Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

SKRIPSI

ANALISIS PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN

BARANG DAGANG PADA PT. SABDA CIPTA JAYA

OLEH :

Nama : TENGKU NURMAILIZA

Nim : 050503099

Departemen : Akuntansi

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi


(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul: ”Analisis Pengendalian

Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya .”

Skripsi ini adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program Reguler S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar dan apa adanya, dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Medan, 17 September 2009 Yang Membuat Pernyataan

Tengku Nurmailiza NIM : 050503099


(3)

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrahmanirrahiim

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur penulis ucapkan kepada Sang Pencipta dan Penguasa Alam beserta isinya, Allah SWT yang telah memberikan nikmat, rahmat, hidayah dan berkah yang tiada terhingga, sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat berangkaikan salam tak lupa penulis hadiahkan kepada Nabi besar Muhammada SAW, Nabi akhir zaman sebagai perantara turunnya cahaya Islam ke dunia ini berikut juga ilmu pengetahuan kepad ummatnya.

Adapun skripsi ini berjudul Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang pada PT. Sabda Cipta Jaya , dan disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Sepanjang proses penyusunan skripsi ini, penulis mendapat banyak bantuan, dukungan, serta do’a dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang tiada terhingga kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak. selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak. selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Drs. Arifin Lubis, MM, Ak. selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak memberikan bimbingan dan arahan sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.


(4)

4. Bapak Drs. Zainul Bahri Torong, M.Si, Ak. dan Ibu Dra. Naleni Indra, MM, Ak. selaku Dosen Penguji I dan Dosen Penguji II yang telah membantu penulis melalui saran dan kritik yang diberikan demi kesempurnaan skripsi ini.

5. Kepada seluruh pegawai PT. Sabda Cipta Jaya.

6. Kedua orang tua penulis, Ayahanda Tengku Hazanaruddin dan Ibunda Zahara yang senantiasa mendidik dan mengajarkan dengan penuh cinta dan kesabaran serta mencurahkan kasih sayang tiada tara, dan selalu mendoakan penulis agar menjadi anak yang saleha dan berguna bagi agama, orang tua, keluarga, masyarakat, bangsa dan negara.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna baik dalam tata bahasa maupun lingkup pembahasannya. Untuk ini penulis menerima saran dan kritik yang membangun dari pembaca. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang akuntansi untuk pembaca.

Medan, 17 September 2009 Penulis,

Tengku Nurmailiza NIM : 050503099


(5)

ABSTRAK

Persediaan adalah salah satu aktiva penting yang dimiliki oleh perusahaan. Karena persediaan merupakan suatu aktiva maka harus dilakukan pengendalian intern yang baik untuk menjaga persediaan tersebut dari hal-hal buruk yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengendalian intern yang dilakukan oleh guna mendapatkan gambaran yang jelas mengenai pengendalian intern persediaan barang dagangan yang diterapkan.

Untuk memperoleh data yang diperlukan maka penulis menggunakan alat pengumpul data berupa wawancara dan kepustakaan. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Penulis memperoleh data melalui wawancara dan observasi.

Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian intern atas persediaan pada PT. Sabda Cipta Jaya sudah cukup efektif, dimana adanya pemisahan diantara fungsi – fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagangan juga dilakukan secara periodik oleh bagian logistik melalui kegiatan stock opname.


(6)

ABSTRACT

Inventory is one of the important asset to be owned by company. Because of inventory is asset of company so the company should have a good internal control of inventory to keep them from many things bad that might happen. . Therefore, the purpose of this research is to analysis internal control system that PT. Sabda Cipta Jaya has been done for get the description of activity internal control system of inventory in applied by that company.

To get the needed data so writer use the data collector in the form of literature and interview. In this research, data type that used is primary and sekunder data. The writer get the data by interview and observation.

The result in this research known internal control system of inventory in PT. Kreasi Fauna Indah is effective enough, where there is function division between in and out of goods. There is a monitoring of inventory in periodical by logistic in stock opname activity.


(7)

DAFTAR ISI

Halaman

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 4

D. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian dan Jenis-Jenis Persediaan... 5

1. Pengertian Persediaan ... 5

2. Jenis-Jenis Persediaan ... 7

3. Sistem Pencatatan Persediaan ... 9

B. Pengertian dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern ... 12


(8)

2. Unsur-Unsur Pengendalian Intern ... 15

C. Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 24

D. Kerangka Konseptual ... 27

BAB III METODELOGI PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 28

B. Jenis dan Sumber Data ... 28

C. Teknik Pengumpulan Data ... 29

D. Metode Analisis Data ... 29

E. Responden ... 30

F. Jadwal dan Lokasi Penelitian ... 30

BAB IV ANALISIS DAN EVALUASI A. Data Penelitian ... 31

1. Gambaran Umum PT. Sabda Cipta JayaCab. Medan ... 31

2. Jenis – Jenis Persediaan Barang Dagang ... 36

3. Unsur – Unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan ... 37

4. Prosedur Pengendalian Persediaan Barang Dagangan .... 49

B. Analisis Unsur - Unsur Pengendalian Intern Persediaan ... 54

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 63


(9)

DAFTAR PUSTAKA ... 68 LAMPIRAN ... 71


(10)

DAFTAR TABEL

Nomor Judul

Tabel 2 Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 25


(11)

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul

Gambar 2 Kerangka Konseptual ... 17


(12)

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul

Lampiran 1 Struktur organisasi PT. Sabda Cipta Jaya ... 70

Halaman Lampiran 2 Arus Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan ... .71

Lampiran 3 Sistem Persediaan Fisik (Lanjutan ) ... .72

Lampiran 4 Arus Dokumen Prosedur Penjualan Tunai ... 73

Lampiran 5 Arus Dokumen Prosedur Penjualan Kredit ... .74

Lampiran 6 Arus Prosedur Stock Opname ... 75

Lampiran 7 Daftar Hasil Perhitungan Fisik ... 76

Lampiran 8 Kartu Perhitungan Fisik ... 77

Lampiran 9 Bukti Pengeluaran Barang PT. Sabda Cipta Jaya ... 78

Lampiran 10 Surat Pesanan Barang PT. Sabda Cipta Jaya ... 79

Lampiran 11 Bukti Pembayaran Kas PT. Sabda Cipta Jaya ... 80


(13)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Secara umum, perusahaan dagang dapat di defenisikan sebagai organisasi yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak / perusahaan lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti bertujuan untuk menghasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan, serta mengembangkan usahanya ketingkat yang lebih tinggi.

Salah satu unsur yang paling aktif dalam perusahaan dagang adalah persediaan. Tujuan akuntansi persediaan adalah untuk :

1. Menentukan laba-rugi periodik (income determination) yaitu melalui proses mempertemukan antara harga pokok barang dijual dengan hasil penjualan dalam suatu periode akuntansi.

2. Menentukan jumlah persediaan yang akan disajikan di dalam neraca.

Persediaan merupakan barang dagangan yang dibeli kemudian disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan sehingga perusahaan senantiasa memberi perhatian yang besar dalam persediaan. Persediaan mempunyai arti yang sangat strategis bagi perusahaan baik perusahaan dagang maupun perusahaan industri.

Modal yang tertanam dalam persediaan sering kali merupakan harta lancar yang paling besar dalam perusahaan, dan juga merupakan bagian yang paling besar dalam harta perusahan. Penjualan akan menurun jika barang tidak tersedia dalam bentuk, jenis, mutu, dan jumlah yang diinginkan pelanggan. Prosedur


(14)

pembelian yang tidak efisien atau upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani suatu perusahaan dengan persediaan yang berlebihan dan tidak terjual. Jadi, penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.

Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian.

Pengendalian intern juga bertujuan melindungi harta perusahaan dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun tindakan penyimpangan lainnya.

Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya. Kebanyakan perusahaan melakukan perhitungan fisik setahun sekali. Namun ada juga yang melakukannya sebulan sekali dan sehari sekali.

PT. Sabda Cipta Jaya adalah sebuah perusahaan nasional yang bergerak di bidang importir dan distributor obat-obatan (farmasi), atau lebih dikenal sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBF). Produk farmasi yang di distribusikan oleh PT. Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi, diantaranya ada divisi produk farmasi, divisi produk konsumen, divisi produk vetenary dan aquaria, divisi produk medical, dan divisi lain-lain. Karena cukup banyak jenis produk dan mobilitas keluar masuk barang sehingga dikhawatirkan akan terjadi kehilangan


(15)

ataupun pencurian stock barang, akibatnya diperlukan pengendalian intern persediaan yang baik agar tidak terjadi penyelewengan dalam menjalankan tugas.

