Analisis sistem sekarang

4.2.2 Analisis sistem sekarang

  Tahap analisis sistem sekarang adalah proses mengidentifikasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan, dan kesempatan-kesempatan yang ada pada sistem yang digunakan saat ini, sehingga bisa diketahui kebutuhan- kebutuhan sistem yang pada akhirnya nanti akan bisa digunakan sebagai usulan perbaikan pada sistem. Tahap ini merupakan salah satu tahap yang penting, karena kesalahan dalam analisis permasalahan dalam sistem akan menimbulkan salah persepsi ketika mengajukan usulan perbaikan sistem. Hal ini akan berakibat pada kurang efektifnya ide perbaikan yang diusulkan.

A. Analisis sistem Tugas Akhir

  Analisis sistem Tugas Akhir dibagi menjadi empat bagian sesuai aktivitas utama yang ada pada sistem TA, yaitu: analisis pengajuan TA, analisis pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, analisis pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, dan pemrosesan informasi TA.

1. Analisis pengajuan Tugas Akhir

  Mahasiswa yang mengajukan proposal TA wajib menentukan pilihan bidang keminatan yang kemudian dicantumkan dalam form pengajuan proposal TA. Bidang keminatan yang dipilih oleh mahasiswa dalam proposalnya akan digunakan untuk keperluan penyampaian proposal kepada ketua bidang keminatan yang bersangkutan. Hal ini tentu akan memudahkan koordinator TA dalam meneruskan proposal kepada bidang keminatan yang sesuai dengan tema yang diajukan. Jadi pada sistem sekarang ini, pemanfaatan data pilihan bidang keminatan TA hanya sebatas untuk keperluan pendistribusian proposal kepada bidang keminatan dan tidak digunakan untuk keperluan yang lain.

  Bidang keminatan yang dipilih mahasiswa dalam proposalnya sebenarnya bisa digunakan untuk memunculkan informasi penyebaran minat TA dalam suatu periode tertentu. Informasi ini dibutuhkan terutama oleh pihak manajemen jurusan untuk keperluan pengawasan dan pengambilan keputusan terkait Tugas Akhir. Hal ini dapat dicapai jika data tersebut dikelola dengan baik. Sehingga pada saat data dibutuhkan, informasi yang dihasilkan bisa akurat dan dapat tersaji dengan cepat.

  Namun pada kenyataannya, pihak jurusan Teknik Industri belum melakukan pengelolaan data bidang keminatan TA secara optimal. Akibat belum optimalnya pengelolaan data tersebut adalah kesulitan bagi koordinator TA untuk bisa menyajikan informasi penyebaran TA dalam periode waktu tertentu secara cepat dan akurat. Hal ini layak menjadi bahan pertimbangan dalam pengembangan sistem informasi TA di jurusan Teknik Industri UNS.

2. Analisis pendaftaran dan pelaksanaan seminar Tugas Akhir

  Alur kegiatan pendaftaran hingga pelaksanaan seminar TA di jurusan Teknik Industri sudah berjalan dengan cukup baik. Akan tetapi ada yang masih perlu diperhatikan dalam kegiatan menjelang seminar TA mahasiswa. Kegiatan tersebut adalah kegiatan dari bagian administrasi (TU) untuk menyiapkan kelengkapan seminar TA mahasiswa.

  Sebelum seminar TA dilakukan, bagian administrasi (TU) akan menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar yang terdiri dari form nilai bimbingan TA, form nilai seminar TA untuk masing-masing penguji, dan berita acara seminar TA. Untuk keperluan itu, bagian administrasi (TU) harus memasukkan nama, NIM, judul TA, nama pembimbing I dan II, nama penguji I dan II, serta waktu seminar (meliputi hari, tanggal, jam) pada form-form yang diperlukan. Kegiatan untuk menyiapkan berkas-berkas tersebut tentu membutuhkan waktu yang relatif lama. Apalagi jika mahasiswa yang melakukan seminar pada hari yang sama jumlahnya cukup banyak. Hal ini tentu akan memperbesar terjadinya kesalahan manusia (human error) yang dilakukan oleh bagian administrasi (TU). Oleh karena itu, perancangan sistem yang lebih baik perlu dilakukan agar pekerjaan bagian administrasi (TU) bisa lebih efisien dan terhindar dari human error.

3. Analisis pendaftaran dan pelaksanaan sidang Tugas Akhir

  Alur kegiatan pendaftaran hingga pelaksanaan sidang TA di jurusan Teknik Industri menyerupai alur kegiatan pendaftaran hingga pelaksanaan seminar TA seperti yang telah dibahas pada bagian sebelumnya. Pengamatan difokuskan pada bagian administrasi (TU) dalam menyiapkan kelengkapan sidang TA.

