BAB IV Rancangan Proyek.docx

BAB IV

RANCANGAN PROYEK

4.1 Gambaran Umum Unit Kearsipan Politeknik Negeri Bandung

Politeknik Negeri Bandung (POLBAN) berdiri berdasarkan Keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi No. 03/DJ/Kep/1979 tanggal 27 Januari 1979, dan terus berkembang dalam hal jumlah Departemen, Program Studi, dan perangkat organisasi. Tidak dapat dipungkiri POLBAN memiliki arsip yang jumlahnya akan terus semakin banyak. Sangat disayangkan saat ini perlakuan masing-masing individu terhadap arsip di POLBAN masih sangat beragam. Sebagian individu atau unit telah menggunakan sistem pengelolaan arsip yang relatif baik, namun sebagian besar belum. Beberapa unit menimbun arsip sehingga menumpuk di ssetiap sudut ruangan sehingga sulit ditemukan kembali bila dibutuhkan dan bahkan berjamur serta dimakan tikus.

Setiap perbaikan membutuhkan usaha dan dukungan. Langkah nyata yang ditempuh POLBAN untuk menangani arsip adalah dengan menugaskan tiga orang Tenaga Kependidikan dengan jabatan fungsional Penata Arsip untuk mengelola Ruang Arsip Pusat melalui Keputusan Direktur nomor 0631/PL1.KP/2014 tanggal 24 April 2014 tentang Penempatan Kerja dan Penetapan Jabatan Fungsional bagi Tenaga Kependidikan Politeknik Negeri Bandung. Sejak penugasan ini, Penata Arsip mulai melaksanakan tugas mengelola Ruang Arsip Pusat sebagai Pusat Arsip Intitusi.

4.2 Visi dan Misi 4.2.1 Visi

Untuk mendukung tercapainya visi dan misi Politeknik Negeri Bandung, pengelola Ruang Arsip Pusat menetapkan visi kearsipan Politeknik Negeri Bandung sebagai berikut:

“Melaksanakan pengelolaan arsip secara efisien dan efektif sehingga dapat diandalkan sebagai sumber informasi yang tepat dan akurat dalam pelaksanaan Tri Darma Perguruan Tinggi Politeknik Negeri Bandung.”

4.2.2 Misi

Adapun misi dari pengelola Ruang Arsip Pusat Politeknik Negeri Bandung yang akan dicapai, yaitu:

1. Menjamin arsip dan dokumentasi serta informasi publik yang autentik dan terpercaya serta dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien.

2. Menjamin arsip dan dokumentasi yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan.

3. Meningkatkan pengelolaan arsip dan dokumentasi serta informasi publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

4. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

5. Menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip dan dokumentasi serta informasi publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip dan dokumentasi serta informasi publik sebagai bukti pertanggungjawaban.

4.3 Struktur Organisasi Unit Kearsipan Politeknik Negeri Bandung

Gambar 4.1 Struktur Organisasi 4.4 Kondisi Awal

Semua surat yang terkumpul di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung bersumber dari setiap unit kerja Politeknik Negeri Bandung. Surat-surat tersebut disusun di dalam ordner dan disimpan rapih ke dalam lemari arsip.

Sistem pencatatan yang digunakan di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung saat ini yaitu menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan arsip/dokumen yang sangat sederhana. Dengan menggunakan Microsoft Excel arsiparis akan lebih mudah dalam mencatat setiap dokumen dibandingkan mencatat secara manual.

Gambar 4.2 Kondisi Awal Elektronik Kearsipan Saat Ini 4.5 Permasalahan

Microsoft Excel merupakan aplikasi spreadsheet dalam melakukan penghitungan, proyeksi, analisa dan presentasi data dalam berbagai tabel serta grafis yang sangat dibutuhkan dalam penyusunan lembar kerja, makalah penelitian, pembukuan, cash flow/laporan keuangan, serta analisa statistic. Aplikasi ini lebih cocok digunakan untuk melakukan pemrosesan data berupa angka. Sedangkan, aplikasi pengolah data yang lebih cocok diterapkan untuk elektronik kearsipan adalah menggunakan Microsoft Access. Kelemahan dari Microsoft Excel dalam memproses kearsipan adalah data hanya bisa ditampilkan dalam bentuk tabel, tampilannya tidak bisa dijadikan form seperti yang terdapat di Microsoft Access, dan data yang telah di-input rawan hilang.

