2 Pemeliharaan tempat penyimpanan
Arsip-arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara disimpan didalam lemari arsip yang terbuat dari besimetal dengan
dua pintu. 3
Penggunaan bahan-bahan pencegah Untuk menjaga keutuhan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara digunakan confer kapur barus di setiap lemari arsip.
4 Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarang orang, harus meminta persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara. 5
Kebersihan Ruangan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata rapi.
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat- warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman dan dapat diketemukan kembali dengan cepat bilamana dibutuhkan. Penyusunan warkat secara sistematis berarti bahwa ketika melakukan
penyimpanan arsip, pegawai menaruh warkat-warkat dengan menggunakan
Universitas Sumatera Utara
prosedur, cara, alat, memperhatikan arsip dan kodenya serta urutan kejadian warkat.
Berikut adalah 5 lima macam sistem penyimpanan arsip pada umumnya Serdamayanti.2003:71-76 :
a. Sistem Abjad Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu system penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini dapat dipakai pula oleh sistem
penyimpanan arsip lainnya. Misalnya meskipun sistem penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan arsip
yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut urutan abjad. Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini meliputi
90 dari semua sitem penyimpanan arsip. b.
Sistem Masalah Perihal Subjek Filing System Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini.
Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu maslah-masalah yang pada umumnya
terjadi dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek
yang disusun dalam suatu daftar yang bernama Indeks. Oleh sebab itu
Universitas Sumatera Utara
dalam penataan arsip berdasarkan masalah, perlu dipersiapkan lebih dahulu daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode
dan masalah-masalah yang terdapat didalam kantororganisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
Contoh : Masalah-massalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” misalnya, pengadaan, kedudukan, cuti, pemberhentian, dan sebagaianya
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok subyek didalam kelompok masalah “kepegawaian”.
c. Sistem NomorNumerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau
setiap masalah diberi nomor tertentu. Contoh :
000 UMUM 010 Urusan dalam
011 Gedung kantor 012 Rumah dinas
013 Listrik dan telepon 020 Peralatan
030 Penelitian 040 Perencanaan
Universitas Sumatera Utara
100 KEPEGAWAIAN 110 Pengadaan
120 Mutasi
d. Sistem TanggalUrutan WaktuChronological Filing System
Sistem tanggal adalah salah saru sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya
tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian
paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat tersebut.
e. Sistem Wilayah RegionalGeographical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan
daerah ditentukan kemudian disusun menurut urutan abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Sistem penyimpanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok
masalahnyasubyeknya. Yang menjadi subyek atau pokok masalah di sekretariat
Universitas Sumatera Utara
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu surat masuk Internal, surat masuk Eksternal, surat keluar Internal, surat masuk Eksternal, kendali,
Dekan, dan Internasional. Setiap pokok masalah tersebut disimpan didalam sebuah letter file dan disusun dengan rapi pada lemari arsip. Penyimpanan arsip
paling lama 5 tahun setelah itu dipindahkan kegudang
6. Penyusutan Arsip
