Tinggi tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran”.
Sebagai bagian dari institusi perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan
tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Menurut Yuven
2010 : 1 tujuan perpustakaan perguruan tinggi dapat dijabarkan sebagai berikut ; 1.
Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran maka Perpustakaan Perguruan Tinggi bertujuan untuk mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi untuk mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
11
2. Dalam menunjang penelitian maka kegiatan Perpustakaan Perguruan
Tinngi adalah mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti baik intern institusi
atau ekstern di luar institusi.
3. Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat maka
Perpustakaan Perguruan Tinggi melakukan kegiatan dengan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan
menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
4. Pada dasarnya tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi secara umum
adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan
untuk kepentingan civitas akademika pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan penyelenggaraan perpustakaan perguruan tinggi adalah menjalankan pelaksanaan program
perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk memberikan pelayanan informasi dan bahan lainnya untuk pemenuhan kebutuhan informasi
masyarakat penggunanya, guna mendukung pelaksanaan program perguruan tingginya.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dalam pencapaian tujuan yang sempurna perpustakaan harus mampu melakukan fungsinya dengan baik. Adapun fungsi perpustakaan perguruan tinggi
adalah : 1.
Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh
kerena itu yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi
tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksana evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang palng mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan
pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat, dan daya
inovasi pengguna perpustakaan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
12
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas
akademika dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpetasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya
untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman,
2004: 3.
Uraian di atas berkaitan dengan gagasan yang dikemukakan Mahmudin 2006 : 2, bahwa :
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang diantaranya menyediakan informasi
ilmiah untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar. Baik koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari perpustakaan
adalah fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, deposit dan fungsi interpetasi dan mendukung pelaksanaan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yang diantaranya menyediakan informasi ilmiah untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Untuk mencapai tujuan dan fungsinya dengan baik perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tugas yang harus dilaksanakan. Menurut buku
Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999 : 5 tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1 Mengikuti perkembangan serta pemilihan dan menyediakan bahan-
bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran. 2
Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas- tugas dalam rangka studinya.
3 Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan litetarur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan
bagi peneliti.
4 Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
13
5 Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan local internet maupun global internet dalam rangka pemenuhan
kebutuhan informasi yang diperlukan.
Setiap pelaksanaannya, selain tujuan dan fungsinya yang baik maka tugas yang diemban perpustakaan senantiasa berusaha menyediakan setiap kebutuhan
pengguna. Hal ini terdapat kesamaan dengan pendapa yang disampaikan Sjahrial Pamuntjak 2000 : 5 bahwa tugas perpustakaan adalah :
Melayani keperluan para mahasiswa dari tingkat persiapan sampai kepada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan
menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta para peneliti yang bergabung dalam perguruan tinggi yang
bersangkutan.
Secara umum tugas perpustakaan menurut Mahmudin 2006 : 2 adalah sebagai berikut :
1. Sebagai pusat kegiatan belajar mengajar yang berfungsi
a. Membantu program pendidikan pada umumnya sesuai dengan
tujuan lembaga di atasnya sesuai dengan misi dan visi lembaga tersebut. Mengembangkan kemampuan pengunjung
menggunakan sumber informasi.
b. Membantu pengguna dalam menyediakan informasi dan
memperkaya pengetahuan. 2.
membantu memperluas pengetahuannya tentang suatu bidan pelajaran. 3.
Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca yang menuju kebiasaan belajar mandiri.
4. Membiasakan pengunjung untuk mencari informasi di perpustakaan,
kemahiran dalam mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan.
5. Perpustakaan sebagai tempat belajar seumur hidup.
Tugas dari perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan jasa yang dapat mendukung proses pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada
masyarakat pada umumnya, dengan cara memutakhirkan koleksi baik tercetak maupun non cetak demi mendukung dan mengembangkan kualitas program
kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan
tinggi adalah untuk memberikan pelayanan akan kebutuhan informasi civitas akademika perguruan tinggi dalam melaksankan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
14
2.1.5 Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Koleksi merupakan salah satu unsur utama yang sangat penting dalam perpustakaan, karena segala informasi lengkap yang akan digunakan oleh
pengguna perpustakaan bersumber dari koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut. Koleksi perpustakaan harus relevan dengan program studi perguruan
tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perguruan tinggi dan tujuan perpustakaan. Menurut Yulia 1993 : 3 “Koleksi perpustakaan adalah kumpulan
bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan”. Sedangkan Soeatminah 1992 : 30- 31 menyatakan bahwa koleksi perpustakaan adalah :
Kumpulan bahan pustaka berbentuk buku atau non buku, bahan pustaka yang dihimpun oleh suatu perpustakaan disediakan bagi masyarakat yang
berminat memanfaatkan, koleksi perpustakaan biasanya di atur dan ditara secara sistematis, sehingga setiap bahan pustaka dapat dengan mudah
dicari dan ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan.
Pada umumnya koleksi yang terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi berupa buku terbitan berseri dan bahan-bahan non buku. Biasanya koleksi tersebut
diatur dan ditata secara sistematis, sehingga informasi yang terdapat dalam koleksi tersebut dapat dengan mudah ditemukan oleh pengguna apabila
dibutuhkan.
2.2.Koleksi Terbitan Berseri 2.2.1. Pengertian Koleksi Terbitan Berkala
Terbitan berseri merupakan salah satu terbitan yang berisi informasi berita atau kabar, berita keilmuan serta kejadian-kejadian yang menyangkut ekonomi,
politik dan lain-lain yang menarik di masyarakat. Terbitan berseri biasanya direncanakan untuk terbit terus menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas,
dikelola oleh sekelompok orang pada umumnya disebut redaksi. Menurut Surachman 2008 : 2, “Terbitan berseri yaitu suatu terbitan seperti surat kabar,
jurnal, buku tahunan, dan bulletin yang diterbitkan dengan nomor yang berurutan dan terbit secara terus menerus”.
Sedangkan dalam Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 2000 : 12 dinyatakan bahwa “terbitan berseri adalah terbitan
yang diterbitkan terus menerus dengan jangka waktu terbit tertentu”.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
15
Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa terbitan berseri merupakan publikasi yang diterbitkan secara berkesinambungan dengan
berdasarkan nomor urutsecara kronologis dan diterbitkan dalam kurun waktu yang ditentukan.
Menurut Lasa Hs, 1994 : 98 Suatu terbitan dapat dikategorikan sebagai terbitan apabila memiliki ciri-ciri berikut:
1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang
berbeda dan ditulis oleh banyak orang. 2.
Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti pada buku teks
3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa,
pengumuman, pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.
4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit
tertentu.misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, dan seterusnya.
6. Terdapat ISSN International Standard Serial Number sebagai nomor
kontrol terbitan berseri Dari pernyataan di atas dapat diketahui ciri-ciri terbitan berseri adalah
sebagai berikut: dalam sekali terbit memuat banyak karangan. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang; menyampaikan berita dalam berbagai
bidang; peristiwa; pengumuman: Terbit terus-menerus dengan memiliki kala frekuensi terbit dan ada nomor standart yaitu ISSN International Standard Serial
Number.
2.2.2 Jenis Koleksi Terbitan Berseri
Untuk dapat memberikan informasi semaksimal mungkin kepada pengguna, maka perpustakaan harus berusaha menyediakan koleksi yang
beraneka ragam, jenis dan bentuk, serta kandungan informasinya sesuai dengan
kebutuhan pengguna.
Dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 2000 : 12 dinyatakan bahwa ada beberapa jenis terbitan
berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara lain: 1.
Majalah magazine. 2.
Serial serials termasuk periodical, annual, laporan tahunan year book, proceeding.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
16
3. Bulletin, diterbitkan oleh badan pemerintah, perkumpulan, badan lain
biasanya diberi nomor urut. 4.
Pamplet pamphlet, terdiri dari beberapa halaman tanpa jilid. 5.
Abstrak abstract. 6.
Annual. 7.
Brosur brochure. 8.
Kumulatif cumulative, merupakan bibiografi untuk satu tahun atau periode tertentu.
9. Harian daily misalnya surat kabar.
10. Jurnal journal.
11. Berita news bulletin.
12. Makalah
Sedangkan Siregar 2013: 4 Ada beberapa jenis terbitan berseri yang dikenal Yaitu:
1. Surat Kabar Koran
2. Terbitan berkala periodicals atau majalah dibagi menjadi:
a. Majalah Komersial
b. Majalah Ilmiah Journals
c. Buletin
3. Advances in … year’s Work in…
4. Buku Tahunan.
5. Seri Monograf.
6. Prosiding
7. Transaction dan Memoir
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa jenis terbitan berseri adalah Majalah magazine, Serial serials, Bulletin, Pamplet pamphlet,
Abstrak abstract, Annual, Brosur brochure surat kabarkoran, terbitan berkala periodicals, buku tahunan annual, seri monografi yang bernomor, prosiding,
transaction dan memoir.
2.3 Pemilihan Seleksi Terbitan Berseri
Pemilihan Seleksi Terbitan berseri adalah proses mengidentifikasi bahan terbitan berseri yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di
perpustakaan. Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan karena tidak semua terbitan berseri sesuai dengan kebutuhan
perpustakaan. Dalam menentukan kebijakan prinsip pemilihanseleksi terbitan berseri,
menurut Nurjanah 2010: 4 prinsip seleksi terbitan berseri adalah:
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
17
a. Menggunakan alat seleksi yang tepat
b. Memilih TB yang diindeks dalam jurnal indeks abstrak yang standar
c. Mengutamakan jurnal inti dalam bidang ilmu tertentu
d. Usahakan mendapat nomor contoh
e. Mengikuti informasi yang diberikan oleh New Serial Title
f. Usahakan kerjasama dalam pengadaan
g. Memperhatikan pelestarian terbitan lokal
h. Usahakan untuk melanggan TB secara terus menerus
i. Memperhatikan TB yang jarang digunakan pengguna
j. Melakukan pembelian untuk nomor lama back issue
k. Mempertimbangkan masalah duplikasi judul baru
l. Memikirkan kemungkinan pertukaran hadiah
m. Meninjau kembali judul‐judul setiap tiga tahun
n. Seleksi TB harus dilakukan dalam cara yang sama dengan seleksi
buku o.
Seleksi TB merupakan suatu seni. Sedangkan Siregar 2013: 12
menyatakan bahwa Prinsip pemilihan terbitan berseri adalah :
1. Menggunakan alat pemilihan yang dapat memberikan informasi
tentang subjek tertentu. 2.
Memilih judul yang ada dalam majalah indeks yang standar. Hal ini dapat diketahui dari tinjauan pustaka dan review untuk majalah.
3. Mengutamakan majalahjurnal inti dalam bidang tertentu.
4. Dalam memilih sedapat mungkin diusahakan untuk mendapat nomor
contoh. 5.
Pustakawan sebaiknya mengikuti terbitan”New Serial Title” yang diterbitkan oleh Library Congress, Amerika Serikat.
6. Kerjasama dalam pengadaan. Dalam hal ini diusahakan untuk tidak
melanggan majalah yang sudah dilanggan perpustakaan lain. 7.
Tidak mengabaikan terbitan lokal. 8.
Dalam melanggan majalah diusahakan berkesinambungan, tidak terputus-putus. Dalam hal ini perlu diperhatikan bukan jumlah
judulnya saja tetapi tidak berkesinambungan, lebih baik judulnya sedikit tetapi sesuai dengan pengguna dan dapat dilanggan secara
berkesinambungan.
9. Untuk kepentingan penelitian, di perpustakaan khusus perlu dipikirkan
pengadaan nomor-nomor lama back file 10.
Pertimbangan yang matang tentang duplikat dan judul baru. 11.
Memikirkanmengusahakan pertukaran. 12.
Peninjauan kembali setiap judul majalah sekali dalam 3 tahun 13.
Melaksanakan seleksi majalah sama dengan seleksi buku. 14.
Pelatihan untuk memilih judul-judul majalah yang sesuai dengan kebutuhan.
Dari pernyataan di atas dapat diuraikan bahwa prinsip pemilihan terbitan berseri Menggunakan alat pemilihan, Memilih judul yang ada dalam majalah
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
18
indeks yang standar, Mengutamakan majalahjurnal inti dalam bidang tertentu, Mengikuti informasi yang diberikan oleh New Serial Title, Untuk kepentingan
penelitian, di perpustakaan khusus perlu dipikirkan pengadaan nomor-nomor lama back file, Pertimbangan yang matang tentang duplikat dan judul baru dan
Pelatihan untuk memilih judul-judul majalah yang sesuai dengan kebutuhan. Dalam pelaksanaan pemilihan bahan pustaka perlu diingat prinsip-prinsip
pemilihan bahan pusta yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Menurut siregar, 1998 : 16 ada beberapa prinsip pemilihan bahan pustaka termasuk terbitan
berseri antara lain: a.
Relevansi atau kesulitan; perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan
serta tujuan lembaga induknya. b.
Orientasi kepada pengguna; dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga
kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan.
c. Unsur kelengkapan pengadaan koleksi; hendaknya dilakukan dengan
berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar buku. Mutu
suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tetapi dari kelengkapanjumlah judul dan kualitas koleksi yang
dimiliki.
d. Unsur kemutakhiran perpustakan harus berusaha untuk menyediakan
sumbersumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak perpustakaan sebaiknya
menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka
agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
Dari Pernyataan di atas dapat diuraikan bahwa prinsip pemilihan bahan pustaka antara lain Relevansi atau kesulitan; perpustakaan hendaknya
mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan, Orientasi kepada pengguna; dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna
perpustakaan, Unsur kelengkapan pengadaan koleksi; hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna,
Unsur kemutakhiran perpustakan harus berusaha untuk menyediakan sumbersumber informasi yang paling mutakhir dan Unsur kerjasama dengan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
19
berbagai pihak perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan.
2.3.1 Pihak-Pihak Yang Berwenang Melakukan Seleksi
Selain pustakawan ada pihak lain yang berwenang melakukan seleksi. Menurut Nurjanah 2010: 4 pihak-pihak yang melakukan seleksi yaitu:
a. Pada Perpustakaan Sekolah: kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan
guru. Siwa berhak memberi saran. b.
Pada Perpustakaan Umum: Dewan Penasehat Penyantun, Tokoh Masyarakat sekitar Perpustakaan, dan Pengguna terutama yang aktif
c. Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pimpinan Univeristas, Pimpinan
Fakultas, Pimpinan Jurusan, Dosen dan Komisi Penasihat Pengawas Perpustakaan jika ada. Mahasiswa boleh menyarankan tetapi tetap
harus sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
d. Pada Perpustakaan Khusus: Pimpinan Institusi dan pihak‐pihak lain
yang benar‐benar mengetahui kebutuhan institusi tersebut.