Microsoft Access adalah salah satu program pengolahan berbasis data relasional (sekumpulan informasi yang saling berhubungan dan memiliki tujuan tertentu), yang canggih dengan kemudahan penggunaan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan report, serta dukungan penuh untuk mengolah berbagai jenis basis data. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis

akan membuat aplikasi pengolah data dengan menggunakan Microsoft Access untuk elektronik kearsipan di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. 4.6 Design Proyek

4.6.1 Pembuatan Database Access

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam pembuatan arsip elektronik menggunakan Microsoft Access adalah membuat database terlebih dahulu. Dibawah ini merupakan langkah pembuatan database untuk arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

1. Klik start pilih menu All Program kemudian pilih menu Microsoft Access. 2. Untuk membuat database baru, pilih Blank Databse.

Gambar 4.3 Tampilan awal Microsoft Access

3. Isikan File Name dengan nama “Unit Kearsipan POLBAN”. Kemudian klik icon Save untuk menyimpan dokumen yang akan dibuat dan simpan di folder yang di inginkan. Setelah itu,, Klik Ok.

Gambar 4.4 Tampilan Blank Database

4. Setelah dokumen disimpan, kemudian klik Creat untuk memulai. 4.6.2 Import Data dari Microsoft Excel ke Microsoft Access

Arsip yang terdapat di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung sudah mencapai ribuan surta. Penulis sebelumnya telah meng-input arsip tersebut kedalam Microsoft Excel. Akan memakan waktu yang lama apabila di input satu per satu kedalam Microsoft Access. Ada cara yang memudahkan untuk mengambil data arsip dari Microsoft Excel yaitu

dengan impor data. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengimpor data dari Microsoft Excel ke Microsoft Access, yaitu sebagai berikut:

1. Sebelum mengimpor data pstikan data dan field yang dimiliki Microsoft Excel sama dengan yang dibuat pada Microsoft Access. 2. Buat Name Range untuk keseluruhan data yang ada pada Microsoft

Excel tersebut.

3. Jika sudah, masuklah pada aplikasi Microsoft Access yang telah di buat dan sebelumnya.

4. Setelah lembar kerja Microsoft Access terbuka, pilihlah menu Excel pada group Import & Link pada Ribbon External Data.

Gambar 4.5 Menu Excel pada Ribbon External Data. 5. Lalu klik Browse untuk mengambil sumber data.

Gambar 4.6 Kotak dialog Get External Data-Excel Spreadsheet 6. Pilihlah data kearsipan dari Microsoft Excel yang telah dibuat

sebelumnya kemudian impor ke Microsoft Access. Lalu klik Open.

7. Sehingga muncul Dialog Box. Kemudian pilih Import the source data into a new table in the current database. Klik OK.

8. Maka akan muncul Dialog Box Import Spreadsheet Wizard. Kemudian pilih Show Named Ranges dan pilih Name Range yang telah dibuat sebelumnya. Lalu klik Next.

Ga mbar 4.8 Dialog Box Import Spreadsheet Wizard

9. Kemudian centang First Row Contains Column Headings dan klik Next.

Gambar 4.9 Dialog Box Import Spreadsheet Wizard untuk pilihan Heading

10. Pada Dialog Box selanjutnya tidak perlu melakukan apapun. Lalu klik Next untuk melanjutkan perintah.

11. Perintah selanjutnya, pilih No Primary Key. Lalu klik Next.

Gambar 4.11 Dialog box Import Spreadsheet Wizard –No Primary Key

12. Untuk perintah terakhir, isikan nama tabel yang sama dengan tabel pada Microsoft Access. Lalu klik Finish.

13. Pada Dialog Box terakhir. Klik Close tanpa perlu mencentang Save Import Steps.

Gambar 4.13 Kotak dialog Save Import Steps 14. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.

