B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Manajemen ruang kantor menyangkut penampilan fisik kantor, terutama yang berkaitan dengan desain gedung misal : lokasi jendela, lift, dan sistem pipa
air, pemanas, listrik, kebutuhan organisasi termasuk lokasi bagian-bagian kantor, fasilitas khusus seperti, pelayanan lokasi, instalasi komputer dan kebutuhan
eksekutif kantor, tempat pekerjaan dilakukan, sifat dan jumlah pekerja yang saat ini bekerja sebagaimana jumlah yang direncanakan di masa depan, dan peralatan
dan perabotan yang dibutuhkan untuk melengkapi pekerjaan yang ditetapkan Littlefield dan Peterson, 1956:117.
Pada Manajemen ruang kantor memiliki tujuan spesifik Gie,1983:162: 1.
Untuk menyediakan ruang kantor yang cukup dan memaksimumkan penggunaannya.
2. Untuk meyakinkan pekerja juga pelanggan dan publik umum mengenai
kenyamanan dan ketenangan. 3.
Untuk mengembangkan alur kerja yang efektif dan berbiaya rendah. 4.
Untuk mendisain tempat kerja yang kondusif bagi metode kerja yang baik dan yang sejalan dengan sistem alur kerja.
5. Untuk mengkoordinasi penggunaan ruang dengan semua faktor-faktor
lingkungan yang berkaitan seperti : pemanas, lampu, warna dan pengatur kebisingan.
6. Untuk mengizinkan fleksibilitas tata letak bagi pengaturan ulang tempat
kerja dan untuk perluasan atau pengembangan kebutuhan ruang.
Universitas Sumatera Utara
7. Untuk mempertimbangkan secara cermat kebutuhan komunikasi antar
personil kantor dengan menyediakan satu lingkungan yang bebas dari penghalang komunikasi.
8. Untuk meninjau secara periodik semua aspek program manajemen ruang
dan melakukan perbaikan jika diperlukan.
Dalam menyusun ruang kerja kantor, ada beberapa tujuan yang perlu di capai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap
tata ruang kantor yang baik Muther,1955:175 Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu adalah :
1 Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh
jarak yang sependek mungkin. 2
Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar. 3
Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 4
Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara 5
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan 6
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.
7 Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan
mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.
Dua ahli Inggris yaitu Mills dan Standingford 1955:150 menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor adalah :
1. Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi.
2. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar.
Universitas Sumatera Utara
3. Pelayanan – pelayanan tersedia sepanjang diperlukan seperti tenaga listrik,
telepon dan lain-lain. 4.
Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang. 5.
Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja. 6.
Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara 7.
Komunikasi dan arus kerja diperlancar. 8.
Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan. 9.
Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu. 10.
Saling ganggu diantara para Pegawai harus dihindarkan.
Tujuan dari peranan tata ruang kantor yang dibuat oleh Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah untuk
menciptakan dan memberikan kesan yang baik bagi para Tamu, Pegawai dan Mahasiswa yang berkunjung di ruangan tersebut agar tidak bosan. Dan untuk
menghilangkan kejenuhan atau kebosanan tersebut, maka sebaiknya akan selalu diadakan perubahan-perubahan susunan tata ruang kantor dan senyaman mungkin
dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapai.
C. Peranan Tata Ruang Kantor
Kategori