Penciptaan Arsip Pendistribusian Arsip

1. Penciptaan Arsip

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat records creation, yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. Kegiatan penciptaan warkat di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera terdiri dari kegiatan penulisan surat , memo, petunjuk atau instruksi dari Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat- warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.

2. Pendistribusian Arsip

Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusian warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisnya di Unit Kerasipan. Jadi, di Unit Kerasipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisassi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu : a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit kerasipan. Universitas Sumatera Utara b. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah Unit Kerja. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah Unit Kerja. c. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan. Dan Unit Tata usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab terhadap imlementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing. Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, yakni setiap bagian atau departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki arsip masing-masing dan sebagai pusat Unit Kearsipan berada di sekretariat Dekan. Setiap surat masuk yang ada harus mempunyai persetujuan dari dekan sebelum didistribusikandikirim ke bagian atau departemen yang bersangkutan. Dengan menerapkan sistem ini, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berperan sebagai penentu kebijakan kearsipan dan mengola arsip inaktif dan statis. Selain itu juga, setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada pihak luar terlebih dahulu dicatat ke dalam buku agenda di sekretariat Dekan sebelum didistribusikan ke tempat tujuan yang ditentukan sebelumnya. Universitas Sumatera Utara

3. Penggunaan atau Pengelolahan Arsip