Data flow diagram (DFD) sistem sekarang

4.2.1 Data flow diagram (DFD) sistem sekarang

  Setelah mengetahui alur fisik atau prosedur yang harus dilalui mahasiswa, tahap selanjutnya adalah mengidentifikasi aliran data atau alur proses logic yang ada didalam sistem dengan data flow diagram (DFD). DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misal lewat telepon, fax dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misal diskette, hardisk dan sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup popular, karena dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas (Jogiyanto, 2005).

  Langkah pertama dalam menggambarkan sistem dengan DFD adalah membuat context diagram (diagram konteks). Diagram konteks merupakan level tertinggi dalam menggambarkan sistem, atau sering disebut dengan top level. Setelah diagram konteks dibuat, proses selanjutnya adalah membuat bagan berjenjang (hirarchy chart) yang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level-level berikutnya.

  Diagram konteks sistem informasi TA dan KP ditunjukkan pada gambar 4.3. Terlihat pada gambar 4.4 bahwa sistem informasi sekarang mempunyai 7 entitas luar (external entity), yakni mahasiswa, administrasi (tata usaha), dosen (koordinator TA), dosen (koordinator KP), dosen (pembimbing KP), dosen (ketua penguji TA), dan dosen (secara umum).

  Gambar 4.3 Diagram konteks sistem informasi TA dan KP sistem sekarang

  Dari diagram konteks yang ada kemudian dibuat bagan berjenjang (hirarchy chart). Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan panggambaran DFD ke level-level yang lebih bawah lagi. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan notasi proses yang digunakan di DFD. Untuk sistem informasi TA dan KP ini, proses-proses yang ada digambarkan sesuai dengan jenjangnya dalam hirarchy chart seperti pada gambar 4.4.

  Top Level

  KP siste

  A s idan

  1. el ihat

  t sistem informasi TA dan

  Hirarchy char

  P n e inar

  em inar

  ing

  n

  s

  b

  a 1. s 2

  an

  s e n

  rka

  t

  an

  g in

  ne tap

  im

  TA

  2. 1. g lu e ra Su

  put u

  imb mb

  TA

  Pe

  Do

  mb

  Pe

  Me n

  e K

  Pe

  e

  n

  ra n a A a

  1. ta af al

  TA

  1 ik

  2. m pa

  s a lT

  tu

  a K

  ng

  ta n

  pos

  1. a p o

  d a

  end

  a B ida

  in m

  P

  Pro

  M ny e Pro

  p e k

  Ke

  Setelah membuat hirarchy chart, langkah selanjutnya adalah membuat DFD level 0 seperti yang terlihat pada gambar 4.5.

  Dosen

  Nilai TA

  Dosen

  (Ketua Penguji TA)

  Progress TA Mahasiswa

  (Koordinator KP)

  Pengumuman Pembimbing TA

  Jadwal Seminar KP

  Dosen

  Pengumuman Penguji TA

  Mahasiswa

  Pengumuman Pembimbing KP

  (Koordinator TA)

  Jadwal Sidang TA

  Jadwal Seminar TA

  Nilai KP

  A ilai T N

  en Pembimbing KP Dos Data

  Data Dosen Pembimbing TA

  Data Pendaftaran Proposal TA

  Data Dosen Penguji TA

  Data Pendaftaran Seminar TA Data Pendaftaran Sidang TA

  Sub Sistem Informasi

  Data Pengajuan KP

  Sub Sistem Informasi

  Jadwal Seminar TA

  Tugas Akhir

  Data Pendaftaran Seminar KP

  Kerja Praktek

  Jadwal Sidang TA

  Dosen

  Nilai KP

  (Pembimbing KP)

  Dosen

  Progress TA Mahasiswa

  Administrasi

  Jadwal Seminar KP

  (Secara Umum)

  (TU)

