PENGGAMBARAN ALUR AKTIVITAS SISTEM SEKARANG

4.1 PENGGAMBARAN ALUR AKTIVITAS SISTEM SEKARANG

  Aktivitas sistem sekarang yang digambarkan dibagi menjadi dua bagian, yaitu: alur aktivitas Tugas Akhir dan alur aktivitas Kerja Praktek.

4.1.1 Alur aktivitas Tugas Akhir

  Tugas Akhir (TA) merupakan mata kuliah wajib dengan beban 5 SKS yang harus ditempuh oleh setiap mahasiswa di jurusan Teknik Industri UNS. Alur kegiatan TA dimulai dari pengajuan proposal oleh mahasiswa sampai dengan mahasiswa melakukan sidang dan dinyatakan lulus oleh dosen penguji. Rangkaian aktivitas utama dalam pelaksanaan TA dapat dilihat pada gambar 4.1.

  Aktivitas-aktivitas yang ada dalam kegiatan Tugas Akhir dapat dikelompokkan menjadi 4 kegiatan, yaitu : pengajuan TA, pendaftaran dan pelaksanaan seminar TA, pendaftaran dan pelaksanaan sidang TA, serta pemrosesan informasi TA.

  Gambar 4.1 Alur kegiatan Tugas Akhir

  Gambar 4.1 Alur kegiatan Tugas Akhir (lanjutan)

A. Pengajuan Tugas Akhir

  Pengajuan TA dilakukan oleh mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan untuk mengerjakan TA. Persyaratan tersebut adalah telah menyelesaikan minimal

  120 SKS, sudah melaksanakan semua praktikum, dan sudah atau sedang melaksanakan Kerja Praktek. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa mengajukan Tugas Akhir, sebagai berikut:

  a. Mahasiswa mengajukan proposal TA rangkap 2 kepada koordinator TA dengan menyertakan formulir pengajuan proposal TA (F-01). Pada form F-01 tersebut, mahasiswa menuliskan nama, NIM, judul proposal, serta memilih bidang keminatan sesuai dengan tema TA yang akan dikerjakan.

  b. Koordinator TA menerima proposal TA mahasiswa dan menyampaikan proposal tersebut kepada ketua bidang keminatan yang bersangkutan sesuai dengan bidang keminatan yang diambil mahasiswa dalam proposal yang diajukan.

  c. Jika proposal TA disetujui oleh ketua bidang keminatan, jurusan kemudian mengeluarkan surat keputusan tentang dosen pembimbing I dan II. Jika proposal tidak disetujui, maka mahasiswa harus mengajukan proposal TA lagi dengan judul yang berbeda.

  d. Mahasiswa yang proposalnya telah disetujui kemudian membuat buku catatan harian penelitian (BCHP) dan melakukan bimbingan dengan dosen pembimbing I dan II.

  e. Koordinator TA kemudian mengarsip data pengajuan proposal TA.

B. Pendaftaran dan pelaksanaan seminar Tugas Akhir

  Mahasiswa dapat melaksanakan pendaftaran seminar jika sudah mengerjakan TA minimal sampai dengan bab 4 dan telah mendapat persetujuan dari dosen pembimbing I dan II. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran seminar TA sampai dengan mahasiswa melakukan seminar adalah sebagai berikut:

  a. Mahasiswa mengajukan seminar TA dengan melengkapi semua persyaratan yang sudah ditentukan. Ada 3 persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti seminar TA, yaitu: 1). Form pendaftaran seminar TA (F-04), 2). Lembar monitoring seminar TA dengan minimal 5 kali mengikuti seminar

  Tugas Akhir,

  3). Draft laporan TA sebanyak 4 rangkap.

  b. Bagian administrasi (TU) melakukan pengecekan terhadap persyaratan seminar mahasiswa.

  c. Jika syarat belum lengkap, mahasiswa dipersilahkan untuk melengkapi kekurangannya sebelum batas waktu pendaftaran seminar TA berakhir.

  d. Jurusan mengadakan rapat dan menentukan dosen penguji TA kepada mahasiswa yang sudah memenuhi semua persyaratan untuk mengikuti seminar Tugas Akhir.

  e. Koordinator TA membuat jadwal seminar sesuai dengan nama-nama mahasiswa yang lolos untuk mengikuti seminar TA.

  f. Bagian administrasi (TU) menyiapkan formulir-formulir yang digunakan dalam seminar. Formulir-formulir yang harus dipersiapkan adalah: 1). Berita acara seminar TA (F-06) 2). Form nilai seminar TA (F-07) 3). Rekapitulasi nilai seminar (F-08)

  g. Mahasiswa melaksanakan seminar TA.

