C. Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pengeluaran
Menurut Mulyadi 2002:116 menyatakan bahwa Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang
yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih
dari satu tahun atau sediaan dalam surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu 1 tahun atau
kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2: yang menghasilkan manfaat 1 tahun atau kurang jasa personel, bunga, asuransi,
iklan dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari 1 tahun aktiva tidak berwujud.
Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood
“Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang dan jasa yang digunakan untuk menjalankan operasi. Siklus
pengeluaran mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan, dan perolehan aktiva dan
peralatan”.
Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang, peralatan dan jasa. Kegiatan ini
termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan order pembelian, menerima kiriman barang dan persediaan.
1. Aktivitas-aktivitas Sistem Pembelian
Sistem pembelian pada umumnya menggunakan sistem batch. Berikut ini adalah rangkaian aktivitas yang dilakukan pada sistem pembelian.
a. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 1
Proses pembelian dimulai dalam departemen pemrosesan data, dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke
pelanggan atau digunakan dalam produksi, sistem menentukan jika item-item yang
Universitas Sumatera Utara
dipengaruhi dalam file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Jika demikian, pencatatan dilakukan di file permintaan pembelian terbuka.
Setiap pencatatan record dalam file permintaan terbuka menunjukkan item persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya. Record tersebut berisi nomor
item persediaan, keterangan item, jumlah yang dipesan, dan harga unit standar, dan nomor pemasok dari pemasok utama.
b. Departemen Pembelian
Departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian menjadi lima bagian, salinan-salinan tersebut ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan,
pemrosesan data, dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri. Suatu program komputer mengidentifikasikan keperluan persediaan dan menyiapkan permintaan
pembelian tradisional sehingga memungkinkan agen pembelian memverivikasikan transaksi pembelian sebelum menempatkan pesanan. Untuk menghindari terjadinya
kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan yang pertama sistem ini menyiapkan dokumen pesanan pembelian dan
mengirimkannya ke departemen pembelian untuk diperiksa dan ditanda tangani. Agen pembelian kemudian mengirimkan pesanan pembelian yang sudah disetujui ke
pemasok dan mendistribusikan salinannya ke pemakai internal lainnya. Yang kedua mempercepat proses pesanan dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung
ke pemasok dan pemakai internal, dengan demikian tidak melewati departemen pembelian. Yang ketiga menunjukkan rekayasa teknologi. Metode ini tidak
memproduksi dokumen fisik pesanan pembelian atau pesanan penjualan.
Universitas Sumatera Utara
Melainkan, sistem komputer dari perusahaan penjual dan pembeli dihubungkan oleh jalur telekomunikasi khusus.
c. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 2
Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespondensinya dalam file permintaan
pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup. d.
Pemrosesan Data: Langkah 3 Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch yang meng-update
file buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda “dalam Pemesanan” dari record persediaan. Sistem ini menghitung total batch
dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record korespondensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke
file pesanan pembelian tertutup. e.
Utang Dagang Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, ia
merekonsiliasikannya dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu kemudian menyiapkan satu voucher,
menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data.
2. Aktivitas-aktivitas Sistem Pengeluaran Kas
Kategori