“Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian Intern Kas pada PT BPR Syariah Bank
Alwashliyah Medan”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian mengenai latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis mencoba untuk merumuskan masalah
yang menjadi dasar penelitian dalam penyusunan skripsi ini pada PT. BPR Syariah Bank Al-washliyah Medan yaitu : “Apakah Sistem Informasi Akuntansi
Penerimaan dan Pengeluaran Kas yang diterapkan pada perusahaan mampu
mendorong terciptanya pengendalian intern kas yang ?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1
Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas PT BPR Syariah Bank Alwashliyah Medan.
2 Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penerimaan dan
pengeluaran kas yang diterapkan di dalam perusahaan telah dapat memberikan pengendalian intern yang.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1
Bagi penulis, penelitian bermanfaat untuk mengembangkan wawasan pengetahuan yang diperoleh oleh penulis selama perkuliahan, khususnya
mengenai sistem informasi akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
2 Bagi perusahaan, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran-
saran mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas sebagai salah satu informasi bagi manajemen PT BPR Syariah Bank
Alwashliyah Medan. 3
Bagi akademisi, hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan acuan dalam melakukan atau melanjutkan penelitian yang berkaitan dengan judul
skripsi ini.
E. Kerangka Konseptual
PT BPR Syariah Bank Alwashliyah Medan
Sistem Informasi Akuntansi
Penerimaan Kas Pengeluaran Kas
Pengendalian Intern Kas
Universitas Sumatera Utara
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Informasi keuangan mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Informasi ini dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan baik pihak
ekstern maupun intern. Guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna maka didesain suatu sistem informasi akuntansi. Sistem
informasi akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan
pihak intern dan ekstern. Bagi pihak intern, sistem akuntansi merupakan sarana bagi pihak manajemen untuk memperoleh informasi keuangan guna mengetahui,
mengevaluasi, dan mengambil keputusan-keputusan dalam menjalankan perusahaan, yang tergantung fungsi yang mereka jalankan dalam perusahaan. Bagi
pihak ekstern, seperti kreditur, investor, supplier, pemerintah, serikat kerja, memerlukan informasi keuangan dalam kaitannya dengan kepentingan mereka.
Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual tanpa mesin-mesin pembantu dan diproses dengan menggunakan
mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai penggunaan komputer.
Sebelum membahas mengenai system akuntansi maka terlebih dahulu akan diberikan pengertian mengenai sistem dan akuntansi. Menurut Widjajanto
2001:2, “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling
Universitas Sumatera Utara
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output”. Definisi di atas bermakna bahwa dalam suatu sistem harus
ada tiga tahapan penting yaitu : input berupa masukan, penggerak, atau pemberi tenaga dimana sistem tersebut dioperasikan; proses yang merupakan aktivitas
yang mengubah input menjadi output; dan output adalah hasil operasi yang berarti tujuan, sasaran bagi suatu sistem.
Mulyadi 2001:2 mengatakan bahwa, “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Definisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:
a. setiap sistem terdiri dari unsur-unsur,
b. unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan,
c. unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem,
d. suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang labih besar.
Suatu sistem terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun prosedur adalah suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam untuk transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Menurut Arens and Loebbecke 1997:3, “Akuntansi merupakan proses
pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informasi keuangan yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan”.
Universitas Sumatera Utara
Data keuangan tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi
yang berguna bagi pihak manajemen maupun pihak luar perusahaan. Informasi yang datanya dari berhubungan dengan keuangan dinamakan informasi akuntansi
dan sistem yang memproses data keuangan menjadi informasi akuntansi dianamakan sistem informasi akuntansi atau sistem akuntansi.
Setelah diuraikan pengertian dari sistem dan akuntansi maka selanjutnya akan diuraikan pengertian dari sistem informasi akuntansi. Sistem informasi
akuntansi merupakan sarana yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengelola perusahaan dan
menyususn laporan keuangan bagi pemilik, kreditur, dan pihak lain yang berkepentingan. Sarana tersebut dapat berupa peraturan, kebijaksanaan, catatan,
prosedur, dan hubungan keorganisasian yang didesain untuk mengendalikan kegiatan serta sumber-sumber yang dimiliki perusahaan.
Menurut Mulyadi 2001:3, “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Howard F. Stettler 1975 dalam Baridwan 1998:4 menyatakan bahwa, Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-
prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam
bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegeng
saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.
