26
pustaka benar-benar telah sesuai dapat segera diproses. Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagi bahan pertukaran atau
dihadiahkan pada orang lain.
Sedangkan dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 55 perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
a. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkannya dengan
surat penghantarnya. b.
Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. c.
Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu :
a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah
bahan perpustakaan diterima. c.
Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya
d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
e. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti
f. pengolahan bahan perpustakaan biasa.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi melalui hadiah melalui Hadiah atas permintaan Hadiah tidak atas permintaan dan
perpustakaan menerima hadiah secara langsung perlu Meneliti semua kiriman, Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan dan Menyisihkan bahan
perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
2.4.3 Pertukaran
Pertukaran adalah suatu kegiatan bahan putaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran ini dilakukan karena perpustakaan memiliki koleksi
yang jumlah eksemplar yang berlebihan atau koleksi yang dimiliki tidak sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. Perpustakaan yang melakukan pertukaran
bahan pustaka perlu : 1.
Mendaftar bahan pustaka yang akan ditukarkan 2.
Mengirim daftar penawaran disertai persyaratan 3.
Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. 4.
Mencatat alamat pemesan 5.
Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih perpustakaan atau lembaga yang memesan. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman
2004 : 21
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
27
Menurut Rudiyono 2008 : 29 tujuan pertukaran adalah: a
Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli ditoko buku atau atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh buku-
buku terbitan pemerintah, majalah-majalah. b
Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
c Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program
pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus, dan perpustakaan research penelitian yang besar.
Gambar di atas menjelaskan prosedur pengadaan melalui pertukaran yaitu prosedur melalui pertukaran Menawarkan menyusun daftar TB yang akan
Dipertukarakan, Mengirim penawaran ke sejumlah perpustakaan, Menerima dan mempelajari persyaratan pertukaran, Menerima dan memilih TB yang diinginkan
dan menyusun daftar TB yang akan ditawarkan, Penerima mengirimkan daftar TB yang diinginkan dan daftarTB yang akan dipertukarkan, Masing2 pihak
Mengirimkan contoh publikasi yang akan dipertukarkan, Jika kedua belah pihak Gambar 4 : Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran
Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi 2010: 15
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
28
telah sepakat, maka pertukaran dilaksanakan, Menerima TB pertukaran dan mengolahnya sesuai prosedur. Prosedur melalui hadiah dan permintaan yaitu
Menyusun daftar TB yang akan dimintakan hadiah, Mengirim daftar permohonan kepada pihak yang dituju disertai surat pengantar, Menghubungi lagi donatur jika
beberapa minggu belum ada balasan, Menerima dan mencocokkanTB dengan surat pengantar, Mengirimkan surat ucapan terima kasih dan TB yang diterima
diproses dan diiventarisasi.
2.4.4 Penerbitan Sendiri