C. Pendaftaran dan pelaksanaan sidang Tugas Akhir

  Sidang TA dilaksanakan oleh mahasiswa yang telah selesai mengerjakan TA serta melakukan perbaikan terhadap koreksi yang ada pada saat pelaksanaan seminar. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran sidang TA sampai dengan mahasiswa melakukan sidang, sebagai berikut:

  a. Mahasiswa mengajukan sidang TA dengan melengkapi semua persyaratan yang sudah ditentukan. Ada 14 persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti sidang TA, yaitu :

  1). Form pendaftaran sidang TA (F-10), 2). Fotocopy kartu mahasiswa, 3). Fotocopy kartu rencana studi (KRS) semester terakhir, 4). Fotocopy kwitansi SPP semester terakhir, 5). Fotocopy surat bebas IOM,

  6). Fotocopy tanda terima penyerahan laporan Kerja Praktek ke jurusan

  Teknik Industri, 7). Fotocopy tanda terima penyerahan laporan Kerja Praktek ke

  perpustakaan Fakultas Teknik, 8). Tanda bukti bebas praktikum dari jurusan Teknik Industri, 9). Surat keterangan bebas teori, 10). Surat keterangan bebas praktikum, 11). Buku catatan harian penelitian (BCHP), 12). Fotocopy ijazah terakhir yang sudah di legalisir, 13). Transkrip asli hasil print out dari tata usaha Teknik Industri dan

  fotocopynya sebanyak 4 lembar, 14). Draft laporan TA sebanyak 4 rangkap.

  b. Bagian administrasi (TU) melakukan pengecekan terhadap semua persyaratan sidang mahasiswa.

  c. Jika syarat belum lengkap, mahasiswa dipersilahkan untuk melengkapi kekurangannya sebelum batas waktu pendaftaran sidang TA berakhir.

  d. Koordinator TA membuat jadwal sidang sesuai dengan nama-nama mahasiswa yang lolos untuk mengikuti sidang TA.

  e. Bagian administrasi (TU) menyiapkan formulir-formulir yang digunakan dalam sidang TA. Formulir-formulir yang harus dipersiapkan adalah :

  1). Form nilai bimbingan TA (F-03B) 2). Berita acara sidang TA (F-11) 3). Form nilai sidang TA (F-12) 4). Rekapitulasi nilai sidang TA (F-13)

  f. Mahasiswa melaksanakan sidang TA.

D. Pemrosesan informasi Tugas Akhir

  Informasi tentang Tugas Akhir diproses dan disampaikan oleh koordinator TA sesuai dengan data-data yang dimilikinya. Beberapa informasi yang selama ini sudah diproses antara lain informasi tentang pengumuman pembimbing TA, pengumuman penguji TA, jadwal seminar, jadwal sidang, dan progress TA mahasiswa.

  Pengumuman pembimbing TA dikeluarkan dalam periode waktu yang tidak pasti sesuai dengan rekap data mahasiswa yang proposalnya telah disetujui oleh ketua bidang keminatan yang bersangkutan. Sedangkan pengumuman penguji TA dikeluarkan bersamaan dengan jadwal seminar sesuai dengan rekap data mahasiswa yang telah mendaftarkan diri untuk mengikuti seminar serta telah memenuhi semua persyaratan yang ditentukan. Jadwal seminar TA umumnya dikeluarkan setiap 3 bulan sekali.

  Jadwal sidang TA dibuat berdasarkan rekap data mahasiswa yang telah mendaftarkan diri untuk mengikuti sidang serta telah memenuhi semua persyaratan yang ditentukan. Jadwal sidang TA umumnya juga dikeluarkan setiap

  3 bulan sekali.

  Progress TA mahasiswa dibuat untuk mengetahui perkembangan pengerjaan TA dari mahasiswa. Informasi progress TA mahasiswa terutama diperlukan oleh dosen pembimbing akademik maupun pembimbing TA untuk memberikan tindakan yang dianggap perlu seperti pemberian motivasi, teguran, disposisi pembimbing, hingga pengguguran TA. Informasi progress TA dibuat dengan merekap data-data yang dimiliki oleh koordinator TA yang meliputi data pembimbing, penguji, jadwal seminar, dan jadwal sidang TA. Progress TA yang pernah dibuat dalam sistem sekarang ini tidak dilakukan secara kontinyu. Hal ini mengakibatkan informasi progress Tugas Akhir yang ditampilkan menjadi tidak up to date.

4.1.2 Alur aktivitas Kerja Praktek

  Kerja Praktek (KP) merupakan mata kuliah wajib dengan beban 2 SKS yang melibatkan mahasiswa dalam kegiatan industri di perusahaan. Setiap mahasiswa memiliki pembimbing KP yang ditetapkan pada awal semester 6 untuk setiap angkatan. Alur kegiatan KP dimulai dari pengajuan permohonan KP oleh mahasiswa ke jurusan sampai dengan mahasiswa melaksanakan seminar. Rangkaian aktivitas utama dalam pelaksanaan KP dapat dilihat pada gambar 4.2.

  Aktivitas-aktivitas yang ada dalam kegiatan Kerja Praktek dapat dikelompokkan menjadi 3 kegiatan, yaitu: pengajuan KP, pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP, serta pemrosesan informasi KP.

  Mahasiswa

  Koordinator KP

  Administrasi (TU)

  Mulai

  Menetapkan Dosen Pembimbing KP

  Sudah lulus 90 SKS?

