Metode Pengeluaran Kas dengan Cek Peranan Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas dalam

A. Metode Pengeluaran Kas dengan Cek

Metode pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak ketiga bank untuk turut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Dengan demikian sistem pengeluaran kas ini hanya akan menyangkut pengeluaran kas dengan cek saja.

B. Dana Kas Kecil

Dana kas kecil menurut Skousen 2001:379 ialah: “ Jumlah kecil kas yang disimpan di tangan untuk pembuatan pembayaran bermacam-macam”. Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil menurut Mulyadi 2001:534 adalah “ Kas, Akuntansi, Pemegang Dana Kas Kecil, dan Auditor Intern”. Prosedur Pengeluaran Kas a. Departemen Pemrosesan Data Setiap hari, sistem tersebut men-scan field Tanggal Jatuh Tempo dari register voucher untuk jatuh tempo setiap item. Cek-cek dicetak untuk item-item tersebut, dan setiap cek dicatat dalam register cek jurnal pengeluaran kas. Nomor cek dicatat dalam register voucher untuk menutup voucher dan mentransfer item-item tersebut ke file utang dagang tertutup. Cek-cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi, dikirimkan ke departemen pengeluaran kas. Akhirnya, total batch dari utang dagang tertutup dan pengeluaran kas disiapkan untuk prosedur update buku besar umum. Pada akhir hari, total batch dari utang dagang terbuka belum dibayar dan tertutup dibayar, kenaikan persediaan, dan pengeluaran kas diposkan ke kontrol Universitas Sumatera Utara utang dagang, kontrol persediaan, dan akun kas dalam buku besar umum. Total dari utang dagang tertutup dan pengeluaran kas harus sama. b. Departemen Pengeluaran Kas Petugas administrasi pengeluaran kas merekonsiliasi cek-cek tersebut dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dinegosiasi ke manajemen untuk ditandatangani. Cek-cek tersebut kemudian dikirimkan ke pemasok. Satu salinan dari tiap cek tersebut dikirim ke bagian utang dagang dan salinan lainnya disimpan di bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi. c. Utang Dagang Ketika menerima salinan cek, petugas administrasi utang dagang mencocokkan mereka dengan voucher terbuka dan mentransfer item-item tertutup ini ke file voucher tertutup. Universitas Sumatera Utara 3. Aktivitas-aktivitas Sistem Pembayaran Gaji Tujuh aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch, karena 1 cek gaji dibuat secara periodic mingguan, dua mingguan, atau bulanan dan 2 sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.  Perbarui File Induk Penggajian Aktivitas pertama dalam sistem ini melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Departemen manejemen SDM memberikan informasi ini. Walaupun penggajian diproses dalam bentuk batch, departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat perubahan-perubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat merupakan hal yang penting untuk diperlihatkan bahwa semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. Akan tetapi, catatan pegawai yang berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, termasuk formulir W-2 membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun terkait.  Perbaharui Tarif dan Pemotong Pajak Aktivitas kedua dalam sistem ini dengan memperbaharui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi Universitas Sumatera Utara ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.  Validasi Data Waktu dan Kehadiran Langkah ketiga dalam sistem ini dengan memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.  Mempersiapkan Penggajian Langkah keempat dalam sistem penggajian adalah dengan mempersiapkan penggajian. Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.  Membayar Gaji Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk mendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar.  Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Hukum federal dan negara bagian mensyaratkan perusahaan memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga Universitas Sumatera Utara ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.  Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan lain-lain Aktivitas yang terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan suka rela lainnya dari setiap pegawai organisasi harus secara periodik membuat cekmenggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan dana yang secara suka rela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi. D. Sistem Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Pengertian, Tujuan, dan Unsur – Unsur Pengendalian Intern Pengendalian intern menurut Niswonger 1999:183 adalah, “Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, dan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”. Menurut Mulyadi 2001:163, “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga Universitas Sumatera Utara kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik 20001:319.2 mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut, Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku”. Dari definisi pengendalian intern di atas, terdapat beberapa konsep dasar yang harus diperhatikan yaitu: a. pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas, b. pengendalian intern dijalankan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain, c. pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam Universitas Sumatera Utara semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, d. pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan; pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi. Tujuan diterapkannya sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut: 1 menjaga kekayaan organisasi. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah hilang atau rusaknya kekayaan organisasi, serta untuk menemukan kekayaan yang hilang pada saat yang tepat, 2 mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Perusahaan harus memiliki data akuntansi yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan dan operasional perusahaan. Sistem pengendalian intern bertujuan untuk menguji ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya melalui pencegahan dan penemuan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat, 3 mendorong efisisensi. Pengendalian intern dimaksudkan agar perusahaan terhindar dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, mencegah pemborosan serta mencegah penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien, 4 mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Manajemen perusahaan perlu menyusun berbagai prosedur dan peraturan agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan. Universitas Sumatera Utara Selain untuk tujuan di atas, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dengan sedemikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit. Menurut tujuannnya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu pengendalian intern akuntansi internal accounting control dan pengendalian intern administratif internal administratif control. Pengendalian intern akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Unsur-unsur pengendalian intern menurut Niswonger 1999:184 terdiri dari: a lingkungan pengendalian, b penilaian resiko, c prosedur pengendalian, d pemantauan atau monitoring, e informasi dan komunikasi. Ad. a Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Faktor yang Universitas Sumatera Utara mempengaruhi lingkungan pengendalian meliputi falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha, serta kebijakan personalia perusahaan. Ad. b Penilaian Resiko Setiap organisasi menghadapi resiko. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya. Ad. c Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberi jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis dapat dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun yang termasuk dalam prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten, perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan. Ad. d Pemantauan atau Monitoring Pemantauan terhadap system pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dapat dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda- tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan melalui evaluasi khusus Universitas Sumatera Utara sering dilakukan bila terjadi perubahan-perubahan besar dalam hal strategi, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi. Ad. e Informasi dan Komunikasi Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikannya terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku. Menurut Mulyadi 2001:164 unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah: 1 struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, 2 sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya, 3 praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, 4 karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut disajikan pada gambar 2.4 berikut ini. Universitas Sumatera Utara Organisasi yang memisahkan Tanggung jawab dan wewenang Secara tegas Unsur Pokok Sistem Sistem otorisasi dan prosedur Pengendalian Intern Pencatatan Praktik yang sehat Karyawan yang mutunya sesuai Dengan tanggung jawab Gambar 2.4 Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Sumber : Mulyadi 2001:165 Ad. 1 Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organiasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : a harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi, b suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan. Universitas Sumatera Utara Ad. 2 Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Ad. 3 Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapaun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : a penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, b pemeriksaan mendadak surprised audit, c setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain, d perputaran jabatan job rotation, e keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, f secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya, Universitas Sumatera Utara g pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur- unsur sistem pengendalian intern yang lain. Ad. 4 Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

