Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
SRMD adalah salesman yang menangani produk-produk DuPont dan Becton Dickinson. Saluran distribusinya yang utama adalah rumah
sakit dan para bidan. 4
Koordinasi Akuntansi Koordinasi akuntansi bertanggung jawab melaksanakan pengawasan dan
otorisasi untuk mengidentifikasi, menganalisa, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan meyelenggarakan pertanggung jawaban
atas aktiva yang besar. 5
Kasir Kasir adalah bagian yang melaksanakan penerimaan, pencatatan, dan
penyetoran uang kas ke bank. Selain itu juga menyelenggarakan kas kecil untuk biaya-biaya kecil yang timbul di perusahaan.
6 Komputer Keuangan dan Akuntansi, Komputer Logistik, dan Komputer
OSSA adalah bagian yang secara khusus menangani sistem komputer perusahaan dengan menggunakan PDE Pengolahan Data Elektronik,
sesuai dengan fungsinya masing-masing. 7
Bagian Umum Bagian umum ini dilaksanakan oleh sekretaris umum yang bertugas
mengkoordinir kegiatan rutin pelaksanaan dan urusan ke luar perusahaan, serta menangani masalah personalia baru.
2. Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang
Persediaan yang dimiliki oleh PT. Sabda Cipta Jayatermasuk jenis persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Produk farmasi yang
di distribusikan oleh PT. Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi yaitu : a.
Divisi Produk Farmasi
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
Asta
• Medica Indah
Werke Transfarma • Medifarma UAP Phobus
Ciba – Geigy – Zyma
• Parke Davis Warner - Lambert
Corsa • Pfizer Pharma
Mahakam Beta Farma
• Schering b.
Divisi Produk Konsumen
La Tulipe • Regina Haw Par
Nestle Deutchland Ag
• Siwak F Shirin
Perfetti Sp. A • Total Citra Jayamandiri
PT. Manful Industrial
c. Divisi Produk Vetenary dan Aquaria
Pfizer Afric Animal health
Chinoin Hungary Enzaprost F
Tetra Werke Aquarist Accessories
d. Divisi Produk Medical
AFP Imaging
Becton Dickinson MED
Du Pont
Fischer Imaging
Cawo Photochemiche Fabric GMBH
F. Hoffman la Roche Diagnostic Laboratory Equipment
e. Divisi lain-lain
Medimpex : Alkoloida, Egis, Gideon Richter fine chemical
Chonoin fine chemical
Starchem fine chemical
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
Biochemical MBH fine chemical
Impex Quimical S.A fine chemical
J.Rettenmaire Co. Cellualases fine chemical for the pharmacy
Ciech-Poland fine chemical
Bracco Industrial Chemica S.P.A fine chemical
Chemic linz Ges GMBH fine chemical
Walter Lambert K.K capsugel division
Plantextrak GMBH Co.
3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan
a. Lingkungan Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan
Pengendalian intern PT. Sabda Cipta Jaya terhadap persediaan barang dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang meyusun
lingkungan pengawasan dibawah ini. 1
Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter
bagi perusahaan dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Pada PT. Sabda Cipta Jaya, falsafah manajemen dikondisikan dengan adanya suatu
keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan ditekankan untuk bertindak dan bersikap
jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT. Sabda Cipta Jaya merupakan
perusahaan besar dibidang farmasi, yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan produk-produk farmasi. Selain itu, kepuasan pelayanan kepada para
langganan juga perlu diperhatikan. Pimpinan PT. Sabda Cipta Jaya secara tegas mengutarakan bahwa apabila ada ”need and want” dari para konsumen
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
terhadap produk-produk yang didistribusikannya, maka perusahaan akan secepat mungkin melayani mereka agar tidak terjadi penggantian oleh produk-
produk lain. Pengiriman produk yang dipesan oleh konsumen lokal akan dilakukan secepat mungkin pada hari itu juga, sedangkan untuk konsomen di
luar kota, akan di usahakan melalui sistem pengiriman yang tercepat dan terbaik. ”One Day Service”, itulah motto perusahaan ini.