Gambar 1 : Bagan Pihak-Pihak Yang Berwenang Melakukan Seleksi
Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010: 11
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
20
2.3.2 Alat Bantu Pemilihan Terbitan Berseri
Untuk memudahkan pemilihan koleksi terbitan berseri dibutuhkan alat bantu dalam pemilihan koleksi terbitan berseri. Menurut Siregar dalam bukunya
yang berjudul terbitan berseri: pengelolaan dan pengolahan 2013: 13 alat bantu seleksi pemilihan terbitan berseri adalah:
1. Katalog penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri
2. Bibliografi nasional maupun internasional untuk majalahjurnal
Contoh : - Ulrich’s International Periodicals Directory - Irregular serials and annuals : an annual directory.
Kedua sarana di atas ada edisi lainnya yang dapat ditelusuri secara on-line melalui koputer, yaitu Ulrich International Priodicals on-line.
Untuk majalah Indonesia belum ada bibliografi yang lengkap. Namun daftar majalah yang diterbitkan oleh PDII-LIPI tahun 1987
berjudul “ Daftar majalah Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Indonesia”.
3. Daftar majalah yang dilanggan oleh perpustakaan lain.
4. Tinjauan dan resensi majalah.
5. Iklan dalam harian maupun majalah.
Perpustakaan dapat melanggan beberapa judul majalah yang dapat ditelusuri melalui beberapa alat bantu pemilihan terbitan berseri, seperti:
a. Ulrich’s international periodicals Directory
b. New serialas Title di terbitkan oleh Library of congres
c. Guide to current British periodicals, berisi daftar majalah inggris
d. Index of Indonesian larned periodicalsIndeks Majalah Ilmiah
Indonesia IMII diterbitkan oleh Pusat Dokomentasi dan Informasi Ilmiah PDII-LIPI
e. List of Indonesian serials with their ISSNDaftar majalah Indonesia
yang telah memiliki ISSN f.
Union Catalog of serialskatalog induk majalah terbitan PDIN LIPI g.
Daftar majalah Tahunan h.
Katalog Induk Majalah i.
British Union Catalog of PeriodicalsBUCOP-Inggris. j.
Scientific serials in Australia Librarie,-Australia. k.
The List of serials of America and Canada Lasa Hs, 1994;6. Dari pernyataan di atas dapat di uraikan bahwa alat bantu terbitan berseri
adalah Katalog penerbit, Bibliografi nasional, Daftar majalah yang dilanggan, Tinjauan dan resensi majalah Iklan dalam harian maupun majalah, Ulrich’s
international periodicals Directory, New serialas Title di terbitkan oleh Library of congres, Guide to current British periodicals, berisi daftar majalah inggris, Index
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
21
of Indonesian larned periodicalsIndeks Majalah Ilmiah dan List of Indonesian serials with their ISSN.
2.3.3 Prosedur Seleksi Terbitan Berseri
Dalam melakukan seleksi bahan terbitan berseri ada prosedur yang harus dilaksanakan. Menurut Yulia yang dikutip oleh Siregar 2013: 13 prosedur dalam
melakukan seleksi terbitan berseri adalah: a.
Inisiatif seleksi dimulai oleh pengguna dosen, guru, peneliti, pimpinan instansi, mahasiswa, tergantung pada jenis perpustakaan dan
siapa yang berhak memilih, baik atas kemauan sendiri maupun atas permintaan pustakawan;
b. Pustakawan perlu juga bersikap aktif dengan membuat daftar terbitan
berkala yang mungkin sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, diambil dari berbagai alat seleksi terbitan berkala;
c. Pengusul menyampaikan usulannya dengan mengisi formulir yang
telah disediakan oleh perpustakaan sebagai contoh formulir usulan dapat dilhat pada Lampiran 8 dengan data bibliografi yang selengkap
mungkin, seperti judul terbitan berkala, nama dan alamat penerbit, frekwensi terbit, ISSN International Standard Serial Number, salah
satu alat identifikasi yang baik untuk suatu terbitan berkala karena setiap terbitan berkala yang memiliki ISSN akan mempunyai nomor
yang berbeda, harga langganan, dan disertai dengan persetujuan atasan sipengusul, apabila peraturan mengkehendaki demikian;
d. Formulir disampaikan kepada kepala perpustakaan atau langsung
kepada penanggung jawabpetugas pengadaan koleksi. e.
Petugas pengadaan selanjutnya melakukan verifikasi dengan cara berikut ini:
1 Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap judul
terbitan berkala yang diusulkan dengan menggunakan alat bantu seleksi.
2 Petugas mencocokkan judul terbitan berkala yang diusulkan
dengan judul-judul terbitan berkala yang sudah dilanggan oleh perpustakaan, melalui katalog terbitan berkala ataupun kartu
registrasi terbitan berkala.
3 Apabila judul itu belum dilanggan, diteliti pula apakah judul
terbitan berkala ayang diusulkan sudah ada dalam proses pemesanan melalui suatu jajaran yang disebut on-order file.
4 Apabila ada terbitan berkala yang diusulkan, namun sudah ada
dikoleksi atau sedang dalam proses pemesanan, perlu diputuskan apakah perlu ditambah melanggan judul terbitan berkala itu lebih
dari satu eksemplar, terutama untuk judul-judul yang mahal harga langganannya.
5 Apabila anggaran terbatas sehingga tidak semua usulan dapat
diterima maka judul-judul yang tidak bisa dilanggan tahun anggaran itu dibuatkan ”kartu desiderata”. Judul-judul terbitan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
22
berkala yang ada di jajaran desiderata akan dipertimbangkan untuk tahun anggaran berikutnya atau diusahan dari sumber dana
yang lain. Bisa juga dijajaki perolehan sebuah judul terbitan berseri dari pertukaran maupun dari hadiah.
6 Keputusan akhir dari seleksi ini ada ditangan pustakawan, baik
dari pihak penagadaan koleksi dikonsultasikan dengan kepala perpustakaan sendiri, dengan beberapa pertimbangan, seperti
berikut ini.
a Apakah judul terbitan berkala yang diusulkan untuk subjek itu
sudah sangat banyak dalam koleksi? b
Apakah subjek terbitan berkala itu hanya dibutuhkan oleh pengusul, bahkan tidak termasuk dalam kurikulum atau bidang
ilmu yang diteliti di instansi yang bersangkutan. c
Apakah harga berlangganan judul terbitan berkala itu terlalu mahal sehingga anggaran yang tersedia akan banyak tersedot
pada satu judul itu? d
Apakah penerbit terbitan berkala itu bermutu? Siklus Prosedur seleksi terbitan berseri dapat digambarkan seperti gambar
berikut:
Gambar 2: Siklus Prosedur Seleksi Terbitan Berseri
Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010 : 13
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
23
2.4 Pengadaan Koleksi Terbitan Berseri
Pengadaan terbitan berseri merupakan penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan hendaknya
relevan dan disesuaikan dengan minat dan kebutuhan pengguna perpustakaan, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi
terbitan berseri dapat ditempuh dengan beberapa cara pembelian, hadiahsumbangan, hadiah atas permintaan, hadiah tidak atas permintaan dan
tukar menukar. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 38
pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui: 1.
Pembelian dan pelangganan 2.
Hadiah 3.
Pertukaran 4.
Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5.
