Import Data dari Microsoft Excel ke Microsoft Access

Gambar 4.4 Tampilan Blank Database 4. Setelah dokumen disimpan, kemudian klik Creat untuk memulai.

4.6.2 Import Data dari Microsoft Excel ke Microsoft Access

Arsip yang terdapat di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung sudah mencapai ribuan surta. Penulis sebelumnya telah meng-input arsip tersebut kedalam Microsoft Excel. Akan memakan waktu yang lama apabila di input satu per satu kedalam Microsoft Access. Ada cara yang memudahkan untuk mengambil data arsip dari Microsoft Excel yaitu dengan impor data. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengimpor data dari Microsoft Excel ke Microsoft Access, yaitu sebagai berikut: 1. Sebelum mengimpor data pstikan data dan field yang dimiliki Microsoft Excel sama dengan yang dibuat pada Microsoft Access. 2. Buat Name Range untuk keseluruhan data yang ada pada Microsoft Excel tersebut. 3. Jika sudah, masuklah pada aplikasi Microsoft Access yang telah di buat dan sebelumnya. 4. Setelah lembar kerja Microsoft Access terbuka, pilihlah menu Excel pada group Import Link pada Ribbon External Data. Gambar 4.5 Menu Excel pada Ribbon External Data. 5. Lalu klik Browse untuk mengambil sumber data. Gambar 4.6 Kotak dialog Get External Data-Excel Spreadsheet 6. Pilihlah data kearsipan dari Microsoft Excel yang telah dibuat sebelumnya kemudian impor ke Microsoft Access. Lalu klik Open. Gambar 4.7 Kotak dialog Box File Open 7. Sehingga muncul Dialog Box. Kemudian pilih Import the source data into a new table in the current database. Klik OK. 8. Maka akan muncul Dialog Box Import Spreadsheet Wizard. Kemudian pilih Show Named Ranges dan pilih Name Range yang telah dibuat sebelumnya. Lalu klik Next. Ga mbar 4.8 Dialog Box Import Spreadsheet Wizard 9. Kemudian centang First Row Contains Column Headings dan klik Next. Gambar 4.9 Dialog Box Import Spreadsheet Wizard untuk pilihan Heading 10. Pada Dialog Box selanjutnya tidak perlu melakukan apapun. Lalu klik Next untuk melanjutkan perintah. Gambar 4.10 Dialog box Import Spreadsheet Wizard untuk modifikasi isi tabel 11. Perintah selanjutnya, pilih No Primary Key. Lalu klik Next. Gambar 4.11 Dialog box Import Spreadsheet Wizard –No Primary Key 12. Untuk perintah terakhir, isikan nama tabel yang sama dengan tabel pada Microsoft Access. Lalu klik Finish. Gambar 4.12 Nama hasil Impor data dalam Microsoft Access 13. Pada Dialog Box terakhir. Klik Close tanpa perlu mencentang Save Import Steps. Gambar 4.13 Kotak dialog Save Import Steps 14. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini. Gambar 4.14 Hasil impor data dari Microsoft Excel

4.6.3 Pembuatan Modifikasi Tabel dari Impor Data