Gaya operasi manajemen PT. Sabda Cipta Jaya menekankan pentingnya laporan-laporan dari pihak bawahan, yang meliputi target-target
yang telah disusun. Hal ini sangat ditekankan oleh manajemen karena daerah potensial perusahaan ini meliputi 2 dua wilayah, yaitu Sumatera Utara dan
Aceh. Selain itu, hal ini dilakukan untuk memenuhi target yang ditetapkan kantor pusat di Jakarta, serta alat pengendalian dalam menjalankan kegiatan
perusahaan. 2
Struktur Organisasi Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari fungsi
pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk perusahaan
seperti PT. Sabda Cipta Jaya karena akan terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada di perusahaan, sehingga
pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik lagi di PT. Sabda Cipta Jaya. 3
Komite Audit PT. Sabda Cipta Jaya tidak mempunyai komite audit dan dewan
komisaris. Komite audit dan dewan komisaris berkedudukan di Jakarta, yang pada saat-saat tertentu atau minimal 2 dua kali dalam setahun mengadakan
pemeriksaan terhadap jalannya operasional dan tujuan-tujuan yang telah
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
ditetapkan sebelumnya oleh manejemen pusat dan cabang. Hal ini cukup memadai karena perusahaan ini merupakan perpanjangan operasional kesatuan
usaha PT. Sabda Cipta Jaya. 4
Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan pengembangan
dari struktur organisasi, yang secara garis besar di wujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada PT. Sabda Cipta Jaya juga
telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka
manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah setiap karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan
baik sesuai fungsinya. Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan
pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan
terbaik dari setiap karyawan. 5
Metode Pengendalian Manajemen Metode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh
manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Untuk tujuan pengendalian persediaan barang dagangan, PT. Sabda Cipta Jaya
menggunakan metode pengendalian manajemen dengan teknik : •
rasio perputaran persediaan, •
pertimbangan manajemen, •
analisis nilai terhadap masing-masing jenis persediaan. 6
Fungsi Audit Intern
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
PT. Sabda Cipta Jaya tidak mempunyai auditor internal, tetapi kantor pusat mengirimkan auditor internal ke kantor cabanga Medan, secara berkala
dua kali dalam setahun ataupun sewaktu-waktu. Audit internal ini bertugas untuk meminta laporan keuangan tahunan serta menilai kewajarannya. Jika
dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut ditemukan penyelewenagan atau kecurangan, maka temuan audit tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan.
7 Praktek dan Kebijakan Karyawan
Penerimaan pegawai atau staff di PT. Sabda Cipta Jaya ini ditangani oleh bagian umum, sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan data pegawai
dikelola oleh bagian administrasi. Apabila perusahaan membutuhkan pegawai atau staff, maka bagian umum akan membuat iklan lowongan dimedia massa
dengan menentukan syarat-syarat tertentu untuk kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Disamping itu perusahaan juga telah mengadakan pelatihan yang
rutin dan memberikan penghargaaan reward kepada karyawan yang berprestasi.
8 Pengaruh Ekstern
Selain pengendalian manajemen diatas, PT. Sabda Cipta Jayajuga mempertimbangkan pengaruh eksternal, yaitu dengan adanya produk farmasi
yang diperjualbelikan oleh perusahaan sejenis. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi terhadap laporan analisa pasar yang dibuat Trade Sales
Supervisor TSS. Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah yang berhubungan dengan jenis obat-obatan atau produk farmasi lainnya yang
dilarang penggunaanya, dengan cara menempatkan Sales Representative Medical SRMD.
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan
PT. Sabda Cipta Jaya menilai persediaan farmasi atau obat-obatannya dengan memperhatikan masa pakainya karena persediaan obat-obatan
merupakan barang yang harus digunakan sebelum habis masa pakainya. Jadi apabila tiba masa kadaluarsanya, maka produk farmasi tersebut akan
mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijaksanaan stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan
fisik ini dipimpin oleh Kepala Logistik, yang juga turut diperiksa oleh Pimpinan Cabang, Kabag Keuangan dan Administrasi, serta oleh beberapa
orang petugas dari bagian logistik. Tim penghitung fisik ini tidak hanya memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga masa pakainya agar jangan sampai
terjadi kadaluarsa. Pada pelaksanaanya, tim penghitungan fisik ini berganti-ganti pada setiap stock opname, kecuali jika Kepala Logistik
berhalangan atau tidak bisa hadir pada hari yang ditetapkan untuk stock opname.
Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah akan obat- obatan tertentu yang dilarang oleh pemerintah untuk dijual secara bebas di
pasaran. Untuk mengatasi hal ini maka perusahaan menugaskan Trade Sales Representative TSR untuk melakukan survei terhadap jenis obat-
obatan yang dilarang secara bebas penjualannya dan jenis obat-obatan yang dijual sesuai resep dokter.
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
c. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagangan
Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang
dagangan melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan.
