IMPLEMENTASI SISTEM

5.3 IMPLEMENTASI SISTEM

  Setelah sistem usulan selesai dirancang, tahap selanjutnya adalah melakukan implementasi sistem pada lingkungan yang sebenarnya. Tahap implementasi merupakan tahap peralihan dari sistem lama ke sistem baru. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika melakukan implementasi sistem, antara lain konversi sistem dan faktor penentu keberhasilan.

5.3.1 Konversi sistem

  Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem lama. Metode konversi yang dapat digunakan untuk sistem informasi KP dan TA adalah konversi paralel. Tahap awal dari konversi adalah menentukan rencana tanggal dimulainya konversi. Dengan metode paralel, mahasiswa yang sudah dalam proses pengerjaan KP maupun TA sebelum tanggal dimulainya konversi tetap menggunakan sistem lama. Sedangkan mahasiswa yang memulai proses KP maupun TA setelah tanggal dimulainya konversi akan menggunakan sistem baru. Dengan demikian sistem lama dan sistem baru dijalankan secara bersamaan selama waktu tertentu pada awal dimulainya konversi sistem. Metode konversi paralel dapat dilihat seperti pada gambar 5.1.

  Gambar 5.1. Konversi sistem paralel

5.3.2 Faktor penentu keberhasilan

  Faktor penentu keberhasilan atau yang lazim disebut dengan critical success factor (CSF) adalah serangkaian status atau keadaan yang harus dicapai agar sistem dapat menjalankan fungsinya sesuai harapan (Dhewanto, 2007). Keberhasilan implementasi sistem informasi KP dan TA dapat dilihat dari 5 faktor, sebagai berikut:

A. Dukungan manajemen

  Satu hal penting yang harus dilakukan oleh pihak pengelola jurusan, terutama pimpinan jurusan, adalah memberi dukungan terhadap implementasi sistem informasi yang dilakukan. Pimpinan jurusan adalah pengambil keputusan tertinggi dalam implementasi sistem KP dan TA. Sehingga tanpa adanya dukungan dari pimpinan jurusan, usulan sistem informasi KP dan TA hanya akan menghasilkan berkas-berkas dan dokumen administratif saja, yang pada kenyataannya tidak pernah dilaksanakan.

B. Keterlibatan user

  Sistem informasi KP dan TA yang dirancang melibatkan user dari pihak mahasiswa, administrasi, dan dosen. Agar sistem dapat berjalan sesuai harapan, semua user yang terlibat harus benar-benar mengikuti sistem yang diusulkan. Apabila ada salah satu pihak tidak melakukan aktivitas sesuai ketentuan, maka jalannya sistem baru akan terganggu.

C. Komitmen organisasi untuk berubah

  Implementasi sistem informasi KP dan TA akan berjalan dengan baik jika ada komitmen dari masing-masing pihak yang terkait untuk berubah. Sistem informasi KP dan TA usulan lebih banyak menggunakan komputer sehingga perlu adaptasi untuk melakukan perubahan sistem lama kedalam sistem baru. Tanpa adanya komitmen untuk berubah, sistem baru yang diusulkan akan sangat sulit diterapkan dan kemungkinan penggunaan sistem baru akan terputus di tengah jalan.

D. Dukungan teknologi

  Seperti telah dijelaskan pada perancangan sistem yang ada di bab 4, sistem informasi KP dan TA membutuhkan dukungan teknologi untuk dapat menjalankannya. Dukungan teknologi yang dibutuhkan adalah komputer pada sisi server dan komputer pada sisi client.

  Jurusan Teknik Industri telah memiliki sebuah server yang terhubung melalui jaringan internet. Sekarang ini, server ditempatkan di PUSKOM UNS dengan menggunakan sub domain www.ti.uns.ac.id untuk identitas public akses melalui internet.

  Komputer client yang perlu dipersiapkan adalah bagian administrasi, koordinator KP, koordinator TA, dan mahasiswa. Komputer yang sekarang sudah ada dapat digunakan asalkan memiliki koneksi internet untuk dapat terhubung ke server. Mahasiswa dapat menggunakan aplikasi sistem informasi KP dan TA dari dalam maupun luar kampus UNS. Penggunaan dari dalam kampus dapat dilakukan melalui komputer yang ada di laboratorium maupun melalui laptop dengan koneksi wireless. Sedangkan penggunaan aplikasi dari luar kampus dapat dilakukan melalui warnet atau dari rumah bagi yang berlangganan internet. Untuk penggunaan aplikasi melalui koneksi wireless dari luar kampus belum pernah dilakukan percobaan.

  File aplikasi yang dibuat adalah dalam tipe .exe. Namun pada beberapa komputer, terutama warnet, sering dilakukan proteksi oleh administratornya sehingga aplikasi .exe tidak bisa dijalankan. Untuk mengatasi hal tersebut, file installer yang dibuat disertai dengan tipe .msi sehingga aplikasi tetap dapat dijalankan.

  Untuk menampilkan report dalam aplikasi ini menggunakan software Crystal Report dan untuk menampilkan file bantuan pengoperasian menggunakan software Adobe Reader. Pada master aplikasi sistem informasi KP dan TA, sudah diintegrasikan engine crystal report dan engine adobe reader yang akan dikonfigurasi otomatis pada saat menginstal aplikasi sistem informasi KP dan TA. Dengan demikian report dapat ditampilkan walaupun pada komputer tersebut tidak terinstal crystal report. Dan file bantuan pengoperasian juga dapat ditampilkan walaupun komputer yang digunakan tidak terinstal adobe reader.

E. Sosialisasi

  Implementasi sistem KP dan TA membutuhkan sosialisasi yang dilakukan secara rutin. Untuk sosialisasi yang pertama, perlu dilakukan secara langsung dan bersama antara mahasiswa, administrasi, koordinator KP, koordinator TA, dosen secara umum, dan pimpinan jurusan. Hal ini perlu dilakukan agar semua entitas mengetahui adanya perubahan sistem KP dan TA di jurusan Teknik Industri dengan pemahaman yang baik. Untuk sosialisasi selanjutnya, dapat dilakukan dengan memasang informasi alur KP dan TA yang baru pada tempat-tempat strategis di jurusan Teknik Industri. Dengan demikian, pihak-pihak terkait dapat turut serta menjalankan sistem KP dan TA dengan mengikuti ketentuan yang baru.