4.6.3 Pembuatan Modifikasi Tabel dari Impor Data

Langkah selanjutnya dalam pembuatan databasae arsip yaitu pembuatan tabel pada Microsoft Access. Dibawah ini langkah-langkah dalam pembuatan tabel arsip.

1. Pilih Ribbon Create, lalu pilih Tabel Design pada grup Tables. Setelah muncul tampilan tabel. Isikan nama Field pada kolom Field Name dan Datatype dari setiap Field yang diisikan.

Gambar 4.15 Kolom Field

2. Setelah terisi semua, tabel disimpan dengan menekan Ctrl+S sehingga akan muncul Dialog Box-Save As. Lalu isikan nama tabel tersebut kemudian klik OK.

4.6.4 Pembuatan Form Menggunakan Form Wizard

Kegunaan form ini yaitu memudahkan user dalam mengisi record pada field dari tabel yang telah dibuat. Adapun langkah-langkah membuat form wizard, yaitu:

1. Buka file database yang diinginkan, kemudian klik Ribbon Create. Pilih More Forms pada group Forms, kemudian klik Form Wizard.

Gambar 4.17 Kotak dialog Ribbon Create

2. Pada kotak daftar Avaible Fields, pilih dan klik field mana yang ingin disertakan pada form, klik tanda > untuk memasukkan satu field atau >> jika ingin memasukkan seluruh field. Dengan langkah ini nama field yang dipilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields.

3. Klik tombol Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

4. Pada kotak dialog selanjutnya, pilih dan klik salah satu tombol (radio button) pilihan layout form yang diinginkan. Jika sudah, klik tombol Next.

Gambar 4.19 Tampilan Form Wizard-Layout

5. Pada kotak dialog selanjutnya klik style form yang diinginkan. Jika sudah, klik tombol Next.

6. Pada kotak isian What title do you want for your form?, ketikkan judul form yang telah di rancang. Kemudian bila ingin langsung memasukkan datanya, beri tanda atau klik tombol pilihan Open the form to view or enter information. Jika sudah, klik tombol Finish.

Gambar 4.20 Tampilan Form Wizard-Title

7. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

4.6.5 Mendesain Form Wizard

Untuk mendapatkan tampilan lebih menarik, form yang telah dibuat dapat dengan mudah didesign. Langkah-langkah mendesain form, yaitu: 1. Pilih form yang akan didesign. Kemudian pada Ribbon Home klik

View dan klik Design View.

Gambar 4.22 Tampilan Ribbon Home-Design View

2. Kemudian design form wizard tersebut sesuai dengan keinginan. Mulai dari pemilihan warna untuk background, font style, layout, insert logo, dll.

3. Setelah semua didesign, maka akan muncul tampilan dibawah ini.

Gambar 4.24 Tampihan Form setelah di design. 4.6.6 Memodifikasi Form Dengan Navigation Button

Pembuatan navigasi melalui Group Control yang terdapat dalam Ribbon Design. Banyak pilihan navigasi yang dapat digunakan untuk memodifikasi form. Dibawah ini adalah langkah-langkah pembuatan Button Navigasi:

4.6.6.1 Membuat Tombol Navigasi “Home” 1. Pilih Form yang akan dimodifikasi.

2. Pilih Button pada Ribbon Design, kemudian gambar Button pada tempat yang kosong pada Foster Form. Lalu akan muncul tampilan dibawah ini.

Gambar 4.26 Tampilan Kotak Dialog Command Button Wizard

3. Pilih Kategori Form Operation dan pilih Home kemudian klik Next.

4. Untuk menuliskan kata tambah pilih Text atau pilih Picture untuk menyisipkan gambar yang diinginkan. Kemudian Klik Next.

Gambar 4.28 Tampilan Command Button Wizard III 5. Isikan nama pada kotak dialog Commond Button Wizard.

Kemudian klik Finish. Maka akan muncul kotak dialog dibawah ini.

4.6.6.2 Membuat Tombol Navigasi “Add Record”

1. Pilih Button pada Ribbon Design, kemudian drag gambar Button pada tempat yang kosong pada Footer Form. Lalu akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.