Titipan
2.4.1 Pembelian
Pembelian merupakan cara yang efektif dalam pengadaan bahan pustaka karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok untuk dijadikan
koleksi perpustakaan. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan dengan cara melanggan langsung pada penerbit, melanggan melalui toko buku, dan dari agen
atau distributor. Jika perpustakaan melanggan terbitan berseri yang berasal dari luar negeri, biaya pengiriman tetap ditanggung oleh perpustakaan yang
bersangkutan dan sebaliknya dengan melanggan terbitan berseri yang berasal dari dalam negeri. Pembelian terbitan berseri dapat dilakukan setelah perpustakaan
memutuskan terbitan apa yang akan dibeli sesuai dengan perioritas yang telah ditentukan.
Menurut Siregar, 1998 : 16 Ada beberapa kesulitan yang dihadapi perpustakaan dalam pengadaan terbitan berseri secara berlangganan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh.
Penerbit majalah di Indonesia kebanyakan diterbitkan di Jakarta sedangkan untuk majalah ilmiah dan jurnal diterbitkan di Amerika dan
Eropa, oleh sebab itu dibutuhkan banyak waktu, tenaga dan biaya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
24
2. Masalah Klaim.
Perpustakaan sering menerima majalah secara tidak lengkap tidak berurutan, untuk mengadakan klaim membutuhkan waktu yang cukup
lama dan balasan klaim yang dilakukan sering tidak dibalas.
3. Masalah biaya pengiriman
Biaya pengiriman majalah mahal dan kemungkinan lambat pengirimannya.
4. Informasi tentang majalah yang diterbitkan sulit diketahui.
5. Harga majalah cenderung naik, oleh sebab itu perpustakaan berhenti
berlangganan karena biaya terbatas. Siregar, 1999 : 16 Dalam melanggan koleksi terbitan berseri, ada beberapa faktor yang harus
diketahui, menurut Lasa, 1994 : 17 faktor-faktor yang harus diperhatikan yaitu: 1.
Tersedianya danaanggaran. 2.
Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan itu. 3.
Mengetahui minat calon pengguna. 4.
Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul majalah yang telahdimiliki, dilanggan oleh perpustakaan.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa ada beberapa kesulitan dalam pembelian Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh, Masalah Klaim,
Masalah biaya pengiriman, Informasi tentang majalah yang diterbitkan sulit diketahui dan Harga majalah cenderung naik dan beberapa alat bantu pemilihan
terbitan berseri Ulrich’s international periodicals Directory, New serialas Title di terbitkan oleh Library of congres dll.
Gambar 3 : Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pembelian
Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010: 16
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
25
Gambar di atas menjelaskan harus melihat cara prosedur pemasanan dan cara pemesanan. Dala prosedur pemesanan harus memferivikasi persiapan pemesanan
yaitu membuat kartu pesan rangkap 2, mengarsip kartu pesan menurut abjad judul dan penerbit, membuat daftar pemesanan, dalam pemesanan harus mengirim kartu
pesan ke penyalur penerbit dan melakukan pemesanan. Cara pemesanan harus melanggan langsung pada penerbit, pembelian melalui penyalur setempat,
importir atau buku, pemebelian melalui keanggotaan mutu perkumpulan dan pembelian penyalur khusus terbitan berseri di luar negeri dan kendala atau
masalah Dalam Pembelian terbitan berseri, jarak yang jauh dengan penerbit, informasi, Terbitan dalam negeri, Prosedur pembayaran, Ketersediaan dana,
Katalog penerbit dan Administrasi.
2.4.2 HadiahSumbangan
Hadiah sumbangan yang diterima tidak atas permintaan, biasanaya diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaan lembaga asing maupun penerimaan dari
persseorangan dari kenang kenangan atau tanda terima kasih. Menurut Rudiyono 2009 : 28 cara pengadaan pustaka melalui hadiah
yaitu; a.
Hadiah atas permintaan -
Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan
seterusnya. -
Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan pihak donatur didalam maupun luar negeri.
- Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai
surat pengantar. -
Apabila pihak donatur telah mengirimkannya petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan
mengirimkan ucapan terima kasih. -
Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan seterusnya.
b. Hadiah tidak atas permintaan
- Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
- Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
- Bahan pustaka diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai
dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat.jika bahan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
26
pustaka benar-benar telah sesuai dapat segera diproses. Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagi bahan pertukaran atau
dihadiahkan pada orang lain.
Sedangkan dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 55 perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
a. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkannya dengan
surat penghantarnya. b.
Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. c.
Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu :
a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah
bahan perpustakaan diterima. c.
Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya
d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
e. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti
f. pengolahan bahan perpustakaan biasa.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi melalui hadiah melalui Hadiah atas permintaan Hadiah tidak atas permintaan dan
perpustakaan menerima hadiah secara langsung perlu Meneliti semua kiriman, Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan dan Menyisihkan bahan
perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
2.4.3 Pertukaran
Pertukaran adalah suatu kegiatan bahan putaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran ini dilakukan karena perpustakaan memiliki koleksi
yang jumlah eksemplar yang berlebihan atau koleksi yang dimiliki tidak sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. Perpustakaan yang melakukan pertukaran
bahan pustaka perlu : 1.
Mendaftar bahan pustaka yang akan ditukarkan 2.
Mengirim daftar penawaran disertai persyaratan 3.
Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. 4.
Mencatat alamat pemesan 5.
Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih perpustakaan atau lembaga yang memesan. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman
2004 : 21
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
27
Menurut Rudiyono 2008 : 29 tujuan pertukaran adalah: a
Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli ditoko buku atau atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh buku-
buku terbitan pemerintah, majalah-majalah. b
Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
c Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program
pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus, dan perpustakaan research penelitian yang besar.
Gambar di atas menjelaskan prosedur pengadaan melalui pertukaran yaitu prosedur melalui pertukaran Menawarkan menyusun daftar TB yang akan
Dipertukarakan, Mengirim penawaran ke sejumlah perpustakaan, Menerima dan mempelajari persyaratan pertukaran, Menerima dan memilih TB yang diinginkan
dan menyusun daftar TB yang akan ditawarkan, Penerima mengirimkan daftar TB yang diinginkan dan daftarTB yang akan dipertukarkan, Masing2 pihak
Mengirimkan contoh publikasi yang akan dipertukarkan, Jika kedua belah pihak Gambar 4 : Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran
Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010: 15
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
28
telah sepakat, maka pertukaran dilaksanakan, Menerima TB pertukaran dan mengolahnya sesuai prosedur. Prosedur melalui hadiah dan permintaan yaitu
Menyusun daftar TB yang akan dimintakan hadiah, Mengirim daftar permohonan kepada pihak yang dituju disertai surat pengantar, Menghubungi lagi donatur jika
beberapa minggu belum ada balasan, Menerima dan mencocokkanTB dengan surat pengantar, Mengirimkan surat ucapan terima kasih dan TB yang diterima
diproses dan diiventarisasi.
2.4.4 Penerbitan Sendiri
Pengadaan bahan terbitan berseri pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal
dari lembaga induk dimana perpustakaan itu bernaung. Menurut Siregar 2013 : 18 Pengadaan dengan penerbitan sendiri mencakup pengertian
1. Penerbitan dari lembaga dimana perpustakaan itu bernaung. Dalam
hal ini: − Perpustakaan menjadi tempat penyimpanan depository
semua terbitan lembaga induknya. − Perpustakaan sebagai penyalur semua terbitan lembaga
induknya. 2.
Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti Bulletin, Daftar tambahan koleksi, bibliografi, abstrak, indeks, dan lain-lain.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwan pengadaan melalui terbitan sendiri melalui dari lembaga yang bernaung dan melalui
perpustakaan itu sendiri seperti Bulletin, Daftar tambahan koleksi, bibliografi, abstrak, indeks, dan lain-lain
Gambar 4 : Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Terbitan Sendiri
Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010: 16
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
29
Gambar di atas menjelaskan bahwa penerbitan sendir di peroleh dari penerbitan dari lembaga induk dan perpustakaan sendiri.
2.4.5 Titipan
Dalam upaya menambah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna di perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan selalu berupaya
mengadakan bahan pustaka, salah satunya dengan cara penitipan, baik penitipan perorangan maupun lembaga, bahan pustaka titipan harus benar-benar dibutuhkan
pengguna perpustakaan.. Menurut Soeatminah 1992 : 74 , mengemukakan
bahwa langkah- langkah pengolahan titipan adalah:
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan, apabila
sudah cocok pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang
dilengkapi keterangan seperti: a.
Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu... tahun
b. Pustaka boleh dipinjam kepada masyarakat pemakai maka boleh
diperlukan sama dengan koleksi lain c.
Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi lainnya
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaikinya
tetapi jika hilang perpustakaan akan menggantinya. e.
Setelah ketentuan tersebut disepakati bersama maka kedua belah pihak menandatanginya dengan masing- masing menyimpan satu
dokumen serah terima. Dari uraian di atas dapat diketahui suatu perpustakaan dapat juga
menambah jumlah koleksinya dengan cara menerima titipan dari lembaga ataupun perorangan. Dalam hal penitipan bahan pustaka, harus ada kesepakatan antara
pihak yang menitip dengan pihak perpustakaan. Bahan pustaka yang dititip hendaknya harus sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
30
2.5 Inventarisasi Terbitan Berseri
Langkah awal yang harus dilakukan perpustakaan terhadap terbitan berseri yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan
penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi pemeriksaan terhadap terbitan berseri yang diterima. Dalam hal ini terbitan berseri yang
diterima harus benar-benar sesuai dengan terbitan yang dipesan. Pada waktu penerimaan terbitan berseri harus diperiksa keutuhan terbitannya dan faktur
dicocokan dengan terbitan dan kartu pesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika terbitan berseri yang diterima tidak cocok dengan yang tercantum
dalam kartu pesanan maka dilakukan klaim kepada toko bukuagen yang mengirim terbitan tersebut. Terbitan berseri yang telah diterima diberi tanda atau
cap perpustakaan, selanjutnya diinventarisasi dalam bukuinventaris. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
1. Judul terbitan
2. ISSN
3. Penerbit
4. Alamat
5. Kala terbit
6. Harga langganan
7. Asalsumber. Disini dicatat asal terbitan berseri apakah hasil
pembelian, hadiah dan pertukaran 8.
Pengarang Abdul Rahman Saleh, 1996:44 Gambar 5 : Contoh Kartu Inventaris Terbitan Berseri.
KARTU REGISTRASI MAJALAH
Judul :
Kala terbit :
ISSN :
Harga langganan :
Penerbit :
BeliHadiahtukar :
Alamat :
Subjek :
Tahun Janauri
Februari Maret
April Dst
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
31
Tabel 1: Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris.
NO TGl
TERIMA NOMOR
INVENTARISASI JUDUL
VOL,NO,BLN,THN
KET
Sumber: Abdul Rahman Saleh, 1996:44 Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus-menerus tetapi dapat
juga dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu. Setelah terbitan berseri dicatat dalam kartu registrasi atau buku indukinventarisasi, maka
terbitan berseri tersebut dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat katalog dan kelengkapan terbitan berseri tersebut.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
32
BAB III PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN IAIN
SUMATERA UTARA 3.1 Gambaran Umum Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara didirikan pada Tahun Anggaran 19731974 dengan nama Perpustakaan Marah Halim dengan biaya daerah
Lustrum I, 19731978 : 51. Setelah gedung perpustakaan IAIN Sumatera Utara dibangun seutuhnya dan dapat dimanfaatkan, maka perpustakaan gedung lama
pada saat ini dijadikan Kantor Kopertis wilayah IX dari tahun 19731990, diberi nama Perpustakaan Marah Halim IAIN Sumatera Utara sesuai dengan nama
pendirinya Brigjend H. Marah Halim Harahap sebagai Gubenur KDH Tk. I Propinsi Sumatera Utara pada saat itu.
Sejak perpustakaan pindah ke gedung baru di lantai II Mesjid Ulul Al-Bab IAIN Sumatra Utara tanggal 8 Februari 1990 sampai sekarang perpustakaan diberi
nama “Perpustakaan IAIN Sumatera Utara Medan”. Pada mulanya perpustakaan IAIN Sumatera Utara mengelola lima unit perpustakaan yaitu : Perpustakaan
Marah Halim sebagai perpustakaan induk IAIN Sumatera Utara, yang meliputi Perpustakaan Fakultas Tarbiyah, Perpustakaan Fakultas Syariah, Perpustakaan
Fakultas Ushuluddin dan Perpustakaan Fakultas Dakwah. Berdasarkan petunjuk Rektor IAIN Sumatera Utara tanggal 8 mei 1995,
maka pada tanggal 14 juli 1995 perpustakaan fakultas dalam lingkungan IAIN Sumatera Utara disatukan dengan perpustakaan induk IAIN Sumatera Utara.
Dengan pernyataan perpustakaan fakultas tersebut, maka sejak ini perpustakaan fakultas tidak ada lagi. Pada tanggal 2 oktober 1995, perpustakaan IAIN Sumatera
Utara kampus II dibuka oleh Kepala Perpustakaan Dra.Thoyyibah.M, untuk pemakaian koleksi pustaka. Sedangkan peresmian gedung meliputi gedung
Fakultas Tarbiyah lantai I, II dan III serta gedung perpustakaan diresmikan oleh Bapak Rektor Drs. HA.Nazri Adlani pada hari Sabtu tanggal 16 Maret 1996.
Sejak diresmikan gedung perpustakaan kampus II, maka sejak itu pula resmi dan formil bahwa perpustakaan IAIN Sumatera Utara kampus I kampus
lama dan Perpustakaan IAIN Sumatera Utara kampus II kampus baru.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
33
Pada tahun 2003, gedung perpustakaan IAIN Sumatera Utara yang baru sudah ditempati yang tetap berada di kampus II. Gedung yang baru tersebut sudah
refresentatif untuk memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan. Sejak berdirinya perpustakaan IAIN Sumatera Utara gedung perpustakaan selalu
berdampingan dengan yang lain. Tetapi sekarang perpustakaan IAIN Sumatera Utara sudah memiliki gedung sendiri yang berdiri megah.Perpustakaan IAIN
Sumatera Utara yang baru ini memiliki 3 lantai. Lantai tingkat pertama terdiri dari ruangan koleksi buku klsifikasi nomor 000-900, sedangkan lantai tingkat dua
berupa koleksi refrensi, dan tingkat ketiga berupa ruangan American Corner. Bagunan baru ini keadaannya jauh lebih baik dari segi penataan ruangannya.
