Bentuk- Bentuk Struktur Organisasi

32 perintah,tanggung jawab dan keputusan akan dilaksanakan,oleh karena itu ketidakpastian ini dapat menimbulkan kebingungan,keraguan dari karyawan ke pimpinan maupun dari mahasiswa kepada karyawan. Pada dasarnya asas rentang kendali,asas organisasi,asas fleksibilitas pada Fakultas Ekonomi telah berjalan baik,tetapi pada saat ini asas organisasi dan asas fleksibilitas yang dilakukan Fakultas Ekonomi tidak sesuai dengan keadaan Fakultas Ekonomi.Penerapan asas fleksibilias yang salah contohnya adanya rotasi pekerjaan yang tidak disesuaikan pada perubahan internal dan eksternal Fakultas Ekonomi. Asas-asas yang dikemukakan diatas berfungsi untuk menganalisa struktur organisasi.Struktur yang di gunakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara akan berjalan dengan baik jika memperhatikan asas-asas tersebut dalam struktur organisasinya.

C. Bentuk- Bentuk Struktur Organisasi

Menurut Winardi 2003:201 ada 4 elemen dalam struktur organisasi yaitu: 1. Spesialisasi aktivitas, yang mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi pembagian kerja dan penyatuan tugas- tugas tersebut ke dalam unit kerja departementalization. 2. Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menuju kelayakdugaan predictability aktivitas-aktivitasnya. 3. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi. Menurut Mintzberg, mekanisme standardisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola unit. Universitas Sumatera Utara 33 4. Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam satu kelompok kerja. Menurut Supardi 2002:20, bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi 4 empat pola utama yaitu Organiasi Garis Line Organization, Organisasi Garis dan Staf Line-Staf Organization, Organisasi Fungsional serta Organisasi Fungsional dan Staf. 1. Organisasi Garis Line Organization Bentuk ini merupakan tipe organisasi tertua, paling banyak terdapat dan paling banyak dipakai, terutama pada perusahaan yang relatif kecil. Bentuk tata hubungannya masih sederhana sehingga praktis dan mudah dipakai. Pada jenis organisasi garis, kekuasaan dan tanggungjawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan dari tingkat teratas sampai tingkat yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan dan masing-masing memberi pertanggung jawaban tugasnya kepada atasan atau pimpinan tersebut. Di sini seseorang hanya bertanggung jawab pada satu orang pimpinan saja. Oleh karena itu setiap pimpinan dituntut dalam memiliki kemampuan dan pengetahuan yang multi karena pelaksanaan pekerjaan tidak memiliki pembantu ahli. Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 1 Bentuknya sederhana dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif kecil. 2 Bawahan hanya mengenal satu pimpinan. 3 Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang. 4 Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit. 5 Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain. Universitas Sumatera Utara 34 6 Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks. 7 Tingkat spesialisasi kerja yang rendah. 8 Alat-alat yang drpergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih sederhana. 9 Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah. 10 Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana. 11 Dari pucuk pimpinan sampai ke bawah segala sesuatu berlangsung menurut garis komando. Kebaikan organisasi garis antara lain: a. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah. b. Pengambilan keputusan lebih cepat. c. Solidaritas karyawan tinggi. d. Biayanya rendah. Kelemahan organisasi garis, antara lain : a. Terlalu bergantung pada satu orang pimpinan. Sehingga kalau ia tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut. b. Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis. c. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas. Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai berikut : Manajer Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Manajer Universitas Sumatera Utara 35 Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis Sumber : Wursanto 2003 : 102 2. Organisasi Garis dan staf Line Staf Organization Bentuk organisasi garis dan staf adalatr suatu sistem yang dikemukakan oleh Emerson Amerika kemudian diperdalam oleh Fayol Prancis yang menurutnya dalam mengatasi keburukan sistem garis maupun fungsional dengan dibentuk staf yang terdiri dari tenaga ahli. Dengan demikian untuk mempertahankan kesatuan pimpinan dari sistem garis, staf tidak mengganggu kalancaran organisasi garis dan kewajibannya dalam member pelayanan nasehat, dan kontrol kepada pimpinan organisasi. Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks. b. Jumlah anggotanya relatif banyak. c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 dua yaitu: 1 Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling bawah. 