Universitas Sumatera Utara
Dari definisi yang diberikan terlihat bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan aktivitas seperti pencatatan transaksi, pengklasifikasian,
pengolahan, pengikhtisaran, analisa dan pelaporan informasi yang berguna untuk menjalankan kegiatan-kegiatan dan tujuan suatu perusahaan. Aktivitas-akativitas
tersebut harus berpedoman pada peraturan-peraturan dan cara pengukuran maupun sistem pelaporan yang prosedurnya telah ditetapkan sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Pencatatan transaksi perusahaan hendaklah dinilai dalam suatu ukuran moneter sehingga dapat menghasilkan informasi keuangan yang
relevan bagi pihak-pihak dalam perusahaan di dalam pengambilan keputusan. Menurut IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik 2001:319.10,
“Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas baik peristiwa maupun
kondisi dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan”.
Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi meliputi semua metode dan catatan untuk mencatat dan mengolah data akuntansi
menjadi informasi keuangan. Selain itu, sistem akuntansi harus dapat melindungi kekayaan perusahaan dengan memberikan pengendalian atau pengecekan
sehingga kecurangan-kecurangan, atau penyelewengan harta perusahaan dapat dihilangkan atau ditekan sampai seminimal mungkin.
Setiap perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor penting dalam penyusunan sistem akuntansi. Menurut Baridwan 1998:7 faktor-faktor
tersebut adalah:
Universitas Sumatera Utara
1 sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu
bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dengan
kualitas yang sesuai,
2 sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang
berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan
harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengendalian intern,
3 sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah, yaitu
berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain
dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan bersama-sama dalam menyusun sistem akuntansi karena faktor tersebut merupakan satu kesatuan yang
tidak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya. Sistem akuntansi yang digunakan dalam perusahaan mempunyai umur yang terbatas. Hal ini disebabkan
karena kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan informasi pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu,
kemajuan teknologi terutama alat-alat untuk memproses data, dapat mengakibatkan sistem akuntansi tersebut tidak efisisen lagi.
Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi 2001:189 adalah: a.
sah, b.
telah diotorisasi, c.
telah dicatat, d.
telah dinilai secara wajar, e.
telah digolongkan secara wajar, f.
telah dicatat pada periode yang seharusnya, g.
telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas secara benar.
Sistem akuntansi dibuat untuk menangani sesuatu hal yang berulang kali atau rutin terjadi. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang diterapkan suatu
Universitas Sumatera Utara
perusahaan berbeda-beda. Hal ini disebabkan karena perbedaan jenis, sifat, besar kecilnya suatu perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan kebijakan
perusahaan. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi
2001:19 adalah : 1
untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru, 2
untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur
informasinya,
3 untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan realiability informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan melindungi kekayaan perusahaan,
4 untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi. Melalui penerapan sistem akuntansi yang baik dan memadai, akan terdapat
cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya, sehingga dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check,
melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.
Di dalam sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi, terdapat tiga komponen yakni:
a. Perangkat keras, merupakan suatu peralatan elektronik yang terdiri dari
komputer, disk drives, layer, printer, dan jaringan yang menghubungkan semua komponen tersebut.
b. Perangkat lunak, merupakan suatu kumpulan program yang
menyebabkan komputer akan melakukan pekerjaan yang diinginkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Personel dalam perusahaan, merupakan factor yang penting karena
personel tersebut yang akan mengoperasikan sistem akuntansi perusahaan.
Ada tiga tahap dalam pemrosesan data dalam sistem akuntansi berbasis komputer, yakni:
a. Input
Mencerminkan data yang diperoleh dari sumber dokumen, dimana data yang diinput harus dalam suatu format khusus.
b. Proses akuntansi
Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mengharuskan data input dibuat dalam suatu format khusus, jika tidak maka data akan ditolak
oleh sistem. c.
Output Output merupakan laporan yang dipergunakan untuk mengambil
keputusan.
