BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa Inggris yaitu “office layout”. Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam
penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak George, 1988:200. Tata ruang kantor dalam suatu pekerjaan sangat mempengaruhi sikap, produktivitas,
dan interaksi karyawan terhadap sesama rekan kerja. Penataan ruang kantor dalam suatu instansi sebaiknya disesuaikan dengan perkembangan zaman dan teknologi
yang ada. Seperti lemari dan meja kerja yang di rancang sesuai dengan perkembangan zaman dan juga kenyamanan penggunanya. Begitu juga hal nya
dengan interior ruangan kantor dan juga alat-alat kantor yang digunakan. Rancangan ruang kantor saat ini mengarah ke sistem kantor terbuka yang
mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerjasama yang harmonis. Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun
psikologi Pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Dalam melaksanakan tata usaha, suatu pekerjaan kantor adalah faktor penting yang turut menentukan
kelancaran pekerjaan. tata ruang kantor ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor sebaik-baiknya.
Pada dasarnya Tata Ruang Kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari
perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses
Universitas Sumatera Utara
pekerjaan yang produktif. Ruangan kantor yang dilengkapi dengan alat- alat perkantoran ini bertujuan untuk mendukung semua pekerjaan kantor, dengan
meletakkan perlengkapan alat-alat kantor pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien akan membuat para Pegawai merasa nyaman. Yang
dimaksud dengan efisien disini adalah suatu susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga dan waktu maupun hal lain yang dapat merugikan, yaitu
tanpa ada pengurangan akan tujuan yang sebelumnya hendak dicapai oleh Perusahaan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan
menghasilkan pekerjaan yang kurang baik. Gie, 2007:207. Di semua kota pencarian lebih banyak ruang kantor untuk tempat bagi
suatu pabrik atau kantor yang sedang berkembang terus berlanjut. Biaya yang tinggi untuk ruang kantor tersebut, peningkatan biaya kebersihan dan
pemeliharaan, dan usaha untuk menyelesaikan masalah produksi dan status pekerja melalui lingkungan kerja yang lebih baik adalah faktor-faktor yang
menimbulkan motivasi untuk memberikan perhatian yang lebih besar bagi pengaturan ruang kantor.
Ruang yang tersedia untuk melakukan pekerjaan kantor merupakan “geografi” dari kantor tersebut. Sampai sekarang pengertian “tata letak kantor”
biasanya digunakan untuk menggolongkan pembahasan mengenai bagaimana menggunakan ruang kantor secara efektif. Konsep yang lebih baru dengan
penekanan alokasi ruang untuk pekerjaan kantor telah mengarah pada penggunaan pengertian “manajemen ruang” untuk menggantikan “tata letak kantor”. Untuk
memahami konsep terbaru mengenai manajemen ruang, perlu diingat bahwa fungsi kantor adalah untuk mengolah informasi. Dalam kantor, informasi mengalir
Universitas Sumatera Utara
dalam suatu alur bagaimana aliran bahan mentah dalam sebuah pabrik. Masing-masing memiliki rute atau jalur pengangkutan, waktu perjalanan masing-
masing harus diminimumkan, dan masing-masing harus memiliki keinginan yang kuat untuk menjaga jumlah tempat kerja untuk memuat atau mengeluarkan
informasi atau bahan mentah pada jumlah minimum tanpa mengorbankan kemudahan mendapatkan jasa atau produk tersebut. Dengan mengabaikan jenis
produk produk pabrik, produk kertas atau hanya komunikasi lisan, bagaimana ruang direncanakan dan digunakan mempengaruhi efisiensi dan produktivitas
pekerja Steward dan Stewart, 1983:53. Semua orang harus mempertimbangkan juga kebenaran konsep kantor
masa lalu sebagai pusat pelayanan dari suatu perusahaan. Propst, Presiden dari Herman Miller Research Corporation dan seorang kritikus fungsi kantor yang
bermutu, berpendapat bahwa tujuan kantor masa lalu adalah “untuk menyediakan satu lingkungan yang kondusif bagi individu untuk bekerja”. Kantor tersebut
harus tumbuh bersama dan menjadi satu perluasan dari individu dan pekerjaan yang dilakukan individu tersebut.
Kebutuhan untuk mengatur ruang secara cermat merupakan hal penting ketika satu gedung kantor baru sedang direncanakan, satu gedung tua sedang
direnovasi, atau tata letak gedung saat ini sedang dianalisa dengan tujuan akan mengurangi jumlah orang, perabotan dan peralatan. Perencanaan sebuah gedung
kantor baru atau renovasi sebuah gedung lama membutuhkan satu kajian yang cermat untuk menentukan penggunaan ruang yang paling efisien. Dalam bab ini
tujuan dan prinsip-prinsip manajemen ruang didiskusikan dan penerapan tata letak yang baik diuji dan digambarkan.
Universitas Sumatera Utara
Untuk lebih memahami arti pentingnya peranan tata ruang kantor, saya menuliskan pengertian tata ruang kantor menurut beberapa ahli yaitu :
1 “Office layout may be defined as the arrangement of furniture and
equipment within available floor space”. Tata ruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan
dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Gie 2007:186
2 “Office layout is the determination of the space requirements and of the
detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office
work within reasonable costs”. Tata ruang kantor merupakan penentuan atau penyusunan tentang
mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang kantor untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
3 Nuraida dalam bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran adalah
pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan
sarana bagi pekerja. 4
Gie dalam bukunya yang berjudul “ Administrasi Perkantoran Modern” menyebutkan bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat
kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.
Universitas Sumatera Utara
Di dalam UU No. 241992 tentang “Peranan Tata Ruang Kantor”, didefinisikan sebagai wujud struktur suatu pemanfaatan ruang yang direncanakan maupun tanpa
perencanaan. Adapun penataan ruang meliputi proses perencanaan tata ruang, pemanfaatan ruang dan pengendalian dalam pemanfaatan ruang. Dalam tulisan ini
ditelusuri pelbagai teori dan praktek yang berkembang dan memberikan warna spesifik dalam penataan ruang Indonesia. Perlu disadari, proses penataan ruang yang
menghasilkan tata ruang negara, propinsi serta kota dan desa dipengaruhi sejarah serta keadaan politik, pemerintahan, ekonomi, sosial dan lingkungan hidup setempat yang
tentu berbeda dengan negara, masyarakat dan bangsa lain.
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan
produktifitas. Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Mencegah penghambatan tenaga da waktu para pegawai, karena berjalan
mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. 2.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-
banyaknya. 4.
Mencegah para pegawai di bagian lain tergantung oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu Gie, 1983:162
Universitas Sumatera Utara
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Kategori