47
tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa, alumni yang kebutuhannya akan informasi berbeda-beda.
3. Kelengkapan
Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang
berkaitan erat dengan program yang ada. 4.
Kemutakhiran; Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa
perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
5. Kerja sama:
Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara
pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa. Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan kolkesi dapat berdaya guna dan berhasil
guna. Kegiatan pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan IAIN Sumatera
Utara sebagian besar pelaksanaannya dilakukan oleh Perpustakaan. Setelah kegiatan pengadaan dilakukan kemudian diproses hingga siap dipajang.
Kegiatan pengadaan Koleksi Terbitan Berseri IAIN Sumatera
adalah dengan cara:
1. Pembelian 2. Hadiah
3. Sumbangan 4. Terbitan Sendiri
3.3.1 Pembelian
Pembelian bahan pustaka merupakan cara efektif dan terbaik untuk melengkapi koleksi perpustakaan karena koleksi yang diadakan dapat dipilih dan
disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Untuk melaksanakan pembelian ini, tentunya perpustakaan harus memiliki dana dan anggaran yang memadai. Dalam
pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian dilakukan oleh Perpustakaan IAIN SU. Pembelian yang dilakukan Perpustakaan IAIN SU adalah dengan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
48
mengacu pada keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Sedangkan alat bantu seleksi yang digunakan yaitu: − Katalog penerbit dalam dan luar negeri
− Penawaran dari toko buku, agen dan penerbit − Usulan program studi
− Usulan individu melalui formulir pengadaan − Bibliografi Nasional
− majalah tinjauan bukubahan pustaka lain − daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu core list, subjek
tertentu atau kelompok tertentu. − Indeks, misalnya Book Review Digest, Book Review Index, dan
sebagainya. Prosedur pembelian dalam pengadaan koleksi di perpustakaan IAIN – SU
dengan cara: 1.
Pihak perpustakaan mengirim surat permohonan usulan pengadaan buku ke jurusan, dan jurusan menyerahkan form usulan buku ke
perpustakaan paling lambat 30 hari darisurat permohonan diterima H + 30 hari.
2. Petugas menginventarisasi daftar usulan buku dari jurusandan
memasukkan data buku ke dalam data base komputer usulan pengadaan bukuselama 2 hari H + 2 hari
3. Petugas mengecek pada pangkalan data buku,jika buku yang
diusulkan telah ada maka usulan buku tersebut ditangguhkan atau disimpan sebagai cadangan bilamana dalam proses pengadaan ada
usulan buku-buku sudah out printmaka cadangan buku dibuat daftar usulan pengganti buku ke panitia
4. Jika buku tersebut tidak ada dalam pangkalan data buku
perpustakaan maka buku tersebut diajukan dalam daftar pembelianpengadaan buku pada tahun yang bersangkutan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
49
5. Daftar usulan pengadaan buku kemudian diserahkan kepada Kepala
Perpustakaan untuk mendapat persetujuan dan menandatangani daftar usulan pengadaan buku
6. Kepala Perpustakaan mengajukan dan mengirim daftar usulan
pemesanan buku ke unit pengadaan barang dan jasa rektorat 7.
Perpustakaan menyimpan salinan daftar usulan pemesanan buku yang dikirim ke unit pengadaan barang dan jasa rektorat
8. Tim pengadaan rektorat menerima dan menindaklanjuti usulan
pengadaan buku dari perpustakaanpaling lambat 30 hari dari daftar usulan buku diterima H + 30hari
9. Proses pengadaan buku selesai
Proses pembelian dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan seleksi dan verifikasi. Daftar pesanan yang telah dibuat disampaikan kepada bagian
pengadaan lalu diproses. Kemudian agen akan akan mencari koleksi terbitan berseri yang telah ditentukan dan mengantarkan koleksi yang telah dipesan ke
perpustakaan. Bagian pengadaan memeriksa bahan pustaka yang diterima apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika sudah sesuai maka selanjutnya bahan
pustaka ini akan diproses, sementara jika belum sesuai pihak perpustakaan akan membuat surat klaim kepada pihak yang menjual bahan pustaka tersebut dan
meminta untuk diganti. Untuk pembelian buku luar negeri, biasanya bahan pustaka akan dibeli secara online. Sedangkan untuk pembelian dalam jumlah yang
besar, maka pembelian dilakukan melalui pesanan dalam negeri. Buku yang dibeli pada tahun 2012 sebanyak ± 300 Judul buku, 800 Eks
3.3.2 Hadiah