  Gambar 4.5 DFD level 0 sistem sekarang

  Dari gambar 4.5 dapat dilihat bahwa aliran data masih bersifat umum. Selain itu, pada DFD level 0 tersebut juga belum diketahui data store yang muncul dari aktivitas terkait TA dan KP. Pada DFD level 0 ini dilakukan dekomposisi (pemecahan) sistem menjadi 2 sub sistem, yaitu :

  1. Sub sistem informasi Tugas Akhir

  2. Sub sistem informasi Kerja Praktek Dari DFD level 0 seperti yang telah digambarkan diatas, kemudian dibuat

  DFD level 1 untuk masing-masing sub sistem. DFD level 1 untuk sub sistem informasi Tugas Akhir digambarkan pada gambar 4.6. Sedangkan DFD level 1 untuk sub sistem informasi Kerja Praktek digambarkan pada gambar 4.7.

  Gambar 4.6 DFD level 1 sub sistem informasi Tugas Akhir sistem sekarang

  Aktivitas sub sistem Tugas Akhir digambarkan pada DFD level 1 gambar

  4.6. Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa pada DFD level 1 sub sistem Tugas Akhir terdapat 10 proses atau aktivitas utama, yaitu :

  1. Pendaftaran proposal Tugas Akhir,

  2. Penetapan dosen pembimbing Tugas Akhir,

  3. Pendaftaran seminar Tugas Akhir,

  4. Membuat jadwal seminar Tugas Akhir,

  5. Penetapan dosen penguji Tugas Akhir,

  6. Seminar TA,

  7. Pendaftaran sidang Tugas Akhir,

  8. Membuat jadwal sidang Tugas Akhir,

  9. Sidang TA,

  10. Melihat informasi Tugas Akhir. Terlihat bahwa pada DFD level 1 sub sistem Tugas Akhir menghasilkan 9

  data store yaitu data pendaftaran proposal TA, data pendaftaran seminar TA, data pendaftaran sidang TA, data pembimbing TA, data penguji TA, data jadwal seminar TA, data jadwal sidang TA, data seminar TA, dan data sidang TA. Sedangkan data store yang dibutuhkan proses adalah data mahasiswa dan data dosen. Data yang ada pada sistem sekarang disimpan dalam bentuk file dokumen dan file spreadsheet.

  Beberapa proses atau aktivitas pada DFD level 1 sub sistem informasi Tugas Akhir masih dapat dijabarkan lebih detail lagi agar aliran data dapat terlihat lebih jelas. Namun ada beberapa aktivitas yang sudah jelas dan tidak perlu dijabarkan lagi. Aktivitas tersebut adalah pendaftaran proposal TA (aktivitas 1.1 P) dan penetapan dosen penguji TA (aktivitas 1.5 P).

  Pada saat melakukan pendaftaran proposal TA (aktivitas 1.1 P), mahasiswa menyerahkan proposal TA rangkap 2 dengan menyertakan formulir pengajuan proposal TA (F-01). Pada form tersebut, mahasiswa menuliskan nama, NIM, judul proposal, serta memilih bidang keminatan sesuai dengan tema TA yang akan dikerjakan. Data pendaftaran proposal TA diterima dan disimpan oleh koordinator TA.

  Penentuan dosen penguji TA (aktivitas 1.5 P) dilakukan oleh koordinator TA sesuai dengan data mahasiswa peserta seminar yang diperoleh saat proses pendaftaran seminar TA. Penguji TA ditentukan sesuai kompetensi dosen terhadap judul TA mahasiswa dan ditetapkan sebelum pelaksanaan seminar. Koordinator TA menyimpan data penguji TA sebagai arsip dalam bentuk hardfile maupun softfile.

