dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seluruh aktivitas.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu :
a. Para pejabat dan satuan-satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.
b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat dalam
memecahkan masalah. c.
Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas. d.
Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar pejabat. e.
Dengan adanya koordinasi dapat dihindari kemungkinan timbulnya pertentangan antarsatuan organisasi.
F. Hambatan Dalam Koordinasi
Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang menyebabkan
munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah, tujuan serta kedudukannya tentu
menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah administrasi , dimana masalah tersebut jika tidak segera diperoleh pemecahannya dapat menghambat kelancaran
aktifitas dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tidak dapat tercapai. Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain :
1. Dalam Bidang Organisasi
Universitas Sumatera Utara
Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi didasarkan atas
faktor diluar administrasi, seperti faktor politik, sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan pegangan untuk
mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat
yang berhenti karena pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur
organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.
2. Dalam Bidang Manajemen
Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil
keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja
yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan, peneguran, memperingati, terhadap penyimpangan yang dilakukan bawahan, belum
tertanamnya pedoman kerja yang baik. 3.
Dalam Bidang Komunikasi Administrasi Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas,
pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan
Universitas Sumatera Utara
perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.
4. Dalam Bidang Kepegawaian
Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat, pengembangan pegawai
yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar. 5.
Dalam Bidang Tata Keuangan Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur
biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan,
dan cara pembelian barang. 6.
Dalam Bidang Tata Perbekalan Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari instansi
pimpinan yang tidak sesuai sengan kebutuhan instansi bawahan, tidak adanya kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata ruang yang tidak
memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak terpakai di sudut-sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan barang tersebut dengan baik.
7. Dalam Bidang Tata Warkat
Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan
dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.
Universitas Sumatera Utara
G. Tinjauan Struktur Organisasi dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi USU
Organisasi dan manajemen mempunyai hubungan yang erat. Organisasi adalah salah satu dari alat manajemen untuk mencapai tujuan sedangkan manajemen adalah
cara untuk mencapai tujuan dengan mempergunakan sumber daya yang ada. Manajemen dan organisasi yang baik akan memberikan pendelegasian dan tanggung jawab dalam
pelaksanaan tugas masing – masing bagian yang terlibat dalam perusahaan. Hal ini membawa efek yang positif terhadap organisasi karena di dalam pelaksanaan kinerja
organisasinya dalam mencapai tujuannya sangat ditentukan oleh pembagian tugas yang baik. Dengan mengetahui wewenang dan tanggung tanggung jawabnya setiap individu
atau pegawai akan dapat melaksanakan kewajiban dengan tepat dan terkoordinir. Struktur organisasi merupakan kerangka dasar yang menunjukkan hirarki
organisasi dan batasan wewenang serta hubungan antara unit-unit organisasi dalam suatu organisasi. Di dalam struktur organisasi menjelaskan pembagian tugas-tugas kedalam
satuan – satuan organisasi. Pembagian tugas – tugas ini terdiri dari tugas-tugas yang telah dirumuskan kedalam suatu uraian tugas. Nantinya satuan – satuan organisasi ini
dikoordinir dengan mengisi orang – orang kebagian organisasi berdasarkan keahlian serta mampu bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya. Jadi
struktur organisasi akan memudahkan seorang pegawai mengetahui kedudukannya, apa tugasnya, apa wewenangnya, apa tanggung jawabnya, apa kewajibannya, apa fungsinya
dan kepada siapa akan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan yang ditugaskan kepadanya. Struktur organisasi akan membantu membantu kelancaran jalannya
pelaksanaan organisasi itu sendiri. Sehingga dengan sendirinya tercipta koordinasi kerja.
Universitas Sumatera Utara
Koordinasi kerja tidak dapat berjalan tanpa adanya komunikasi. Koordinasi yang baik dalam suatu organisasi tidak lepas dari kemampuan pimpinan dalam bekerja sama
dengan orang lain, untuk meneruskan ide dan saran guna pencapaian tujuan organisasi. Komunikasi secara garis besar dibedakan atas dua macam yaitu komunikasi vertikal dan
komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah. Komunikasi kebawah, misanya pimpinan organisasi memberikan informasi dalam upaya
mengarahkan, menginstruksikan dan mengevaluasi kinerja setiap bawahannya. Komunikasi keatas misalnya kepala bawahan memberikan informasi kepada kepala
bagian organisasi dalam hal laporan kegiatan kerja. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antar sesama pegawai atau sesama rekan sekerja. Maka tidaklah berlebihan
bila dikatakan bahwa fungsi komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.
Jika ditinjau dari bentuk organisasinya, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menganut struktur organisasi fungsional dan staf, dimana dalam
organisasi ini wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satuan – satuan kerja dibawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan
memintah pertangunggjawaban dari semua kepala bagian. Dalam bentuk organisasi ini juga Fakultas Ekonomi USU mengangkat pejabat yang tidak memiliki kewenangan
langsung dengan aktivitas yang dijalankan fakultas, melainkan hanya dapat memberikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan fakultas,
misalnya dalam pembukaan jurusan baru mereka memberi nasehat dan pertimbangan. Dekan bertugas memimpin fakultas ekonomi dalam pencapaian visi dan misinya.
