Kegiatan Pelayanan Bidang Pertanahan Basis Data Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Labuhanbatu

Tabel 5. Jumlah Pegawai berdasarkan Golongan Subbag Seksi Golongan IV Golongan III Golongan II Golongan I Jumlah A B C D A B C D A B C D A B C D Kepala Kantor - - - - 1 - - - - - - - - - - - 1 TU 2 - - - - 3 - 1 - 4 - - - - - - 10 SPP - - - - 3 4 - - 4 - 3 3 - - - - 17 HTPT - - - - 2 9 3 - - 2 - - - - - 16 PPP - - - - - 2 1 1 - - - - - - - - 4 PP - - - - - 1 2 - - - - - - - - 3 SKP - - - - - 2 - 1 - - - - - - - - 3 Jumlah 2 - - - 6 21 1 8 4 4 5 3 - - - - 54 Sumber : Kantor Pertanahan Kabupaten Labuhan Batu 2015 Berdasarkan tabel diatas, dapat diketahui bahwa sumber daya manusia pada Kantor Pertanahan Kabupaten Labuhan Batu pada unit Kepala Kantor sebanyak 1satu personil atau 1,9, pada Sub Bagian Tata Usaha sebanyak 10 personil atau 18,5, pada Seksi Survei, Pengukuran dan Pemetaan sebanyak 17 personil atau 31,5, pada Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah sebanyak 16 personil atau 29,6, pada Seksi Pengaturan dan Penataan Pertanahan sebanyak 4empat personil atau 7,4, pada Seksi Pengendalian dan Pemberdayaan sebanyak 3tiga personil atau 5,6, pada Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara sebanyak 3tiga personil atau 5,6.

8. Kegiatan Pelayanan Bidang Pertanahan

a. Loket Pelayanan Pertanahan  Loket I : Informasi  Loket II : Penerimaan Berkas Permohonan  Loket III : Pembayaran Biaya Permohonan  Loket IV : Pengambilan Produk b. Prosedur Permohonan  Mohon informasi dan pengecekan sertifikat hak atas tanah pada loket I Universitas Sumatera Utara  Pelayanan formulir  Mengisi formulir permohonanpendaftaran  Berkas permohonan yang memenuhi persyaratan diserahkan ke loket II  Pembayaran biaya pendaftaran kepada petugas loket III  Pengambilan produk pada loket IV c. Jenis Kegiatan Pelayanan Pertanahan  Pengukuran dan Pemetaan  Permohonan Hak  Pendaftaran Tananah untuk pertama kali  Informasi Pertanahan

9. Mekanisme Pelayanan

Kantor Pertanahan Kabupaten Labuhan Batu telah mengimplementasikan mekanisme pelayanan dalam bentuk 2 dua kelompok, yaitu Front Office dan Back Office.