  Gambar 4.7 DFD level 1 sub sistem informasi Kerja Praktek sistem sekarang

  Aktivitas sub sistem Kerja Praktek digambarkan pada DFD level 1 gambar

  4.7. Dari gambar tersebut dapat diketahui bahwa pada DFD level 1 sub sistem Kerja Praktek terdapat 6 proses atau aktivitas utama, yaitu :

  1. Penetapan dosen pembimbing Kerja Praktek,

  2. Pengajuan Kerja Praktek,

  3. Pendaftaran seminar Kerja Praktek,

  4. Membuat jadwal seminar Kerja Praktek,

  5. Seminar KP,

  6. Melihat informasi Kerja Praktek. Terlihat bahwa pada DFD level 1 sub sistem Kerja Praktek menghasilkan 5

  data store yaitu data seminar KP, pendaftaran seminar KP, pengajuan KP, pembimbing KP, dan jadwal seminar KP. Sedangkan data store yang dibutuhkan proses adalah data mahasiswa dan data dosen. Data yang ada pada sistem sekarang disimpan dalam bentuk file dokumen dan file spreadsheet.

  Beberapa proses atau aktivitas pada DFD level 1 sub sistem informasi Kerja Praktek masih dapat dijabarkan lebih detail lagi agar aliran data dapat terlihat lebih jelas. Namun ada aktivitas yang sudah jelas dan tidak perlu dijabarkan lagi.

  Aktivitas tersebut adalah menetapkan dosen pembimbing KP (aktivitas 2.1 P). Koordinator KP menetapkan dosen pembimbing KP setiap tahun sekali yang ditujukan kepada mahasiswa semester 6. Data dosen pembimbing KP tersebut disimpan oleh koordinator KP sebagai arsip dan nantinya akan diumumkan kepada mahasiswa.

  Beberapa aktivitas yang ada pada DFD level 1 masih dapat dijabarkan lebih detail lagi kedalam DFD level 2 agar aliran data dapat terlihat lebih jelas. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat dilihat pada gambar 4.8 sampai dengan gambar

  Gambar 4.8 DFD level 2 proses 1.2 (penetapan dosen pembimbing TA) sistem sekarang

  Gambar 4.8 memperlihatkan penjabaran proses penetapan dosen pembimbing TA. Proposal beserta form pengajuan proposal yang diterima oleh koordinator TA akan disampaikan kepada ketua bidang keminatan sesuai dengan minat TA yang akan dikerjakan mahasiswa. Ketua bidang keminatan kemudian mengambil keputusan untuk menerima atau menolak proposal yang diajukan. Koordinator TA merekap proposal yang telah disetujui ketua bidang keminatan dan selanjutnya mengeluarkan surat keputusan (SK) pembimbing TA. Data pembimbing TA akan diumumkan kepada mahasiswa dan juga disimpan dalam dalam bentuk hardfile maupun softfile.

  Gambar 4.9 DFD level 2 proses 1.3 (pendaftaran seminar TA) sistem sekarang

  Gambar 4.9 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran seminar TA. Mahasiswa yang akan melaksanakan seminar menyerahkan form pendaftaran seminar TA beserta semua persyaratan yang ditentukan. Data yang ada pada form pendaftaran seminar terdiri atas nama mahasiswa, NIM, nama dosen pembimbing, dan judul TA. Setelah melakukan pengecekan terhadap semua persyaratan pendaftaran seminar TA, bagian administrasi (TU) kemudian membuat rekap daftar mahasiswa yang berhak mengikuti untuk seminar TA. Rekap data tersebut akan diberikan kepada koordinator TA dan juga disimpan sebagai arsip.

  Gambar 4.10 DFD level 2 proses 1.4 (membuat jadwal seminar TA) sistem sekarang

  Gambar 4.10 memperlihatkan aktivitas yang terjadi saat koordinator TA membuat jadwal seminar TA. Koordinator TA menentukan jadwal seminar kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. Data peserta seminar yang dimiliki oleh koordinator TA berasal dari proses pendaftaran seminar TA. Jadwal Gambar 4.10 memperlihatkan aktivitas yang terjadi saat koordinator TA membuat jadwal seminar TA. Koordinator TA menentukan jadwal seminar kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. Data peserta seminar yang dimiliki oleh koordinator TA berasal dari proses pendaftaran seminar TA. Jadwal

