ANALISIS SISTEM USULAN

5.1 ANALISIS SISTEM USULAN

  Pada bab sebelumnya telah dilakukan analisis sistem KP dan TA sekarang untuk mengetahui permasalahan dan kekurangan yang ada pada sistem, sehingga bisa diketahui kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang saat ini digunakan. Kebutuhan yang berhasil diidentifikasi selanjutnya dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang baru. Dengan demikian, sistem yang dirancang dapat memenuhi kebutuhan dari sistem KP dan TA di jurusan Teknik Industri UNS.

5.1.1 Analisis sistem Tugas Akhir usulan

  Hasil analisis sistem sekarang menunjukkan bahwa sistem TA yang sekarang digunakan mempunyai beberapa kekurangan dan memiliki kemungkinan untuk dikembangkan. Kebutuhan sistem TA yang berhasil diidentifikasi dari analisis sistem sekarang, sebagai berikut:

  1. Menampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan TA dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat.

  2. Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing TA dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan akurat.

  3. Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar TA dengan cepat dan terhindar dari kesalahan.

  4. Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan sidang TA dengan cepat dan terhindar dari kesalahan.

  5. Menampilkan informasi progress TA mahasiswa dengan cepat dan akurat.

  Dari kebutuhan sistem tersebut, kemudian dilakukan perancangan sistem TA usulan untuk memenuhi semua kebutuhan yang telah disebutkan diatas.

  Analisis sistem TA usulan dibagi kedalam 4 aktivitas utama yang ada pada sistem TA, yaitu pengajuan proposal TA, pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, serta pemrosesan informasi TA.

A. Pengajuan proposal Tugas Akhir

  Pada sistem lama, mahasiswa menyampaikan proposal kepada koordinator TA. Koordinator TA selanjutnya meneruskan proposal kepada ketua KBK yang bersangkutan untuk mendapatkan dosen pembimbing. Setelah mendapat kepastian dosen pembimbing, koordinator TA mengeluarkan SK dosen pembimbing TA kepada mahasiswa yang mengajukan proposal tersebut. Mahasiswa akan mengetahui proposalnya diterima atau tidak setelah diumumkannya SK dosen pembimbing TA.

  Pada sistem usulan, mahasiswa menyampaikan proposal kepada ketua KBK untuk mendapatkan dosen pembimbing. Ketua KBK harus menentukan proposal diterima atau ditolak dalam waktu maksimal 14 hari sejak proposal diterima oleh ketua KBK. Setelah mendapatkan dosen pembimbing, mahasiswa menyerahkan proposal kepada koordinator TA dan menunggu dikeluarkannya SK dosen pembimbing TA. Alur seperti ini memberikan keuntungan bagi koordinator TA, yaitu mengurangi beban pekerjaan dengan tidak perlu mencarikan dosen pembimbing kepada mahasiswa. Sedangkan keuntungan bagi mahasiswa adalah dapat mengetahui proposalnya diterima atau tidak dengan lebih cepat dan dalam rentang waktu yang pasti.

B. Pendaftaran dan pelaksanaan seminar Tugas Akhir

  Pada kegiatan pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, perubahan yang terjadi adalah adanya bukti serah terima persyaratan seminar TA dari bagian administrasi kepada mahasiswa dan pembatalan seminar TA bagi mahasiswa yang tidak lolos seminar.

  Bukti serah terima persyaratan seminar TA dibuat oleh bagian administrasi dan diberikan kepada mahasiswa. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, mahasiswa memiliki bukti bahwa yang bersangkutan benar-benar telah menyerahkan persyaratan seminar TA kepada bagian administrasi. Bukti serah Bukti serah terima persyaratan seminar TA dibuat oleh bagian administrasi dan diberikan kepada mahasiswa. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, mahasiswa memiliki bukti bahwa yang bersangkutan benar-benar telah menyerahkan persyaratan seminar TA kepada bagian administrasi. Bukti serah

