Perumusan Masalah Tujuan dan Manfaat Penelitian Sistem Informasi Akuntansi Untuk Pengolahan Data Persediaan

B. Perumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas maka penulis membatasi masalah yang akan dibahas yaitu : “Apakah penerapan sistem informasi persediaan bahan baku yang telah diterapkan perusahaan mampu menghasilkan informasi yang berguna dalam menunjang kelancaran proses produksi?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan yang akan dicapai oleh penulis dalam penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku pada PDAM Tirtanadi IPA Sunggal dalam menunjang kelancaran proses produksi. 2. Untuk menambah pengetahuan, terutama dalam hal sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan. Manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini adalah: 1. Bagi penulis : Memperoleh pengetahuan mengenai penerapan sistem informasi akuntansi untuk persediaan bahan baku dalam menunjang kelancaran proses produksi. 2. Bagi perusahaan : Sebagai masukan bagi perusahaan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penerapan sistem informasi akuntansi untuk mengolah data persediaan. Universitas Sumatera Utara 3. Bagi aktiivitas akademi : Dijadikan sebagai bahan acuan untuk penelitian selanjutnya, terutama mengenai penerapan sistem informasi akuntansi terhadap persediaan. Universitas Sumatera Utara BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem adalah kumpulan dari sub sistem bagian komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Informasi merupakan hasil pengolahan data yang memberikan makna atau arti serta manfaat bagi yang memaknainya. Sistem Informasi Akuntansi menurut Goerge H. Bodnar 2004:1 yaitu “Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.” Menurut Wikinson, Cerulo and Raval 2000:7, yaitu “An accounting information system is a unifiedstructure within an entity, such us business firm, that employs physicalresources and other components to transform economic data info accounting information, with the purpose of satisfying the information need of variety users.” Dari defenisi yang dikemukakan sistem informasi akuntansi merupakan kesatuan dari seluruh komponen yaitu sumber modal dan manusia untuk mengolah data transaksi dalam menyiapkan informasi keuangan, sedangkan informasi keuangan ini akan berguna bagi para pemakai informasi keuangan dalam membuat keputusan untuk mencapai berbagai tujuan dalam kesatuan usaha dan dalam penggunaan sumber daya seefisien mungkin. Universitas Sumatera Utara Romley dan Steinbart 2004:473 menyatakan bahwa “Sistem Informasi Akuntansi SIA adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk 1 Persiapan informasi keuangan dan 2 Informasi yang diperoleh dan mengumpulkan dan memperoses berbagai transaksi perusahaan”. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, bahwa sistem informasi akuntansi itu mempunyai unsur, yaitu : a. Sumber daya, merupakan media yang menjadikan sebuah data, seperti manusia atau peralatanmesin. b. Pemrosesan, merupakan media yang mengolah data dari input menjadi output. Pemerosesanlah yang mengubah data menjadi informasi. c. Informasi, merupakan hasil agkhir dari pemerosesan suatu sistem. Informasi ini berbentuk dalam sustu format yang berisikan keterangan- keterangan yang dibutuhkan manajemen. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi itu adalah sebuah sistem pemerosesan yang mengasilkan keluaran dalam bentuk informasi mengenai akuntansi dengan mengunakan masukan input data atau transaksi untuk memenuhi tujuan tertentu pihak manajemen.

2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Bagi suatu perusahaan, Sistem Informasi Akuntansi dibangun dengan tujuan utama untuk mengolah data keuangan yang berhasal dari berbagai sumber menjadi informasi akuntansi yang diperlukan oleh berbagai macam pemakai. Pemakai Informasi tersebut dapat berhasal dari Universitas Sumatera Utara perusahaan seperti manager atau dari luar perusahaan seperti pelanggan dan pemasok. Adapun aktivitasperan yang dilakukan oleh Sistem Informasi Akuntansi untuk memenuhi tujuan tersebut meliputi : a. Mengumpulkan dan memasukkan data transaksi kedalam sistem informasi akuntansi. b. Mengolah data transaksi tersebut. c. Data yang sudah dikumpulkan dan dimasukkan kedalam sistem informasi akuntansi biasanya mengalami serangkaian pengolahan baik secara batch maupun secara on-line agar bisa menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan. d. Menyimpan data untuk tujuan dimasa mendatang. e. Data disimpan dalam berbagai cara penyimpanan. Menyimpan dan menyusun data tujuan utamanya agar data dapat diakses dengan cepat sehingga informasi dapat diperoleh pada saat diperlukan dan dapat dipercaya. f. Memberi pemakai atau pengambil keputusan Managemen informasi yang diperlukan.Informasi biasanya disajiakan dalam bentuk laporan atau bila format yang diinginkan serimg berubah- ubah maka harus disediakan sustu fasilitas untuk mencari data dan membuat laporan dengan format yang sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri saat itu. g. Mengontrol semua proses yang terjadi. Universitas Sumatera Utara h. Pengontrolan terjadi sejak data dikumpulakan kemudian diamasukkan dan disimpan untuk diperoses sehingga salah satu fungsi penting dalam sistem informasi adalah untuk mengamankan data sehingga informasi yang akurat dapat dihasilkan.

B. Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang penguna tunggal Single user.Sedangakan sistem informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja departemen, kantor, divisi, bagian atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen sistem informasi yang dikelompokkan kedalam lima building block, yaitu:orang, aktivitas, data, jaringan, dan teknologi.

a. Orang People

Buildings Blocks yang pertama dan terpenting adalah orang. Filosofi yang mendasari dari perkembangan sistem, yaitu sistem adalah Universitas Sumatera Utara orang. Istilah information workers atau sering disebut knowledge workers digunakan untuk menggambarkan orang-orang yang pekerjaaannya meliputi membuat, menggumpulkan, memroses, menyebarkan, dan menggunakan informasi. Dalam setiap sistem informasi terdapat satu atau lebih pemilik sistem sistem owners, yaitu seorang sponsor atau penyokong utama dari sistem informasi. Sistem owners bertanggung jawab mengeluarkan dana untuk mengembangkan dan mendukung sistem informasi. Dari sisi informasi, sistem owners berkepentingan terhadap informasi yang dihasilkan sistem informasi untuk melakukan analisis dan review dan untuk pengambilan keputusan. Pengguna sistem sistem users merupakan mayoritas terbesar dari information workers dalam suatu sistem informasi manapun. Mereka adalah orang yang menggunakan dan mengoprasikan sistem informasi. Perancang sistem sistem designer menerjemahkan kebutuhan bisnis users serta kendala-kendalanya kedalam solusi teknis yang terdiri dari file computer, input, output, jaringan, dan program computer untuk memenuhi kebutuhan users tersebut. Pembangun sistem sistem building membangun sistem informasi berdasarkan spesifikasidesain dari perancang sistem. Building blocks sistem informasi lainnya dilihat secara berbeda dari sudut pandang sistem owners, sistem, users, sistem designer, dan sistem builders. Universitas Sumatera Utara

b. Data

Data adalah kumpulan dari fakta mentah dan isolasi. Data menggambarkan organisasi. Fakta yang terisolasi ini membawa makna, namun secara umum tidak berguna. Data digunakan untuk membangun informasi. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga menjadi berguna bagi seseorang. Building Block data terkait erat dengan masalah sumber data, bukan dengan bagaimana data data ditransformasikan menjadi informasi. Rata-rata pemilik sistem sistem owners tidak tertarik dengan data mentah. Ia tertarik dengan hal-hal yang digambarkan oleh data tersebut. Sedangkan sistem users memandang data dengan istilah yang detail. Analisis sistem berusaha untuk mendapatkan kebutuhan data dari pengguna sistem yang berkaitan dengan entitas, relationship, atribut, dan aturan. Entitas adalah sesuatu dimana data adalah penting. Atribut menjelaskan fakta-fakta mengenai entitas. Aturan adalah kondisi yang mengatur entitas dan atribut. Sistem designer memandang data di dalam batasan teknologi tertentu. Pandangan terhadap data tersebut biasanya dijabarkan dalam file computer dan database. Sistem builders membuat program data dengan mengunakan bahasa pemograman dan database yang akurat.

c. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu penggumpulan data, pemperosesan data, manajemen data, Universitas Sumatera Utara pengendalian data termasuk security,dan pengasil informasi. Setiap fungsi terdiri atas beberapa langkah dan urutan langkah tersebut membentuk suatu prosedur diantaranya:

1. Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaksi melalui formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemerosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.

2. Pemerosesan Data

Pemerosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemerosesan data terdiri atas langkah- langkah sebagai berikut : 1 Pengklasifikasikan atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan. 2 Menyalin data ke dokumen atau media lain. 3 Mengurutkan, atau menyusun data menurut karakteristiknya. 4 Mengelompokkan atau mengumpulakan transaksi sejenis. 5 Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip. 6 Melakukan perhitungan dan 7 Peningkatan atau penjumlahan data kuantitatif. Universitas Sumatera Utara Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan ata perbedaan yang ada.

