10. Mesin-mesin kantor
Adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris, maupun elektonis. Misalnya, mesin tik,
komputer, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas, pelubang kertas Perforator.
11. Alat-alat tulis
Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples,
dan sebagainya.
H. Proses Kearsipan
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu. Komponen proses atau serangkaian dari sistem kearsipan terdiri dari
fungsi-fungsi kearsipan yaitu penciptaan warkat, pendistribusian, penggunaan atau pengolahan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusunan warkat. Keenam tahap
fungsi proses ini menggambarkan daur hidup arsip atau evolusi suatu arsip dari penciptaan sampai pemusnahan arsip.
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat records creation, yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan
lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management. Kegiatan penciptaan warkat di Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara terdiri dari kegiatan penulisan surat, memo, petunjuk atau instruksi dari
Universitas Sumatera Utara
Dekan, laporan, dan pemberitahuan-pemberitahuan lainnya. Warkat-warkat yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar disimpan dan diarsipkan.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian
atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam
suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi
dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi
mempunyai konsekuensi yang berbeda-beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu oraganisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah Unit Kerja. Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit
Tata Usaha setiap Unit Pengolah Unit Kerja. c.
Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat
Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab
Universitas Sumatera Utara
terhadap implementasi operasional kebijakan kearsipan untuk unit kerjanya, selain menyimpan dan memelihara arsip aktifnya masing-masing.
Pendistribusian arsip di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan asas gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi, yakni setiap
bagian atau departemen di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki arsip masing-masing dan sebagai pusat Unit Kearsipan berada di
sekretariat Dekan. Dengan menerapkan sistem ini, sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berperan sebagai penentu kebijakan
kearsipan dan mengolah arsip inaktif dan statis. Selain itu juga, setiap surat atau warkat yang masuk atau dikirim kepada pihak luar terlebih dahulu dicatat ke
dalam buku agenda di sekretariat Dekan sebelum didistribusikan ke tempat tujuan yang ditentukan sebelumnya.
3. Penggunaan atau Pengolahan Arsip