  Aktivitas pembatalan seminar oleh koordinator TA tidak ada dalam sistem yang sekarang digunakan. Namun pada sistem usulan, pembatalan seminar perlu dilakukan oleh koordinator TA terhadap mahasiswa yang dinyatakan tidak lolos seminar oleh tim penguji. Tujuan dari pembatalan seminar adalah agar mahasiswa dapat melakukan pendaftaran untuk mengikuti seminar ulang. Tanpa adanya pembatalan, aplikasi tidak akan mengijinkan mahasiswa yang sudah melakukan seminar untuk kembali melakukan pendaftaran seminar. Dengan demikian data tanggal pelaksanaan seminar TA dapat tersimpan kedalam database untuk keperluan menampilkan progress TA mahasiswa yang up to date.

C. Pendaftaran dan pelaksanaan sidang Tugas Akhir

  Pada kegiatan pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, perubahan yang terjadi adalah adanya bukti serah terima persyaratan sidang TA dari bagian administrasi kepada mahasiswa, pembatalan sidang TA bagi mahasiswa yang tidak lolos sidang, dan input nilai kedalam database.

  Bukti serah terima persyaratan sidang TA dibuat oleh bagian administrasi dan diberikan kepada mahasiswa. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, mahasiswa memiliki bukti bahwa yang bersangkutan benar-benar telah menyerahkan persyaratan sidang TA kepada bagian administrasi. Bukti serah terima perlu dibuat untuk mengantisipasi apabila terjadi keteledoran oleh bagian administrasi.

  Pembatalan sidang oleh koordinator TA tidak ada dalam sistem yang sekarang digunakan. Namun pada sistem usulan, pembatalan sidang perlu dilakukan oleh koordinator TA terhadap mahasiswa yang dinyatakan tidak lolos sidang oleh tim penguji. Tujuan dari pembatalan sidang adalah agar mahasiswa dapat melakukan pendaftaran untuk mengikuti sidang ulang. Tanpa adanya pembatalan, aplikasi tidak akan mengijinkan mahasiswa yang sudah melakukan sidang untuk kembali melakukan pendaftaran sidang. Dengan demikian data tanggal pelaksanaan sidang TA dapat tersimpan kedalam database untuk keperluan menampilkan progress TA mahasiswa yang up to date.

  Mahasiswa yang telah menyelesaikan semua perbaikan sidang harus mengumpulkan laporan TA melalui bagian administrasi. Dalam pengumpulan laporan, bagian administrasi membuat bukti penyerahan laporan TA rangkap 3. Bukti tersebut diserahkan kepada mahasiswa sebanyak 1 lembar, diserahkan kepada koordinator TA sebanyak 1 lembar, dan sisanya disimpan oleh bagian administrasi sebagai arsip. Sebagai akhir proses kegiatan TA adalah dikeluarkannya nilai TA oleh koordinator TA. Koordinator TA memasukkan nilai setelah menerima bukti penyerahan laporan TA dari bagian administrasi. Mahasiswa yang belum menyerahkan laporan TA, nilainya tidak akan keluar dalam sistem ini. Dengan demikian rangkaian proses TA mahasiswa belum dikatakan selesai.

D. Pemrosesan informasi Tugas Akhir

  Pada sistem lama, data-data TA disimpan dalam bentuk file dokumen dan lembaran kertas. Untuk memproses data menjadi sebuah informasi dilakukan dengan merekap dokumen yang diperlukan. Informasi yang saat ini sudah dibuat adalah pengumuman pembimbing, pengumuman penguji, jadwal seminar, jadwal sidang, dan progress pengerjaan TA. Pemrosesan progress TA dalam sistem sekarang dilakukan dengan merekap data-data TA yang ada pada dokumen yang dimiliki oleh koordinator TA. Aktivitas tersebut membutuhkan waktu yang relatif lama bagi koordinator TA untuk memprosesnya. Karena berbagai kesibukan dari koordinator TA, progress TA yang ditampilkan pada papan pengumuman menjadi tidak up to date.

  Sedangkan pada sistem usulan, data TA juga disimpan kedalam database. Dengan demikian, data-data tersebut dapat dengan mudah ditampilkan kembali untuk memberikan informasi yang bermanfaat kepada dosen dan mahasiswa secara cepat dan akurat. Tambahan informasi yang ada pada sistem usulan adalah rekapitulasi beban dosen pembimbing TA dan penyebaran minat pengerjaan TA.

  Dengan adanya informasi rekapitulasi beban dosen pembimbing TA, dapat diketahui dengan cepat berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing 1 maupun pembimbing 2 dalam suatu periode tertentu. Daftar mahasiswa yang dibimbing seorang dosen juga dapat diketahui dengan mudah. Sedangkan informasi Dengan adanya informasi rekapitulasi beban dosen pembimbing TA, dapat diketahui dengan cepat berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing 1 maupun pembimbing 2 dalam suatu periode tertentu. Daftar mahasiswa yang dibimbing seorang dosen juga dapat diketahui dengan mudah. Sedangkan informasi

5.1.2 Analisis sistem Kerja Praktek usulan

  Hasil analisis sistem sekarang menunjukkan bahwa sistem KP yang sekarang digunakan mempunyai beberapa kekurangan dan memiliki kemungkinan untuk dikembangkan. Kebutuhan sistem KP yang berhasil diidentifikasi dari analisis sistem sekarang, sebagai berikut:

  1. Menampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan KP dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat.

  2. Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing KP dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan akurat.

  3. Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar KP dengan cepat dan terhindar dari kesalahan.

  4. Menampilkan informasi progress KP mahasiswa dengan cepat dan akurat.

  Dari kebutuhan sistem tersebut, kemudian dilakukan perancangan sistem KP usulan untuk memenuhi semua kebutuhan yang telah disebutkan diatas. Analisis sistem KP usulan dibagi kedalam 3 aktivitas utama yang ada pada sistem KP, yaitu pengajuan KP, pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP, serta pemrosesan informasi KP.

A. Pengajuan Kerja Praktek

  Pengajuan KP sistem usulan dilakukan dengan menggunakan bantuan aplikasi komputer untuk menangkap data pengajuan KP dan menyimpannya kedalam database. Mahasiswa yang telah diterima KP di perusahaan harus melakukan update status KP melalui aplikasi. Tujuan dari update status adalah untuk mengetahui kapan dimulai dan berakhirnya kegiatan KP di perusahaan. Data Pengajuan KP sistem usulan dilakukan dengan menggunakan bantuan aplikasi komputer untuk menangkap data pengajuan KP dan menyimpannya kedalam database. Mahasiswa yang telah diterima KP di perusahaan harus melakukan update status KP melalui aplikasi. Tujuan dari update status adalah untuk mengetahui kapan dimulai dan berakhirnya kegiatan KP di perusahaan. Data

B. Pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP

  Perubahan yang terjadi pada kegiatan pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP adalah adanya bukti serah terima persyaratan seminar KP dari bagian administrasi kepada mahasiswa, keharusan menentukan bidang keminatan KP oleh mahasiswa, pembatalan seminar KP bagi mahasiswa yang tidak lolos seminar, dan input nilai kedalam database.

  Bukti serah terima persyaratan seminar KP dibuat oleh bagian administrasi dan diberikan kepada mahasiswa. Dengan adanya bukti serah terima tersebut, mahasiswa memiliki bukti bahwa yang bersangkutan benar-benar telah menyerahkan persyaratan seminar KP kepada bagian administrasi. Bukti serah terima perlu dibuat untuk mengantisipasi apabila terjadi keteledoran oleh bagian administrasi.

  Pada saat melakukan pendaftaran seminar, mahasiswa harus menentukan bidang keminatan yang sesuai dengan judul laporan yang dikerjakannya. Data bidang keminatan KP tersebut akan digunakan untuk mengetahui penyebaran minat pengerjaan KP kedalam bidang keminatan yang ada di jurusan Teknik Industri UNS. Dengan demikian informasi penyebaran minat pengerjaan KP dapat disajikan dengan data yang akurat.

  Pembatalan seminar oleh koordinator KP tidak ada dalam sistem yang sekarang digunakan. Namun pada sistem usulan, pembatalan sidang perlu dilakukan oleh koordinator KP terhadap mahasiswa yang dinyatakan tidak lolos seminar oleh pembimbing. Tujuan dari pembatalan seminar adalah agar mahasiswa dapat melakukan pendaftaran untuk mengikuti seminar ulang. Tanpa adanya pembatalan, aplikasi tidak akan mengijinkan mahasiswa yang sudah melakukan seminar untuk kembali melakukan pendaftaran seminar. Dengan adanya pembatalan seminar oleh koordinator KP dan pendaftaran seminar ulang oleh mahasiswa, data tanggal pelaksanaan seminar KP dapat tersimpan kedalam database untuk keperluan menampilkan progress KP mahasiswa yang up to date.

  Mahasiswa yang telah menyelesaikan semua perbaikan seminar harus mengumpulkan laporan KP melalui bagian administrasi. Dalam pengumpulan laporan, bagian administrasi membuat bukti penyerahan laporan KP rangkap 3. Bukti tersebut diserahkan kepada mahasiswa sebanyak 1 lembar, diserahkan kepada koordinator KP sebanyak 1 lembar, dan sisanya disimpan oleh bagian administrasi sebagai arsip. Sebagai akhir proses kegiatan KP adalah dikeluarkannya nilai KP oleh koordinator KP. Koordinator KP memasukkan nilai setelah menerima bukti penyerahan laporan KP dari bagian administrasi. Mahasiswa yang belum menyerahkan laporan KP, nilainya tidak akan keluar dalam sistem ini. Dengan demikian rangkaian proses KP mahasiswa belum dikatakan selesai.

C. Pemrosesan informasi Kerja Praktek

  Pada sistem lama, data-data KP disimpan dalam bentuk file dokumen dan lembaran kertas. Untuk memproses data menjadi sebuah informasi dilakukan dengan merekap dokumen yang diperlukan. Informasi yang saat ini sudah dibuat adalah pengumuman pembimbing dan jadwal seminar. Jadwal seminar mahasiswa hanya diinformasikan kepada dosen pembimbing dan mahasiswa yang akan melaksanakan seminar.

  Sedangkan pada sistem usulan, data KP juga disimpan kedalam database. Dengan demikian, data-data tersebut dapat dengan mudah ditampilkan kembali untuk memberikan informasi yang bermanfaat kepada dosen dan mahasiswa secara cepat dan akurat. Tambahan informasi yang ada pada sistem usulan adalah rekapitulasi beban dosen pembimbing KP, progress pengerjaan KP, dan penyebaran minat pengerjaan KP.

  Dengan adanya informasi rekapitulasi beban dosen pembimbing KP, dapat diketahui dengan cepat berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing KP dalam suatu periode tertentu. Daftar mahasiswa yang dibimbing seorang dosen juga dapat diketahui dengan mudah. Informasi yang ada dalam progress pengerjaan KP antara lain waktu pengerjaan laporan KP oleh mahasiswa. Waktu tempuh yang ditampilkan selalu update otomatis setiap hari selama mahasiswa yang bersangkutan belum melaksanakan dan lolos seminar KP. Sedangkan informasi Dengan adanya informasi rekapitulasi beban dosen pembimbing KP, dapat diketahui dengan cepat berapa kali seorang dosen menjadi pembimbing KP dalam suatu periode tertentu. Daftar mahasiswa yang dibimbing seorang dosen juga dapat diketahui dengan mudah. Informasi yang ada dalam progress pengerjaan KP antara lain waktu pengerjaan laporan KP oleh mahasiswa. Waktu tempuh yang ditampilkan selalu update otomatis setiap hari selama mahasiswa yang bersangkutan belum melaksanakan dan lolos seminar KP. Sedangkan informasi