3. Manjemen Data

Fungsi Manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: Penyimpanan, pemuktahiran dan pemunculan kembali retrieving. Tahap penyimpanan merupakan penematan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemuktahiran, data yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diperoses lebih lanjut atau untk keperluan pembuatan laporan. Manjemen data dan pemerosesan data menpunyai hubungan yang sangat erat. Tahap penggelompokan data dan pengurutan data dari fungsi pemerosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemuktahiran dalam fungsi manajemen data. Manjemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalamperoses mengasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manjemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen. 4. Pengendalian Data Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: 1 untuk menjaga dan menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan 2 untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat Universitas Sumatera Utara dan lengkap serta diperoses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai. 5. Penghasil Informasi Fungsi pengasil informasi ini terdiri atas tahapan pemerosesan informasi seperti penginterprestasikan, pelaporan dan pengkomunikasikan informasi. d. Manfaat dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Berdasarkan definisi sistem informasi akuntansi maka tujuan dan manfaat sistem informasi akuntansi tersebut adalah sebagai pengolah transaksi transaction processing dan pengolah informasi information processing dan pengolah informasi informasi processing.

1. Pemerosesan Transaksi

Transaksi memungkinkan perusahaan melaukan operasi, menyelengarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: 1 Penjualan produk atau jasa, 2 Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari supplier, 3 Penerimaan kas, 4 Pengeluaran kas pada supplier dan 5 Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. Universitas Sumatera Utara

2. Pemerosesan Informasi

Tujuan kedua sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemerosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemeroses informasi disediakan oleh sistem pemerosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemerosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemerosesan transaksi adalah menejer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil putusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Penggunaan output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insiyur, serta pihak luar seperti inpestor dan kreditor .

3. Pertimbangan Perancangan Sistem Pemerosesan

Konsep perencaan sistem seharusnya mencerminkan perinsip-perinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perencanaan sistem menurut Wilkimson 1993 : 1 Tujuan dalam perencanaan dalam sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk mengasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar. 2 Mempertimbangkan trade-off ysng memadai antara manfaat dari tujuan perencaan sistem dengan biaya yang dikeluarkan. 3 Berfokus pada permintaan fungsional system 4 Melayani berbagai macam tujuan, dan Universitas Sumatera Utara 5 Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem user

C. Sistem Informasi Akuntansi Untuk Pengolahan Data Persediaan

Kemampuan computer dalam melakukan kombinasi prosedur-prosedur yang terpisah merupakan suatu aplikasi yang cukup penting dalam pemerosesan data. Dengan menggunakan komputer pengolahan data akuntansi menjadi lebih cepat dan akurat. Pengolahan data persediaan yang juga merupakan bagian dari akuntansi akan melalui peroses yang sama dengan proses pengolahan data akuntansi secara umum apabila digunakan komputerisasi. Dalam pengolahan data akuntansi persediaan dikenal arsip induk, arsip, transaksi dan tabel data Extract File yang menggunakan berbagai macam media. Arsip induk berisi data yang sifatnya tetap dan umumnya hanya sekali dibentuk untuk dipakai dalam pengolahan data selanjutnya. Arsip induk berisi data yang sifatnya tetap dan umumnya hanya sekali dibentuk untuk diapakai dalam pengolahan data selanjutnya. Arsip transaksi berisi data yang sifatnya sementara untuk suatu kegiatan atau jangka waktu tertentu. Arsip induk persediaan berisi kode jenis barang, uraian barang, kode lokasi, titik pemesanan kembali, kuantitas-kuantitas orderan saldo barang. Sedangkan arsip transaksi persediaan berisi kode jenis barang, nomer dokumen, tanggal, kuantitas satuan serta harga satuan. Setiap transaksi persediaan diproses menjadi arsip transaksi yang berisi data transaksi persediaan, arsip transaksi persediaan ini akan dipindahkan ke arsip induk persediaan yang akan Universitas Sumatera Utara dipengaruhi datanya dengan diterimanya data dari arsip transaksi persediaan. Salah satu program komputer akuntansi yang dikenal adalah program akuntansi Myob dimana inventory dibahas pada modul inventory. Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang diperdagangkan, fungsi inventory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual. Menu yang digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang pada program Akuntansi Myob adalah Item Register, Set Item Price, Item list, Count Inventory, Inventory Adjustment. Item Register merupakan suatu form untuk mengetahui posisi kuantitas barang dan history atas persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Bisa juga dinamakan Stock Card. Di dalam form tersebut dapat diketahui mutasi barang pada tanggal yang dipilih per barang atau keseluruhan barang. Set Item Price digunakan untuk mengubah harga jual setiap barang. Dalam menilai persediaan ada dua metode yaitu last cost dan average cost item list berisi daftar barang, baik yang diperdagangkan maupun tidak. Count Inventory merupakan suatu aktivitas menyesuaikan barang yang ada di gudang. Setiap periode biasanya sebulan sekali sebuah perusahaan akan melakukan stock opname perhitungan barang digudang secara fisik. Ada beberapa kemungkinan perbedaan jumlah yang menurut catatan dengan jumlah sebenarnya digudang. Kemungkinan tersebut karena barang rusak atau hilang, barang sudah dikirim tetapi belum dibuat invoice ke costumer, barang sudah diterima tetapi belum menerima tagihan dari supplier. Form untuk Universitas Sumatera Utara perhitungan barang secara fisik dapat dicetak dari report, inventory, inventory Count Sheet. Form tersebut diberikan kebagian gudang untuk dicek setiap barang yang ada. Inventory Adjusment digunakan untuk mencatat penyesuaian persediaan, misalnya berdasarkan hasil perhitungan fisik barang di gudang stock opname, terdapat perbedaan dengan catatan komputer sehingga perlu dibuat penyesuaian.