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang
telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Pengendalian terhadap persediaan barang dagangan biasanya dianggap
merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Dalam hal ini PT. Sabda Cipta Jayamembuat kebijaksanaan terhadap sistem penjualan
tunai dan sistem penjualan kredit. Berikut ini akan di jelaskan sistem informasi dan komunikasi yang terkait dengan sistem penjualan dan
penerimaan kas. 1
Sistem informasi dan komunikasi penjualan tunai Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara pelanggan
melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan. Jika terjadi penjualan tunai maka pelanggan
mendapat potongan sebesar 2 . Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai ini adalah fungsi
pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi dan fungsi logistik. Dokumen- dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :
• sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang
diisi menurut kebutuhan pelanggan,
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• faktur penjualan tunai, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan
tertentu yang mencakup jumlah penjualan, syarat-syarat penjualan dan tanggal penjualan,
• delivery order, yaitu formulir yang digunakan untuk menunjukkan
perincian dan tanggal pengiriman, •
surat jalan, yaitu formulir yang menunjukkan nama produk, ditujukan kebagian pengiriman untuk diantarkan ke tujuan pelanggan,
• pita register kas, yaitu formulir yang dipergunakan sebagai bukti
bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan dengan cap ”lunas”, •
faktur pajak, yaitu faktur yang mencatat jumlah potongan pajak pertambahan nilai PPn untuk barang yang dijual,
• kas bon penerimaan kas, yaitu semacam daftar uang tunai dan
dokumen bank seperti cek, bilyet giro, dan lain-lain yang merupakan laporan jumlah yang diterima oleh kasir untuk selanjutnya disetor ke
bank. 2
Sistem informasi dan komunikasi penjualan kredit Pesanan penjualan kredit dapat dilakukan melalui Office Sales and
Sales Administration OSSA atau Manajer Rayon MR di kantor, atau juga melalui Salesman berdasarkan prinsipal yang diwakilinya seperti produk
farmasi, produk konsumen, produk veternary dan aquaria, produk medical dan produk lain-lain.
Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :
• sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang
diisi menurut kebutuhan pelanggan,
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• faktur penjualan kredit, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan
kredit tertentu yang mencakup jumlah penjualan 27, n30, tanggal penjualan dan lain-lain,
• delivery order, yaitu formulir yang dipergunakan untuk menunjukkan
perincian produk, jumlah dan alamat penerima, •
faktur pajak reklame, yaitu faktur yang memuat jumlah pajak pertambahan nilai PPN untuk barang yang dijual,
• bukti pembayaran, yaitu dokumen yang berisi bukti pembayaran oleh
debitur terhadap piutangnya, •
memo kredit, dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang, •
bukti pengembalian barang berada digudang untuk mencatat barang yang dikembalikan,
• bukti memorial untuk menghapus piutang jika terjadi pengembalian
barang. 3
Sistem informasi dan komunikasi penerimaan kas Penerimaan kas terjadi diperoleh melalui penjualan tunai maupun
pernjualan kredit. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut :
• faktur penjualan, yaitu faktur yang menunjukkan jumlah penjualan,
syarat, tanggal, dan lain-lain, •
kas dan penerimaan kas yaitu daftar uang tunai dan dokumen bank, •
bukti penagihan, yaitu dokumen untuk menagih kepada debitur, •
bukti penyetoran oleh debitur tentang pembayaran sejumlah piutang. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi atas
persediaan barang dagangan adalah :
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• jurnal ; penjualan dan penerimaan kas,
• buku harian ; penjualan, penerimaan kas, dan memorial,
• buku besar ; perkiraan persediaan barang dagangan, perkiraan
penjualan dan perkiraan piutang, •
buku pembantu ; persediaan barang dagangan, piutang. Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat
beberapa laporan penjualan. Bagian logistik akan membuat laporan penerimaan barang dari pusat,
laporan retur barang yang dijual , daftar pesanan, dan laporan pengiriman barang. Laporan alokasi persediaan antar-cabang di buat apabila ada
kiriman barang dari cabang lain dan ada pengeluaran barang untuk pengiriman barang kecabang lain. Apabila cabang Medan mengalami
kehabisan persediaan dan dalam waktu secepatnya harus disediakan untuk memenuhi permintaan konsumen maka cabang Medan akan melapor ke
Jakarta. Selanjutnya kantor pusat akan memerintahkan cabang lain yang mempunyai persediaan yang cukup untuk mengirimkan persediaan sesuai
dengan kebutuhan ke cabang Medan. Selain itu, laporan analisa pasar dan laporan penjualan beberapa tahun
lalu dibuat jika diperlukan untuk menjadi suatu pertimbangan dalam membuat suatu kebijaksanaan dan keputusan yang berkaitan dengan
pengendalian persediaan barang dagangan. Laporan mengenai jumlah persediaan dibuat oleh bagian logistik yang disebut dengan laporan posisi
stock buffer stock, sedangkan laporan stock opname di buat atas kegiatan perhitungan fisik persediaan barang dagangan yang disiapkan oleh
komput er logistik.
