perlengkapanperalatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
G. Peralatan Kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip- arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Ada 11 sebelas peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh
perusahaan swasta maupun pemerintah Wursanto,1997:32, yaitu : 1.
Map a.
Map Biasa Stofmap foli, dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio 21x34cm untuk sementara.
Keuntungannya ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan
warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.
b. Stopmap tali Portapel, memakai tali pengikat sebagai alat
merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah karena dapat dibuat sendiri.
c. Map jepitan Snelhecter, memakai jepitan dari logam untuk
memegang wakrat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.
Universitas Sumatera Utara
d. Map tebal Briefordner, memakai jepitan khusus dan bentukknya
kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat
apabila diperlukan. 2.
Folder Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat
persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpanwarkat di dalam filling cabinet.
3. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekatpemisah dalam penyimpanan
arsip.
4. Filing Cabinet File Cabinet
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical berdiri dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip. 5.
Almari arsip Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu
dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
Universitas Sumatera Utara
6. Meja
Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.
7. Kursi
Ada 4 empat jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a.
Kursi yang digunakan Tata Usaha clerical chair. b.
Kursi yang digunakan sekretaris secretarical chair. c.
Kursi yang digunakan para eksekutif executive chair. d.
Kursi yang digunakan pada waktu rapat conference chair. 8.
Berkas kotak Box File Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat.
Setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis. 9.
Rak Arsip Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari
beberapa keeping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di
sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun. 10.
Mesin-mesin kantor Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik
secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik, komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas
Perforator.
Universitas Sumatera Utara
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena, pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan
sebagainya. Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga
menggunakan peralatan-peralatan kearsipan seperti map, folder, filing cabinet, lemari arsip, mesin - mesin kantor komputer, telepon, fax, dan alat tulis kantor
pena, pensil, punch, steples, dll. Sekretariat Dekan FE USU mempunyai berbagai macam map seperti
map biasa 12 buah , map jepitbusiness file 15 buah , map tebal besar letter file 46 buah , map tebal kecil bloter file 38 buah . Folder 17 buah , filling
cabinet besar 2 buah , filling cabinet kecil 1 buah , lemari arsip 4 buah , komputer 2 buah , telepon 2 buah , dan fax 1 buah .
H. Proses Kearsipan
