B. Struktur Organisasi Personalia
Dilihat dari pengertiannya stuktur organisasi organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai
dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan
batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubunganketerkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun
perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan , biasanya semakin besar suatu
perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem line and staf yaitu kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dengan satu garis, masing-masing bagian bertanggung jawab kepada yang lebih
tinggi. Semakin tinggi garis tersebut, maka semakin tinggi pula tanggung jawabnya.
Adapun Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar berikut:
Universitas Sumatera Utara
Bagan Struktur Organisasi Fakultas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara 20072008
Rektor dan
Pembantu Rektor
Dewan Pertimbangan
Fakultas Dekan dan
Pembantu Dekan
Unit Penunjang Fakultas
Kepala Bagian Tata Usaha
Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen
Ketua Lab Studio
Bengkel Ketua Program
Studi Intra Departemen
Ketua Program Studi Inter
Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Departemen
Universitas Sumatera Utara
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas seorang sekretaris pada bagaian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara :
Tabel 2.1
Rincian Tugas Sekrtetaris Dekan Fakultas ekonomi Universitas Sumatera Utara
NO PEKERJAAN RUTIN
1 Memasukkan surat masuk untuk Dekan FE-USU ke buku agenda
2 Membuat menulis nomor surat keluar
3 Menjadwal kegiatan Dekan
4 Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar
5 Menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan
6 Mengantarkan surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan
7 Mengarsip surat masuk dan keluar
8 Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain
9 Mengetik surat keluar
10 Menerima telepon
11 Menerima fax
Universitas Sumatera Utara
D. Jaringan instansiKegiatan