Mengingat bahwa pengendalian intern persediaan sangat penting bagi perusahaan dalam mencapai efisiensi dan efektifitas, maka penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut dalam sebuah karya tulis ilmiah dalam bentuk skripsi dengan judul ” Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang Pada

PT. Sabda Cipta Jaya”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian mengenai latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya, maka penulis mencoba untuk merumuskan masalah dalam bentuk pernyataan sebagai berikut :

1. Bagaimana penerapan pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada PT. Sabda Cipta Jaya?

2. Apakah pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada PT. Sabda Cipta Jaya sudah berjalan dengan efektif ?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai aplikasi dari pengendalian intern persediaan barang dagang yang diterapkan oleh PT. Sabda Cipta Jaya, 2. untuk mengetahui apakah pengendalian intern persediaan barang dagang yang


(16)

D. Manfaat Penelitian

Selain tujuan, penulisan skripsi ini juga memiliki manfaat penelitian, antara lain :

1. bagi penulis, penelitian ini bermanfaat dalam memperdalam pengetahuan peneliti tentang analisis pengendalian intern persediaan barang dagang yang ada dalam perusahaan dagang,

2. bagi PT. Sabda Cipta Jaya, memberikan sumbangan masukan bagi

manajemen yang berguna untuk memperbaiki kebijakan perusahaan atas pengendalian persediaan barang dagang,

3. bagi pihak lain, sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan ataupun yang akan melanjutkan penelitian sesuai dengan judul skripsi ini.


(17)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian dan Jenis-Jenis Persediaan

Istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan masing-masing.

1. Pengertian Persediaan

Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya. Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak boleh terlalu banyak dan juga tidak boleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan untuk persediaan tersebut.

Menurut Prasetyo (2006 : 65), “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal, termasuk barang yang dalam pengerjaan / proses produksi menunggu masa penggunaannya pada proses produksi”.

Menurut Warren Reeve (2005 : 452), “Persediaan juga didefenisikan sebagai aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”.

Menurut Stice dan Skousen (2009 : 571), “Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual”. Kesimpulannya adalah bahwa


(18)

persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun ada masalah lain.

Persediaan memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan, yaitu : a) agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi, b) untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi,

c) untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam jumlah yang banyak ada diskon,

d) untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga,

e) untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, dan ketidaktepatan pengiriman,

f) untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses. Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung maupun yang tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, persiapan, dan penempatan persediaan untuk dijual. Biaya persediaan bahan baku atau barang yang diperoleh untuk dijual kembali, biaya termasuk harga pembelian, pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai barang siap untuk dijual.

Masalah penentuan besarnya persediaan sangatlah penting bagi perusahaan, karena persediaan memiliki efek langsung terhadap keuntungan perusahaan. Kesalahan dalam menentukan besarnya investasi (yang ditanamkan) dalam persediaan akan menekan keuntungan perusahaan.

Menurut Hansen dan Mowen (2001 : 584), ”adapun biaya yang timbul karena persediaan adalah:


(19)

a. Biaya penyimpanan

Merupakan biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan persediaan. Terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas persediaan semakin banyak.

b. Biaya pemesanan

Setiap kali suatu bahan baku dipesan, perusahaan harus menanggung biaya pemesanan. Biaya pemesanan total per periode sama dengan jumlah pesanan yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per pesanan.

c. Biaya penyiapan

Biaya penyiapan diperlukan apabila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri. Biaya penyiapan total per periode adalah jumlah penyiapan yang dilakukan dalam satu periode dikali biaya per penyiapan. d. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan.

Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi permintaan proses produksi. Biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek terutama dalam kenyataan bahwa biaya ini merupakan opportunity cost yang sulit diperkirakan secara objektif”.

2. Jenis-Jenis Pesediaan

Jenis-jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau

kegiatan normal usaha perusahan tersebut. Berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat terbentuk perusahaan industri (manufacture), perusahaan dagang, ataupun perusahaan jasa. Untuk perusahaan industri maka jenis persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in process), persediaan barang jadi (finished goods), serta bahan pembantu yang akan digunakan dalam proses produksi. Dan perusahaan dagang maka persediaannya hanya satu yaitu barang dagang.

Untuk dapat memahami perbedaan serta keberadaan dari tiap-tiap jenis persediaan tersebut maka dapat dilihat dari penggolongan persediaan secara garis besar yaitu :

1. Persediaan bahan baku (raw material), merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh dari sumber-sumber alam. Akan tetapi lebih sering bahan baku


(20)

diperoleh dari perusahaan lain yang merupakan bahan baku dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir pemasok bahan baku. Sebagai contoh kertas cetak merupakan bahan baku dari perusahaan percetakan. Meskipun istilah bahan baku dapat digunakan secara luas untuk mencukupi seluruh bahan baku yang digunakan dalam produksi, namun sebutan ini sering kali dibatasi untuk barang-barang yang secara fisik dimasukkan dalam produk yang dihasilkan. Istilah bahan penolong atau pembantu (factory supplies) digunakan untuk menyebut bahan tambahan yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk.

2. Barang dalam proses (goods in process), yang juga disebutkan pekerjaan dalam proses (work in process) terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dijual.

3. Barang jadi (finished goods), merupakan produk/barang yang telah selesai diproduksi dan menjadi persediaan perusahaan untuk dijual.

Untuk persediaan barang setelah jadi atau barang jadi harus dipahami bahwa mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu perusahaan merupakan barang jadi bagi perusahaan lain karena proses produksi bagi perusahaan tersebut hanya sampai disitu. Namun dapat saja terjadi barang setengah jadi atau barang jadi bagi suatu perusahaan merupakan bahan baku bagi perusahaan lainnya. Jadi, untuk menentukan apakah persediaan tersebut merupakan bahan baku barang setengah jadi, ataupun barang jadi bagi perusahaan. Harus dilihat apakah persediaan tersebut sebagai input atau out put dari perusahaan atau hasil dari bagian yang mana dari proses perusahaan tersebut.


(21)

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan barang dagang tidak berhubungan dengan tingkat penyelesaian seperti pada perusahaan industri, sebab persediaan barang dagang dapat berupa persediaan bahan baku, barang setengah jadi, ataupun barang jadi.

Selain jenis-jenis persediaan yang telah dijelaskan diatas berdasarkan jenis, untuk perusahaan jasa persediaannya secara eksplisit sulit didefenisikan, namun persediaannya dapat diartikan sebagai besarnya biaya jasa yang meliputi upah dan biaya personalia lainnya yang secara langsung belulm dikeluarkan dalam menangani pemberian jasa.

3. Sistem Pencatatan Persediaan

Metode pencatatan persediaan ada dua, yaitu metode perpetual dan metode periodik. Metode perpetual disebut juga metode buku, karena setiap jenis persediaan mempunyai kartu persediaan, sedangkan metode periodik disebut juga metode fisik. Dikatakan demikian karena pada akhir periode dihitung fisik barang untuk mengetahui persediaan akhir yang nantinya akan dibuat jurnal penyesuaian.

Menurut Stice dan Skousen (2009 : 667), ”Ada beberapa macam metode penilaian persediaan yang umum digunakan, yaitu : identifikasi khusus, biaya rata-rata (Average), masuk pertama, keluar pertama (FIFO), masuk terakhir, keluar pertama (LIFO)”.

a. Identifikasi Khusus

Pada metode ini, biaya dapat dialokasikan ke barang yang terjual selama periode berjalan dan ke barang yang ada di tangan pada akhir periode berdasarkan biaya aktual dari unit tersebut. Metode ini diperlukan untuk


(22)

mengidentifikasi biaya historis dari unit persediaan. Dengan identifikasi khusus, arus biaya yang dicatat disesuaikan dengan arus fisik barang.

b. Metode Biaya Rata-Rata (Average)

Metode ini membebankan biaya rata-rata yang sama ke setiap unit. Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual seharusnya dibebankan dengan biaya rata-rata, yaitu rata-rata tertimbang dari jumlah unit yang dibeli pada tiap harga. Metode rata-rata mengutamakan yang mudah terjangkau untuk dilayani, tidak peduli apakah barang tersebut masuk pertama atau masuk terakhir.

c. Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO)

Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang terlebih dahulu masuk. FIFO dapat dianggap sebagai sebuah pendekatan yang logis dan realistis terhadap arus biaya ketika penggunaan metode identifikasi khusus adalah tidak memungkinkan atau tidak praktis. FIFO mengasumsikan bahwa arus biaya yang mendekati paralel dengan arus fisik dari barang yang terjual. Beban dikenakan pada biaya yang dinilai melekat pada barang yang terjual. FIFO memberikan kesempatan kecil untuk memanipulasi keuntungan karena pembebanan biaya ditentukan oleh urutan terjadinya biaya. Selain itu, didalam FIFO unit yang tersisa pada persediaan akhir adalah unit yang paling akhir dibeli, sehingga biaya yang dilaporkan akan mendekati atau sama dengan biaya penggantian diakhir periode.

d. Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (LIFO)

Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual. Metode LIFO sering dikritik secara teoritis tetapi metode ini adalah metode yang paling baik dalam pengaitan biaya persediaan dengan


(23)

pendapatan. Apabila metode LIFO digunakan selama periode inflasi atau harga naik, LIFO akan menghasilkan harga pokok yang lebih tinggi, jumlah laba kotor yang lebih rendah dan nilai persediaan akhir yang lebih rendah. Dengan demikian, LIFO cenderung memberikan pengaruh yang stabil terhadap margin laba kotor, karena pada saat terjadi kenaikan harga LIFO mengaitkan biaya yang tinggi saat ini dalam perolehan barang-barang dengan harga jual yang meningkat, dengan menggunakan LIFO, persediaan dilaporkan dengan menggunakan biaya dari pembelian awal. Jika LIFO digunakan dalam waktu yang lama, maka perbedaan antara nilai persediaan saat ini dengan biaya LIFO akan semakin besar.