a. Front Office

Front Office merupakan suatu area kerja bagi petugas Kantor Pertanahan bagian depan yang berhubungan langsung dengan masyarakat. Front Iffice terdiri dari loket-loket pelayanan. Pembagian loket pelayan bertujuan untuk memudahkan masyarakat dalam mendapatkan pelayanan pembuatan sertifikat tanah. Sistem loket di Kantor Peetanahan Kabupaten Labuhanbatu dibagi menjadi 4 empat loket pelayanan. Berikut merupakan penjelasan masing-masing loket :  Loket I : Loket informasi adalah loket untuk memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat. Universitas Sumatera Utara  Loket II : Loket Penerimaan Permohonan adalah loket untuk penerimaan dan pemerikasaan dokumen permohonan.  Loket III : Loket Pembayaran adalah loket untuk membayar hal-hal yang berhubungan dengan biaya permohonan.  Loket IV : Loket Penyerahan Produk adalah loket untuk menyerahkan produk-peoduk Kantor Pertanahan. Uraian Tugas Front Office adalah sebagai berikut : 1 Petugas Informasi INF adalah petugas yang memberikan informasi dan penjelesan kepada masyarakat mengenai sesuatu yang berhubungan dengan pelayanan pertanahan secara bergiliran. Uraian tugas sebagai berikut : a Menerima pertanyaan dari masyarakat b Mencari kebenaran informasi dari komputer c Memberi jawaban atau informasi tersebut kepada masyarakat d Penanggung jawab harian pada loket pelayanan 2 Petugas Penerimaan dan Pemerikasaan Berkas Permohonan PPB adalah petugas yang menerima dan memeriksa dokumen-dokumen berkas permohonan. Uraian tugas sebagai berikut : a Menerima berkas permohonan b Memeriksa kelengkapan dokumen c Mengurutkan susunan dokumen di dalam berkas permohonan d Memeriksa kebenaran materi dokumen e Memberikan kupon nomor tunggu kepada pemohon f Menempelkan kupon nomor tunggu pada sampul berkas permohonan g Menyerahkan berkas permohonan kepada petugas Entry Data Universitas Sumatera Utara 3 Petugas Entry Data EDP Permohonan adalah petugas yang memasukkan data permohonan ke dalam database aplikasi sistem komputerisasi pertanahan. Uraian tugas sebagai berikut : a Memasukkan Data berdasarkan dokumen yang ada di dalam berkas permohonan b Menulis Nomor berkas yang dihasilkan dari komputer pada sampul berkas permohonan c Mencetak Tanda Terima Dokumen dan Surat Perintah Setor d Meletakkan berkas pada meja yang sudah ditentukan 4 Petugas Penanggung Jawab PJB Berkas adalah petugas yang bertanggung jawab terhadap berkas-berkas permohonan yang diterima di bagian front office. Uraian tugas sebagai berikut : a Menerima dokumen dari petugas Entry Data Permohonan b Memanggil pemohon berdasarkan Surat Perintah Setor c Menyerahkan Surat Perintah Setor dan Tanda Terima Dokumen kepada pemohon. d Mendistribusikan berkas permohonan ke bagian Back Office 5 Petugas Penunjuk Petugas Ukur adalah petugas Koordinator Pengukuran dan Pemetaan yang berada di loket pelayanan. Berkas permohonan setelah dinyatakan lengkap dan akan dibayar oleh pemohon, maka kordinator dapat memberikan jadwal pengukuran dan menunjuk petugas ukur. 6 Petugas Bendaharawan Khusus Penerimaan BKP adalah petugas yang mengelola uang pembayaran biaya permohonan dari masyarakat. Uraian tugas sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara a Menerima SPS dari pemohon b Menerima uang dari pemohon c Membukukan secara otomatis pada komputer untuk penomoran daftar isian d Mencetak kwitansi detail e Menandatangani kwitansi biaya permohonan pendaftaran f Menyerahkan kwitansi kepada pemohon 7 Petugas Penyerahan Produk adalah petugas yang bertanggung jawab menyerahkan hasil-hasil pekerjaan permohonan pendaftaran. Selain empat loket pelayanan Kantor Pertanahan Kabupaten Labuhanbatu juga membuka loket pengaduan permasalahan, hal ini dalam rangka melaksanakan agenda prioritas BPN-RI khususnya agenda nomor 5 lima yaitu : menangani dan menyelesaikan perkara, masalah, sengketa, dan konflik pertanahan di seluruh Indonesia secara sistematis. Segala jenis pengaduan dan masalahan pertanahan ditampung dan diupayakan penyelesaiannya sesuai ketentuan yang berlaku.

b. Back Office

Back Office merupakan area kerja petugas pelaksana dan eksekutif Kantor Pertanahan, petugas di bagian back office terdiri dari : 1 Petugas Pelaksana adalah petugas bagian belakang yang menyelesaikan pengadministrasian dan pembukuan berkas-berkas permohonan. Uraian tugas sebagai berikut : a Memeriksa data-data permohonan pada inbox komupter b Meminta berkas permohonan kepada Kepala Sub seksi Universitas Sumatera Utara c Memindahkan data dari inbox Current, periksa data pada data base, jika belum ada data base dalam sistem maka Petugas Data Entry Buku Tanah dan Petugas Data Entry SUGS untuk input data d Menerima Buku Tanah e Melakukan Anotasi f Menyerahkan Dokumen pada KASUBSI g Mengambil dokumen yang sudah diperiksa oleh KASUBSI h Mencetak Dokumen jika telah disetujui oleh KASUBSI i Meyerahkan dokumen pada KASI j Menyerahkan Dokumen kepada dari KASI Kepala Kantor 2 Petugas Entry Data dan Buku Tanah EDB adalah petugas bagian belakang yang melakukan pengisian data buku tanah. Uraian tugas sebagai berikut : a Memeriksa pada inbox, jika data base masih belum lengkap maka petugas memasukkan pada current box b Mencari fisik Buku Tanah c Memasukkan Data Buku Tanah ke dalam data base d Mengirim buku tanah elektronik kepada Petugas Pelaksana 3 Petugas Entry Data SUGS EDS adalah petugas bagian belakang yang yang melakukan pengisian data SUSG. Uraian tugas sebagai berikut : a Memeriksa pada inbox, jika data base belum ada, memasukkan pada current box b Mencari Buku SUGS c Memasukkan data dari buku SUGske dalam data base Textual Universitas Sumatera Utara 4 Kepala Subseksi KASUBSIKepala Urusan KAUR adalah kepala dari suatu Sub SeksiUrusan yang melakukan pemeriksaan dan mengotorisasikan berkas permohonan. Uraian tugas sebagai berikut : a Menerima dokumen dari Petugas Penanggung Jawab Berkas b Membandingkan jumlah dokumen yang diterima dengan yang ada di inbox c Memerintahkan Petugas Pelaksana untuk mengambil dokumen dan menyelesaikannya d Menerima dokumen yang sudah diselesaikan oleh Petugas Pelaksana e Memeriksa pada inbox sesuai dengan berkas yang diterima dan dipindahkan dari current box f Memeriksa kebenaran dokumen di berkas dan di layar monitor , jika benar maka akan diotorisasikan berkas permohonan pada layar sehingga pindah pada proses berikutnya g Menyerahkan dokumen pada KASI 5 Kepala Seksi KASIKepala Sub Bagian KASUBAG adalah kepala dari suatu Seksi atau Sub Bagian yang melakukan pemeriksaan dan mengotorisasikan berkas permohonan. Uraian tugas sebagai berikut : a Menerima dokumen dari KASUBSIKAUR b Memeriksa pada inbox sesuai dengan berkas yang diterima dan memindahkannya pada current box c Memeriksa kebenaran dokumen di berkas dan layar monitor, jika benar maka diotorisasikan berkas permohonan pada layar sehingga pindah pada proses berikutnya d Menyerahkan dokumen kepada Petugas Pelaksana untuk dicetak Universitas Sumatera Utara e Menyerahkan dokumen kepada KAKAN 6 Kepala Kantor KAKAN adalah Kepala Kantor Pertanahan yang menandatangani dokumen dan mengotorisasikan berkas permohonan. Uraian tugas sebagai berikut : a Menerima dokumen dari Petugas Pelaksana b Memeriksa pada inbox sesuai dengan berkas yang diterima dan dipindahkan pada current box c Menandatangani dokumen d Mengotorisasikan berkas permohonan di layar monitor

