1 Pengatur ruangan
Ruangan peniympanan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai ventilasi yang memadai, sinar
matahari tidak terkena langsung, dan kelembapan ruanagan yang terjaga. 2
Pemeliharaan tempat penyimpanan Arsip-arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara disimpan didalam lemari arsip yang terbuat dari besimetal dengan dua pintu.
3 Penggunaann bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara digunakan confer kapur barus di setiap
lemari arsip. 4
Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar Arsip tidak boleh dipinjam oleh sembarangan orang, harus meminta
persetujuan dari sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5 Kebersihan
Ruanagan arsip di secretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibersihkan setiap hari. Tidak berserakan dan tertata rapi.
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah kegiatan menaruh atau menyusun warkat- warkat secara sistematis, dengan menggunakan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman dan dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana
Universitas Sumatera Utara
dibutuhkan. Penyususnaan warkat secara sistematis berarti bahwa ketika melakukan penyimpanan arsip, pegawai menaruh warkat-warkat dengan
menggunakan prosedur, cara, alat, memperhatikan arsip dan kodenya serta urutan kejadian warkat.
Menurut Serdamayanti 2003:71-76 mengatakan bahwa ada 5 lima macam sistem penyimpanan arsip pada umumnya yaitu :
a. Sistem Abjad Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A
sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dipakai pula oleh sistem
penyimpanan arsip lainnya. Misalnya meskipun sistem penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan
arsip yang memuat wilayah tertentu harus disusun menurut urutan abjad. Dengan demikian, sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini
meliputi 90 dari semua sistem penyimpanan arsip. b.
Sistem Masalah Perihal Subjek Filing System Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah- masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan
sistem ini. Unuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang
pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
Universitas Sumatera Utara
Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama indeks. Oleh sebab itu
dalam penataan arsip berdasarkan masalah, perlu dipersiapkan lebih dahulu daftar Indeks. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat
kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantororganisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
Contoh : Masalah-masalah yang berkenaan dengan “kepegawaian” misalnya, pengadaan, kedudukan, cuti, pemberhentian, dan sebagainya
dikelompokkan menjadi satu masalah pokok subyek didalam kelompok masalah “kepegawaian”.
c. Sistem Nomor Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing
atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Contoh :
000 UMUM 010 Urusan dalam
011 Gedung kantor 012 Rumah dinas
013 Listrik dan telepon 020 Peralatan
030 Penelitian 040 Perencanaan
Universitas Sumatera Utara
100 KEPEGAWAIAN 110 pengadaan
120 Mutasi d.
Sistem Tanggal Urutan Waktu Chronological Filing System Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas
berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan
dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa mempehatikan masalah
surat tersebut. e.
Sistem Wilayah Regional Geographical Filing System Sistem wilayah adalah salah satu sisitem penataan berkas
berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah tertentu. Setelah satuan daerah ditemukan kemudian disusun menurut abjad agar
mempercepat penemuannya kembali. Sistem pengarsipan arsip di sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan pokok masalahnyasubyeknya. Yang menjadi subyek atau pokok masalah di
sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yaitu surat masuk Internal, surat masuk Eksternal, surat keluar Internal, surat keluar
Eksternal, kendali, Dekan, dan Internasional. Setiap pokok masalah tersebut disimpan didalam sebuah letter file dan disusun dengan rapi pada lemari arsip.
Universitas Sumatera Utara
6. Penyusutan Arsip