B. Pengertian dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Pengendalian intern harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Di perusahaan kecil, pengendalian masih dapat dilakukan langsung oleh pimpinan perusahaan. Namun semakin besar perushaan, dimana ruang gerak dan tugas-tugas yang harus dilakukan semakin kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian secara langsung, maka dibutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai.

1. Pengertian Pengendalian Intern

Adapun pengertian pengendalian intern menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebecke dalam bukunya Auditing An Intergrated Appoach (2000 : 315) adalah sebagai berikut :

“Internal control is a process designed to provide reasonable assurance


(24)

a. Reliability of financial reporting,

b. Effectiveness and efficiency of operations,

c. Compliance with applicable laws and regulation”.

Dari defenisi di atas, maka dapat dilihat bahwa pengendalian intern di tekankan pada konsep-konsep dasar sebagai berikut :

a. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern

merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas.

b. Pengendalian intern dilakukan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijaksanaan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan direksi, manajemen, dan personalia lain yang berperan di dalamnya.

c. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan direksi perusahaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawahan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian.

d. Pengendalian intern disesuaikan dengan pencapaian tujuan di dalam kategori pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi yang saling melengkapi.

Sedangkan menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi (2008 : 163) ”mendefenisikan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.


(25)

Jadi dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi yang terdiri dari berbagai kebijakan, prosedur, teknik, peralatan fisik, dokumentasi, dan manusia.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu :

1. pengendalian intern akuntansi (internal accounting control), 2. pengendalian intern administratif (internal administrative control).

Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditor yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008 : 181), ”tujuan pengendalian intern adalah sebagai berikut :

a. keandalan informasi keuangan,

b. kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, c. efektifitas dan efisiensi operasi”.


(26)

2. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants)

dalam SAS (Statement on Auditing Standards) No. 78 yang terdapat dalam Standar Profesi Akuntan Publik menyatakan bahwa ”kompenen pengendalian internal terdiri dari :

a. Lingkungan pengendalian, b. Penilaian resiko,

c. Informasi dan komunikasi, d. Pengawasan,

e. Aktivitas Pengendalian”.

Ad. a. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam

komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan dewan komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha tersebut (Alvin A Arens dan James K. Loebbecke, 2000 : 261). Dari pengertian lingkungan pengendalian intern tersebut, dapat diketahui bahwa efektifitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap manajemen. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern lainnya yang membentuk disiplin dan stuktur dalam organisasi.

Menurut Hall Singleton (2007 : 28), ”Lingkungan pengendalian

memiliki beberapa elemen penting diantaranya yaitu : 1. falsafah dan gaya manajemen operasi, 2. struktur organisasi,

3. komite audit,

4. penetapan wewenang dan tanggung jawab, 5. metode pengawasan manajemen,

6. fungsi audit intern,

7. praktek dan kebijakan karyawan, 8. pengaruh ekstern”.


(27)

1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen adalah seperangkat parameter bagi perusahaan dan karyawan. Falsafah merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang tidak dikerjakan oleh perusahaan. Manajemen, melalui aktivitasnya, memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu perusahaan harus dilakukan.

2. Struktur Organisasi

Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam buku

Sistem Informasi Akuntansi (2003 : 174), ”Struktur organisasi didefenisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab yang terdapat dalam perusahaan”. Struktur organisasi formal biasanya digambarkan dalam suatu bagan organisasi. Bagan organisasi ini menunjukkan garis arus komunikasi dalam organisasi. Menurut Richard L. Daft yang diterjamahkan oleh Edward Tanujaya (2007 : 19), ”struktur organisasi yang baik harus memenuhi hal-hal sebagai berikut :

a. spesialisasi aktivitas, b. standarisasi aktivitas, c. koordinasi aktivitas, d. sentralisasi aktivitas, e. ukuran unit kerja”. 3. Komite Audit

Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen dan anggota-anggotanya aktif menilai aktivitas manajemen. Komite audit biasanya dibebani tanggung jawab mengenai laporan keuangan, mencakup struktur pengendalian intern, dan ketaatan terhadap peraturan dan undang-undang. Komite audit harus memilihara komunikasi langsung yang terus


(28)

menerus, baik antara dewan komisaris dengan auditor internal maupun eksternal, agar pengendalian intern menjadi lebih efektif.

4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Di samping aspek komunikasi informal, metode komunikasi formal

mengenai wewenang dan tanggung jawab dan masalah sejenis yang berkaitan dengan pengendalian juga sama pentingnya. Hal ini mencakup cara-cara seperti memo dari manajemen tentang pentingnya pengendalian dan masalah yang berkaitan dengan pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, deskripsi tugas pegawai dan kebijakan terkait, dan dokumen kebijakan yang menggambarkan prilaku pegawai seperti perbedaan kepentingan dan kode etik perilaku formal.

5. Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode yang digunakan

manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Menurut George H. Bodnar dn William S. Hopwood (2003 : 178), ”metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-hasilnya”.

6. Fungsi Audit Intern

Fungsi audit intern dibuat dalam satuan usaha untuk memantau

efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dangan pengendalian. Untuk meningkatkan keefektifan fungsi audit intern, adanya staf audit intern yang independen dari bagian operasi dan akuntansi menjadi penting, dan melapor kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi dalam organisasi, baik manajemen puncak atau komite audit dari dewan direksi dan komisaris.


(29)

7. Praktek dan Kebijakan Karyawan

Tujuan pengendalian intern dapat dicapai melalui serangkaian tindakan manusia dalam organisasi, maka anggota organisasi merupakan elemen yang paling penting dalam struktur pengawasan intern. Tujuan pengendalian intern harus dipandang relevan dengan individu yang menjalankan pengendalian tersebut.

Oleh karena pentingnya perusahaan memiliki pegawai yang jujur dan kompeten, maka perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang baik dalam penerimaan pegawai, pengembangan kompetensi karyawan, penilaian prestasi, dan pemberian kompensasi atas prestasi mereka.

8. Pengaruh Ekstern

Pengaruh ekstern adalah pengaruh yang ditetapkan dan dilakukan oleh pihak luar suatu perusahaan, yang mempengaruhi suatu operasi dan praktek perusahaan. Hal ini meliputi pemantauan dan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan badan legislatif dan instansi yang mengatur. Pengaruh ekstern biasanya merupakan wewenang di luar perusahaan. Pengaruh ini dapat meningkatkan kesadaran dan sikap manajemen terhadap perilaku dan pelaporan operasi perusahaan, serta dapat juga mendesak manajemen untuk menetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian intern.

Ad. b. Penilaian Resiko

Menurut Hall Singleton (2007 : 29), ”perusahaan harus melakukan penilaian resiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan”. Penilaian resiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi


(30)

aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen mengadakan penilaian resiko adalah untuk menentukan bagaimana cara mengatasi resiko yang telah di identifikasi.

Ad. c. Informasi dan Komunikasi

William C. Boynton dan Walter G. Kell (2002 : 263), menerangkan informasi dan komunikasi dalam defenisi sebagai berikut :

”The information system relevant to financial reporting objectives, which includes the accounting system, consists of the methods, and records esthablished to identify, assemble, analyze, classify, record and report entity transaction (as well as events and conditions) and to maintain accountability for the related assets and liabilities. Communication involves providing a clear understanding of individual roles and responsibility pertaining to the internal control structure over financial reporting”.

Pengertian informasi dan komunikasi dalam hal ini lebih luas cakupannya dan sudah termasuk di dalamnya sistem akuntansi.

Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008 : 179-180), “sistem akuntansi yang efektif adalah sistem akuntansi yang dapat memberikan keyakainan yang memadai bahwa transaksi dicatat atau terjadi adalah :

1. sah,

2. telah diotorisasi, 3. telah dicatat,

4. telah dinilai secara wajar, 5. telah digolongkan secara wajar,

6. telah dicatat dalam periode seharusnya,

7. telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar”.

Komunikasi menyangkut penyampaian informasi kepada semua yang

terlibat dalam pelaporan keuangan agar mereka memahami bagaimana aktivitasnya berhubungan dengan pekerjaan orang lain, baik di dalam organisasi


(31)

maupun diluar organisasi. Menurut Mulyadi (2008 : 180), “pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akuntansi dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam struktur pengendalian intern”.

Ad. d. Aktivitas Pengendalian

Hall Singleton (2007 : 32), ”Aktivitas pengendalian (control activity) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai resiko yang telah diidentifikasi perusahaan”.

