4.3 Struktur Organisasi Unit Kearsipan Politeknik Negeri Bandung
Gambar 4.1 Struktur Organisasi
4.4 Kondisi Awal
Semua surat yang terkumpul di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung bersumber dari setiap unit kerja Politeknik Negeri Bandung. Surat-surat tersebut
disusun di dalam ordner dan disimpan rapih ke dalam lemari arsip. Sistem pencatatan yang digunakan di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri
Bandung saat ini yaitu menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi yang digunakan untuk pengelolaan arsipdokumen
yang sangat sederhana. Dengan menggunakan Microsoft Excel arsiparis akan lebih mudah dalam mencatat setiap dokumen dibandingkan mencatat secara
manual.
Gambar 4.2 Kondisi Awal Elektronik Kearsipan Saat Ini
4.5 Permasalahan
Microsoft Excel merupakan aplikasi spreadsheet dalam melakukan penghitungan, proyeksi, analisa dan presentasi data dalam berbagai tabel serta
grafis yang sangat dibutuhkan dalam penyusunan lembar kerja, makalah penelitian, pembukuan, cash flowlaporan keuangan, serta analisa statistic.
Aplikasi ini lebih cocok digunakan untuk melakukan pemrosesan data berupa angka. Sedangkan, aplikasi pengolah data yang lebih cocok diterapkan untuk
elektronik kearsipan adalah menggunakan Microsoft Access. Kelemahan dari Microsoft Excel dalam memproses kearsipan adalah data hanya bisa ditampilkan
dalam bentuk tabel, tampilannya tidak bisa dijadikan form seperti yang terdapat di Microsoft Access, dan data yang telah di-input rawan hilang.
Microsoft Access adalah salah satu program pengolahan berbasis data relasional sekumpulan informasi yang saling berhubungan dan memiliki tujuan
tertentu, yang canggih dengan kemudahan penggunaan yang ada seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan report, serta dukungan penuh untuk
mengolah berbagai jenis basis data. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis
akan membuat aplikasi pengolah data dengan menggunakan Microsoft Access untuk elektronik kearsipan di Ruang Kearsipan Politeknik Negeri Bandung.
4.6 Design Proyek 4.6.1 Pembuatan Database Access
Kategori