Sehingga pengguna perpustakaan lebih mudah dalam memanfaatkan perpustakan. Salah satu aspek yang dapat menentukan berhasilnya layanan
perpustakaan adalah gedung dan fasilitas yang dimiliki, sedangkan aspek lainnya adalah koleksi dan pengelola perpustakaan bahan koleksi perpustakaan harus
mudah dijangkau ataupun didatangi oleh pengunjung, suasana tenang serta memiliki ciri khas dan penampilan yang menarik. Ruangan perpustakaan harus
mempunyai penerangan yang baik sesuai dengan aturan kesehatan. Di samping itu, sebaiknya ruangan mempunyai ventilasi udara yang serasi dan dekorasi yang
menarik dan nyaman. Adapun nama-nama Kepala Perpustakaan sejak pertama sekali didirikan
hingga sekarang adalah: 1.
Dra. Hj. Chalidjah Hasan tahun 1973
2. Dra. Hj. Rukiyah Siregar
tahun 1974 3.
Drs. H.Bahasan Siregar tahun 1976
4. Drs. H. Mhd Saleh Harahap
tahun 1977 5.
Drs. Mhd. Nashuha tahun 1979
6. Dra. Hj. Thoyibah M.
tahun 1981 7.
Drs. Ahmad munir Hasibuan tahun 2000
8. Dr. Siti Zubaidah, MA
tahun 2004 sampai Februari 2010 9.
Dra. Retno Sayekti, MLis. Maret tahun2010 sampai sekarang.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
34
3.1.1 Visi dan Misi Perpustakaan Visi
Sebagai pusat informasi dan dokumentasi kajian-kajian ilmiah dalam bidang keislaman yang komprehensif dan berkualitas dalam rangka mendukung
mandate IAIN Sumatera Utara sebagai center of excellence dan mendukung
proses pendidikan.
Misi
1. menyediakan koleksi tercetak berupa buku dan jurnal ilmiah yang
berkaitan dalam kajian-kajian keislaman baik yang diterbitkan didalam maupun diluar negeri untuk mendukung proses pembelajaran.
2. Mengembangkan profesionalisme pustakawan dalam mengelola sumber
daya informasi perpustakaan dengan memberikan upgrading dan in- service training.
3. Memberikan pelayanan prima kepada pengguna perpustakaan baik yang
berasal dari kalangan mahasiswa, dosen maupun pengunjung dari luar institusi IAIN Sumatera Utara.
4. Mengimplementasikan sarana dan prasarana teknologi informasi untuk
meningkatkan pelayanan akses informasi koleksi yang lebih mudah dan cepat dengan menyediakan pelayanan internet dan pemanfaatan otomasi
perpustakaan. 5.
Mengembangkan kerjasama dalam bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi dengan lembaga-lembaga yang relevan.
3.1.2 Tujuan, Fungsi Dan Tugas Perpustakaan Tujuan
Perpustakaan IAIN -SU mempunyai tujuan menyediakan informasi yang berkaitan dengan sarana pendukung dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan
Tinggi dengan cara menghimpun, memilih, mengolah, merawat serta melayani sumber informasi kepada lembaga induk khususnya dan masyarakat akademis
pada umumnya. Perpustakaan sebagai pusat informasi bertujuan sebagai :
1. Mengikuti perkembangan perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan
yang dibutuhkan untuk pengajaran 2.
Mendukung administrasi dan teknis perguruan tinggi induknya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
35
3. Menyediakan dan Membina koleksi dengan melaksanakan pengadaan
bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pengajaran 4.
Melaksanakan, mengolah dan menyajikan koleksi kepada pengguna untuk dimanfaatkan. Melaksanakan pelayanan informasi untuk
menunjang pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi induknya.
5. Memotivasi atau memberi bimbingan kepada pengguna tentang
pemanfaatan fasilitas atau koleksi perpustakaan.
Fungsi
Perpustakaan IAIN – SU sebagai sumber informasi berfungsi Sebagai sarana penyediaan fasilitas pengajaran dan penelitian untuk memenuhi kebutuhan
informasi yang dibutuhkan civitas akademikanya yang memiliki kualitas koleksi yang memadai dan sesuai terhadap kebutuhan sehingga menimbulkan kepuasan
akan kebutuhan informasi para pengguna serta mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi
penaungnya melalui pelayanan informasi.
Tugas
Perpustakaan sebagai sumber informasi mempunyai tugas mengumpul, mengolah dan menyebarluaskan informasi agar dapat dimanfaatkan oleh
pengguna semaksimal mungkin. UPT perpustakaan IAIN-SU sebagai unit pelayanan teknis mempunyai tugas menyediakan informasi bagi kebutuhan sivitas
akademika IAIN-SU, Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik terbitan cetak maupun tidak tercetak dan Mengikuti perkembangan
program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang
diperlukan bagi peneliti.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
36
3.1.3 Struktur Organisasi Perpustakaan dan Personalia 3.1.3.1 Struktur Organisasi
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan yang dipilih oleh anggota senat. Kepala Perpustakaan IAIN
Sumatera Utara dibantu oleh seorang wakil kepala perpustakaan yang bertanggung jawab membantu tugas-tugas kepala perpustakaan sehari-hari.
Sedangkan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi kepala
perpustakaan dibantu oleh seorang Kasubbag Tata Usaha yang membawahi dua orang staf admisnistrasi.
Gambar 5: Struktur Organisasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
Sumber : Perpustakaan IAIN, 2012. Pelaksanaan tugas perpustakaan dibagi kedalam beberapa divisi yang
dikepalai oleh seorang Koordinator Urusan yang membawahi beberapa orang staf.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
37
Divisi tersebut meliputi: bidang pengadaan, pengolahan, pemeliharaan, sirkulasi, dan referensi.
Kepala Perpustakaan IAIN, yang ditunjuk di antara pustakawan senior di lingkungan perpustakaan, bertanggungjawab langsung kepada Rektor dan
pembinaannya dilakukan oleh Pembantu Rektor I. Kepala Perpustakaan membawahi satu Subbagian Tata Usaha dan Kelompok Pustakawan.
Sub bagian tata usaha mempunyai tugas pokok : melaksanakan administrasi kepegawaian , keuangan dan administrasi umum serta kerumah
tanggaan kantor dengan penjabaran tugas sbb : 1.
Meyusun program kerja tahunan 2.
Melaksanakan urusan kepegawaian 3.
Melaksanakan penyusunan, pengelolaan dan administrasi keuangan 4.
Melaksanakan pengawasan pelaksanaan anggaran 5.
Melaksanakan urusan rumah tangga dan perlengkapan kantor 6.
Melaksanakan koordinasi penyelenggaraan kegiatan dan urusan administrasi umum
7. Menyusun laporan keuangan dan laporan tahunan.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
Koordinator pengadaan mempunyai tugas menyediakan koleksi pustaka melalui pengadaan, pembelian, sumbangan dan hadiah serta melakukan
administrasi pengadaan, dengan rincian tugas yang meliputi: 1.
Merumuskan kebijakan pemilihan buku 2.
Menyusun perencanaan pengadaan dan melakukan pengawasan atau pengendaliannya
3. Mempelajari kurikulum lembaga induk
4. Mempelajari kebutuhan pemakai
5. Memilih pustaka dari tinjauan buku, katalog penerbit dan sejenisnya
6. Mengadakan komunikasi dengan penerbit dan penyalur
7. Membuat pemilihan akhir untuk pemesanan buku
8. Menyiapkan dan menyusun data untuk pemesanan
9. Mengurus berkas informasi pemesanan
10. Menentukan dan mengawasi pencatatan serial, pertukaran, dan
perolehan 11.
Menilai pustaka yang sangat khusus dan langka 12.
Melakukan kegiatan teknis pengelolaan pustaka pasca perolehan; seperti melakukan inventarisasi, membubuhkan tanda kepemilikan,
dan sebagainya 13.