2. Akuntansi Kas
Pada dasarnya perusahaan memerlukan kas dengan alasan yang sama meskipun terdapat perbedaan dalam aktivitas penghasil utama revenue-
producing-activities. Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam Standar Akuntansi Keuangan 2004:2.1 “ Perusahaan membutuhkan kas untuk :
melaksanakan usaha, melunasi kewajiban, dan membagikan devide kepada para investor”. Kas sebagai bagian dari sistem akuntansi memegang peranan penting
dalam laporan keuangan. Kas paling banyak terlibat dalam transaksi-transaksi perusahaan yang mencakup harga dan kondisi yang memerlukan penyelesaian
dalam bahasa media tukar. Kendati kas tidak secara langsung terlibat dalam suatu transaksi, tetapi memberikan dasar pengukuran dan akuntansi untuk semua pos
lainnya.
Universitas Sumatera Utara
Ada beberapa pengertian kas yang dikemukakan oleh pakar. Dintaranya menurut Skousen dan Fred 2004:495 “Kas adalah aktiva lancar yang terdiri dari
uang logam, uang kertas dan unsur-unsur lain yang berfungsi sebagai alat pertukaran dan memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi”. Sedangkan
menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Akuntansi Keuangan 2004:2.2 mendefinisikan Kas sebagai berikut “ kas terdiri dari saldo kas cash on hand dan
rekening giro setara kas cash equivalen adalah investasi yang sifatnya likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah
tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”. Berdasarkan definisi-definisi kas tersebut di atas, dapat disimpulkan
bahwa kas dan setara kas adalah bagian dari aktiva lancar yang paling likuid, terdiri dari kas yang ada di perusahaan dan kas yang ada di bank. Kas disebut
sebagai aktiva lancar yang paling likuid karena kas yang tersedia di perusahaan maupun yang tersedia di bank dapat dipergunakan setiap saat tanpa ada batasan
waktu dan juga tidak ada resiko perubahan nilai yang signifikan. Yang disebut dengan setara kas, misalnya surat-surat berharga dengan syarat :
1. Dapat ditukar menjadi kas setiap saat
2. Tanggal jatuh temponya kas sangat singkat
3. Dapat disetorkan ke bank sebagai rekening giro
4. Tidak mengalami perubahan yang signifikan ketika dikonversikan
menjadi kas. Menurut Mulyadi 2001:17 “Sistem Akuntansi Kas dirancang untuk
menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem ini terdiri dari
Universitas Sumatera Utara
jaringan prosedur antara lain : prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, dan prosedur dana kas kecil”. Maka akuntansi kas dapat didefinisikan sebagai
pencatatan, pengolahan, pengikhtisaran, analisa, dan pelaporan informasi yang berhubungan dengan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas, dimana kas ini
digunakan di dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pencapaian tujuan suatu perusahaan.
3. Sistem Akuntansi Perbankan
Akuntansi bank dapat diartikan sebagai suatu seni yang secara sistematis mencatat, menyajikan, dan menafsirkan transaksi-transaksi keuangan seperti
menerima setoran, memberikan kredit, memindahkan dana-dana dan jasa-jasa lainnya yang berlaku dalam bisnis bank.
Atas dasar hal tersebut di atas, maka untuk usaha perbankan perlu dirancang dan disusun suatu sistem akuntansi perbankan yang baik yang dapat
mengakomodasikan semua kepentingan tersebut, sehingga Ikatan Akuntan Indonesia bekerja sama dengan Bank Indonesia mengeluarkan standar akuntansi
yang khusus mengatur usaha perbankan yakni diterbitkannya pernyataan standar akuntansi keuangan PSAK No. 31 pada tanggal 7 September 1994. Namun
untuk hal-hal yang sifatnya umum dan tidak material tetap berlaku SAK yang umum.
Penyajian ikhtisar keuangan harus memenuhi syarat yang layak sesuai dengan prinsip akuntansi Indonesia yang diterapkan secara konsisten dalam
periode berjalan atau tahun-tahun sebelumnya. Penyajian yang layak tidak boleh
Universitas Sumatera Utara
ada kesalahan yang material dalam penyajian angka-angka dan segala informasi yang penting seharusnya disajikan agar tidak menyesatkan.
Volume transaksi dalam jumlah yang besar akan banyak dijumpai dalam kegiatan bank. Transaksi yang banyak ini harus diproses pada hari yang sama
untuk disajikan dan dijabarkan dalam bentuk laporan keuangan harian, neraca dan laba rugi kepada manajemen. Laporan keuangan harian ini dijadikan dasar
penilaian keadaan keuangan atas seluruh transaksi yang telah terjadi dicatat pada hari yang bersangkutan.