Gambar 4.30 Tampilan Command Button Wizard 2. Pilih kategori Record Operations, dan pilih Add New Record,

kemudian klik Next.

3. Untuk menuliskan kata “Add Record”, pilih Text dan untuk menyisipkan gambar pilih Picture, kemudian klik Next.

Gambar 4.32 Tampilan Command Button Wizard-Picture 4. Insert icon add, kemudian klik Open.

5. Isikan nama pada File Name. Kemudian klik Finish.

Gambar 4.34 Tampilan Command Button Wizard-Finish 6. Maka akan muncul tampilan dibawah ini.

4.6.6.3 Membuat Tombol Navigasi “Delete Record”

1 Pilih Button pada Ribbon Design, kemudian drag gambar Button pada tempat yang kosong pada Footer Form. Lalu akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.

Gambar 4.36 Tampilan awal Command Button Wizard 2 Pilih kategori Record Operations, dan pilih Delete Record,

kemudian klik Next.

3 Untuk menuliskan kata “Detele Record”, pilih Text dan untuk menyisipkan gambar pilih Picture. Insert Picture yang diinginkan, kemudian klik Open. Lalu klik Next.

Gambar 4.38 Tampilan Select Picture 4 Isikan File Name, kemudian klik Finish.

5 Maka akan muncul kotak dialog dibawah ini.

Gambar 4.40 Tampilan Form Wizard-Delete Record 4.6.6.4 Membuat Tombol Navigasi “Find Record”

1 Pilih Button pada Ribbon Design, kemudian drag gambar Button pada tempat yang kosong pada Footer Form. Lalu akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.

2 Pilih kategori Record Navigation, dan pilih Find Record, kemudian klik Next.

Gambar 4.42 Tampilan Command Button Wizard-Find

3 Untuk menuliskan kata “Find Record”, pilih Text dan untuk menyisipkan gambar pilih Picture. Insert Picture yang diinginkan, kemudian klik Open. Lalu klik Next.

4 Isikan File Name, kemudian klik Finish.

Gambar 4.44 Tampilan Command Button Wizard-Finish 5 Maka akan muncul kotak dialog dibawah ini.

Gambar 4.45 Tampilan Form Wizard-Find Record 4.6.6.5 Membuat Tombol Navigasi “Go To First Record”

1 Pilih Button pada Ribbon Design, kemudian drag gambar Button pada tempat yang kosong pada Footer Form. Lalu akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.

Gambar 4.46 Tampilan awal Command Button Wizard 2 Pilih kategori Record Navigation, dan pilih Go To First

Record, kemudian klik Next.

Gambar 4.47 Tampilan Command Button Wizard II

3 Untuk menuliskan kata “Go To First Record”, pilih Text dan untuk menyisipkan gambar pilih Picture. Insert Picture yang diinginkan, kemudian klik Open. Lalu klik Next.

Gambar 4.48 Tampilan Command Button Wizard-Select Picture

4 Isikan File Name, kemudian klik Finish.

5 Maka akan muncul kotak dialog dibawah ini.

Gambar 4.50 Tampilan Form Wizard-Go To First Record 4.6.6.6 Membuat Tombol Navigasi “Go To Previous Record”

1 Pilih Button pada Ribbon Design, kemudian drag gambar Button pada tempat yang kosong pada Footer Form. Lalu akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.

2 Pilih kategori Record Navigation, dan pilih Go To Previous Records, kemudian klik Next.

Gambar 4.52 Tampilan Command Button Wizard-Go To Previous Record

3 Untuk menuliskan kata “Previous Record”, pilih Text dan untuk menyisipkan gambar pilih Picture. Insert Picture yang diinginkan, kemudian klik Open. Lalu klik Next.

4 Isikan File Name, kemudian klik Finish.

5 Maka akan muncul kotak dialog dibawah ini.

Gambar 4.54 Tampilan Form Wizard-Go To Previous Record 4.6.6.7 Membuat Tombol Navigasi “Go To Last Record”

1 Pilih Button pada Ribbon Design, kemudian drag gambar Button pada tempat yang kosong pada Footer Form. Lalu akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini.

