1. Penerapan prosedur kerja dalam meningkatkan efisiensi kerja
“Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang
harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas”. Sedarmayanti, 2001 : 134.
Dalam pelaksaan prosedur kerja ada beberapa faktor yang harus dipertimbangan antara lain :
a. Tata kerja
Tata kerja dimaksudkan untuk dapat mencapai cara kerja yang termudah. Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini
dapat dilihat dari : 1
Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada pekerjan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai
sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Misalnya pemakaian komputer.
2 Semua langkah pekerjaan dalam pekerjaan kantor bagian
KepegawaianFakultas Ekonomi USU disusundibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian
yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dan
mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
Universitas Sumatera Utara
3 Setiap alat tulis kantor ATK dalam kantor selalu disediakan tempat
penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.
4 Setiap tempat penyimpanan pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi USU diberi tanda pengenal mengenai isinya. b.
Pemakaian waktu kerja Pemakaian waktu pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
selalu diusahakan se-produktif mungkin. Agar sifat ke-efisienan bisa lebih di maksimalkan. Pada pekerjaan kantor di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
USU hal ini dapat dilihat dari : 1
Rencana Kerja Pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU selalu
disusun Rencana Kerja dan Rencana Kerja tersebut disesuaikan dengan pemakaian waktu. Setiap rencana kerja yang dibuat pada Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi USU selalu diikuti dengan pembuatan jadwal kegiatan berupa pengumuman.
2 Disiplin
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang
menjadi tanggung jawab pegawai. Dan tata kerja merupakan cara-cara pelaksanaan kerja yang se efisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat
segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, dan biaya yang tersedia. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan
Universitas Sumatera Utara
tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan Fathoni, 2006 : 6. Pelaksanaan disilpin kerja
pegawai pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif
dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja
yang optimal. Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
a Jam kerja pegawai
Pada hari Senin sd Kamis, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB, istirahat 12.00 13.00 WIB dan pulang pukul 14.00 WIB.
b Untuk jadwal Pada hari Jumat, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00
WIB, dan pulang pada pukul 11.00 WIB. c
Untuk jadwal Ekstensi, pegawai masuk pukul 17.00 WIB 20.00 WIB. Pada hari Sabtu, pegawai masuk kerja pada pukul 08.00 WIB dan
pulang pada pukul 13.00 WIB. d
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Tetapi ketpatan waktu yang
dilakukan oleh para pegawai sering tidak efisien dalam menggunakannya, maka perlu adanya instruksi dari pimpinan yang baik
mengenai ini. Ketidak efisienan itu bisa berupa pemakain waktu jam istirahat yang berlebihan, keterlambatan masuk kerja, hal ini sering
diabaikan oleh pimpinan, dengan begitu Komunikasi antara pimpinan
Universitas Sumatera Utara
dengan para pegawai harus baik. Pimpinan harus melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan
dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi
komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pkerjaan dapat dilakukan se
efekif dan se efisien mungkin. e
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai,
langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa: kenaikan pangkat, pemberian bonus, liburan
bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut
dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai
yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari
organisasi dimasa yang akan datang. Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengkoreksi penampilan kerja
pegawai dan untuk mendorong pegawai berprilaku sepantasnya di tempat kerja, dimana perilaku yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan
prosedur” Subekti, 2008.
Universitas Sumatera Utara
Tapi sering kali peraturan tersebut dilanggar oleh pegawai, hal ini bisa kita lihat dari kriteria pegawai itu sendiri yang diantaranya adalah :
a Pegawai yang berprestasi dan memiliki potensi
b Pegawai yang berpotensi tetapi mempunyai masalah
c Pegawai yang biasa-biasa saja dan sulit untuk mengembangkan diri
d pegawai yang tidak berpotensi dan tidak memiliki motivasi kerja yang
baik. Untuk pegawai yang berkriteria 1 satu tidak terdapat permasalahan
yang berarti untuk meningkatkan disiplin kerja karena pegawai yang bersangkutan memiliki motivasi yang baik untuk berprestasi. Untuk pegawai yang berkriteria 2
dua memiliki potensi yang telah tergali dari dalam dirinya tetapi mempunyai masalah yang cukup berarti sebut saja masalah dalam disiplin.
Untuk yang berkriteria 3 tiga tergolong yang biasa saja akan tetapi sulit mengembangkan potensi dalam dirinya, biasanya pegawai ini cenderung pasif.
Dan untuk pegawai dengan kriteria 4 empat terdapat kesulitan untuk meningkatkan disiplin karena pegawai ini cenderung mengabaikan aturan yang
telah ditetapkan perusahaan dan sanksi yang diberikan tidak efektif untuk merubah perilaku yang bersangkutan.
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut: a
Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya. b
Pada jam kerja pegawai tidak ada yang malas. c
Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
Universitas Sumatera Utara
d Komunikasi antara atasan dengan pegawai dapat terjalian dengan baik.
e Pemakaian tenaga kerja
Pemakaian tenaga ini juga dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang teringan. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan.
Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU paham apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
Pada pekerjaan kantor di bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU hal ini dapat dilihat dengan jumlah tenaga kerja yang ada pada bagian kepegawaian,
seperti yang dijelas kan diatas jumlah karyawan yang ada yaitu ada 4 orang. Dari jumlah tenaga yang dimiliki, kita melihat hasil kerja atau prestasi kerja yang
diperoleh dari data surat masuk dan surat keluar yaitu :
Tabel 2.2 Data surat
Tahun Surat masuk
Surat keluar
2009 1420
19 2010
1560 43
2011 1690
65
Dari tabel diatas kita melihat prosedur surat masuk dan keluar peningkatan yang dicapai yaitu 10 per tahunnya. Berarti hasil kerja meningkat tapi
peningkatan yang terjadi terlalu sedikit memgingat kebutuhan dan kegiatan dari tahun ke tahun semakin tinggi. Selain itu perbandingan antara surat masuk dan
yang dikeluarkan dalam bidang kepegawaian terlalu sedikit, maka perlu adanya standarisasi pengerjaan tugas pada bagian tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Dalam penggunaan tenaga kerja tidak boleh kurang dan lebih, bisa ber implikasi tidak baik terhadap hasil kerja. Pemakaian telepon untuk keperluan
interlokal hendaknya dikontrol dengan ketat dengan mengurangi kebiasaan atau kegemaran menggunakan kata-kata yang bertele-tele. Jika terjadi kekurangan
tenaga kerja maka akan memerlukan waktu tambahan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Begitu juga dengan kelebihan penggunaan tenaga kerja akan membuat
waktu luang para pegawai yang tidak sesuai dengan standar waktu kerja yang ada. Penggunaan tenaga kerja harus sesuai dengan beban kerja, standar waktu yang ada
agar tercipta efisien kerja di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU. Maksudnya antara beban kerja yang ada harus bisa diselesaikan dengan satandar
waktu yang telah ditentukan. Jadi efisiensi dibagian kepegawaian dapat tercapai. Penentuan beban kerja yang baik akan meningkatkan efisiensi dalam
penggunaan tenaga kerja karena akan terbentuk proporsional tenaga kerja yang dibutuhkan dalm sebuah instansi atau kantor. Jadi pelaksanaan suatu pekerjaan
dapat terorganisir dengan baik. c.
Pemakaian benda termasuk uang biaya Dalam pelaksanaan suatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan
material yang bersifat mewah atau berlebih-lebihan sepanjang sesuatu pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Misalnya : amplop surat dapat dibuat dari
kertas bekas dan tidak perlu selalu menggunakan amplop yang dibeli dari toko. Pembuatan formulir dapat dilakukan secara terpusat, tidak perlu setiap unit kerja
membuat formulir sendiri. Pemakaian telepon untuk keperluan interlokal hendaknya dikontrol dengan ketat dengan mengurangi kebiasaan atau kegemaran
Universitas Sumatera Utara
menggunakan kata-kata yang bertele-tele. Perbekalan tata usaha hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak terjadi salah beli. sehingga membuang
waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaanya untuk mencegah terjadinya kesalahan. Demikian pula perlu
dijaga agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat yang murah tetapi sering mengalami kerusakan dan berakibat tingginya biaya
perawatan atau biaya operasional. Dalam rangka penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor pada
Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU pemakaian benda termasuk uang pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU dapat dilihat dari
formula biaya pegawai pada umumnya yaitu : Jumlah biaya pegawai dibagi total biaya. Biaya pegawai mencakup antara
lain biaya gaji, biaya kesehatan pegawai, bonus, insentif, biaya fasilitas car loan, home loan, asuransi, dll. Kemudian biaya pegawai total ini dibandingkan dengan
biaya total biaya operasi total Pengendalian biaya ini lazim digunakan untuk mengukur efisiensi kerja
pegawai salah satu komponen biaya pegawai yang cukup besar selain unsur gaji adalah unsur biaya kesehatan. Untuk mengendalikan biaya ini biasanya kemudian
digunakan jasa asuransi kesehatan. Supaya biaya kesehatan menjadi lebih terkontrol. Meski demikian, biaya ini juga sebaiknya jangan terlalu ditekan demi
efisiensi. Misal gaji karyawan dibuat tidak kompetitif, atau tidak diberikan bonus dan insentif. Hal ini mungkin bisa mendapatkan efisiensi biaya, namun dalam
jangka menengah akan menurunkan motivasi kerja pegawai; dan ujungnya bisa
Universitas Sumatera Utara
menurunkan level produktivitas kerja. Dengan demikian biaya pegawai ini sebaiknya dipatok pada angka yang reasonable.
B. Fasilitas Kerja
Kategori