BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh
organisasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi. Didalam suatu organisasi biasanya organisasi
menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Kantor merupakan pusat kegiatan dan penyedia informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan kegiatan organisasi. Oleh sebab itu, kantor
diharapkan mampu menyediakan informasi yang benar berdasarkan fakta untuk memenuhi kebutuhan informasi pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan
mengendalikan perusahaan atau organisasi. Salah satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan.
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar dapat
memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap
kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu,
Universitas Sumatera Utara
suatu kantor dalam mengelolah kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang paling sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai
tujuan. Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit
informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat
pada waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula
oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk
pemeliharaan arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
kegiatan dan proses pekerjaan kantor berdaya guna. Dalam hal ini unit kersipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam
memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan khususnya. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang
bekerja pada unit kersipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali ketrampilan khusus mengenai bidang
kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dam mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam unit pengolahan arsip. Disamping itu tanggung jawab terhadap
pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang
sangat penting dan tidak mudah. Sehingga harus diolah secara terencana dan
Universitas Sumatera Utara
mendasar serta profesional, sebab keunggulan dalam bidang kearsipan akan sangat berpengaruh dalam membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme
kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan. Begitu pentingnya nilai kegunaan arsip dalam suatu instansi maupun organisasi-organisaai tertentu, membuat
organisasiinstansi tersebut harus melakukan penyimpanan terhadap arsip-arsip. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat
mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau warkat yang terprogram dan dapat memusnahkan dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip merupakan
salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian
komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Pada dasarnya pimpinan menginginkan adanya arsip
yang rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena
pimpinan tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan demikian pimpinan mengharapkan para stafnya mampu mengurus dan memelihara arsip
untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Pengolahan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan
administrasi agar lebih lancar sering kali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga dibidang kearsipan, maupun
terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi
Universitas Sumatera Utara
semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang yang sulit diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal
bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak
dimulai dari tertib kearsipannya. Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan
yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistibusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur
sembarangan, tidak terjadwalnya jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak
terlaksana dengan baik. Mengingat pentingnya peranan penataan arsip pada suatu organisasi,
penulis tertarik untuk mempelajari dan mengevaluasi bagaimana penataan arsip yang baik pada Fakultas Ekonomi. Berdasarkan uraian diatas, penulis memilih
judul “ Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan pada Kearsipan di bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara ”.
Universitas Sumatera Utara
B. Perumusan Masalah
Kategori