2 Pilih kategori Record Navigation, dan pilih Go To Last Record , kemudian klik Next.

Gambar 4.56 Tampilan Command Button Wizard II 3 Untuk menuliskan kata “Last Record”, pilih Text dan untuk

menyisipkan gambar pilih Picture. Insert Picture yang diinginkan, kemudian klik Open. Lalu klik Next.

4 Isikan File Name, kemudian klik Finish.

Gambar 4.58 Tampilan Finish 5 Maka akan muncul kotak dialog dibawah ini.

4.6.7 Membuat Report Menggunkan Report Design 1. Pilih tabel yang akan dijadikan Report.

Gambar 4.60 Tampilan Tabel Access

2. Klik Rebbon Creat, kemudian pada grup Reports klik Report Wizard

Gambar 4.61 Tampilan Group Reports

3. Pada kotak daftar Avaible Fields, pilih dan klik field mana yang ingin disertakan pada form, klik tanda > untuk memasukkan satu field atau >> jika ingin memasukkan seluruh field. Dengan langkah ini nama field yang dipilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Kemudian klik Next.

Gambar 4.62 Tampilan Report Wizard

4. Pasa kotak dialog What sort order do you want for your record? Tentukan mana yang akan dijadikan sort order. Kemudian klik Next.

5. Aturlah layout report. Pilih Tabular pada grup Layout dan Portrait pada grup Orientation. Kemudian klik Next.

Gambar 4.64 Tampilan Report Wizard III

6. Setelah mengatur Layout Report, isikan nama report. Kemudian klik Finish.

7. Maka akan muncul tampilan dibawah ini.

Gambar 4.66 Tampilan akhir Report Wizard 4.6.8 Mendesign Report Wizard

Untuk mendapatkan tampilan lebih menarik, Report yang telah dibuat dapat dengan mudah didesign. Langkah-langkah mendesain Report, yaitu: 1. Pilih Report yang akan didesign.

2. Klik View pada Ribbon Home, kemudian klik Design View.

Gambar 4.68 Tampilan View

3. Design Report dengan mengubah font style, background color, layout, insert logo, page, dll.

4. Klik View untuk melihat hasilnya. maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

Gambar 4.70 Tampilan akhir Design Report Wizard

4.7 Implementasi Proyek

Database arsip elektronik telah selesai. Di bawah ini akan dijelaskan mengenai implementasi dari aplikasi yang telah dibuat. Arsip elektronik memiliki beberapa kegunaan misalnya, dengan menggunakan Form, penggunaakan dengan mudah memasukkan data pada tabel. Selain Form, adapun tabel yang berguna menjadi database dari data arsip yang telah dimasukkan melalui Form

Sebelum memasuki cara penggunaan aplikasi ini, ada baiknya untuk mengetahui cara mengaktifkan aplikasi dan mengenal beberapa objek yang ada pada aplikasi Pengarsipan Elektronik di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

4.7.1 Mengaktifkan Aplikasi Kearsipan

Sebelum memasukkan data surat, pengguna harus membukka aplikasi arsip tersebut. Pengguna dapat membuka aplikasi arsip tersebut melalui Shortcut Menu database Access yang ada di Desktop. Dibawah ini merupakan langkah-langkah untuk mengaktifkan aplikasi arsip menggunakan Microsoft Access.

1. Double Click pada Shortcut Menu database arsip.

Gambar 4.71 Tampilan Shortcut Menu 2. Maka akan muncul tampilan awal database arsip.

Gambar 4.72 Tampilan Home 4.7.2 Pengoperasian Menu Pada Tampilan Home

Setelah aplikasi arsip diaktifkan, pengguna dapat mengoperasikan masing-masing objek sesuai kebutuhan. Pengguna dapat dengan mudah mengoperasikan objek cukup dengan memilih menu-menu pada Home, seperti Menu Masuk, Report, JRA, Petunjuk Umum, dan Keluar.

Berikut penjelasan mengenai menu-menu yang terdapat pada tampilan awal kearsipan elektronik.