10. Basis Data Pertanahan Kantor Pertanahan Kabupaten Labuhanbatu

Basis merupakan koleksi dari data yang terorganisasi dengan cara sedemikian rupa sehingga data mudah disimpan dan dimanipulasi diperbaharui, dicari, diolah dengan perhitungan-perhitungan tertentu serta dihapus. Basis data merupakan kumpulan data dalam suatu organisasi, skala kecil, sedang dan skala besar dalam konteks kelembagaan maupun kenegaraan. Basis data kepegawaian merupakan himpunan data manusia-manusia yang bekerja dan terhimpun dalam suatu organisasi yang meliputi data entitas masuk dalam devisi yang mana, atribut nama, nomor kepegawaian, alamat, dstvalue data masing- masing nama pegawai, berupa umur, dst. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Badan Pertanahan Nasional saat ini memiliki jenis basis data sebagai berikut: a. Data spasial objek hak b. Data Yuridis data textual beserta riwayat tanahnya c. Penilaian Tanah dan Universitas Sumatera Utara d. Penggunaan dan pemanfaaran bidang-bidang tanahnya Basis data pertanahan secara operasional banyak dikelola oleh Kantor Pertanahan sebagai perwakilan pemerintah dalam tingkat KabupatenKota dan sebagian dihasilkan oleh Kantor Wilayah pada tingkat Provinsi dan tingkat Pusat oleh BPN-RI. Beberapa produk Kantor Pertanahan Kabupaten Labuhanbatu yang merupakan data utama pertnahan yaitu :  Buku Tanah, yaitu dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik suatu obyek pendaftran tanah yang sudah ada haknya.  Surat Ukur, yaitu dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian.  Gambra Ukur, yaitu dokumen tempat mencantumkan gambar suatu bidang tanah atau lebih dan situasi sekitarnya serta data hasil pengukuran bidang tanah baik berupa jarak, sudut, azimuth ataupun sudut jurusan.  Peta Pendaftaran Tanah, yaitu peta yang menggambarkan suatu bidang tanah untuk keperluan pembukuan tanah  Peta Tematik Pertanahan, yaitu gambaran permukaan bumi pada bidang datar yang menyajikan tema tertentu.  Warkah, yaitu dokumen yang merupakan alat pembuktian data fisik dan data yuridis bidang tanah yang telah dipergunakan sebagai dasar pendaftaran bidang tanah tersebut.  Surat Kepetusan Pemberian Hak, yaitu penetapan Pemerintah yang memberikan suatu hak atas tanah Negara, perpanjangan jangka waktu hak, Universitas Sumatera Utara pembaharuan hak, perubahan hak, termasuk pemberian hak diatas Hak Pengelolaan. Data pertanahan disimpan dalam bentuk daftar, berkas, buku dan peta-peta papaer base. Sertifikat merupakan bukti kepemilikan atas sebidang tanah yang disimpan pemilik. Sesuai dengan prinsip pedaftaran, mirror principle, pemilik tanah memiliki copy bukti yang aslinya tersimpan pada Kantor Pertanahan. Konsep basis data bermula dari semakin banyak volume yang terhimpun dalam pengelolaan data. Keterbatasan manusia untuk mengolah data-data tersebut secara konvensional memicu kreatifitas dalam pemanfaatan teknologi informasi yang dapat membantu dalam mengelola data tersebut. Salah satu ciri pemanfaatan teknologi tersebut adalah datanya sterstruktur. Sistem basis data mengacu pada sistem pengumpulan, penyusunan dan pencatatan record serta menyimpan dengan memanfaatkan komputer sebagai mesin mengolah dengan tujuandapat menyediakan informasi setiap saat untukberbagai kepentingan. Dengan mengacu pada konsep diatas, komponen basis data meliputi unsur-unsur yang berperan dalam membangun suatu sistem yang terdiri dari perangkat keras, perangkat liunak sistem operasi, aplikasi, data baseDBMS dan pengguna usser.

11. Komputerisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Labuhanbatu