a. Pengertian Kelancaran Proses Produksi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia 2002:633 Kelancaran adalah “Suatu keadaan lancarnya sesuatu pembangunan sangat bergantung pada sarana, tenaga dan biaya yang tersedia”. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa kelancaran merupakan suatu keadaan dimana sesuatu berjalan dengan lancar, bergerak maju dengan cepat dan sangat bergantung pada sarana, tenaga dan biaya yang tersedia, sehingga pelaksanaan yang diharapkan dapat terjamin. Dalam perusahaan industry, proses produksi merupakan aktivitas utama. Dimana dalam proses produksi terjadi perubahan kegunaan dan bentuk dari bahan baku menjadi barang jadi. Menurut Assauri 2009 :75 pengertian proses produksi adalah “Proses produksi dapat diartikan sebagai cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan Universitas Sumatera Utara menggunakan sumber-sumber tenaga kerja, bahan-bahan dan dana yang ada”. Dari pengertian diatas adapat disimpulkan bahwa proses produksi merupakan suatu aktivitas yang berupa kerjasama antara tenaga kerja, mesin, bahan-bahan dan dana untuk menambah kegunaan dari suatu barang atau jasa.

b. Kelancaran Proses Produksi

Dalam perusahaan industri kelancaran proses produksi merupakan salah satu tujuan yang sangat diharapkan perusahaan terutama pada perusahaan yang melaukan kegiatan produksi. Suatu proses produksi dapat dikatakan lancar apabila proses produksi tersebut mengalami hambatan dalam memproduksi suatu barang, sehingga dapat mengasilkan produk-produk yang sesuai dengan kuantitas dan kualitas yang direncanakan serta hasil dari proses produksi dapat selesai tepat pada waktunya. Proses produksi dapat diakatakan lancar jika ditunjang oleh unsur- unsur proses produksi antara lain : 1 Penyusunan rencana produksi dan operasi. Kegiatan pengoprasian sistem produksi dan operasi harus dimulai dengan penyusunan produksi dan operasi. Perencanaan kegiatan produksi dan operasi merupakan kegiatan awal dalam pengoprasian sistem produksi dan operasi. 2 Perencanaan dan pengendalian persediaan dan pengadaan barang. Universitas Sumatera Utara Kelancaran kegiatan produksi dan operasi sangat ditentukan dengan kelancaran tersedianya bahan atau masukan yang dibutuhkan bagi produksi dan operasi tersebut. Kelncaran tersedianya bahan atau masukan bagi produksi dan operasi ditentukan baik tidaknya penggadaan bahan serta rencana dan pengendalian persediaan yang dilakukan. 3 Pemeliharaan atau perawatan mesin dan peralatan. Mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi dan operasi harus selalu terjamin tetap tersedia untuk dapat digunakan, sehingga dibutuhkan adanya kegiatan pemeliharaan atau perawatan mesin dan perawatan ini akan dicakup tentang penting dan penerapan dari kegiatan pemeliharaan atau perawatan, macam- macam kegiatan pemeliharaan atau perawatan, syarat-syarat bagi terlaksananya kegiatan pemeliharaan atau perawatan yang efektif dan efisien, serta proses pelaksanaan kegiatan pemeliharaan atau perawatan mesin dan peralatan. 4 Pengendalian Mutu Pembahasan yang tercakup pengendalian mutu adalah maksud dan tujuan dari kegiatan pengendalian mutu, proses kegiatan perencanaan dan pengendalian mutu, peran pengendalian mutu, teknik dan peralatan pengendalian mutu, serta pengendalian mutu secara statistik. Universitas Sumatera Utara 5 Manajemen Tenaga Kerja Kemampuan dan keterampilan para tenaga kerja atau sumber daya manusia menentukan pelaksanaan pengoprasian sistem produksi dan operasi. Sumber daya manusia akan mencakup pengelolaan tenaga kerja dalam produksi dan operasi, tugas dan pekerjaan serta pengukuran kerja yang diharapkan dapat memenuhi kuantitas produk yang diperlukan pada waktu yang tepat, sesuai dengan total biaya minimum serta sesuai dengan kualitas yang diminta oleh konsumen.

D. Tinjauan Tentang Persediaan