Rencana Kegiatan Pengertian Arsip

keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pada tahun 2011 antara lain sebagai berikut : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil 2. Perkuliahan semester genapganjil 3. Ujian mid semesterujian semester genapganjil 4. Wisuda mahasiswa Universitas Sumatera Utara G. KEARSIPAN DI FE USU Kearsipan merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengolah berbagai informasi bagi perkembangan dan kemajuan Organisasi tersebut. Maksud Kearsipan Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan Tujuan Kearsipan 1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman. Jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan. 2. Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan perusahaan. Fungsi Arsip Arsip adalah warkat atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Dalam pengertian ini dapat dipahami bahwa didalam arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual Surojo, 2006 : 37. Universitas Sumatera Utara BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini Sedarmayanti, 2003: 7. Menurut Wursanto 1991:11 Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor officer work. Produk pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi. Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini: Universitas Sumatera Utara 1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang. 2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kepentingan dan disimpan dengan mempergunakan suatu system tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam undang-undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan badan- badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta danatau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari definisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana suratwarkat yang diproses berdassarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. Yang dimaksud dengan Arsip menurut Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh Universitas Sumatera Utara perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.

B. Peranan Arsip