1. Menu Masuk, digunakan untuk melihat tampilan form arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. Didalam tampilan form, pengguna dapat mengedit tampilan data sesuai yang diinginkan. 2. Menu Report, digunakan untuk melihat Report semua arsip yang ada

di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

3. Menu JRA (Jadwal Retensi Arsip), digunakan untuk melihat tampilan JRA dari setiap arsip yang telah diinput.

4. Menu Petunjuk Umum, digunakan untuk melihat petunjuk penggunaan Kearsipan Elektronik di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. 5. Menu Keluar, digunakan apabila pengguna mau menutup aplikasi

kearsipan.

4.7.3 Pengoperasian Menu Pada Tampilan Form

Form digunakan untuk memasukkan atau menambahkan data arsip yang diinginkan. Cara yang digunakan cukup mudah karena telah ada tombol navigasi yang dapat membantu pengisian data pada masing-masing form.

Dalam tampilan form, pengguna dapat meng-input dokumen dalam bentuk gambar yang telah di scan kemudian dimasukkan ke dalam kolom Preview dengan cara klik kanan kemudian klik Manage Attachments kemudian insert gambar dokumen tersebut. Selain itu, pada kolom File pengguna juga dapat melakukan Hyperlink dokumen dalam bentuk file yang dibutuhkan dengan cara klik kanan kemudian klik Manage Attachments dan insert dokumen yang diinginkan.

Berikut ini adalah tampilan form Penata Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

Gambar 4.74 Tampilan Form Penata Arsip Politeknik Negeri Bandung Berikut penjelasan mengenai menu-menu yang terdapat pada tampilan form Penata Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

1. Menu Home , digunakan untuk kembali pada tampilan awal database arsip.

2. Menu Tambah , digunakan untuk menambah record/dokumen baru. 3. Menu Hapus , digunakan untuk menghapus record/dokumen.

4. Menu Simpan , digunakan untuk menyimpan record/dokumen yang telah dibuat.

5. Menu Cari , digunakan untuk mencari record/dokumen.

6. Menu , digunakan untuk melihat record/dokumen yang paling awal.

7. Menu , digunakan untuk melihat record/dokumen yang paling terakhir.

9. Menu , digunakan untuk melihat record/dokumen arsip kedepan. 4.7.4 Pengoperasian Menu Pada Tampilan Report

Report digunakan untuk melihat data arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. Berikut ini adalah tampilan Report Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

Gambar 4.75 Tampilan Report

Berikut penjelasan mengenai menu-menu yang terdapat pada tampilan Report di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

1. Menu Home , digunakan untuk kembali ketampilan Home. 2. Menu Cetak , digunakan untuk mencetak record/dokumen. 4.7.5 Tampilan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Pada tampilan Jadwal Retensi Arsip (JRA), penulis tidak melakukan perancangan Jadwal Retensi Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung dikarenakan untuk pembuatan Jadwal Retensi Arsip akan dirancang oleh rekan penulis yang sama-sama praktek kerja di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. Penulis hanya menyediakan space untuk input Jadwal Retensi Arsip yang nantinya akan direlasikan oleh

pembimbing antara proyek yang penulis buat dengan proyek yang rekan penulis buat (tenang Jadwal Retensi Arsip).

Berikut ini adalah tampilan blank menu Jadwal Retensi Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

Gambar 4.76 Tampilan Blank Menu Jadwal Retensi Arsip (JRA) 4.7.6 Tampilan Petunjuk Umum

Pada tampilan petunjuk umum, pengguna dapat membaca terlebih dahulu mengenai petunjuk dalam penggunaan arsip elektronik di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. Dengan adanya bantuan petunjuk umum ini, akan membantu pengguna dalam mengoperasikan arsip elektronik menggunakan Microsoft Access.

Dibawah ini adalah tampilan petunjuk umum penggunaan arsip elektronik di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

1. Double Click pada Shortcut Menu database arsip.

Gambar 4.71 Tampilan Shortcut Menu 2. Maka akan muncul tampilan awal database arsip.

Gambar 4.72 Tampilan Home 4.7.2 Pengoperasian Menu Pada Tampilan Home

Setelah aplikasi arsip diaktifkan, pengguna dapat mengoperasikan masing-masing objek sesuai kebutuhan. Pengguna dapat dengan mudah mengoperasikan objek cukup dengan memilih menu-menu pada Home, seperti Menu Masuk, Report, JRA, Petunjuk Umum, dan Keluar.