Memeriksa pustaka untuk disiangi dan diganti. 14.
Membuat laporan kegiatan pengadaan pustaka. 15.
Pustakawan Pengolahan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
38
Koordinator pengolahan mempunyai tugas mengolah koleksi pustaka, membuat deskripsi, menentukan nomor kelas buku, membuat kartu buku, katalog
buku dan label, sampai koleksi siap ditempatkan di jajaran koleksi. Rincian tugas pustakawan pengolahan antara lain adalah:
1. Menentukan kebijakan pengatalogan dan pengklasifikasian
2. Membuat perencanaan kegiatan pengolahan pustaka
3. Melakukan klasifikasi dan mengembangkan sistem pengklasifikasian
4. Memberikan tajuk subjek, membuat kartu katalog utama dan
menentukan entri tambahan 5.
Melakukan pengatalogan fiksi 6.
Mencatat buku yang ditarik dan disiangi dari jajaran koleksi 7.
Merancang, menyiapkan dan menyusun laporan statistik pengolahan pustaka.
Koordinator Pelayanan Pemakai terdiri dari layanan sirkulasi, layanan buku cadangan, layanan referensi, layanan terbitan berkala, layanan koleksi
penelitian dan skripsitesis, yang keseluruhannya bertugas untuk memberikan layanan dan pendayagunaan koleksi pustaka kepada pemakai. Rincian tugas
Pelayanan Pemakai meliputi: 1.
Menyusun peraturan dan tata tertib peminjaman 2.
Membuat perencanaan pengembangan pelayanan 3.
Merancang formulir dan catatan yang berhubungan dengan kegiatan peminjaman
4. Mengawasi koleksi pustaka di bagian pelayanan selama proses
transaksi berlangsung 5.
Membimbing dan membantu pengguna dalam kegiatan penelusuran di jajaran koleksi
6. Melakukan kegiatan peminjaman, perpanjangan peminjaman dan
pengembalian 7.
Melakukan penataan di jajaran koleksi 8.
Membuat surat peringatan bagi keterlabatan pengembalian 9.
Menghimpun data untuk laporan statistic 10.
Menentukan kebijakan perujukan 11.
Membimbing pemakai tentang tata cara perujukan dan sumber rujukan 12.
Menghimpun bibliografi dan sumber literatur sekunder lainnya 13.
Menghimpun, menyusun dan memelihara berkas informasi 14.
Merancang, menyiapkan dan menyusun laporan statistik pengunjung, peminjaman dan keterpakaian koleksi.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
39
Koordinator Bidang pemeliharaan perpustakaan merencanakan,
melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan, penjilidan, reproduksi bahan pustaka; melaksanakan
konsultasi teknis konservasipelestarian bahan pustaka; melaksanakan pendataan, pengolahan dan pelaporan statistik kegiatan pelestarian bahan pustaka;
Layanan American Corner UGM sendiri saat ini memiliki 2 jenis koleksi yakni koleksi American Corner dan Koleksi American Studies. Koleksi yang saat
ini dikelola berupa buku teks, majalah, jurnal, buku referensi, direktori, peta, dan koleksi film baik dokumenter maupun bukan dalam format VCD, DVD, dan VHS
yang semuanya mengkhususkan pada hal-hal yang berhubungan dengan Amerika. Pengguna dapat menggunakan semua koleksi secara “bebas”. Koleksi American
Corner sendiri hanya dapat dibaca, difotokopi dan tidak dipinjamkan, sedangkan koleksi American Studies Library dapat dipinjam oleh anggota perpustakaan yang
merupakan sivitas akademika UGM. Koleksi Buku diklasifikasi dengan menggunakan home system, yaitu berdasarkan subyek-subyek tertentu seperti
Biography, Culture Essay, Fiction, History, Reference, Political Science, dan sebagainya. American Corner juga mempunyai fasilitas tambahan berupa program
kegiatan seperti seminar, diskusi, presentasi beasiswa, pemuttaran film dan sebagainya. Program diskusi tersebut merupakan bagian yang dikemas oleh
American Corner sebagai media untuk mempromosikan American Corner sekaligus untuk melibatkan pengguna dalam layanan American Corner. Selain itu
American Corner menyediakan komputer yang dapat digunakan oleh pengguna untuk mengakses internet dan database yang dilanggan oleh US Embassy.
3.1.3.2 Personalia
Disetiap jenis perpustakaan apapun staf atau sumber daya manusia merupakan salah satu aspek yang terpenting yang harus ada. Karena sumber daya
manusia tersebut merupakan ujung tombak dan ujung kekuatan proses pemberian dan penerimaan informasi dalam hal pengelolaan perpustakaan. Sumber daya
manusia Perpustakaan IAIN-SU dapat ditinjau dari segi kualitas dan kuantitas.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
40
Tabel 2 Keadaan Sumber Daya Manusia Menurut Latar Belakang Pendidikan
No. Pendidikan Terakhir
Jumlah
1. S3
1 orang 2.
S2 5 orang
3. S1
6 orang 4.
SMU 7 orang
Jumlah 19 orang
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2013
Sesuai standart nasional perpustakaan 2011 : 6 Jumlah tenaga perpustakaan yaitu:
1. Perpustakaan dikelola oleh tenaga perpustakaan sekurang-kurangnya
2 orang pustawakan. 2.
Untuk 500 mahasiswa pertama: 1 orang pustakawan dan 1 orang staf.
3. Untuk tambahan 2000 mahasiswa – ditambahkan 1 orang
pustakawan. 4.
Perpustakaan memberikan kesempatan untuk pengembangan sumber daya manusia melalui pendidikan formal dan non formal
kepustakawanan.
Dari Jumlah pegawai Perpustakaan IAIN Sumatera Utara yang hanya 19 orang yang memiliki latar belakang ilmu perpustakaan hanya 7 orang sisanya
hanya mendapatkan pendidikan non formal kepustakawanan dengan latar pendidikan tidak ilmu perpustakaan ditambah dengan jumlah mahasiswa yang
dilayani sekitar 2000 mahasiswa. Jumlah anggota perpustakaan adalah sivitas akademika IAIN-SU yang
terdaftar sebagai anggota perpustakaan.sampai tahun 2012 dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 3. Jumlah Anggota Perpustakaan
NO. Jenis Anggota
Jumlah
1. Mahasiswa S1
4138 2.
Mahasiswa Pasca Sarjana 496
3 Dosenpegawai
624
Total
6248
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
41
3.1.4 Luas Gedung Perpustakaan
Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi No. 162 Tahun 1967 tanggal 16 Desember 1967 menetapkan bahwa kebutuhan luas lantai bangunan
perpustakaan perguruan tinggi didasarkan atas perhitungan satu meter per mahasiswa dengan memiliki gedung sendiri berlantai III luas 3000 M². Adapun
komponen-komponen dan bagian-bagian yang terdapat pada masing-masing lantai adalah sebagai berikut :
a. Lantai I
1. Koleksi sirkulasi umum
2. Meja peminjaman dan pengembalian
3. Ruang administrasi tata usaha
4. Gudang
5. Ruang Pengolahan
6. Ruang Pengadaan
7. Ruang pemeliharaan
b. Lantai II
1. Koleksi referensi
2. Tandon
3. Terbitan berkala
4. Skripsi
5. Ruang deposit
6. Ruang pojok kitab kuning
7. Ruang rapat
8. Mushalla
9. Ruang server
c. Lantai III
1. Koleksi American Corner AMCOR.
2. Layanan umum yang terdiri dari koleksi buku, majalah, jurnal
ilmiah, dan akses internet untuk pengguna AMCOR. 3.