Menurut Hall Singleton (2007 : 33-38), “Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan dalam beberapa aktivitas diantaranya :

1. otorisasi transaksi, 2. pemisahan tugas, 3. catatan akuntansi, 4. pengendalian akses, 5. verifikasi independen”. 1. Otorisasi Transaksi

Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen (Hall Singleton, 2007 : 33). Setiap transaksi harus diotorisasi dengan semestinya apabila perusahaan menginginkan pengendalian yang memuaskan. Dalam organisasi, otorisasi untuk setiap transaksi hanya dapat diberikan oleh orang yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

Kebijakan otorisasi harus dibuat oleh manajemen puncak. Otorisasi tersebut dapat berbentuk umun atau khusus. Orang atau kelompok yang


(32)

menjamin otorisasi khusus untuk suatu transaksi seharusnya memegang posisi yang sepadan dengan sifat dan besarnya transaksi.

2. Pemisahan Tugas

Tujuan utama pemisahan tugas ini adalah untuk mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Pembagian tugas dalam suatu organisasi di dasarkan pada prinsip-prinsip berikut :

•pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi,

•pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan,

•pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi,

•pemisahan fungsi dalam pusat pengelolaan data elektronik, yaitu : a. fungsi perancangan sistem dan penyusunan program, b. fungsi operasi fasilitas pengolahan data.

3. Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi (accounting record) trasdisional suatu perusahaan terdiri dari dokumen sumber, jurnal dan buku besar (Hall Singleton, 2007 : 37). Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan dalam sebuah dokumen yang disebut dengan formulir. Menurut Mulyadi (2008 : 182), ”formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam memberikan otorisasi terlaksananya transaksi di dalam organisasi”. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.

Menurut Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke (2000 : 266-267). ”prinsip-prinsip relevan tertentu yang harus diikuti dalam membuat rancangan


(33)

dan penggunaan catatan dan dokumen yang pantas yaitu bahwa dokumen dan catatan sebaiknya :

a. berseri dan prenumbered untuk memungkinkan pengendalian atas hilangnya dokumen dan sebagai alat bantu dalam penempatan dokumen,

b. disiapkan pada saat transaksi terjadi dan sesudahnya,

c. cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat dimengerti dengan jelas,

d. dirancang sedapat mungkin untuk multiguna sehingga meminimalkan bentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda,

e. dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar yaitu dengan memasukkan unsur pengecekan intern dalam formulir dan catatan”.

4. Pengendalian Akses

Tujuan dari pengendalian akses adalah untuk memastikan hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan (Hall Singleton, 2007 : 38). Cara yang paling baik dalam melindungi aktiva perusahaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik, contohnya adalah penggunaan gudang untuk melindungi persediaan dari kemungkinan kerusakan, penggunaan lemari besi dan kotak tahan api untuk melindungi uang tunai dan surat berharga. Selain itu perlindungan fisik lainnya adalah pembuatan kembali catatan yang rusak dan penggunaan alat elektronik dalam mencatat sistem akuntansi.

5. Verifikasi Independen

Prosedur verifikasi (verification procedure) adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mendeteksi kesalahan dan kesalahan penyajian (Hall Singleton, 2007 : 40). Keempat aktivitas pengendalian sebelumnya memerlukan pengecekan atau verifikasi intern secara terus-menerus untuk memantau efektivitas pelaksanaanya.


(34)

Ad. e. Pemantauan

Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern secara periodik dan terus-menerus. Pemantauan dilaksanakan oleh orang yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah pengawasan intern telah beroperasi sebagaimana yang telah diperbaiki sesuai dengan perubahan keadaaan. Pemantauan dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang disebut dengan bagian pemeriksaan intern (audit internal).

C. Tinjauan Penelitian Terdahulu 1. Santy (2005)

Penelitian yang dilakukan oleh Santy menganalisis aktivitas pengendalian intern menurut Mulyadi yang diantaranya terdiri dari (a) struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, (b) sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, (c) praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, (d) karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Kesimpulan dari penelitian ini diantaranya : (a) PT. Cemara Cahaya Cemerlang memiliki struktur organisasi garis lurus, (b) prosedur pengambilan barang gudang perusahaan ini sudah cukup efektif, (c) sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun pada prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otoriisasi bagian gudang, (d) persediaan dicatatat dengan metode perpetual dan melakukan program inventory


(35)

(e) perushaaan ini telah menggunakan formulir bernomor urut cetak pada setiap transakasi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, (g) karyawan yang bekerja di perusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian masing-masing.

2. Indrayani (2005)

Penelitian yang dilakukan oleh Indrayani adalah untuk mengetahui perencanaan dan pengawasan persediaan bahan baku bada PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi Deli. Kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Indrayani menunjukkan perencanaan persediaan pada perusahaan tersebut belum efektif karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan baku. Semenetara pengawasan atas persediaan sudah efektif karena PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi telah melakukan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan jumlah yang dibutuhkan.

Tabel 2

Tinjauan Penelitian Terdahulu Nama

Tahun Judul Perumusan Masalah Hasil Penelitian

Santy (2005) Analisis Aktivitas Pengendalian Intern Pada PT. Cemara Cahaya Gemilang. Bagaimana penerapan aktivitas pengendalian intern atas persediaaan pada PT. Cemara Cahaya Gemilang ?

(a) struktur organisasi

perusahaan garis lurus, (b) prosedur pengambilan

barang gudang perusahaan ini sudah cukup efektif, (c) sistem otorisasi telah dilakukan oleh masing-masing kepala bagian namun pada prosedur pengeluaran barang tidak memiliki otoriisasi bagian


(36)

gudang, (d) persediaan

dicatatat dengan metode perpetual dan melakukan program inventory

control sehingga

semua bagian dapat mengetahui informasi tentang persediaan, (e) perushaaan ini telah menggunakan formulir bernomor urut cetak pada setiap transakasi, (f) tidak ada internal cek pada prosedur

penerimaan dan pengeluaran

barang, (g) karyawan yang

bekerja di

perusahaan ini telah ditempatkan sesuai dengan keahlian masing-masing. Indrayani (2005) Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Bahan Baku Pada PT. Serasi Jaya Tebing Tinggi Deli Apakah sistem perencanan dan pengawasan

persediaan pada PT. Serasi Jaya Tebing

Tinggi sudah dilakukan secara efektif Perencanaan persediaan pada perusahaan tersebut belum efektif karena tidak adanya anggaran pembelian, pemakaian bahan baku. Semenetara pengawasan atas persediaan sudah efektif karena PT. Serasi Jaya Tebing

Tinggi telah

melakukan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan jumlah yang dibutuhkan


(37)

F. Kerangka Konseptual

Gambar 2 Kerangka Konseptual Penelitian.

Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) dalam SAS (Statement on Auditing Standards) No. 78 yang terdapat dalam buku Hall Singleton (2007 : 28) menyatakan bahwa "kompenen pengendalian internal terdiri dari :

a. Lingkungan pengendalian, b. Penilaian resiko,

c. Informasi dan komunikasi, d.Pengawasan,

e. Aktivitas Pengendalian.”

Komponen pengendalian intern menurut AICPA ini merupakan variabel yang akan digunakan oleh penulis untuk meneliti mengenai sistem pengendalian intern. Selanjutnya, konsep tersebut akan dikombinasikan dengan persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya untuk dianalisis yang pada akhirnya dapat diketahui apakah pengendalian intern pada PT. Sabda Cipta Jaya sudah cukup efektif atau tidak.

PT. SABDA CIPTA JAYA

PERSEDIAAN BARANG DAGANG

PENGENDALIAN PERSEDIAAN

ANALISIS & EVALUASI


(38)

BAB III

METODELOGI PENELITIAN

Di dalam kegiatan penelitian dan cara untuk memperoleh data maupun keterangan yang dibutuhkan oleh penulis dalam penyusunan skripsi ini, dapat dijelaskan sebagai berikut :

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif. Menurut Erlina (2007 : 64), “Penelitian deskripitif adalah penelitian terhadap fenomena atau populasi tertentu yang diperoleh oleh peneliti dari subjek beberapa individu, organisasional, industri, atau perspektif lain”. Menurut Sugiono (2007 : 11), “Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih independen tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan variabel lain”.

B. Jenis Data dan Sumber Data

Jenis data yang penulis gunakan dalam penulisan skripsi ini terdiri dari: 1. Data primer

Merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang terjadi dilapangan yang diperoleh dari teknik wawancara, kemudian akan diolah oleh penulis, seperti : wawancara dengan staf bagian gudang dan bagian penjualan.

2. Data sekunder

Merupakan data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah jadi, seperti : struktur organisasi, laporan pembelian, persediaan dan laporan penjualan.


(39)

B. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan :

1. Teknik wawancara, penulis melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya dengan bagian yang berhubungan dengan objek penelitian.

2. Teknik observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas yang berhubungan dengan pengendalian intern persediaan pada PT. Sabda Cipta Jaya.

C. Metode Analisis Data

Metode yang digunakan untuk menganalisis penelitian ini adalah metode dengan pendekatan kualitatif yaitu analisis deskriptif yang didasarkan pada penggambaran yang mendukung analisa tersebut, analisis ini menekankan pada pemahaman mengenai masalah – masalah dalam kehidupan sosial berdasarkan kondisi realitas dan natural setting yang holistis, kompleks, dan rinci yang sifatnya menjelaskan secara uraian dalam bentuk kalimat.