Mengingat kompleksnya tugas yang harus dijalankan oleh dekan tidak mungkin
Universitas Sumatera Utara
dilaksanakan sendiri. Untuk itu dekan sebagai pimpinan puncak melakukan pembagian kerja atas dasar fungsi dan bagiannya spesialisasi . Pembagian tugas ini diiringi
dengan pendelegasian wewenang agar setiap fungsi atau bagian yang diserahi tugas dapat melaksanakan tindakan-tindakan untuk kelancaran tugasnya. Selain melakukan
spesialisasi Fakultas Ekonomi USU melakukan rotasi pekerjaan, dimana rotasi pekerjaan ini dilakukan dengan memberikan kesempatan sejumlah pegawai untuk mengalami
berbagai macam variasi tanggung jawab dan menentukan kualifikasi pekerjaan, misalnya pegawai bagian pendidikan dirotasi kebagian mahasiswa.
Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dibantu oleh pembantu-pembantunya, yaitu pembantu dekan satu PD I , pembantu dekan dua PD II , dan
pembantu dekan tiga PD III . Pembantu dekan satu PD I bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bagian akademik, Pembantu dekan satu
membawahi kepala sub bagian pendidikan. Pembantu dekan dua PD II bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang kepegawaian. Pembantu dekan
dua ini membawahi sub bagian kepegawaian. Pembantu dekan tiga PD III bertanggung jawab terhadap masalah yang berhubungan dengan bidang
kemahasiswaan. Pembantu dekan dua ini membawahi sub bagian kemahasiswaan Sub bagian - bagian ini bertanggung jawab atas wewenang yang diberikan pembantu dekan.
Dari pembagian satuan – satuan orgnanisasi ini terlihat bahwa organisasi Fakultas Ekonomi USU telah terkoordinir dengan baik.
Dalam prakteknya komunikasi sangat penting untuk memberikan arahan, perintah, pesan dan penyampaian ide-ide dari atasan kepada bawahannya. Dalam hal ini
Fakultas Ekonomi USU menerapkan komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi vertikal misalnya komunikasi keatas dan kebawah, yaitu dekan memberikan informasi dalam hal upaya mengarahkan, menginstruksi, mengevaluasi hasil kerja para
bawahannyapembantu dekan dan memberikan penjelasan mengenai kebijakan yang akan dibuat dekan sewaktu – waktu. Dalam hal komunikasi horizontal miasalnya komunikasi
sesama bagian organisasi yang sederajat misal komunikasi sesama pegawai dalam hal pengerjaan tugas, apakah mengerti melakukan pekerjaan yang dibebankan kepadanya
Maka tidaklah berlebihan bila komunikasi merupakan sarana memadukan aktivitas yang terorganisasi.
Jelas terlihat struktur organisasi yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat dikatakan baik. Kegiatan yang dilakukan dapat berjalan lancar tanpa ada tumpang tindih
karena ada pembagian tugas – tugas kedalam suatu bagian organisasi yang telah ada uraian tugaspekerjaannya. Pembagian ini juga disesuaikan dengan menempatkan orang-
orang yang memiliki keahlian dibidangnya, tingkat pendidikan yang baik serta pengalaman bekerja dalam fakultas tersebut. Sehingga segala aktivitas kerja yang
dikerjakan para pegawai terkoordinir dengan baik. Maka dapat dikatakan struktur organisasi fungsional dan staf yang digunakan Fakultas Ekonomi USU dapat meningkat
koordinasi kerja hal ini terlihat dari lancarnya kegiatan atau tugas – tugas yang dilakukan oleh para pegawai pada bagiannya masing – masing.
Universitas Sumatera Utara
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka
penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian personalia
berdasarkan fungsinya dan ditambah dengan staf yang tidak memiliki wewenang terhadap aktivitas fakultas melainkan hanya sebagai dewan pertimbanganpemberi
keputusan terhadap masalah yang berhubungan dengan fakultas. Pimpinan organisasi dalam hal ini dekan dapat memerintah dan meminta
pertanggungjawaban dari semua pimpinan bagian sebagai satuan pelaksanaan yang ada, sepanjang itu menyangkut pekerjaan.
2. Struktur organisasi yang diterapkan dalam Fakultas Ekonomi USU dapat
dikatakan baik karena sudah ada uraian tugasjob description disetiap bagian – bagian organisasi. Pembagian tugas sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat
untuk menyalurkan dan mengarahkan para anggota untuk mencapai keefisienan pekerjaan .
3. Pembagian tugas – tugas yang dilakukan Fakultas Ekonomi USU disesuaikan
dengan kemampuan pegawai dalam pemberian wewenang pekerjaan kepadanya.
Universitas Sumatera Utara