Proses akuntansi bank merupakan tahapan-tahapan kegiatan yang dilakukan seorang akuntan atau bagian pembukuan dalam menyusun laporan keuangan
bank. Kegiatan tersebut meliputi : 1.
Pencatatan transaksi ke dalam buku jurnal buku harian. 2.
Pencatatan ayat jurnal yang telah diklarifikasikan ke dalam buku besar. 3.
Penyusunan neraca lajur. 4.
Penyusunan laporan keuangan. 5.
Penutupan buku besar dan pemindahan saldo-saldo ke buku besar baru. 6.
Penyusunan neraca awal untuk periode akuntansi berikutnya berdasarkan saldo-saldo buku besar.
Akuntansi keuangan bank yang dikerjakan secara manual banyak mempergunakan buku-buku pembantu yang harus dipelihara setiap hari. Prosedur
pembukuan menjadi sangat panjang dan memerlukan banyak kertas dan tempat untuk menyimpan arsip.
Universitas Sumatera Utara
Transaksi
Dokumen jurnal per individu Jurnal
Buku Harian Kartu Nasabah
Buku Besar
Lap Keu Laporan
Harian Keuangan
Harian
Gambar 2-1 : Pemrosesan Akuntansi Bank Secara Manual Sumber
: Irfan, Akuntansi Perbankan, Buku Ajar Untuk Kalangan Sendiri, Medan, 2004, hal. 6.
Dalam pengolahan transaksi bank dengan komputerisasi, seluruh proses kegiatan pencatatan mulai dari buku harian buku besar dan neraca dikerjakan oleh
satu unit kerja, yaitu komputer. Pengolahan oleh satu unit kerja yang dapat memberikan laporan keuangan dan sesuai dengan kebutuhan manajemen
merupakan suatu kebutuhan mutlak yang harus dipenuhi oleh perbankan saat ini.
Universitas Sumatera Utara
Dokumen Printer
Key-in Transaction CPU
On-line On-Request
Processing Pengolahan Reports
Data secara Processed
Elektonis Report Daftar
Daftar Neraca dan Ad Hoc
Trans Saldo LR Harian Report
Harian Nasabah Gambar 2-2 : Pemrosesan Akuntansi Bank Secara Komputerisasi
Sumber : Irfan, akuntansi Perbankan, Buku Ajar Untuk Kalangan Sendiri,
Medan, 2004, hal. 7.
B. Sistem Informasi Akutansi Pada siklus Pendapatan
Siklus secara umum dapat kita artikan sebagai suatu prosestahapan yang sudah tertentu dan teratur yang terjadi berulang-ulang. Siklus dari system
informasi akutansi untuk pendapatan barang dan jasa menjadi kas. Siklus pendapatan ditinjau dari segi prosesnya dapat kita bagi menjadi dua
yaitu: pemrosesan penjualan tunai dan pemrosesan penjualan secara kredit. Pemrosesan penjualan tunai dimulai dari pesanan pelanggan, pemrosesan pesanan
pelanggan, persetujuan pesanan pelanggan, pengiriman produkpenyerahan jasa kepada pelanggan dan penerimaan kas. Sedangkan pemrosesan penjualan kredit
dimulai dari pesanan pelanggan, pemrosesan pesanan pelanggan, persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang dan jasa, piutang, penagihan piutang,
Universitas Sumatera Utara
pemerimaan kas atau hasil penagihan. Demikianlah proses tersebut selalu terjadi berulang-ulang sehingga membentuk suatu siklus.
Menurut Bodnar dan Hopwood 2000:265 menyatakan bahwa “Siklus Pendapatan mencakup fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk mengubah produk
atau jasa pendapatan dari pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum meliputi pemberian kredit, penerimaan, dan pemrosesan order, pengiriman barang, dan
piutang dagang.” Jadi siklus pendapatan dari suatu organisasi meliputi fungsi yang dibutuhkan
untuk merubah produk dan jasa kepada pelanggan. Pada umumnya fungsi ini meliputi pemberian kredit, penerimaan pesanan dan pemrosesan pesanan,
pengiriman barang, pencatatan dan piutang dagang dan penerimaan kas. Siklus pendapatan ini terdiri dari aktivitas yang timbul dalam rangka pertukaran barang
jadi yang telah memiliki nilai ekonomis yang lebih tinggi, akun diterima dalam bentuk kas. Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam siklus pendapatan adalah
bagian pesanan penjualan yang berfungsi untuk menerima pesanan penjualan selanjutnya akan diproses oleh bagian kredit. Apabila pesanan penjualan telah
disetujui, maka pesanan-pesanan penjualan akan diproses lebih lanjut pada bagian pemrosesan dan pencatatan. Pada bagian pemrosesan dan pencatatan akan dibuat
faktur penjualan dan jurnal penjualan kemudian pesanan penjualan akan disiapkan oleh bagian gudang dan akan dikirim oleh bagian pengiriman. Penerimaan
penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan kas sebagai penerimaan kas, sedangkan bagi penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang dagangusaha.