2. Keterbatasan Pengendalian Intern

Pengendalian intern setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Beberapa keterbatasan bawaan yang meleket dalam setiap pengendalian intern antara lain : a. kesalahan dalam pertimbangan. Manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, dan tekanan lainnya, b. gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan, c. kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan tidak berjalannya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang telah dirancang, Universitas Sumatera Utara d. Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu, e. Biaya lawan manfaat. Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.

E. Peranan Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas dalam

Mendukung Pengendalian Intern Sistem akuntansi mmpunyai beberapa fungsi penting di dalam organisasi, begitu juga dengan pengendalian intern. Hubungan antara system akuntansi dan pengendalian intern dapat terlihat dari beberapa fungsi dan tujuan yang sama-sama hendak dicapai oleh keduanya. Pengendalian intern merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai berbagai tujuan, seperti menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem akuntansi mempunyai peranan untuk menyediakan pengamanan atas harta kakayaan perusahaan melalui penyelenggaraan pencatatan aktiva dengan baik. Informasi yang diperoleh adalah melalui pencatatan dibandingkan dengan informasi yang diperoleh dari investasi fisik. Perbedaan yang ditemukan dapat diselidiki agar Universitas Sumatera Utara diketahui penyebabnya dan selanjutnya dilakukan tindakan koreksi untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang sama. Sistem akuntansi bertujuan untuk mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, yaitu dengan memanfaatkan system tata buku berpasangan. Sistem pembukuan ini mengharuskan perbandingan antara jumlah debet dan kredit pada saat penyusunan neraca saldo, sehingga akan memberikan suatu pengawasan terhadap ketelitian proses pembukuan. Sistem akuntansi juga memberikan andil besar dalam mendorong efisiensi pelaksanaan operasi perusahaan. Manajemen dapat menetapkan standar biaya produksi dalam aktivitas operasionalnya. Adanya informasi perbandingan antara biaya standar dengan biaya yang sesungguhnya terjadi dapat digunakan manajer untuk mengidentifikasi penyebab perbedaan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan sehingga efisiensi usaha akan lebih mudah dicapai. Sistem akuntansi juga mempunyai peranan dalam rangka mendorong ditaatinya kebijakan menejemen yang telah ditetapkan. Sistem akuntansi akan mengolah data transaksi menjadi informasi, informasi kemudian akan dikomunikasikan dalam bentuk laporan pelaksanaan. Sebagai contoh, manajemen membuat kebijakan pemberian kredit sampai pada batas tertentu atas persetujuan dari manajemen tertinggi. Dalam hal ini system akuntansi akan menghasilkan laporan dari analisa piutang. Laporan ini dapat digunakan manajemen sebagai dasar dalam melakukan penilaian apakah kebijakan pemberian kredit ini telah ditaati dan jika diperlukan akan mengambil tindakan perbaikan. Universitas Sumatera Utara Berdasarkan uraian dia atas, dapat disimpulkan bahwa terdapat suatu hubungan yang erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern, yaitu untuk menghasilkan suatu sistem akuntansi yang efektif maka diperlukan unsure pengendalian intern di dalamnya. Pengendalian intern tidak mungkin berjalan tanpa adanya sarana alat yang menjalankannya yaitu sistem akuntansi. Pelaksanaan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang baik dan benar dapat meningkatkan efektifitas pengendalian intern hasil penerimaan dan pengeluaran kas. Artinya, melalui sistem informasi akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan sebagai alat untuk meningkatkan pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Universitas Sumatera Utara BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif yaitu dengan menjelaskan keadaan dan karakteristik sebenarnya dari objek penelitian berdasarkan informasi yang diperoleh.

B. Jenis Data