  Gambar 4.11 DFD level 2 proses 1.6 (seminar TA) sistem sekarang

  Gambar 4.11 memperlihatkan penjabaran proses seminar TA. Sesaat sebelum dilaksanakan seminar, bagian administrasi membuat kelengkapan seminar TA untuk mahasiswa yang bersangkutan. Kelengkapan seminar yang dibuat meliputi berita acara seminar, form nilai seminar, dan rekapitulasi nilai seminar. Setelah seminar TA selesai dilaksanakan, mahasiswa dapat langsung mengetahui nilai seminarnya.

  Gambar 4.12 DFD level 2 proses 1.7 (pendaftaran sidang TA) sistem sekarang

  Gambar 4.12 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran sidang TA. Mahasiswa yang akan melaksanakan sidang menyerahkan form pendaftaran sidang TA beserta semua persyaratan yang ditentukan. Data yang ada pada form pendaftaran sidang terdiri atas nama mahasiswa, NIM, nama dosen pembimbing, dan judul TA. Setelah melakukan pengecekan syarat pendaftaran sidang, bagian administrasi (TU) kemudian membuat rekap daftar mahasiswa yang berhak mengikuti sidang TA. Rekap data tersebut akan diberikan kepada koordinator TA dan juga disimpan sebagai arsip.

  Gambar 4.13 DFD level 2 proses 1.8 (membuat jadwal sidang TA) sistem sekarang

  Gambar 4.13 memperlihatkan aktivitas yang terjadi saat koordinator TA membuat jadwal sidang TA. Koordinator TA menentukan jadwal sidang kepada mahasiswa yang akan melaksanakan sidang. Data peserta sidang yang dimiliki oleh koordinator TA berasal dari proses pendaftaran sidang TA. Jadwal yang dibuat kemudian diumumkan melalui papan pengumuman dan juga disimpan oleh koordinator TA sebagai arsip dokumen dalam bentuk hardfile maupun softfile. Pada jadwal sidang tersebut akan dapat diketahui informasi tentang nama dan NIM mahasiswa yang akan melaksanakan sidang, judul TA, nama dosen pembimbing, waktu pelaksanaan sidang, nama dosen penguji, dan ruang sidang.

  Gambar 4.14 DFD level 2 proses 1.9 (sidang TA) sistem sekarang

  Gambar 4.14 memperlihatkan penjabaran proses sidang TA. Sesaat sebelum dilaksanakan sidang, bagian administrasi membuat kelengkapan sidang TA untuk mahasiswa yang bersangkutan. Kelengkapan sidang yang dibuat meliputi form nilai bimbingan, berita acara sidang, form nilai sidang, dan rekapitulasi nilai sidang. Setelah sidang TA selesai dilaksanakan, mahasiswa dapat langsung mengetahui nilai sidangnya.

  Gambar 4.15 DFD level 2 proses 1.10 (melihat informasi TA) sistem sekarang

  Gambar 4.15 memperlihatkan penjabaran proses melihat informasi TA. Pada sistem sekarang ini, informasi yang sudah diproses antara lain pengumuman pembimbing TA, pengumuman penguji TA, jadwal seminar TA, jadwal sidang TA, nilai TA, dan progress TA.

  Gambar 4.16 DFD level 2 proses 2.2 (pengajuan KP) sistem sekarang

  Gambar 4.16 memperlihatkan penjabaran proses pengajuan Kerja Praktek. Aktivitas ini diawali dengan pembuatan surat pengajuan KP ke jurusan. Surat pengajuan KP mahasiswa selanjutnya akan disimpan oleh pihak jurusan sebagai arsip. Selain membuat surat pengajuan KP ke jurusan, mahasiswa juga membuat surat permohonan KP beserta proposal kepada perusahaan yang dituju.