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
d. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagangan
Aktivitas pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan
ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang ditetapkan telah
dilaksanakan dalam beberapa katergori seperti diuraikan dibawah ini : 1
Pemisahan tugas yang cukup Pada penjualan barang dagangan dilakukan pemisahan tugas-tugas
yang jelas antara lain : •
Menerima pesanan oleh OSSA •
Melakukan penjualan oleh OSSA dan MR •
Mengeluarkan barang oleh tata lakasana atau staff logistik •
Mengirimkan barang oleh petugas lope •
Mencatat penjualan oleh akuntansi Pada perhitungan fisik barang dagangan ada pembagian tugas yang
jelas antara : •
Melaporkan jumlah persediaan barang dagangan di gudang oleh Kasub logistik,
• Menghitung fisik persediaan barang dagangan oleh tim
penghitungan persediaan, yang terdiri dari Kabag logistik, Kabag K A, pimpinan cabang dan beberapa petugas dari bagian logistik,
• Membuat laporan perhitungan fisik oleh komputer logistik
2 Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas
PT. Sabda Cipta Jaya melakukan dua cara dalam penyediaan barang dagangan, yaitu :
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• Penerimaan kiriman barang dagangan dari kantor pusat
• Penerimaan kiriman barang dagangan dari cabang lain
Arus prosedur ororisasi terhadap penerimaan kiriman barang dagangan dari pusat di uraikan sebagai berikut :
• Bagian logistik akan menerima barang kiriman dari pusat apabila
jenis dan jumlah barang sesuai dengan perincian di surat pengiriman barang,
• Bagian logistik melaporkan pengiriman barang tersebut ke bagian
keuangan dan administrasi •
Bagian keuangan dan administrasi membuat laporan penerimaan barang untuk di kirim ke kantor pusat.
e. Pemantauan Persediaan Barang Dagangan
Pemantauan yang dilakukan oleh PT. Sabda Cipta Jaya sehubungan dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang
dagangan adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin pelaksanaan kerja dari fungsi-fungsi yang terkait, apakah telah sesuai
dengan metode dan prosedur. Pemantauan atas persediaan barang dagangan secara khusus meliputi penilaian dan penganalisaan laporan
stock opname setiap bulan untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen.
Jika pihak manajemen perusahaan menemukan penyimpangan dalam pelaksanaan transaksi yang berhubungan dengan barang dagangan
sehingga dapat menimbulkan keluhan dari konsumen, maka pihak manajemen akan melakukan perbaikan seperlunya yang disesuaikan
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
dengan perubahan kondisi. Hal ini dilakukan untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.
4. Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan
Prosedur untuk penjualan tunai, penjualan kredit dan perhitungan fisik persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya dapat dijelaskan di
bawah ini : a.
Penjualan Tunai 1
Pelanggan datang ke kantor OSSA dan Manajer Rayon, atau dapat juga melalui sales representative untuk memesan barang. Bagian
pemesanan dalam hal in OSSAMR akan membuat sales order dalam rangkap 2 dua, yaitu :
• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan untuk pembayaran di kasir
dengan memberi tanda ”lunas”. •
Lembar ke-2 untuk disetujui oleh TSS dan diarsipkan dengan nomor urut.
2 Selanjutnya OSSA atau MR akan membuat delivery order sebanyak 5
lima lembar, yaitu : •
Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan •
Lembar ke-2 untuk OSSA •
Lembar ke-3 untuk TSS •
Lembar ke-4 untuk Kasub logistik •
Lembar ke-5 untuk diarsipkan
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
Jika berdasarkan delivery order tersebut bagian gudang dapat memenuhinya, maka barang dipersiapkan untuk diserahkan kepada
pelanggan. 3
Sesuai dengan delivery order, OSSA atau MR akan membuat faktur penjualan sebanyak rangkap 5 lima, yaitu :
• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan beserta delivery order.
• Lembar ke-2 untuk TSS untuk dibandingkan dengan delivery order
dari langganan •
Lembar ke-3 untuk akuntansi •
Lembar ke-4 untuk OSSA •
Lembar ke-5 untuk arsip 4
Petugas loper menerima barang yang telah dikeluarkan dari gudang beserta faktu penjualan untuk pelanggan dan dikirimkan ke alamat
tujuan atau diserahkan ke pelanggan. 5
Kasir akan menyetor uang setiap hari dari hasil panjualan secara tunai ke bank, yaitu dengan membuat bukti setoran sebanyak 3 tiga lembar,
yaitu : •
Lembar ke-1 diserahkan pada bank •
Lembar ke-2 ke akuntansi •
Lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. b.