  Tidak

  Ya

  Coba lagi semester

  berikutnya

  Mencari informasi awal tempat KP dan menghubungi

  Pembimbing KP

  Membuat Surat Pengajuan KP ke Jurusan

  Menyusun Proposal KP dan Surat Permohonan KP,

  yang selanjutnya di kirim ke Perusahaan

  Tidak

  Permohanan KP

  diterima?

  Ya

  Menyiapkan Surat Pengantar dan Penilaian KP,

  Konfirmasi ke Perusahaan untuk KP

  Melakukan Kerja Praktek di Perusahaan dan minta

  Perusahaan mengisi F-KP05 (Form Penilaian

  Pelaksanaan KP)

  Melakukan proses bimbingan dan penyusunan Laporan

  KP

  Melakukan pengecekan terhadap persyaratan seminar mahasiswa

  Mengajukan Seminar KP dengan melengkapi semua

  persyaratan yang ditentukan

  Apakah syarat Tidak sudah lengkap?

  Ya Membuat jadwal seminar KP

  Menyiapkan formulir-formulir yang digunakan dalam seminar KP

  Melaksanakan Seminar KP (dengan menyerahkan

  Memasukkan nilai KP kedalam

  F-KP05 kepada Dosen Pembimbing KP)

  SIAKAD

  Mengumpulkan Laporan KP yang telah disahkan oleh

  Mengarsip berita acara dan

  Pembimbing KP dan Ketua Jurusan

  nilai seminar KP

  Selesai

  Gambar 4.2 Alur kegiatan Kerja Praktek

A. Pengajuan Kerja Praktek

  Mahasiswa dapat mengajukan Kerja Praktek setelah memiliki pembimbing KP dan pencapaian studi minimal 90 SKS. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa mengajukan Kerja Praktek adalah sebagai berikut : Mahasiswa dapat mengajukan Kerja Praktek setelah memiliki pembimbing KP dan pencapaian studi minimal 90 SKS. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa mengajukan Kerja Praktek adalah sebagai berikut :

  b. Mahasiswa membuat surat pengajuan KP (F-KP01) ke jurusan,

  c. Mahasiswa menyusun proposal KP dan membuat surat permohonan KP, yang selanjutnya di kirim ke perusahaan,

  d. Jika permohonan KP diterima, mahasiswa kemudian menyiapkan surat pengantar KP (F-KP03) dan form penilaian KP (F-KP05), serta melakukan konfirmasi ke perusahaan untuk melaksanakan KP. Jika permohonan KP ditolak, mahasiswa harus mencari tempat KP yang lain,

  e. Mahasiswa melakukan KP di perusahaan dan minta perusahaan mengisi form penilaian pelaksanaan KP (F-KP05).

B. Pendaftaran dan pelaksanaan seminar Kerja Praktek

  Mahasiswa yang telah selesai melaksanakan KP di perusahaan dan sudah selesai mengerjakan laporan dapat malakukan pendaftaran seminar atas persetujuan pembimbing KP. Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan pada saat mahasiswa melakukan pendaftaran seminar KP sampai dengan mahasiswa melakukan seminar KP adalah sebagai berikut :

  a. Mahasiswa mengajukan seminar KP dengan melengkapi semua persyaratan yang ditentukan. Ada 3 persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti seminar KP, yaitu : 1). Form pendaftaran seminar KP (F-KP06), 2). Lembar monitoring seminar KP (dengan minimal 5 kali mengikuti seminar

  Kerja Praktek), 3). Draft laporan KP yang telah disetujui dosen pembimbing.

  b. Bagian administrasi (TU) melakukan pengecekan terhadap persyaratan seminar mahasiswa.

  c. Jika syarat belum lengkap, mahasiswa tidak diperbolehkan mengikuti seminar sampai semua syarat dilengkapi,

  d. Bagian administrasi (TU) membuat jadwal seminar KP,

  e. Bagian administrasi (TU) menyiapkan formulir-formulir yang digunakan dalam seminar KP. Formulir-formulir yang harus dipersiapkan adalah :

  1). Berita acara seminar KP (F-KP07) 2). Daftar hadir peserta seminar KP (F-KP08) 3). Form penilaian KP (F-KP09)

  f. Mahasiswa melaksanakan seminar KP serta menyerahkan F-KP05 kepada dosen pembimbing KP.

C. Pemrosesan informasi Kerja Praktek

  Informasi tentang Kerja Praktek diproses dan disampaikan oleh bagian administrasi (TU) sesuai dengan data yang dimilikinya. Informasi yang selama ini sudah diproses antara lain informasi dosen pembimbing KP dan jadwal seminar.

  Pengumuman pembimbing KP dikeluarkan setiap tahun sekali, yaitu pada awal semester genap yang ditujukan kepada mahasiswa semester 6. Informasi ini disampaikan melalui papan pengumuman jurusan Teknik Industri. Sedangkan untuk jadwal seminar KP disampaikan secara langsung kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar.