Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan
PT. Sabda Cipta Jaya menilai persediaan farmasi atau obat-obatannya dengan memperhatikan masa pakainya karena persediaan obat-obatan
merupakan barang yang harus digunakan sebelum habis masa pakainya. Jadi apabila tiba masa kadaluarsanya, maka produk farmasi tersebut akan
mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijaksanaan stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan
fisik ini dipimpin oleh Kepala Logistik, yang juga turut diperiksa oleh Pimpinan Cabang, Kabag Keuangan dan Administrasi, serta oleh beberapa
orang petugas dari bagian logistik. Tim penghitung fisik ini tidak hanya memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga masa pakainya agar jangan sampai
terjadi kadaluarsa. Pada pelaksanaanya, tim penghitungan fisik ini berganti-ganti pada setiap stock opname, kecuali jika Kepala Logistik
berhalangan atau tidak bisa hadir pada hari yang ditetapkan untuk stock opname.
Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah akan obat- obatan tertentu yang dilarang oleh pemerintah untuk dijual secara bebas di
pasaran. Untuk mengatasi hal ini maka perusahaan menugaskan Trade Sales Representative TSR untuk melakukan survei terhadap jenis obat-
obatan yang dilarang secara bebas penjualannya dan jenis obat-obatan yang dijual sesuai resep dokter.
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
c. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagangan
Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang
dagangan melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan.
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang
telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Pengendalian terhadap persediaan barang dagangan biasanya dianggap
merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Dalam hal ini PT. Sabda Cipta Jayamembuat kebijaksanaan terhadap sistem penjualan
tunai dan sistem penjualan kredit. Berikut ini akan di jelaskan sistem informasi dan komunikasi yang terkait dengan sistem penjualan dan
penerimaan kas. 1
Sistem informasi dan komunikasi penjualan tunai Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara pelanggan
melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan. Jika terjadi penjualan tunai maka pelanggan
mendapat potongan sebesar 2 . Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai ini adalah fungsi
pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi dan fungsi logistik. Dokumen- dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :
• sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang
diisi menurut kebutuhan pelanggan,
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• faktur penjualan tunai, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan
tertentu yang mencakup jumlah penjualan, syarat-syarat penjualan dan tanggal penjualan,
• delivery order, yaitu formulir yang digunakan untuk menunjukkan
perincian dan tanggal pengiriman, •
surat jalan, yaitu formulir yang menunjukkan nama produk, ditujukan kebagian pengiriman untuk diantarkan ke tujuan pelanggan,
• pita register kas, yaitu formulir yang dipergunakan sebagai bukti
bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan dengan cap ”lunas”, •
faktur pajak, yaitu faktur yang mencatat jumlah potongan pajak pertambahan nilai PPn untuk barang yang dijual,
• kas bon penerimaan kas, yaitu semacam daftar uang tunai dan
dokumen bank seperti cek, bilyet giro, dan lain-lain yang merupakan laporan jumlah yang diterima oleh kasir untuk selanjutnya disetor ke
bank. 2
Sistem informasi dan komunikasi penjualan kredit Pesanan penjualan kredit dapat dilakukan melalui Office Sales and
Sales Administration OSSA atau Manajer Rayon MR di kantor, atau juga melalui Salesman berdasarkan prinsipal yang diwakilinya seperti produk
farmasi, produk konsumen, produk veternary dan aquaria, produk medical dan produk lain-lain.
Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :
• sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang
diisi menurut kebutuhan pelanggan,
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• faktur penjualan kredit, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan
kredit tertentu yang mencakup jumlah penjualan 27, n30, tanggal penjualan dan lain-lain,
• delivery order, yaitu formulir yang dipergunakan untuk menunjukkan
perincian produk, jumlah dan alamat penerima, •
faktur pajak reklame, yaitu faktur yang memuat jumlah pajak pertambahan nilai PPN untuk barang yang dijual,
• bukti pembayaran, yaitu dokumen yang berisi bukti pembayaran oleh
debitur terhadap piutangnya, •
memo kredit, dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang, •
bukti pengembalian barang berada digudang untuk mencatat barang yang dikembalikan,
• bukti memorial untuk menghapus piutang jika terjadi pengembalian
barang. 3
Sistem informasi dan komunikasi penerimaan kas Penerimaan kas terjadi diperoleh melalui penjualan tunai maupun
pernjualan kredit. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut :
• faktur penjualan, yaitu faktur yang menunjukkan jumlah penjualan,
syarat, tanggal, dan lain-lain, •
kas dan penerimaan kas yaitu daftar uang tunai dan dokumen bank, •
bukti penagihan, yaitu dokumen untuk menagih kepada debitur, •
bukti penyetoran oleh debitur tentang pembayaran sejumlah piutang. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi atas
persediaan barang dagangan adalah :
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• jurnal ; penjualan dan penerimaan kas,
• buku harian ; penjualan, penerimaan kas, dan memorial,
• buku besar ; perkiraan persediaan barang dagangan, perkiraan
penjualan dan perkiraan piutang, •
buku pembantu ; persediaan barang dagangan, piutang. Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat
beberapa laporan penjualan. Bagian logistik akan membuat laporan penerimaan barang dari pusat,
laporan retur barang yang dijual , daftar pesanan, dan laporan pengiriman barang. Laporan alokasi persediaan antar-cabang di buat apabila ada
kiriman barang dari cabang lain dan ada pengeluaran barang untuk pengiriman barang kecabang lain. Apabila cabang Medan mengalami
kehabisan persediaan dan dalam waktu secepatnya harus disediakan untuk memenuhi permintaan konsumen maka cabang Medan akan melapor ke
Jakarta. Selanjutnya kantor pusat akan memerintahkan cabang lain yang mempunyai persediaan yang cukup untuk mengirimkan persediaan sesuai
dengan kebutuhan ke cabang Medan. Selain itu, laporan analisa pasar dan laporan penjualan beberapa tahun
lalu dibuat jika diperlukan untuk menjadi suatu pertimbangan dalam membuat suatu kebijaksanaan dan keputusan yang berkaitan dengan
pengendalian persediaan barang dagangan. Laporan mengenai jumlah persediaan dibuat oleh bagian logistik yang disebut dengan laporan posisi
stock buffer stock, sedangkan laporan stock opname di buat atas kegiatan perhitungan fisik persediaan barang dagangan yang disiapkan oleh
komput er logistik.
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
d. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagangan
