49
Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lancar tanpa ada tumpang
tindih karena ada pembagian tugas-tugas ke dalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugaspekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan
menempatkan orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya tingkat pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam Fakultas tersebut. Sehingga
segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan
Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada
bagiannya masing-masing.
F. Hambatan Dalam Koordinasi
Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang
menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi bak swasta atau pemerintah, tujuan
serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah administrasi, dimana masalah tersebut jika tidak segera diperoleh pemecahannya
dapat menghambat kelancaran aktivitas dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tidak dapat tercapai.
Menurut Sutarto 2002:198 ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain :
1. Dalam Bidang Organisasi
Universitas Sumatera Utara
50
Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi
didasarkan atas faktor di luar administrasi, seperti faktor politik, sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan
pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya
pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat
adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang
bersangkutan memiliki atasan ganda. 2.
Dalam Bidang Manajemen Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki
perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan
dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan,
peneguran, memperingati, terhadap penyimpangan yang dilakukan bawahan, belum tertanamnya pedoman kerja yang baik.
3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi
Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang
bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan
tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.
Universitas Sumatera Utara
51
4. Dalam Bidang Kepegawaian
Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat,
pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.
5. Dalam Bidang Tata Keuangan
Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur- unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam
bidang penyusunan anggaran, pembukuan pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.
6. Dalam Bidang Tata Perbekalan
Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari instansi pimpinan yang tidak sesuai sengan kebutuhan instansi bawahan, tidak adanya
kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata ruang yang tidak memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak terpakai di sudut-
sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan barang tersebut dengan baik.
7. Dalam Bidang Tata Warkat
Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan
dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.
Dalam hal ini hambatan-hambatan yang terjadi pada pelaksanaan sistem pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara tidak terlalu membuat sistem
Universitas Sumatera Utara
52
menjadi buruk,tetapi saat ini hambatan terbesar pada bidang organisasi.Saat ini dengan tidak adanya Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara salah
satu hambatan dalam berjalannya sistem,walau dengan adanya pelaksana tugas tidak berarti sistem kerja berjalan dengan baik.Kekosongan juga terjadi pada
beberapa struktur seperti Ketua Program Studi D3-Keuangan,Sekretaris Ketua Program Studi D3-Kesekretariatan yang belum ditetapkan.Kekosongan ini juga
mempengaruhi sistem pengorganisasian yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
G. Tinjauan Struktur Organisasi dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi USU
Organisasi dan manajemen mempunyai hubungan yang erat. Organisasi adalah salah satu dari alat manajemen untuk mencapai tujuan sedangkan
manajemen adalah cara untuk mencapai tujuan dengan mempergunakan sumber daya yang ada. Manajemen dan organisasi yang baik akan memberikan
pendelegasian dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas masing-masing bagian yang terlibat dalam perusahaan. Hal ini membawa efek yang positif
terhadap organisasi karena di dalam pelaksanaan kinerja organisasinya dalam mencapai tujuannya sangat ditentukan oleh pembagian tugas yang baik. Dengan
mengetahui wewenang dan tanggung tanggung jawabnya setrap individu atau pegawai akan dapat melaksanakan kewajiban dengan tepat dan terkoordinir.
Struktur organisasi merupakan kerangka dasar yang menunjukkan hirarki organisasi dan batasan wewenang serta hubungan antara unit-unit organisasi
dalam suatu organisasi. Di dalam struktur organisasi menjelaskan pembagian tugas-tugas kedalam satuan-satuan organisasi. Pembagian tugas-tugas ini terdiri
dari tugas-tugas yang telah dirumuskan kedalam suatu uraian tugas. Nantinya
Universitas Sumatera Utara
53
satuan-satuan organisasi ini dikoordinir dengan mengisi orang-orang kebagian organisasi berdasarkan keahlian serta mampu bertanggung jawab atas pekerjaan
yang dilimpahkan kepadanya. Jadi struktur organisasi akan memudahkan seorang pegawai mengetahui kedudukannya, apa tugasnya, apa wewenangnya, apa
tanggung jawabnya, apa kewajibanya, apa fungsinya dan kepada siapa akan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Struktur
organisasi akan membantu membantu kelancaran jalannya pelaksanaan organisasi itu sendiri. Sehingga dengan sendirinya tercipta koordinasi kerja.
Koordinasi kerja tidak dapat berjalan tanpa adanya komunikasi. Koordinasi yang baik dalam suatu organisasi tidak lepas dari kemampuan
pimpinan dalam bekerja sama dengan orang lain, untuk meneruskan ide dan saran guna pencapaian tujuan organisasi. Dalam prakteknya komunikasi sangat penting
untuk memberikan arahan, perintah, pesan dan penyampaian ide-ide dari atasan kepada bawahannya. Dalam hal ini Fakultas Ekonomi USU menerapkan
komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah, yaitu dekan memberikan informasi dalam hal
upaya mengarahkan,
menginstruksi, mengevaluasi
hasil kerja
para bawahannyapembantu dekan dan memberikan penjelasan mengenai kebijakan
yang akan dibuat Dekan sewaktu-waktu. Dalam hal komunikasi horizontal misalnya komunikasi sesama bagian organisasi yang sederajat misal komunikasi
sesama pegawai dalam hal pengerjaan tugas, apakah mengerti melakukan pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Maka tidaklah berlebihan bila komunikasi
merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi. Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU
dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat bedalan lancar tanpa ada
Universitas Sumatera Utara
54
tumpang tindih karena ada pembagian tugas-tugas ke dalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugaspekerjaannya. Pembagian ini juga
disesuaikan dengan menempatkan orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya tingkat pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam
Fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan
staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas-tugas yang dilakukan oleh para
pegawai pada bagiannya masing-masing.
Universitas Sumatera Utara
55
55
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang
didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Pembagian tugas-tugas yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU
disesuaikan dengan kemampuan pegawai dalam pemberian wewenang pekerjaan kepadanya. Pekerjaan yang dikerjakan menjadi terkoordinir.
Sehingga aktivitas yang dijalankan Fakuttas Ekonomi itu terlaksana secara terarah.
2. Peran komunikasi juga penting dalam menunjang koordinasi kerja.
Fakultas Ekonomi USU menerapkan komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Dalam prakteknya dekan sudah mampu mengarahkan,
mengevaluasi kerja dan menginstruksikan bawahannyapembantu dekan. Secara keseluruhan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan
Fakultas Ekonomi USU bisa dikatakan dapat meningkatkan koordinasi kerja para pegawainya. Hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas
yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing-masing.
55
Universitas Sumatera Utara