Berikut penjelasan mengenai menu-menu yang terdapat pada tampilan awal kearsipan elektronik.

1. Menu Masuk, digunakan untuk melihat tampilan form arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. Didalam tampilan form, pengguna dapat mengedit tampilan data sesuai yang diinginkan. 2. Menu Report, digunakan untuk melihat Report semua arsip yang ada

di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

3. Menu JRA (Jadwal Retensi Arsip), digunakan untuk melihat tampilan JRA dari setiap arsip yang telah diinput.

4. Menu Petunjuk Umum, digunakan untuk melihat petunjuk penggunaan Kearsipan Elektronik di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. 5. Menu Keluar, digunakan apabila pengguna mau menutup aplikasi

kearsipan.

4.7.3 Pengoperasian Menu Pada Tampilan Form

Form digunakan untuk memasukkan atau menambahkan data arsip yang diinginkan. Cara yang digunakan cukup mudah karena telah ada tombol navigasi yang dapat membantu pengisian data pada masing-masing form.

Dalam tampilan form, pengguna dapat meng-input dokumen dalam bentuk gambar yang telah di scan kemudian dimasukkan ke dalam kolom Preview dengan cara klik kanan kemudian klik Manage Attachments kemudian insert gambar dokumen tersebut. Selain itu, pada kolom File pengguna juga dapat melakukan Hyperlink dokumen dalam bentuk file yang dibutuhkan dengan cara klik kanan kemudian klik Manage Attachments dan insert dokumen yang diinginkan.

Berikut ini adalah tampilan form Penata Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

Gambar 4.74 Tampilan Form Penata Arsip Politeknik Negeri Bandung Berikut penjelasan mengenai menu-menu yang terdapat pada tampilan form Penata Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

1. Menu Home , digunakan untuk kembali pada tampilan awal database arsip.

2. Menu Tambah , digunakan untuk menambah record/dokumen baru. 3. Menu Hapus , digunakan untuk menghapus record/dokumen.

4. Menu Simpan , digunakan untuk menyimpan record/dokumen yang telah dibuat.

5. Menu Cari , digunakan untuk mencari record/dokumen.

6. Menu , digunakan untuk melihat record/dokumen yang paling awal.

7. Menu , digunakan untuk melihat record/dokumen yang paling terakhir.

9. Menu , digunakan untuk melihat record/dokumen arsip kedepan. 4.7.4 Pengoperasian Menu Pada Tampilan Report

Report digunakan untuk melihat data arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. Berikut ini adalah tampilan Report Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

Gambar 4.75 Tampilan Report

Berikut penjelasan mengenai menu-menu yang terdapat pada tampilan Report di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

1. Menu Home , digunakan untuk kembali ketampilan Home. 2. Menu Cetak , digunakan untuk mencetak record/dokumen. 4.7.5 Tampilan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Pada tampilan Jadwal Retensi Arsip (JRA), penulis tidak melakukan perancangan Jadwal Retensi Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung dikarenakan untuk pembuatan Jadwal Retensi Arsip akan dirancang oleh rekan penulis yang sama-sama praktek kerja di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. Penulis hanya menyediakan space untuk input Jadwal Retensi Arsip yang nantinya akan direlasikan oleh

pembimbing antara proyek yang penulis buat dengan proyek yang rekan penulis buat (tenang Jadwal Retensi Arsip).

Berikut ini adalah tampilan blank menu Jadwal Retensi Arsip di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.

Gambar 4.76 Tampilan Blank Menu Jadwal Retensi Arsip (JRA) 4.7.6 Tampilan Petunjuk Umum

Pada tampilan petunjuk umum, pengguna dapat membaca terlebih dahulu mengenai petunjuk dalam penggunaan arsip elektronik di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung. Dengan adanya bantuan petunjuk umum ini, akan membantu pengguna dalam mengoperasikan arsip elektronik menggunakan Microsoft Access.

Dibawah ini adalah tampilan petunjuk umum penggunaan arsip elektronik di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.