2 Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf, Unit staf adalah unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan. d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh anggota. Kelebihan organisasi garis dan staf antara lain : a. Relevan untuk perusahaan besar Universitas Sumatera Utara 36 b. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli c. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place” Kelemahan organisasi garis dan staf antara lain : a. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan b. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga mereka tidak saling mengenal c. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi. Gambar 3.2 Organisasi Bentuk Garis dan Staf Sumber: Wursanto 2003 : 107 3. Organisasi Fungsional Organisasi fungsional bermula diciptakan oleh F. W Taylor, dimana setiap atas berwewenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan. Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Manajer Staff Universitas Sumatera Utara 37 b. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian fungsi. c. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya dan pimpinan dari setiap organisasi tersebut berhak untuk memberikan perintah kepada semua pelaksaan sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas masing-masing d. Seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan. e. Bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan perintah. f. Karena setiap satuan organisasi dapat memberikan perintah kepada semua pelaksana sepanjang menyangkut bidang masing-masing maka bagian organisasi fungsional tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural. Kebaikan organisasi fungsional antara lain : a. Pembagian tugas jelas b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin c. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahlian Kelemahan organisasi fungsional antara lain : a. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan b. Karyawan yang tidak merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama karena masing-masing merasa bidang spesialisasinya yang terpenting Universitas Sumatera Utara 38 4. Organisasi Fungsional dan Staf Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Dalam organisasi fungsional dan staf wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja di bawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksana yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan. Kebaikan struktur Organisasi fungsional dan Staf antara lain : b. Pembagian tugas jelas c. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan d. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks e. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf antara lain : a. Sukar mengadakan mutasi b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi c. Kurangnya solidaritas sesarna karyawan karena tidak saling mengenal. Manajer Personalia Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan Manajer Karyawan Gambar 3.3 Struktur Organisasi Fungsional Sumber : Wursanto 2003 : 114 Universitas Sumatera Utara 39 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Bentuk Fungsional dan Staf Sumber : Wursanto 2003 : I 16 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian personalia berdasarkan fungsinya dan ditambah dengan staf yang tidak memiliki wewenang terhadap aktivitas fakultas melainkan hanya sebagai dewan pertimbanganpemberi keputusan terhadap masalah yang berhubungan dengan fakultas. Pimpinan organisasi dalam hal ini Dekan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan bagian sebagai satuan pelaksanaan yang ada, sepanjang itu menyangkut pekerjaan. Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dibantu oleh pembantu- pembantunya, yaitu Pembantu Dekan Satu PD I, Pembantu Dekan Dua PD II, dan Pembantu Dekan Tiga PD III. Pembantu Dekan Satu PD I bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bagian akademik. Pembantu Dekan Satu membawahi kepala sub bagian pendidikan. Pembantu Dekan Dua PD II bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang kepegawaian. Pembantu Dekan Dua ini membawahi sub bagian kepegawaian. Pembantu Dekan Tiga PD III bertanggung jawab terhadap masalah yang Staff Produksi Perdagangan Personalia Keuangan Manajer Proyek A Proyek B Proyek C Universitas Sumatera Utara 40 berhubungan dengan bidang kemahasiswaan. Pembantu dekan dua ini membawahi sub bagian kemahasiswaan Sub bagian-bagian ini bertanggung jawab atas wewenang yang diberikan pembantu dekan. Dari pembagian satuan-satuan orgnanisasi ini terlihat bahwa organisasi Fakultas Ekonomi USU telah terkoordinir dengan baik. Struktur organisasi yang diterapkan dalam Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik karena sudah ada uraian tugasjob description disetiap bagian- bagian organisasi. Pembagian tugas sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk menyalurkan dan mengarahkan para anggota untuk mencapai keefisienan pekerjaan.

D. Komunikasi Dalam Organisasi