Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
BAB IV ANALISIS DAN EVALUASI
A. Data Penelitian
1. Gambaran Umum PT. Sabda Cipta Jaya
a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Sabda Cipta Jaya, yang berkedudukan di Jalan Teuku Cikditiro No. 8- T
Medan, didirikan pada tanggal 8 Mei 1983 dengan NPWP 01.217.933.9.111.000. PT. Sabda Cipta Jaya terdiri dari bagian Keuangan dan
Administrasi, bagian Logistik, di bagian Marketing PT. Sabda Cipta Jaya mempunyai kantor pusat di Jakarta dan terdiri dari 22 dua puluh dua kantor
cabang, termasuk di dalamnya PT. Sabda Cipta Jaya. PT. Sabda Cipta Jaya adalah sebuah perusahaan nasional yang bergerak di
bidang importir dan distribusi obat-obatan farmasi, atau lebih dikenal sebagai Pedagang Besar Farmasi PBF. Produk farmasi yang di distribusikan oleh PT.
Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi, yaitu : a.
Divisi Produk Farmasi b.
Divisi Produk Konsumen c.
Divisi Produk Vetanary dan Aquaria d.
Divisi Produk Medical e.
Divisi lain-lain.
b. Struktur Organisasi Perusahaan
Stuktur organisasi PT. Sabda Cipta Jaya didasarkan pada fungsi-fungsi yang telah ada, yang terdiri dari 3 tiga bagian besar, yaitu bagian Keuangan,
bagian Administrasi, bagian Logistik dan bagian Marketing. Wewenang dan
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
tanggung jawab berjalan dari pimpinan tertinggi sampai karyawan, menurut garis lurus vertikal.
Berdasarkan tingkatnya dalam organisasi, manajemen dapat dibedakan atas 3 tiga tingkatan, yaitu manajer lini pertama, menengah dan puncak. Manajer
tingkat pertama hanya membawahi pekerja operasional dan tidak membawahi manajer lainnya. Manajer menengah bertanggung jawab terutama dalam
mengarahkan kegiatan pelaksanaan kebijakan organisasi menyelarasi tuntutan atasan dengan kecakapan bawahan. Manajer puncak bertanggung jawab atas
keseluruhan manajemen organisasi. Ia menetapkan kebijakan operasional serta bimbingan organisasi dengan lingkungannya.
a. Tingkat Manajemen Puncak
Manajer puncak yang ada pada PT. Sabda Cipta Jaya adalah branch manager atau kepala cabang yang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :
• mengepalai seluruh bagian yang ada dicabang tersebut,
• bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan sales, logistik, dan
keuangan, •
mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan cabang ke pusat. b.
Tingkat Manajemen Menengah Manajer menengah di PT. Sabda Cipta Jaya bertanggung jawab atas suatu
fungsi yang ada di perusahaan, seperti fungsi marketing, fungsi logistik, dan fungsi keuangan dan administrasi, yang akan diuraikan sebagai berikut :
1 Sales Manager SM
Sales manager mengepalai sales department, yang bertanggung jawab atas sales target. Sales manager berhubungan dengan beberapa bagian, seperti
Supervisor Product Over the Counter atau Konsumen SPOK. Trade Sales
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
Supervisor TSS, Kepala Office Sales and Sales Administration OSSA, dan Manager Rayon MR.
2 Kepala Bagian Logistik Kabag Logistik
Kepala Bagian Logistik Kabag Logistik bertanggung jawab atas persediaan barang dagangan, pengeluaran barang dagangan ke langganan,
dan mempunyai RSL Recommended Stock List yang ditetapkan oleh pusat.
3 Kepala Keuangan dan Administrasi Kabag K A
Kepala K A bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan administrasi finansial.
c. Tingkat Manajemen Lini Pertama
Manajemen lini pertama bertanggung jawab atas pekerjaan sub bagian yang ada di PT. Sabda Cipta Jaya, yaitu :
1 Supervisor Product Over the Counter dan Konsumen SPOK
Supervisor bertanggung jawab atas sales kepada konsumen produk over the counter produk yang dapat diperjual belikan tanpa resep dokter.
2 Kepala Bagian OSSA Office Sales and Sales Administration
Fungsi bagian OSSA adalah sebagai tenaga penjual, dimana mereka harus aktif menawarkan kepada langganan atau calon langganan yang datang
langsung ke kantor atau melalui telepon. Kegiatan ini juga disebut Office Sales.
3 Manajer Rayon
Manajer Rayon atau disebut juga dengan salesman adalah orang yang bertanggung jawab untuk menguasai wilayah produk langganan. Namun
jika dilihat dari cara kerjanya, cara belajar, dan cara bertindaknya, maka ia
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
lebih pantas disebut dengan Manajer Rayon, karena ada beberapa alasan berikut ini :
• mereka harus bekerja atas dasar fungsi-fungsi manajemen, yaitu
planning, organizing, actuating, dan controlling, •
mereka harus menguasai wilayah, produk dan langganan. Manajer Rayon memimpin beberapa sub bagian yang mempunyai kegiatan
marketing yang secara khusus mendukung tugas-tugasnya, yaitu : •
Trade Sales Supervisor TSS Tugas TSS dapat dilihat dari 2 dua segi, yaitu :
Segi kuantitatif, bertugas meningkatkan penjualan produk prinsipal yang diwakilinya dengan cara : 1 menjual secara aktif produk
prinsipal tersebut kepada langganan utama, 2 melakukan push promotion yang tidak dilakukan oleh prinsipal, 3 memberikan
penerangan kepada apotek atau toko obat, 4 memberikan feed back dan informasi kepada prinsipal, yang dikaitakan dengan hasil detailing
program, pengembangan pasar, dan kegiatan pasar. Segi kualitatif, bertugas memberikan saluran distribusi yang telah ada
dengan meningkatkan penjualan secara langsung. •
Profesional Agricultural Representative PACR PACR adalah salesman yang secara khusus menangani obat-obatan
dan makanan tambahan ternak vetenary dan tetra. Saluran distribusinya adalah sektor poultry shop, farm breeding farm, dinas
perternakan, dan lain-lain. •
Sales Representative Medical SRMD
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
SRMD adalah salesman yang menangani produk-produk DuPont dan Becton Dickinson. Saluran distribusinya yang utama adalah rumah
sakit dan para bidan. 4
Koordinasi Akuntansi Koordinasi akuntansi bertanggung jawab melaksanakan pengawasan dan
otorisasi untuk mengidentifikasi, menganalisa, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan meyelenggarakan pertanggung jawaban
atas aktiva yang besar. 5
Kasir Kasir adalah bagian yang melaksanakan penerimaan, pencatatan, dan
penyetoran uang kas ke bank. Selain itu juga menyelenggarakan kas kecil untuk biaya-biaya kecil yang timbul di perusahaan.
6 Komputer Keuangan dan Akuntansi, Komputer Logistik, dan Komputer
OSSA adalah bagian yang secara khusus menangani sistem komputer perusahaan dengan menggunakan PDE Pengolahan Data Elektronik,
sesuai dengan fungsinya masing-masing. 7
Bagian Umum Bagian umum ini dilaksanakan oleh sekretaris umum yang bertugas
mengkoordinir kegiatan rutin pelaksanaan dan urusan ke luar perusahaan, serta menangani masalah personalia baru.
2. Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang
Kategori