Penjualan Kredit 1
Penjualan kredit dilakukan dengan prosedur pesanan, baik melalui manajer rayon, sales representative, lewat telepon ataupun melalui
OSSA. Jika pesanan telah diterima, maka OSSA atau MR membuat sales order rangkap tiga, yaitu :
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• Lembar ke-1 diberikan ke inkaso untuk persetujuan kredit
• Lembar ke-2 untuk pertinggal langganan
• Lembar ke-3 untuk arsip
2 Apabila order penjualan disetujui oleh inkasso, maka OSSA atau MR
akan menanyakan bagian gudang, apakah barang yang tersedia di gudang cukup untuk memenuhi pesanan.
3 Inkasso dalam menentukan diterima tidaknya pesanan barang untuk
penjulan kredit yang tercatat dalam kartu piutang pelanggan. 4
Dengan disetujuinya permintaan barang secara kredit, maka OSSA atau MR akan membuat delivery order sebanyak rangkap 5 lima,
yaitu : •
Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan •
Lembar ke-2 untuk TSS •
Lembar ke-3 untuk OSSA •
Lembar ke-4 untuk Kasub logistik •
Lembar ke-5 untuk di arsipkan 5
Berdasarkan delivery order yang diterima, maka staf logistik akan mengeluarkan jenis dan jumlah barang tersebut.
6 Bersama dengan barang, delivery order lembar ke-1 dan ke-2 sebagai
surat jalan, dan lembar ke-2 sesudah ditandatangani oleh pelanggan dikembalikan kepada TSS.
7 Sesuai dengan delivery order, bagian penjualan akan membuat faktur
penjualan rangkap 5 lima : •
Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan.
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
• Lembar ke-2 untuk TSS sebagai bahan perbandingan dengan
delivery order yang ditandatangani pelanggan. •
Lembar ke-3 untuk akuntansi. •
Lembar ke-4 untuk OSSA. •
Lembar ke-5 untuk diarsipkan. 8
Sesudah piutang ditagih oleh inkasso, maka dibuatlah bukti penagihan 3 tiga lembar, yaitu :
• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan.
• Lembar ke-2 untuk kasir bersamaan dengan uang hasil penagihan.
• Lembar ke-3 untuk diarsipkan dengan nomor urut.
c. Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan
1 Staf logistik memberikan laporan fisik kepada kepala logistik dan
kepala logistik mengadakan perhitungan atas persediaan, kemudian membuat ke laporan stock opname dan menandatanganinya lalu
menyerahkannya kepada komputer logistik pada tanggal yang telah ditentukan.
2 Pada tanggal stock opname, komputer logistik mengeluarkan daftar
stock opname rangkap 2 dua dan menyerahkannya kepada kepala bagian keuangan dan administrasi. Kepala bagain keuangan dan
administrasi beserta tim penghitung fisik melakukan perhitungan, lalu menuliskan hasilnya ke dalam daftar perhitungan fisik persediaan,
kemudian menyerahkannya ke komputer logistik satu lembar dan satu lembar lagi di arsipkan menurut tanggal.
3 Komput er logistik membandingkan laporan stock opname kabag K
A yang dibandingkan juga dengan data di file komputer. Selain itu,
Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.
komputer logistik menghitung selisihnya lalu membuat laporan stock opname dan menyerahkannya kepada pimpinan cabang. Pimpinan
cabang menandatangani laporan stock opname dan mengambil tindakan untuk mengenakan biaya kepada Kabag logistik apabila
ditemukan pengurangan persediaan.
B. Analisis
1. Analisis Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan
a. Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagangan
Manajemen PT. Sabda Cipta Jaya menganggap bahwa lingkungan pengendalian atas persediaan barang dagangan itu penting. Linkungan
pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan
pengendalian dari perusahaan. 1.
Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi Falsafah manajemen yang diterapkan PT. Sabda Cipta Jaya dalam
melaksanakan transaksi penjualan barang dagangan sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat
dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan perusahaan melalui ”one day service”. Kondisi ini sangat penting
karena PT. Sabda Cipta Jaya merupakan perusahaan besar farmasi, sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para langganannya.
Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benarwajar tentang transaksi yang berhubungan
dengan persediaan barang dagangan, baik laporan penjualan, laporan