  Sama halnya dengan penyiapan kelengkapan seminar, pada saat mempersiapkan kelengkapan sidang TA, bagian administrasi juga harus memasukkan nama, NIM, judul TA, nama pembimbing I dan II, nama penguji I dan II, serta waktu seminar (meliputi hari, tanggal, jam) pada form-form yang diperlukan. Kegiatan tersebut tentu membutuhkan waktu yang relatif lama. Apalagi jika mahasiswa yang melakukan sidang pada hari yang sama jumlahnya cukup banyak. Hal ini tentu akan memperbesar terjadinya kesalahan manusia (human error) yang dilakukan oleh bagian administrasi (TU). Oleh karena itu, perancangan sistem yang lebih baik perlu dilakukan agar pekerjaan bagian administrasi (TU) bisa lebih efisien dan terhindar dari human error.

4. Analisis pemrosesan informasi Tugas Akhir

  Informasi terkait Tugas Akhir yang selama ini sudah diproses antara lain

  informasi tentang pengumuman pembimbing TA, pengumuman penguji TA, jadwal seminar, jadwal sidang, dan progress TA mahasiswa. Informasi tersebut dibuat berdasarkan data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan, khususnya koordinator TA. Data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan tersimpan dalam bentuk dokumen kertas yang diarsip dalam almari pengarsipan serta dalam bentuk file dokumen maupun spreadsheet yang tersimpan dalam komputer.

  Dalam membuat informasi progress TA, koordinator TA harus merekap data yang antara lain terdiri dari tanggal pengajuan proposal, tanggal keluarnya Surat Keputusan (SK) tentang dosen pembimbing, tanggal pendaftaran seminar, tanggal pelaksanaan seminar, tanggal pendaftaran sidang, tanggal pelaksanaan sidang, nama dosen pembimbing I dan II, serta nama dosen penguji I dan II. Pemrosesan data menjadi informasi progress TA akan memerlukan waktu yang relatif lama dan rawan terjadi kesalahan. Karena proses pembuatan informasi yang cukup ribet, menjadikan informasi progress TA yang dipasang pada papan pengumuman jarang di-update dan informasinya tidak lengkap.

  Data-data terkait Tugas Akhir yang dimiliki pihak jurusan dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan informasi yang benar dan bermanfaat. Hal ini dapat dilakukan jika data-data yang ada dikelola dengan baik. Pada sistem sekarang ini, pihak jurusan belum melakukan pengelolaan dengan baik terhadap data-data tersebut.

  Informasi lain yang dapat dibuat dengan memanfaatkan data yang ada antara lain informasi penyebaran minat pengerjaan TA dan rekapitulasi beban dosen pembimbing TA.

  Dengan pengelolaan data yang baik, koordinator TA akan dengan mudah untuk membuat laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing dan penguji TA dalam suatu periode tertentu tanpa harus merekap satu-per-satu dari file dokumen yang telah diarsip. Laporan beban dosen pembimbing dan penguji TA bisa dimanfaatkan oleh pihak jurusan untuk mengatur dan mengambil kebijakan tentang pembagian dosen pembimbing dan penguji TA.

  Informasi penyebaran minat TA dapat dibuat dengan merekap data bidang keminatan yang ada pada form pengajuan proposal TA mahasiswa. Dengan informasi penyebaran minat TA, pihak jurusan dapat dengan mudah memantau minat pengerjaan TA mahasiswa dan membuat keputusan yang dianggap perlu terkait penyebaran minat Tugas Akhir.

B. Analisis sistem Kerja Praktek

  Analisis sistem Kerja Praktek dibagi menjadi tiga bagian sesuai aktivitas utama yang ada pada sistem KP, yaitu: analisis pengajuan KP, analisis pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP, dan pemrosesan informasi KP.

1. Analisis pengajuan Kerja Praktek

  Pengajuan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri sudah dapat dikatakan berjalan dengan baik. Mahasiswa yang akan melaksanakan KP terlebih dahulu harus membuat surat pengajuan KP kepada pihak jurusan. Dengan adanya surat pengajuan KP, maka pihak jurusan memiliki data tentang mahasiswa yang akan melaksanakan KP pada periode waktu tertentu. Data yang berupa lembaran surat tersebut sudah diarsip dengan rapi oleh pihak jurusan pada tempat pengarsipan.

2. Analisis pendaftaran seminar Kerja Praktek

  Pada sistem sekarang ini, pendaftaran seminar KP dilayani di bagian administrasi (TU). Setelah menerima formulir pendaftaran beserta syarat-syarat Pada sistem sekarang ini, pendaftaran seminar KP dilayani di bagian administrasi (TU). Setelah menerima formulir pendaftaran beserta syarat-syarat

  Sebelum seminar KP dilakukan, bagian administrasi (TU) akan menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar yang terdiri dari berita acara seminar KP, daftar hadir peserta seminar KP, dan form penilaian KP. Untuk keperluan itu, bagian administrasi (TU) harus memasukkan nama, NIM, judul KP, nama pembimbing KP, serta waktu seminar (meliputi hari, tanggal, jam) pada form- form yang diperlukan. Kegiatan untuk menyiapkan berkas-berkas tersebut tentu membutuhkan waktu yang relatif lama. Apalagi jika mahasiswa yang melakukan seminar pada hari yang sama jumlahnya cukup banyak. Hal ini tentu akan memperbesar terjadinya kesalahan manusia (human error) yang dilakukan oleh bagian administrasi (TU). Oleh karena itu, perancangan sistem yang lebih baik perlu dilakukan agar pekerjaan bagian administrasi (TU) bisa lebih efisien dan terhindar dari human error.

3. Analisis pemrosesan informasi Kerja Praktek

  Informasi terkait Kerja Praktek yang selama ini sudah diproses antara lain

  informasi tentang pengumuman pembimbing KP, dan jadwal seminar. Informasi tersebut dibuat berdasarkan data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan, khususnya koordinator KP dan bagian administrasi. Data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan tersimpan dalam bentuk dokumen kertas yang diarsip dalam almari pengarsipan serta dalam bentuk file dokumen maupun spreadsheet yang tersimpan dalam komputer.

  Pengumuman pembimbing KP dibuat secara rutin setiap tahun sekali yang ditujukan kepada mahasiswa semester 6. Informasi ini disampaikan melalui papan pengumuman jurusan Teknik Industri. Sedangkan untuk jadwal seminar KP disampaikan secara langsung kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar.

  Data-data terkait Kerja Praktek yang dimiliki pihak jurusan dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan informasi yang benar dan bermanfaat. Hal ini dapat dilakukan jika data-data yang ada dikelola dengan baik. Pada sistem sekarang ini, pihak jurusan belum melakukan pengelolaan dengan baik terhadap Data-data terkait Kerja Praktek yang dimiliki pihak jurusan dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan informasi yang benar dan bermanfaat. Hal ini dapat dilakukan jika data-data yang ada dikelola dengan baik. Pada sistem sekarang ini, pihak jurusan belum melakukan pengelolaan dengan baik terhadap

  Berbeda dengan aktivitas pada sistem Tugas Akhir, sistem Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri tidak memiliki catatan penyebaran minat dari laporan KP yang dibuat oleh mahasiswa. Sehingga informasi tentang penyebaran minat KP tersebut tidak bisa didapatkan. Informasi ini berguna bagi pihak manajemen jurusan untuk memantau dan membuat keputusan tentang Kerja Praktek.

  Rangkaian alur kegiatan Kerja Praktek yang selama ini berjalan akan memberikan beberapa data kepada sistem. Data yang dimaksud adalah tanggal pengajuan KP, tanggal keluarnya Surat Keputusan (SK) tentang dosen pembimbing KP, tanggal mulai pelaksanaan KP di perusahaan, tanggal selesai pelaksanaan KP di perusahaan, tanggal pendaftaran seminar, tanggal pelaksanaan seminar, serta nama dosen pembimbing KP. Data-data tersebut dapat dimanfaatkan untuk membuat informasi progress KP mahasiswa. Dengan demikian, dosen bisa mendapatkan informasi progress KP untuk meningkatkan fungsi kontrol seorang dosen kepada mahasiswa didiknya. Namun pada sistem sekarang, pihak jurusan belum memanfaatkan data-data tersebut untuk membuat informasi progress KP.

  Dengan pengelolaan data yang baik, koordinator KP akan dengan mudah untuk membuat laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP dalam suatu periode tertentu tanpa harus merekap satu-per-satu dari file dokumen yang telah diarsip. Laporan beban dosen pembimbing KP bisa dimanfaatkan oleh pihak jurusan untuk mengatur dan mengambil kebijakan tentang pembagian dosen pembimbing KP.

  Berdasarkan analisa sistem yang dilakukan, dapat diidentifikasi kebutuhan dari sistem yang ada sekarang seperti yang terlihat pada tabel 4.1. Kebutuhan- kebutuhan sistem yang ada nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang baru. Dengan menggunakan acuan ini, maka diharapkan sistem yang sedang dirancang dapat memenuhi kebutuhan akan kekurangan dan kelemahan dari sistem yang ada sekarang ini.

  Tabel 4.1 Daftar kebutuhan sistem

  No Kebutuhan Sistem

  Entitas

  1 Manampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan Dosen (koordinator TA) Tugas Akhir dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat

  2 Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing dan Dosen (koordinator TA)

  penguji Tugas Akhir dalam suatu periode tertentu dengan Dosen (secara umum) cepat dan akurat