D. Responden

Responden pada penelitian ini adalah pimpinan dan karyawan PT. Sabda Cipta Jaya yang dianggap dapat memberikan informasi atau masukan data yang dapat dipergunakan dalam penulisan skripsi ini.


(40)

E. Jadwal dan Lokasi Penelitian

Penelitian untuk penulisan skripsi ini dimulai dari bulan April 2009 sampai dengan selesai. Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Sabda Cipta Jaya yang beralamat di Jalan T. Cikditiro No. 8-T Medan Sumatera Utara.

Tabel 3 Jadwal Penelitian

Tahapan Penelitian Mei’ 09 Jun Jul Agust Sept Nov Des’09

Pengajuan Judul Penyelesaian Proposal Pengumpulan Data Seminar Proposal Penulisan Laporan Pengumpulan Data Penyelesaian Laporan Bimbingan


(41)

BAB IV

ANALISIS DAN EVALUASI

A. Data Penelitian

1. Gambaran Umum PT. Sabda Cipta Jaya a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Sabda Cipta Jaya, yang berkedudukan di Jalan Teuku Cikditiro No.

8-T Medan, didirikan pada tanggal 8 Mei 1983 dengan NPWP

01.217.933.9.111.000. PT. Sabda Cipta Jaya terdiri dari bagian Keuangan dan Administrasi, bagian Logistik, di bagian Marketing PT. Sabda Cipta Jaya mempunyai kantor pusat di Jakarta dan terdiri dari 22 (dua puluh dua) kantor cabang, termasuk di dalamnya PT. Sabda Cipta Jaya.

PT. Sabda Cipta Jaya adalah sebuah perusahaan nasional yang bergerak di bidang importir dan distribusi obat-obatan (farmasi), atau lebih dikenal sebagai Pedagang Besar Farmasi (PBF). Produk farmasi yang di distribusikan oleh PT. Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi, yaitu :

a. Divisi Produk Farmasi b. Divisi Produk Konsumen

c. Divisi Produk Vetanary dan Aquaria d. Divisi Produk Medical

e. Divisi lain-lain.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Stuktur organisasi PT. Sabda Cipta Jaya didasarkan pada fungsi-fungsi yang telah ada, yang terdiri dari 3 (tiga) bagian besar, yaitu bagian Keuangan, bagian Administrasi, bagian Logistik dan bagian Marketing. Wewenang dan


(42)

tanggung jawab berjalan dari pimpinan tertinggi sampai karyawan, menurut garis lurus vertikal.

Berdasarkan tingkatnya dalam organisasi, manajemen dapat dibedakan atas 3 (tiga) tingkatan, yaitu manajer lini pertama, menengah dan puncak. Manajer tingkat pertama hanya membawahi pekerja operasional dan tidak membawahi manajer lainnya. Manajer menengah bertanggung jawab terutama dalam mengarahkan kegiatan pelaksanaan kebijakan organisasi menyelarasi tuntutan atasan dengan kecakapan bawahan. Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi. Ia menetapkan kebijakan operasional serta bimbingan organisasi dengan lingkungannya.

a. Tingkat Manajemen Puncak

Manajer puncak yang ada pada PT. Sabda Cipta Jaya adalah branch manager atau kepala cabang yang mempunyai tugas-tugas sebagai berikut :

• mengepalai seluruh bagian yang ada dicabang tersebut,

bertanggung jawab atas seluruh kegiatan perusahaan (sales), logistik, dan keuangan,

• mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan cabang ke pusat. b. Tingkat Manajemen Menengah

Manajer menengah di PT. Sabda Cipta Jaya bertanggung jawab atas suatu fungsi yang ada di perusahaan, seperti fungsi marketing, fungsi logistik, dan fungsi keuangan dan administrasi, yang akan diuraikan sebagai berikut :

1) Sales Manager (SM)

Sales manager mengepalai sales department, yang bertanggung jawab atas sales target. Sales manager berhubungan dengan beberapa bagian, seperti Supervisor Product Over the Counter atau Konsumen (SPOK). Trade Sales


(43)

Supervisor (TSS), Kepala Office Sales and Sales Administration (OSSA), dan Manager Rayon (MR).

2) Kepala Bagian Logistik (Kabag Logistik)

Kepala Bagian Logistik (Kabag Logistik) bertanggung jawab atas persediaan barang dagangan, pengeluaran barang dagangan ke langganan, dan mempunyai RSL (Recommended Stock List) yang ditetapkan oleh pusat.

3) Kepala Keuangan dan Administrasi (Kabag K & A)

Kepala K & A bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan administrasi finansial.

c. Tingkat Manajemen Lini Pertama

Manajemen lini pertama bertanggung jawab atas pekerjaan sub bagian yang ada di PT. Sabda Cipta Jaya, yaitu :

1) Supervisor Product Over the Counter dan Konsumen (SPOK)

Supervisor bertanggung jawab atas sales kepada konsumen produk over

the counter (produk yang dapat diperjual belikan tanpa resep dokter).

2) Kepala Bagian OSSA (Office Sales and Sales Administration)

Fungsi bagian OSSA adalah sebagai tenaga penjual, dimana mereka harus aktif menawarkan kepada langganan atau calon langganan yang datang langsung ke kantor atau melalui telepon. Kegiatan ini juga disebut Office

Sales.

3) Manajer Rayon

Manajer Rayon atau disebut juga dengan salesman adalah orang yang bertanggung jawab untuk menguasai wilayah produk langganan. Namun jika dilihat dari cara kerjanya, cara belajar, dan cara bertindaknya, maka ia


(44)

lebih pantas disebut dengan Manajer Rayon, karena ada beberapa alasan berikut ini :

• mereka harus bekerja atas dasar fungsi-fungsi manajemen, yaitu

planning, organizing, actuating, dan controlling,

• mereka harus menguasai wilayah, produk dan langganan.

Manajer Rayon memimpin beberapa sub bagian yang mempunyai kegiatan marketing yang secara khusus mendukung tugas-tugasnya, yaitu :

Trade Sales Supervisor (TSS)

Tugas TSS dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu :

Segi kuantitatif, bertugas meningkatkan penjualan produk prinsipal yang diwakilinya dengan cara : (1) menjual secara aktif produk prinsipal tersebut kepada langganan utama, (2) melakukan push

promotion yang tidak dilakukan oleh prinsipal, (3) memberikan

penerangan kepada apotek atau toko obat, (4) memberikan feed back dan informasi kepada prinsipal, yang dikaitakan dengan hasil detailing

program, pengembangan pasar, dan kegiatan pasar.

Segi kualitatif, bertugas memberikan saluran distribusi yang telah ada dengan meningkatkan penjualan secara langsung.

Profesional Agricultural Representative (PACR)

PACR adalah salesman yang secara khusus menangani obat-obatan dan makanan tambahan ternak (vetenary) dan tetra. Saluran distribusinya adalah sektor poultry shop, farm breeding farm, dinas perternakan, dan lain-lain.


(45)

SRMD adalah salesman yang menangani produk-produk DuPont dan Becton Dickinson. Saluran distribusinya yang utama adalah rumah sakit dan para bidan.

4) Koordinasi Akuntansi

Koordinasi akuntansi bertanggung jawab melaksanakan pengawasan dan otorisasi untuk mengidentifikasi, menganalisa, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan meyelenggarakan pertanggung jawaban atas aktiva yang besar.

5) Kasir

Kasir adalah bagian yang melaksanakan penerimaan, pencatatan, dan penyetoran uang kas ke bank. Selain itu juga menyelenggarakan kas kecil untuk biaya-biaya kecil yang timbul di perusahaan.

6) Komputer Keuangan dan Akuntansi, Komputer Logistik, dan Komputer OSSA adalah bagian yang secara khusus menangani sistem komputer perusahaan dengan menggunakan PDE (Pengolahan Data Elektronik), sesuai dengan fungsinya masing-masing.

7) Bagian Umum

Bagian umum ini dilaksanakan oleh sekretaris umum yang bertugas mengkoordinir kegiatan rutin pelaksanaan dan urusan ke luar perusahaan, serta menangani masalah personalia baru.

2. Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang

Persediaan yang dimiliki oleh PT. Sabda Cipta Jayatermasuk jenis persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Produk farmasi yang di distribusikan oleh PT. Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi yaitu : a. Divisi Produk Farmasi


(46)

 Asta • Medica Indah

 Werke / Transfarma • Medifarma (UAP & Phobus)

 Ciba – Geigy – Zyma • Parke Davis Warner - Lambert

 Corsa • Pfizer Pharma

 Mahakam Beta Farma • Schering

b. Divisi Produk Konsumen

 La Tulipe • Regina Haw Par

 Nestle Deutchland Ag • Siwak F & Shirin

 Perfetti Sp. A • Total Citra Jayamandiri

 PT. Manful Industrial

c. Divisi Produk Vetenary dan Aquaria

 Pfizer Afric (Animal health)

 Chinoin Hungary (Enzaprost F)

 Tetra Werke (Aquarist & Accessories) d. Divisi Produk Medical

 AFP Imaging

 Becton Dickinson MED

 Du Pont

 Fischer Imaging

 Cawo Photochemiche Fabric GMBH

 F. Hoffman la Roche ( Diagnostic Laboratory Equipment) e. Divisi lain-lain

 Medimpex : Alkoloida, Egis, Gideon Richter (fine chemical)

 Chonoin (fine chemical)


(47)

 Biochemical MBH (fine chemical)

 Impex Quimical S.A (fine chemical)

 J.Rettenmaire & Co. (Cellualases fine chemical for the pharmacy)

 Ciech-Poland (fine chemical)

 Bracco Industrial Chemica S.P.A (fine chemical)

 Chemic linz Ges GMBH (fine chemical)

 Walter Lambert K.K (capsugel division)

 Plantextrak GMBH & Co.

3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan a. Lingkungan Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

Pengendalian intern PT. Sabda Cipta Jaya terhadap persediaan barang dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang meyusun lingkungan pengawasan dibawah ini.

1) Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter bagi perusahaan dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Pada PT. Sabda Cipta Jaya, falsafah manajemen dikondisikan dengan adanya suatu keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan ditekankan untuk bertindak dan bersikap jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT. Sabda Cipta Jaya merupakan perusahaan besar dibidang farmasi, yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan produk-produk farmasi. Selain itu, kepuasan pelayanan kepada para langganan juga perlu diperhatikan. Pimpinan PT. Sabda Cipta Jaya secara tegas mengutarakan bahwa apabila ada ”need and want” dari para konsumen


(48)

terhadap produk-produk yang didistribusikannya, maka perusahaan akan secepat mungkin melayani mereka agar tidak terjadi penggantian oleh produk-produk lain. Pengiriman produk-produk yang dipesan oleh konsumen lokal akan dilakukan secepat mungkin pada hari itu juga, sedangkan untuk konsomen di luar kota, akan di usahakan melalui sistem pengiriman yang tercepat dan terbaik. ”One Day Service”, itulah motto perusahaan ini.

Gaya operasi manajemen PT. Sabda Cipta Jaya menekankan pentingnya laporan-laporan dari pihak bawahan, yang meliputi target-target yang telah disusun. Hal ini sangat ditekankan oleh manajemen karena daerah potensial perusahaan ini meliputi 2 (dua) wilayah, yaitu Sumatera Utara dan Aceh. Selain itu, hal ini dilakukan untuk memenuhi target yang ditetapkan kantor pusat di Jakarta, serta alat pengendalian dalam menjalankan kegiatan perusahaan.

2) Struktur Organisasi

Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk perusahaan seperti PT. Sabda Cipta Jaya karena akan terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada di perusahaan, sehingga pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik lagi di PT. Sabda Cipta Jaya. 3) Komite Audit

PT. Sabda Cipta Jaya tidak mempunyai komite audit dan dewan komisaris. Komite audit dan dewan komisaris berkedudukan di Jakarta, yang pada saat-saat tertentu atau minimal 2 (dua) kali dalam setahun mengadakan pemeriksaan terhadap jalannya operasional dan tujuan-tujuan yang telah


(49)

ditetapkan sebelumnya oleh manejemen pusat dan cabang. Hal ini cukup memadai karena perusahaan ini merupakan perpanjangan operasional kesatuan usaha PT. Sabda Cipta Jaya.

4) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan pengembangan dari struktur organisasi, yang secara garis besar di wujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada PT. Sabda Cipta Jaya juga telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah setiap karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai fungsinya.

Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan terbaik dari setiap karyawan.

5) Metode Pengendalian Manajemen

Metode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Untuk tujuan pengendalian persediaan barang dagangan, PT. Sabda Cipta Jaya menggunakan metode pengendalian manajemen dengan teknik :

• rasio perputaran persediaan,

• pertimbangan manajemen,

• analisis nilai terhadap masing-masing jenis persediaan. 6) Fungsi Audit Intern


(50)

PT. Sabda Cipta Jaya tidak mempunyai auditor internal, tetapi kantor pusat mengirimkan auditor internal ke kantor cabanga Medan, secara berkala dua kali dalam setahun ataupun sewaktu-waktu. Audit internal ini bertugas untuk meminta laporan keuangan tahunan serta menilai kewajarannya. Jika dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut ditemukan penyelewenagan atau kecurangan, maka temuan audit tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan. 7) Praktek dan Kebijakan Karyawan

Penerimaan pegawai atau staff di PT. Sabda Cipta Jaya ini ditangani oleh bagian umum, sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan data pegawai dikelola oleh bagian administrasi. Apabila perusahaan membutuhkan pegawai atau staff, maka bagian umum akan membuat iklan lowongan dimedia massa dengan menentukan syarat-syarat tertentu untuk kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Disamping itu perusahaan juga telah mengadakan pelatihan yang rutin dan memberikan penghargaaan (reward) kepada karyawan yang berprestasi.

8) Pengaruh Ekstern

Selain pengendalian manajemen diatas, PT. Sabda Cipta Jayajuga mempertimbangkan pengaruh eksternal, yaitu dengan adanya produk farmasi yang diperjualbelikan oleh perusahaan sejenis. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi terhadap laporan analisa pasar yang dibuat Trade Sales

Supervisor (TSS). Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah yang

berhubungan dengan jenis obat-obatan atau produk farmasi lainnya yang dilarang penggunaanya, dengan cara menempatkan Sales Representative


(51)

b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan

PT. Sabda Cipta Jaya menilai persediaan farmasi atau obat-obatannya dengan memperhatikan masa pakainya karena persediaan obat-obatan merupakan barang yang harus digunakan sebelum habis masa pakainya. Jadi apabila tiba masa kadaluarsanya, maka produk farmasi tersebut akan mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijaksanaan stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan fisik ini dipimpin oleh Kepala Logistik, yang juga turut diperiksa oleh Pimpinan Cabang, Kabag Keuangan dan Administrasi, serta oleh beberapa orang petugas dari bagian logistik. Tim penghitung fisik ini tidak hanya memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga masa pakainya agar jangan sampai terjadi kadaluarsa. Pada pelaksanaanya, tim penghitungan fisik ini berganti-ganti pada setiap stock opname, kecuali jika Kepala Logistik berhalangan atau tidak bisa hadir pada hari yang ditetapkan untuk stock opname.

Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah akan obat-obatan tertentu yang dilarang oleh pemerintah untuk dijual secara bebas di pasaran. Untuk mengatasi hal ini maka perusahaan menugaskan Trade

Sales Representative (TSR) untuk melakukan survei terhadap jenis

obat-obatan yang dilarang secara bebas penjualannya dan jenis obat-obat-obatan yang dijual sesuai resep dokter.


(52)

c. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagangan

Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang dagangan melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

Pengendalian terhadap persediaan barang dagangan biasanya dianggap merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Dalam hal ini PT. Sabda Cipta Jayamembuat kebijaksanaan terhadap sistem penjualan tunai dan sistem penjualan kredit. Berikut ini akan di jelaskan sistem informasi dan komunikasi yang terkait dengan sistem penjualan dan penerimaan kas.

1) Sistem informasi dan komunikasi penjualan tunai

Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan. Jika terjadi penjualan tunai maka pelanggan mendapat potongan sebesar 2 %.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai ini adalah fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi dan fungsi logistik. Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :

sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang


(53)

• faktur penjualan tunai, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan tertentu yang mencakup jumlah penjualan, syarat-syarat penjualan dan tanggal penjualan,

delivery order, yaitu formulir yang digunakan untuk menunjukkan

perincian dan tanggal pengiriman,

• surat jalan, yaitu formulir yang menunjukkan nama produk, ditujukan kebagian pengiriman untuk diantarkan ke tujuan pelanggan,

• pita register kas, yaitu formulir yang dipergunakan sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan dengan cap ”lunas”,

• faktur pajak, yaitu faktur yang mencatat jumlah potongan pajak pertambahan nilai (PPn) untuk barang yang dijual,

• kas bon penerimaan kas, yaitu semacam daftar uang tunai dan

dokumen bank (seperti cek, bilyet giro, dan lain-lain) yang merupakan laporan jumlah yang diterima oleh kasir untuk selanjutnya disetor ke bank.

2) Sistem informasi dan komunikasi penjualan kredit

Pesanan penjualan kredit dapat dilakukan melalui Office Sales and

Sales Administration (OSSA) atau Manajer Rayon (MR) di kantor, atau juga

melalui Salesman berdasarkan prinsipal yang diwakilinya seperti produk farmasi, produk konsumen, produk veternary dan aquaria, produk medical dan produk lain-lain.

Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :

sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang


(54)

• faktur penjualan kredit, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan kredit tertentu yang mencakup jumlah penjualan 2/7, n/30, tanggal penjualan dan lain-lain,

delivery order, yaitu formulir yang dipergunakan untuk menunjukkan

perincian produk, jumlah dan alamat penerima,

• faktur pajak reklame, yaitu faktur yang memuat jumlah pajak

pertambahan nilai (PPN) untuk barang yang dijual,

• bukti pembayaran, yaitu dokumen yang berisi bukti pembayaran oleh debitur terhadap piutangnya,

• memo kredit, dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang,

• bukti pengembalian barang berada digudang untuk mencatat barang yang dikembalikan,

• bukti memorial untuk menghapus piutang jika terjadi pengembalian barang.

3) Sistem informasi dan komunikasi penerimaan kas

Penerimaan kas terjadi diperoleh melalui penjualan tunai maupun pernjualan kredit. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut :

• faktur penjualan, yaitu faktur yang menunjukkan jumlah penjualan, syarat, tanggal, dan lain-lain,

• kas dan penerimaan kas yaitu daftar uang tunai dan dokumen bank,

• bukti penagihan, yaitu dokumen untuk menagih kepada debitur,

• bukti penyetoran oleh debitur tentang pembayaran sejumlah piutang. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi atas persediaan barang dagangan adalah :


(55)

• jurnal ; penjualan dan penerimaan kas,

• buku harian ; penjualan, penerimaan kas, dan memorial,

• buku besar ; perkiraan persediaan barang dagangan, perkiraan

penjualan dan perkiraan piutang,

• buku pembantu ; persediaan barang dagangan, piutang.

Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat beberapa laporan penjualan.

Bagian logistik akan membuat laporan penerimaan barang dari pusat, laporan retur barang yang dijual , daftar pesanan, dan laporan pengiriman barang. Laporan alokasi persediaan antar-cabang di buat apabila ada kiriman barang dari cabang lain dan ada pengeluaran barang untuk pengiriman barang kecabang lain. Apabila cabang Medan mengalami kehabisan persediaan dan dalam waktu secepatnya harus disediakan untuk memenuhi permintaan konsumen maka cabang Medan akan melapor ke Jakarta. Selanjutnya kantor pusat akan memerintahkan cabang lain yang mempunyai persediaan yang cukup untuk mengirimkan persediaan sesuai dengan kebutuhan ke cabang Medan.

Selain itu, laporan analisa pasar dan laporan penjualan beberapa tahun lalu dibuat jika diperlukan untuk menjadi suatu pertimbangan dalam membuat suatu kebijaksanaan dan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang dagangan. Laporan mengenai jumlah persediaan dibuat oleh bagian logistik yang disebut dengan laporan posisi stock (buffer stock), sedangkan laporan stock opname di buat atas kegiatan perhitungan fisik persediaan barang dagangan yang disiapkan oleh komput er logistik.


(56)

d. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagangan

Aktivitas pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa katergori seperti diuraikan dibawah ini :

1) Pemisahan tugas yang cukup

Pada penjualan barang dagangan dilakukan pemisahan tugas-tugas yang jelas antara lain :

• Menerima pesanan oleh OSSA

• Melakukan penjualan oleh OSSA dan MR

• Mengeluarkan barang oleh tata lakasana atau staff logistik

• Mengirimkan barang oleh petugas lope

• Mencatat penjualan oleh akuntansi

Pada perhitungan fisik barang dagangan ada pembagian tugas yang jelas antara :

• Melaporkan jumlah persediaan barang dagangan di gudang oleh Kasub logistik,

• Menghitung fisik persediaan barang dagangan oleh tim

penghitungan persediaan, yang terdiri dari Kabag logistik, Kabag K & A, pimpinan cabang dan beberapa petugas dari bagian logistik,

• Membuat laporan perhitungan fisik oleh komputer logistik 2) Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas

PT. Sabda Cipta Jaya melakukan dua cara dalam penyediaan barang dagangan, yaitu :


(57)

• Penerimaan kiriman barang dagangan dari kantor pusat

• Penerimaan kiriman barang dagangan dari cabang lain

Arus prosedur ororisasi terhadap penerimaan kiriman barang dagangan dari pusat di uraikan sebagai berikut :

• Bagian logistik akan menerima barang kiriman dari pusat apabila jenis dan jumlah barang sesuai dengan perincian di surat pengiriman barang,

• Bagian logistik melaporkan pengiriman barang tersebut ke bagian keuangan dan administrasi

• Bagian keuangan dan administrasi membuat laporan penerimaan barang untuk di kirim ke kantor pusat.

e. Pemantauan Persediaan Barang Dagangan

Pemantauan yang dilakukan oleh PT. Sabda Cipta Jaya sehubungan dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagangan adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin pelaksanaan kerja dari fungsi-fungsi yang terkait, apakah telah sesuai dengan metode dan prosedur. Pemantauan atas persediaan barang dagangan secara khusus meliputi penilaian dan penganalisaan laporan stock opname setiap bulan untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen.

Jika pihak manajemen perusahaan menemukan penyimpangan dalam pelaksanaan transaksi yang berhubungan dengan barang dagangan sehingga dapat menimbulkan keluhan dari konsumen, maka pihak manajemen akan melakukan perbaikan seperlunya yang disesuaikan


(58)

dengan perubahan kondisi. Hal ini dilakukan untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.

4. Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

Prosedur untuk penjualan tunai, penjualan kredit dan perhitungan fisik persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya dapat dijelaskan di bawah ini :

a. Penjualan Tunai

1) Pelanggan datang ke kantor OSSA dan Manajer Rayon, atau dapat juga melalui sales representative untuk memesan barang. Bagian pemesanan dalam hal in OSSA/MR akan membuat sales order dalam rangkap 2 (dua), yaitu :

• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan untuk pembayaran di kasir dengan memberi tanda ”lunas”.

• Lembar ke-2 untuk disetujui oleh TSS dan diarsipkan dengan nomor urut.

2) Selanjutnya OSSA atau MR akan membuat delivery order sebanyak 5 (lima) lembar, yaitu :

• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan

• Lembar ke-2 untuk OSSA

• Lembar ke-3 untuk TSS

• Lembar ke-4 untuk Kasub logistik


(59)

Jika berdasarkan delivery order tersebut bagian gudang dapat memenuhinya, maka barang dipersiapkan untuk diserahkan kepada pelanggan.

3) Sesuai dengan delivery order, OSSA atau MR akan membuat faktur penjualan sebanyak rangkap 5 (lima), yaitu :

Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan beserta delivery order.

Lembar ke-2 untuk TSS untuk dibandingkan dengan delivery order dari langganan

• Lembar ke-3 untuk akuntansi

• Lembar ke-4 untuk OSSA

• Lembar ke-5 untuk arsip

4) Petugas loper menerima barang yang telah dikeluarkan dari gudang beserta faktu penjualan untuk pelanggan dan dikirimkan ke alamat tujuan atau diserahkan ke pelanggan.

5) Kasir akan menyetor uang setiap hari dari hasil panjualan secara tunai ke bank, yaitu dengan membuat bukti setoran sebanyak 3 (tiga) lembar, yaitu :

• Lembar ke-1 diserahkan pada bank

• Lembar ke-2 ke akuntansi

• Lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. b. Penjualan Kredit

1) Penjualan kredit dilakukan dengan prosedur pesanan, baik melalui manajer rayon, sales representative, lewat telepon ataupun melalui OSSA. Jika pesanan telah diterima, maka OSSA atau MR membuat


(60)

• Lembar ke-1 diberikan ke inkaso untuk persetujuan kredit

• Lembar ke-2 untuk pertinggal langganan

• Lembar ke-3 untuk arsip

2) Apabila order penjualan disetujui oleh inkasso, maka OSSA atau MR akan menanyakan bagian gudang, apakah barang yang tersedia di gudang cukup untuk memenuhi pesanan.

3) Inkasso dalam menentukan diterima tidaknya pesanan barang untuk penjulan kredit yang tercatat dalam kartu piutang pelanggan.

4) Dengan disetujuinya permintaan barang secara kredit, maka OSSA atau MR akan membuat delivery order sebanyak rangkap 5 (lima), yaitu :

• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan

• Lembar ke-2 untuk TSS

• Lembar ke-3 untuk OSSA

• Lembar ke-4 untuk Kasub logistik

• Lembar ke-5 untuk di arsipkan

5) Berdasarkan delivery order yang diterima, maka staf logistik akan mengeluarkan jenis dan jumlah barang tersebut.

6) Bersama dengan barang, delivery order lembar ke-1 dan ke-2 sebagai surat jalan, dan lembar ke-2 sesudah ditandatangani oleh pelanggan dikembalikan kepada TSS.

7) Sesuai dengan delivery order, bagian penjualan akan membuat faktur penjualan rangkap 5 (lima) :


(61)

• Lembar ke-2 untuk TSS sebagai bahan perbandingan dengan delivery order yang ditandatangani pelanggan.

• Lembar ke-3 untuk akuntansi.

• Lembar ke-4 untuk OSSA.

• Lembar ke-5 untuk diarsipkan.

8) Sesudah piutang ditagih oleh inkasso, maka dibuatlah bukti penagihan 3 (tiga) lembar, yaitu :

• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan.

• Lembar ke-2 untuk kasir bersamaan dengan uang hasil penagihan.