Universitas Sumatera Utara
1. Aktivitas-aktivitas Sistem Pemrosesan Penjualan Sistem penjualan biasanya menggunakan sistem real-time. Sistem real-time
memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul karena record tidak dikumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara
muncul peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Banyak prosedur manual dan dokumen dari sistem yang lama digantikan
dengan terminal komputer. Sistem ini menyediakan masukan dan keluaran secara real-time dimana transaksi batch hanya mempengaruhi beberapa induk file saja.
Prosedur Update
a. Prosedur penjualan pada pemrosesan secara real-time, petugas penjualan menerima order dari
pelanggan dan memproses setiap transaksi pada saat itu juga. Menggunakan terminal komputer yang terhubung untuk menjalankan program inquiryedit,
petugas melaksanakan tugas-tugas seperti yang dijelaskan dibawah ini dalam mode real-time:
1. Pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan melakukan akses
langsung pada file kredit pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status
kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau ditolak.
2. Jika persetujuan kredit disetujui, petugas kemudian melakukan akses pada
file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang
Universitas Sumatera Utara
dijual untuk menggambarkan keakuratan dan keadaan dari persediaan di gudang dan yang tersedia untuk dijual.
3. Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat
jalan ke dapartemen pengiriman, dan mencatat catatan penjualan pada file penjualan yang belum selesai. Struktur dari file ini mencakup field
TUTUP yang membuat nilai T atau Y untuk mengindikasikan status pesanan . Catatan yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup yang
berisi nilai Y sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identifikasi catatan pada prosedur batch. Nilai
normal field ini pada saat catatan dibuat adalah T. Nilai itu berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan. Petugas penjualan dapat
menentukan status pesanan untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut.
b. Prosedur Pegudangan
Terminal komputer petugas pegudangan mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil
barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke dapartemen pengiriman.
c. Dapartemen pengiriman Petugas pengiriman melakukan prosedur pencocokan barang, dokumen
pengeluaran barang, dan dokumen pada terminal komputer. Petugas kemudian menentukan kurir dan menyiapkan barang-barang untuk
dikirimkan. Dari terminal komputer, petugas mengirimkan dokumen surat
Universitas Sumatera Utara
jalan pada komputer pusat yang berisi tanggal pengiriman dan biaya pengiriman . Petugas pengiriman melakukan update pada catatan pesanan
penjualan yang belum selesai secara real-time dan membeikan nilai Y pada field TUTUP sehingga menutup pesanan penjualan.
Prosedur Update File Induk Pada akhir hari, program update batch melakukan pencarian pada file
pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanpa tutup, dan melakukan update pada file induk file berikut ini: File induk pembantu piutang,
file induk kontrol persediaan, file induk penjualan,file kontrol piutang, dan file induk harga pokok penjualan. Ingat kembali bahwa pada file pembantu persediaan
telah di-update sebagai bagian dari prosedur real-time. Program batch menyiapkan dan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan
penjualan yang sudah selesai ke file pesanan penjualan yang sudah selesai, dimana sama dengan jurnal penjualan.
2. Aktivitas-aktivitas Sistem Penerimaan Kas Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas
terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan
transaksi yang berhubungan dengan kas selama satu periode akutansi. Kas yang merupakan aktiva yang paling likuid, sangat peka terhadap
pengendalian. Kas mencakup mata uang dan kertas-kertas berharga seperti cek. Dalam sebagian besar bisnis, cek menggantikan sejumlah besar uang tunai.
Universitas Sumatera Utara
Transaksi-transaksi kas juga dapat berlangsung elektronis secara total, sehingga tidak melibatkan mata uang maupun cek.