  Gambar 4.17 DFD level 2 proses 2.3 (pendaftaran seminar KP) sistem sekarang

  Gambar 4.17 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran seminar KP. Mahasiswa yang akan melaksanakan seminar menyerahkan form pendaftaran seminar KP beserta semua persyaratan yang ditentukan. Data yang ada pada form pendaftaran seminar terdiri atas nama mahasiswa, NIM, nama dosen pembimbing, Gambar 4.17 memperlihatkan penjabaran proses pendaftaran seminar KP. Mahasiswa yang akan melaksanakan seminar menyerahkan form pendaftaran seminar KP beserta semua persyaratan yang ditentukan. Data yang ada pada form pendaftaran seminar terdiri atas nama mahasiswa, NIM, nama dosen pembimbing,

  Gambar 4.18 DFD level 2 proses 2.4 (membuat jadwal seminar KP) sistem sekarang

  Gambar 4.18 memperlihatkan penjabaran proses pembuatan jadwal seminar Kerja Praktek. Bagian administrasi (TU) menerima form pendaftaran seminar KP pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran seminar. Berdasarkan form tersebut, administrasi (TU) kemudian menentukan ruang seminar KP untuk mahasiswa yang akan melaksanakan seminar. Jadwal seminar KP yang ditetapkan kemudian disimpan oleh administrasi (TU) sebagai arsip.

  Gambar 4.19 DFD level 2 proses 2.5 (seminar KP) sistem sekarang

  Gambar 4.19 memperlihatkan penjabaran proses seminar KP. Sesaat sebelum dilaksanakan seminar, bagian administrasi mencetak kelengkapan seminar KP untuk mahasiswa yang bersangkutan. Kelengkapan seminar yang dibuat meliputi berita acara seminar, form daftar hadir peserta seminar, dan form penilaian KP. Setelah seminar selesai dilaksanakan, mahasiswa dapat langsung mengetahui nilai seminarnya.

  Gambar 4.20 DFD level 2 proses 2.6 (melihat informasi KP) sistem sekarang

  Gambar 4.20 memperlihatkan penjabaran proses melihat informasi KP. Pada sistem sekarang ini, informasi yang sudah diproses antara lain pengumuman pembimbing KP, jadwal seminar KP, dan nilai KP. Pengumuman pembimbing KP diumumkan melalui papan pengumuman, sedangkan pengumuman jadwal seminar KP disampaikan langsung kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar.

  Beberapa aktivitas yang ada pada DFD level 2 masih dapat dijabarkan lebih detail lagi kedalam DFD level 3. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat dilihat pada gambar 4.21 sampai dengan gambar 4.23.

  Gambar 4.21 DFD level 3 proses 1.6.1 (membuat kelengkapan seminar TA) sistem sekarang

  Gambar 4.21 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan seminar TA. Untuk membuat kelengkapan seminar TA, bagian administrasi membutuhkan beberapa data yang akan dimasukkan kedalam formulir. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul TA, jadwal seminar, nama dosen pembimbing, dan nama dosen penguji.

  Gambar 4.22 DFD level 3 proses 1.9.1 (membuat kelengkapan sidang TA) sistem sekarang

  Gambar 4.22 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan sidang TA. Untuk membuat kelengkapan sidang TA, bagian administrasi membutuhkan beberapa data yang akan dimasukkan kedalam formulir. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul TA, jadwal sidang, nama dosen pembimbing, dan nama dosen penguji.

  Gambar 4.23 DFD level 3 proses 2.5.1 (membuat kelengkapan seminar KP) sistem sekarang

  Gambar 4.23 memperlihatkan penjabaran proses membuat kelengkapan seminar KP. Untuk membuat kelengkapan seminar KP, bagian administrasi membutuhkan beberapa data yang akan dimasukkan kedalam formulir. Data-data yang diperlukan adalah nama mahasiswa, NIM, judul KP, jadwal seminar, dan nama dosen pembimbing.