• Lembar ke-3 untuk diarsipkan dengan nomor urut. c. Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan

1) Staf logistik memberikan laporan fisik kepada kepala logistik dan kepala logistik mengadakan perhitungan atas persediaan, kemudian membuat ke laporan stock opname dan menandatanganinya lalu menyerahkannya kepada komputer logistik pada tanggal yang telah ditentukan.

2) Pada tanggal stock opname, komputer logistik mengeluarkan daftar stock opname rangkap 2 (dua) dan menyerahkannya kepada kepala bagian keuangan dan administrasi. Kepala bagain keuangan dan administrasi beserta tim penghitung fisik melakukan perhitungan, lalu menuliskan hasilnya ke dalam daftar perhitungan fisik persediaan, kemudian menyerahkannya ke komputer logistik satu lembar dan satu lembar lagi di arsipkan menurut tanggal.

3) Komput er logistik membandingkan laporan stock opname kabag K & A yang dibandingkan juga dengan data di file komputer. Selain itu,


(62)

komputer logistik menghitung selisihnya lalu membuat laporan stock opname dan menyerahkannya kepada pimpinan cabang. Pimpinan cabang menandatangani laporan stock opname dan mengambil tindakan untuk mengenakan biaya kepada Kabag logistik apabila ditemukan pengurangan persediaan.

B. Analisis

1. Analisis Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan a. Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagangan

Manajemen PT. Sabda Cipta Jaya menganggap bahwa lingkungan pengendalian atas persediaan barang dagangan itu penting. Linkungan pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan.

1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen yang diterapkan PT. Sabda Cipta Jaya dalam melaksanakan transaksi penjualan barang dagangan sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan perusahaan melalui ”one day service”. Kondisi ini sangat penting karena PT. Sabda Cipta Jaya merupakan perusahaan besar farmasi, sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para langganannya.

Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan, baik laporan penjualan, laporan


(63)

penerimaan barang, laporan stock opname dan laporan lainnya. Dalam hal ini laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta sudah didukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup, sehingga tercipta lingkungan pengendalian yang baik.

2. Struktur Organisasi

Stuktur organisasi perusahaan ini telah dirancang dan disusun dengan baik, yaitu secara fungsional yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan, dan administrasi, dan fungsi logistik. Namun dari hasil pengamatan, penulis menemukan kelemahan-kelemahan dalam pengendalian karena belum mencerminkan adanya pemisahan fungsi operasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan yang seharusnya, antara lain :

• Kasir, yang memegang fungsi penerimaan kas juga berfungsi sebagai pencatatan dan fungsi penyimpanan kas. Selain itu kasir juga berfungsi sebagai pemegang petty cash untuk biaya-biaya kecil yang timbul dalam perusahaan.

• Perusahaan belum mempunyai fungsi khusus yang menangani

tanggung jawab terhadap seluruh pemrosesan data, yaitu fungsi pengolahan data elektronik (PDE). Fungsi PDE dimasukkan dalam fungsi keuangan dan administrasi, tetapi sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi antara fungsi perancang/ penyusun sistem dan program, fungsi operasi pengolahan data, dan fungsi penyimpan dokumen / data sistem informasi.

3. Komite Audit

Penulis tidak banyak memperoleh informasi mengenai masalah audit, karena PT. Sabda Cipta Jaya Indah tidak mempunyai dewan komisaris dan


(64)

komite audit. Dewan komisaris dan komite audit perusahaan ini berkedudukan di kantor pusat, Jakarta. Namun kantor pusat akan mengirim tim audit untuk mengadakan pemeriksaaan terhadap pelaksanaan pengendalian intern persediaan barang dagangan dengan cara meminta laporan rutin dari pihak manajemen serta mengevaluasinya. Menurut penulis hal ini cukup memadai karena PT. Sabda Cipta Jaya merupakan perpanjangan operasional dari suatu satuan usaha PT. Sabda Cipta Jaya.

4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab

Penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian persediaan sudah cukup baik dilakukan oleh manajemen PT. Sabda Cipta Jaya. Kondisi ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap anggota perusahaan sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya.

5. Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen oleh perusahaan dilakukan dengan mengkombinasikan penggunaan rasio perputaran persediaan, pertimbangan manajemen, dan analisa nilai terhadap masing-masing jenis persediaan barang dagangan. Manajemen menetapkan kebijakan ini dengan memperhatikan pertimbangkan atau keputusan manajemen bukan pengalaman masa lalu, serta mengaitkannya dengan kemungkinan perubahan pasar pada masa yang akan datang. Menurut penulis, metode pengendalian manajemen yang dilakukan oleh perusahaan ini sudah cukup mendukung terciptanya lingkungan pengendalian yang baik.


(1)

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis berusaha memberikan saran kepada PT. Sabda Cipta Jaya yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian intern atas persediaan barang dangang. Adapun saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Pemisahan fungsi operasi, pencatatan, dan penyimpanan kas sebaiknya dilakukan dengan memadai, dimana kasir hanya berfungsi sebagai penyimpan kas perusahaan dan tidak boleh memiliki akses ke sistem komputer untuk melakukan pencatatan terhadap penjualan barang dagangan. 2. Untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai terhadap persediaan

perusahaan secara keseruluruhan sebaiknya perusahaan membentuk bagian auditor internal agar dapat menyelidiki dan menilai efektivitas pelaksanaan unsur-unsur pengendalian intern persediaan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

3. Kebijakan perusahaan dalam menentukan resiko persediaan barang

dagangan telah memadai dan harus semakin ditingkatkan dengan lebih tanggap terhadap perubahan teknologi dan informasi, perubahan peraturan pemerintah, serta penilaian resiko terhadap faktor kadarluarsa produk farmasi. Hal ini dilakukan untuk menjaga kredibilitas PT. Sabda Cipta Jaya yang harus berpacu dengan tingkat persaingan yang semakin ketat di era globalisasi ini.


(2)

barang dagangan. Disamping itu, perusahaan juga perlu meningkatkan keefektifan penggunaan jaringan komputer sebagai sarana pengolahan data elektronik perusahaan agar lebih akurat dan tepat waktu dalam mengkomunikasikan informasi yang wajar mengenai persediaan barang dagangan.

5. Aktivitas pengendalian terhadap persediaan barang dagangan yang meliputi pemisahan tugas yang jelas pada setiap fungsi terkait dan otorisasi yang pantas atas setiap transaksi dan aktivitas agar dipertahankan karena sangat berpengaruh terhadap pengecekan secara independen atas pelaksanaan kinerja perusahaan. Namun perusahaan sebaiknya membuat dokumen-dokumen yang bernomor urut tercetak agar dapat menghindari resiko penggunaan formulir secara tidak bertanggung jawab oleh karyawan dan menghindari kemungkinan adanya kesilapan dalam pencatatan transaksi, sehingga mendukung terciptanya pengendalian intern yang lebih baik lagi dimasa yang akan datang.

6. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian persediaan barang dagangan yang dilaksanakan oleh Kabag Logistik melalui stock opname secara periodic adalah sudah cukup memadai, namun sebaiknya ditingkatkan lagi dengan membentuk fungsi internal auditor agar lebih efektif dalam memantau pelaksanaan pengendalian intern persediaan barang dagangan PT. Sabda Cipta Jaya.


(3)

DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A., dan James K. Loebbecke. 2000. Auditing An Integrated Approach, Eighth, Prentice-Hall International, Inc, New York.

Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedelapan, PT. Indeks Kelompok, Gramedia, Jakarta.

Boyton, William C., dan Walker G. Kell. 2002. Modern Auditing, Edisi Ketujuh, Erlangga, Jakarta.

Daft, L. Richard. 2007. Manajemen. Edisi Keenam, Salemba 4, Jakarta.

Erlina, Sri Mulyani. 2007. Metodelogi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan

Manajemen, Terbitan Pertama, USU Press, Medan.

Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.

Hansen, Don R dan Marynne M. Mowen. 2001. Akuntansi Manajemen, Edisi Tujuh, Salemba Empat, Jakarta.

Indrayani, 2005. Perencanaan dan Pengawasan Bahan Baku Pada PT. Serasi Jaya

Tebing Tinggi. Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Medan.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.

______. 2008. Auditing, Edisi Keenam, Buku Satu dan Dua, Salemba Empat, Jakarta. Prasetyo, Hari dan Nugroho, Munajat tri dan Pujiati, Asti. 2006. ”Pengembangan

Model Persediaan Dengan Mempertimbangkan Waktu Kadaluarsa dan Faktor Unit Diskon”, Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Volume 4 No.3, Universitas Muhammadyah, Surakarta.

Santy, 2005. Analisis Aktivitas Pengendalian Intern Pada PT. Cemara Cahaya

Gemilang. Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Medan.

Singleton, Hall. 2007. Information Technology Auditing and Assurance. Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta.


(4)

Fakultas Ekonomi USU. 2004. Buku Petunjuk Teknis Penulisan Proposal Penelitian

dan Penulisan Skripsi, Medan.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2001. Standar Profesi Akuntan Publik, Salemba Empat, Jakarta.


(5)

(6)