Menurut Bodnar dan Hopwood 2000:320 “Tujuan dasar setiap aplikasi penerimaan kas adalah meminimalkan
kemungkinan kerugian. Prosedur-prosedur seperti penyimpanan segera penerimaan kas, sentralisasi penanganan kas, penyelenggaraan kas minimal
dan pencatatan segera atas transaksi-transaksi kas merupakan teknik-teknik pengendalian yang mendasar. Perlindungan fisik seperti : register kas,
kotak penyimpanan, pencarian segera atas cek, dan akses terbatas terhadap area kas, merupakan hal-hal yang juga sangat umum diperlukan”.
Tahap paling kritis dalam penerimaan kas adalah pembuatan dokumentasi
bukti penerimaan kas. Jika catatan telah dibuat, maka kas tergantung pada pengendalian kas. Sesuai dengan catatan tadi, jika ada kesalahan maka akan sulit
ditemukan. Dalam pencatatan transaksi penerimaan kas ini dikenal buku jurnal
penerimaan kas sebagai media pencatatan. Pada umumnya penerimaan kas perusahaan yang utama adalah dari penjualan tunai dan penerimaan hasil
penagihan, disamping itu memang terdapat juga sumber penerimaan kas lainnya, misalnya pinjaman dari kreditur, pendapatan bunga, penjualan aktiva, dan
sebagainya. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja.
Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol yang baik. Sistem peneriman tunai biasanya menggunakan sistem batch. Tidak seperti
transaksi penjualan, dimana kecendrungan untuk selesai dalam satu hari, penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan dokumentasi
pembayaran dokumen pemberitahuan pembayaran diterima dari bagian
Universitas Sumatera Utara
penerimaan dokumen dalam bentuk batch. Seperti juga, penyetoran dari penerimaan tunai biasanya dilakukan sekali pada akhir hari. Karena karakteristik
tersebut, beberapa perusahaan melihat tidak adanya keuntungan yang signifikan untuk menerapkan prosedur kas secara real-time.
Prosedur Update
a. Ruang Penerimaan Dokumen
Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran
dikirimkan ke departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen.
b. Departemen Penerimaan Tunai
Petugas penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal computer, petugas membuat
catatan jurnal dari total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir hari,
petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank. c.
Departemen Piutang Petugas departemen piutang menerima dan mencocokkan dokumen
pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran.
Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran.
d. Departemen Pemrosesan Data
Universitas Sumatera Utara
Pada akhir hari, program batch akan melakukan proses pencocokkan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada
rekening pembantu piutang dan rekening kontrol buku besar umum Piutang- kontrol dan Kas. Proses ini menggunakan metode akses langsung ke file
seperti yang sudah diterangkan sebelumnya. Akhirnya, sistem membuat daftar transaksi dimana akan dilakukan pencocokkan dengan daftar pembayaran oleh
petugas departemen piutang.
Universitas Sumatera Utara
Penerimaan Dokumen Penerimaan Kas
Piutang Pemrosesan Data
Pengawasan Kantor
Cocokkan Cek dengan
Daftar Pembayaran
Dan siapkan Daftar
Pembayaran Petugas mencocokkan
Slip Setoran dari bank Dan Penerimaan Kas
Gambar 2-3 Flowchart Sistem Penerimaan Kas Berbasis Komputer Sumber : James Hall 2001 :220
Pelanggan
cek Dok.
Pembayaran
Daftar Pembayaran
Daftar Pembayaran
Daftar Pembayaran
cek Dok.
Pembayaran cek
Dok. Pembayaran
Laporan Penerimaan
Kas
cek Dok.
Pembayaran
File Bank
terminal Daftar
Pembayaran Dok.
Pembayaran
Laporan Penerimaan
Kas Terminal
Daftar Pembayaran
Dok. Pembayaran
Periksa DaftarTransaksi
Piutang yang sudah di-Update
File A
A A
A
File Terimaan Transaksi kas
Program Pemasukan Data
Menjalankan Program Update
File Induk
Laporan Manajemen
Manajemen Slip
Setoran Slip
Setoran Slip
setoran Voucher
Jurnal Piutang
Dagang Buku Besar
Piutang
Jurnal Penerimaan
Kas DaftarTransaksi
Piutang yang sudah di-Update
Daftar Pembayaran
Slip Deposit
Bank
Universitas Sumatera Utara
C. Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pengeluaran