Ruang Direktur AMCOR. 4.
Ruang Public Program untuk kegiatan-kegiatan pembelajaran dan pelatihan mahasiswa.
5. Ruang Pusat Pelatihan Bahasa Inggris English Language
Teacher Training Resource Center. Jumlah keseluruhan mahasiswa IAIN Sumatera Utara pada tahun
akademik 20112012 sebanyak 6.641 orang, 78 orang di antaranya terdapat warga negara asing Malaysia dan Thailand. Sesuai dengan keputusan Dirjen Dikti
bahwa untuk satu mahasiswa 1 meter persegi. Dalam hal ini luas gedung yang dibutuhkan adalah 6.641 x 1 M² = 6.641 M², dengan demikian Luas gedung dapat
dinyatakan bahwa luas gedung perpustakaan IAIN Sumatera Utara masih kurang 6.641-3000 M² = 3.641 M².
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
42
3.1.5 Jam Buka Perpustakaan
Jam buka perpustakaan selama masih kuliah dan hari kerja adalah sebagai berikut:
• Senin – Jum’at : 07.30 – 16.00
• Sabtu : 08.30 – 12.00
Jam layanan di perpustakaan IAIN Sumatera Utara yaitu sebagai berikut: • Senin – Jum’at
: 08.30 – 15.30 • Sabtu
: 09.00 – 11.30 Jumlah jam kerja Perpustakaan IAIN Sumatera Utara adalah 56.50 jam
minggu, maka dapat disimpulkan bahwa jika dibandingkan dengan jam kerja efektif yang ditetapkan Presiden Republik Nomor 68 Tahun 1995 yaitu 37,5 jam
rata- rata perminggu. Jam layanan Perpustakaan IAIN Sumatera Utara Medan sudah baik karena sudah melebihi jam kerja yang ditetapkan Pemerintah.
3.1.6 Jenis Pelayanan
Jenis-jenis pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan IAIN-SU terdiri dar:Layanan Sirkulasi
1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan tempat masuk dan keluarnya bahan perpustakaan. Pada bagian inilah yang mendominasi semua kegiatan yang
terdapat pada perpustakaan. Tugas dari layanan sirkulasi Perpustakaan IAIN - SU yaitu:
a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan
peraturan. c.
Menyimpan kartu katalog pada raklemari katalog sesuai dengan peraturan.
d. Melakukan pendaftaran peminatpengguna bahan pustaka.
e. Melayani calon dan anggota perpustakaan.
f. Melayani peminjaman dan penagihan.
g. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.
h. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang
rusak untuk diperbaiki. i.
Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala. j.
Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
43
2. Layanan Referensi
Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai. Kegiatan layanan
Referensi untuk membantu para pemakaipengunjung di Perpustakaan IAIN - SU menemukan informasi dengan cara :
•
Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi
•
Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai
•
Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.
3. Layanan Terbitan Berseri
Salah satu kegiatan layanan terebitan berseri yang ada di perpustakaan IAIN – SU menyajikan koleksi terbitan berseri kepada para pemakai yaitu
Majalah, Jurnal, Surat kabar, Tabloid dan Buletin Dll. 4.
Layanan Internet Untuk memperluas akses informasi bagi pengguna, Perpustakaan UNP
menyediakan layanan internet. Setiap penggunaan internet tidak dikenakan biaya. Bagi mahasiswa yang mememiliki laptop, mereka bisa gratis
menggunakan jaringan internet di perpustakaan dengan syarat mendaftarkan laptopnya ke bagian TI IAIN- SU atau TI Perpustakaan.
Layanan internet ini terletak di lantai I.
3.2 Koleksi Perpustakaan IAIN – SU
Koleksi merupakan aspek yang terpenting dalam menjalankan sistem perpustakaan. Karena itu koleksi perpustakaan harus sesuai dengan kebutuhan-
kebutuhan penggunanya. Pada perpustakaan IAIN – SU memiliki beberapa jenis koleksi sebagai
berikut : 1.
Koleksi Umum a.
Layanan Koleksi yang ada IAIN yaitu layanan koleksi Terbuka, Pengguna dapat mencari dan meminjam koleksi buku.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
44
b. Koleksi tandon, yang berfungsi untuk menjamin ketersediaan
stock apabila judul tertentu pada koleksi umum telah habis dipinjam oleh pengguna perpustakaan dan belum kembali. Koleksi
tandon ini merupakan koleksi berupa copy dari setiap judul buku yang ada di perpustakaan.
Tabel 4. Koleksi Buku Umum
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2012
2. Koleksi referensi
Seperti ensiklopedia, kamus, buku pedoman, indeks, abstrak, direktory, bibliografi, biografi, atlas, map, buku tahunan, proceeding, statistik, dan lain-
lain.
Tabel 5. Jumlah Koleksi Referensi
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2012
Nama Koleksi B A H A S A
Jumlah INA
ING ARA
Dll Koleksi Buku
Jdl Eks
Jdl Eks
Jdl Eks
Jdl Eks
Jdl Eks
Perpustakaan Induk 34502
205991 8131
45680 4821
28952 105
552 4755
9 2811
75
No. Jenis Koleksi Referensi
Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1. Ensiklopedi
20 1252
2. Kamus
50 1250
3. Buku Pedoman
20 950
4. Indeks
39 1050
5. Who’s who
10 550
6. Bibliografi
35 950
7. Biografi
44 1300
8. Atlas
74 1250
9. Direktori
50 1450
10. Map
35 1500
11. Buku Tahunan
40 1021
JUMLAH 417
12.523
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
45
3. Terbitan berkala
Seperti surat kabar, majalah brosur, jurnal ilmiah dan lain-lain.
Tabel 6. Koleksi Terbitan Berkala
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2012
5. Koleksi deposit
a Yang merupakan karya-karya dosen IAIN – SU berupa laporan
penelitian, makalah dan diktat serta buku ajar perkuliahan. b
Koleksi skripsi yang merupakan tugas akhir mahasiswa S1 yang telah selesai dalam pendidikannya. Dan mulai dikoleksi sejak tahun 1995,
namun sejak tahun 2003 perpustakaan IAIN – SU tidak menerima kembali skripsi mahasiswa.
Tabel 7. Koleksi Deposit
Sumber : Perpustakaan IAIN-SU, 2012
Nama Koleksi B A H A S A
INA ING
ARA Jumlah
Koleksi Terbitan Berkala Jdl
Eks Jdl
Eks Jdl
Eks Jdl
Eks
1. Majalah 526
4837 23
39 15
46 564
4922 2. Jurnal
627 4488
23 38
17 50
667 4576
4. BulletinBrosur
31 53
9 5
4 4
44 62
Jumlah 1184
9378 55
82 36
10 1275 9560
Nama Koleksi B A H A S A
INA ING
ARA Jumlah
Koleksi Deposit Jdl
Eks Jdl
Eks Jdl
Eks Jdl
Eks
1. Lap. Penelitian
2698 4734
455 455
423 423
3576 5612
2. Disertasi -
- -
- -
- -
- 3. Tesis
2431 2431
- -
- -
2431 2431
4. Makalah -
- -
- -
- -
- 5. Diktat
- -
- -
- -
- -
Jumlah 5129
7165 455
455 423
423 6007
8043
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
46
3.3 Sistem Pengadaan Koleksi Terbitan Berseri