25
Gambar di atas menjelaskan harus melihat cara prosedur pemasanan dan cara pemesanan. Dala prosedur pemesanan harus memferivikasi persiapan pemesanan
yaitu membuat kartu pesan rangkap 2, mengarsip kartu pesan menurut abjad judul dan penerbit, membuat daftar pemesanan, dalam pemesanan harus mengirim kartu
pesan ke penyalur penerbit dan melakukan pemesanan. Cara pemesanan harus melanggan langsung pada penerbit, pembelian melalui penyalur setempat,
importir atau buku, pemebelian melalui keanggotaan mutu perkumpulan dan pembelian penyalur khusus terbitan berseri di luar negeri dan kendala atau
masalah Dalam Pembelian terbitan berseri, jarak yang jauh dengan penerbit, informasi, Terbitan dalam negeri, Prosedur pembayaran, Ketersediaan dana,
Katalog penerbit dan Administrasi.
2.4.2 HadiahSumbangan
Hadiah sumbangan yang diterima tidak atas permintaan, biasanaya diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaan lembaga asing maupun penerimaan dari
persseorangan dari kenang kenangan atau tanda terima kasih. Menurut Rudiyono 2009 : 28 cara pengadaan pustaka melalui hadiah
yaitu; a.
Hadiah atas permintaan -
Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan
seterusnya. -
Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan pihak donatur didalam maupun luar negeri.
- Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai
surat pengantar. -
Apabila pihak donatur telah mengirimkannya petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan
mengirimkan ucapan terima kasih. -
Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan seterusnya.
b. Hadiah tidak atas permintaan
- Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
- Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.
- Bahan pustaka diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai
dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat.jika bahan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
26
pustaka benar-benar telah sesuai dapat segera diproses. Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagi bahan pertukaran atau
dihadiahkan pada orang lain.
Sedangkan dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 55 perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
a. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkannya dengan
surat penghantarnya. b.
Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan. c.
Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu :
a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah
bahan perpustakaan diterima. c.
Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya
d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
e. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti
f. pengolahan bahan perpustakaan biasa.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi melalui hadiah melalui Hadiah atas permintaan Hadiah tidak atas permintaan dan
perpustakaan menerima hadiah secara langsung perlu Meneliti semua kiriman, Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan dan Menyisihkan bahan
perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
2.4.3 Pertukaran
