Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. SRMD adalah salesman yang menangani produk-produk DuPont dan Becton Dickinson. Saluran distribusinya yang utama adalah rumah sakit dan para bidan. 4 Koordinasi Akuntansi Koordinasi akuntansi bertanggung jawab melaksanakan pengawasan dan otorisasi untuk mengidentifikasi, menganalisa, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan meyelenggarakan pertanggung jawaban atas aktiva yang besar. 5 Kasir Kasir adalah bagian yang melaksanakan penerimaan, pencatatan, dan penyetoran uang kas ke bank. Selain itu juga menyelenggarakan kas kecil untuk biaya-biaya kecil yang timbul di perusahaan. 6 Komputer Keuangan dan Akuntansi, Komputer Logistik, dan Komputer OSSA adalah bagian yang secara khusus menangani sistem komputer perusahaan dengan menggunakan PDE Pengolahan Data Elektronik, sesuai dengan fungsinya masing-masing. 7 Bagian Umum Bagian umum ini dilaksanakan oleh sekretaris umum yang bertugas mengkoordinir kegiatan rutin pelaksanaan dan urusan ke luar perusahaan, serta menangani masalah personalia baru.

2. Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang

Persediaan yang dimiliki oleh PT. Sabda Cipta Jayatermasuk jenis persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Produk farmasi yang di distribusikan oleh PT. Sabda Cipta Jaya dibagi atas beberapa divisi yaitu : a. Divisi Produk Farmasi Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.  Asta • Medica Indah  Werke Transfarma • Medifarma UAP Phobus  Ciba – Geigy – Zyma • Parke Davis Warner - Lambert  Corsa • Pfizer Pharma  Mahakam Beta Farma • Schering b. Divisi Produk Konsumen  La Tulipe • Regina Haw Par  Nestle Deutchland Ag • Siwak F Shirin  Perfetti Sp. A • Total Citra Jayamandiri  PT. Manful Industrial c. Divisi Produk Vetenary dan Aquaria  Pfizer Afric Animal health  Chinoin Hungary Enzaprost F  Tetra Werke Aquarist Accessories d. Divisi Produk Medical  AFP Imaging  Becton Dickinson MED  Du Pont  Fischer Imaging  Cawo Photochemiche Fabric GMBH  F. Hoffman la Roche Diagnostic Laboratory Equipment e. Divisi lain-lain  Medimpex : Alkoloida, Egis, Gideon Richter fine chemical  Chonoin fine chemical  Starchem fine chemical Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.  Biochemical MBH fine chemical  Impex Quimical S.A fine chemical  J.Rettenmaire Co. Cellualases fine chemical for the pharmacy  Ciech-Poland fine chemical  Bracco Industrial Chemica S.P.A fine chemical  Chemic linz Ges GMBH fine chemical  Walter Lambert K.K capsugel division  Plantextrak GMBH Co.

3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

a. Lingkungan Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

Pengendalian intern PT. Sabda Cipta Jaya terhadap persediaan barang dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang meyusun lingkungan pengawasan dibawah ini. 1 Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter bagi perusahaan dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Pada PT. Sabda Cipta Jaya, falsafah manajemen dikondisikan dengan adanya suatu keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan ditekankan untuk bertindak dan bersikap jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT. Sabda Cipta Jaya merupakan perusahaan besar dibidang farmasi, yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan produk-produk farmasi. Selain itu, kepuasan pelayanan kepada para langganan juga perlu diperhatikan. Pimpinan PT. Sabda Cipta Jaya secara tegas mengutarakan bahwa apabila ada ”need and want” dari para konsumen Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. terhadap produk-produk yang didistribusikannya, maka perusahaan akan secepat mungkin melayani mereka agar tidak terjadi penggantian oleh produk- produk lain. Pengiriman produk yang dipesan oleh konsumen lokal akan dilakukan secepat mungkin pada hari itu juga, sedangkan untuk konsomen di luar kota, akan di usahakan melalui sistem pengiriman yang tercepat dan terbaik. ”One Day Service”, itulah motto perusahaan ini. Gaya operasi manajemen PT. Sabda Cipta Jaya menekankan pentingnya laporan-laporan dari pihak bawahan, yang meliputi target-target yang telah disusun. Hal ini sangat ditekankan oleh manajemen karena daerah potensial perusahaan ini meliputi 2 dua wilayah, yaitu Sumatera Utara dan Aceh. Selain itu, hal ini dilakukan untuk memenuhi target yang ditetapkan kantor pusat di Jakarta, serta alat pengendalian dalam menjalankan kegiatan perusahaan. 2 Struktur Organisasi Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk perusahaan seperti PT. Sabda Cipta Jaya karena akan terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada di perusahaan, sehingga pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik lagi di PT. Sabda Cipta Jaya. 3 Komite Audit PT. Sabda Cipta Jaya tidak mempunyai komite audit dan dewan komisaris. Komite audit dan dewan komisaris berkedudukan di Jakarta, yang pada saat-saat tertentu atau minimal 2 dua kali dalam setahun mengadakan pemeriksaan terhadap jalannya operasional dan tujuan-tujuan yang telah Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. ditetapkan sebelumnya oleh manejemen pusat dan cabang. Hal ini cukup memadai karena perusahaan ini merupakan perpanjangan operasional kesatuan usaha PT. Sabda Cipta Jaya. 4 Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan pengembangan dari struktur organisasi, yang secara garis besar di wujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada PT. Sabda Cipta Jaya juga telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah setiap karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai fungsinya. Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan terbaik dari setiap karyawan. 5 Metode Pengendalian Manajemen Metode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Untuk tujuan pengendalian persediaan barang dagangan, PT. Sabda Cipta Jaya menggunakan metode pengendalian manajemen dengan teknik : • rasio perputaran persediaan, • pertimbangan manajemen, • analisis nilai terhadap masing-masing jenis persediaan. 6 Fungsi Audit Intern Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. PT. Sabda Cipta Jaya tidak mempunyai auditor internal, tetapi kantor pusat mengirimkan auditor internal ke kantor cabanga Medan, secara berkala dua kali dalam setahun ataupun sewaktu-waktu. Audit internal ini bertugas untuk meminta laporan keuangan tahunan serta menilai kewajarannya. Jika dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut ditemukan penyelewenagan atau kecurangan, maka temuan audit tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan. 7 Praktek dan Kebijakan Karyawan Penerimaan pegawai atau staff di PT. Sabda Cipta Jaya ini ditangani oleh bagian umum, sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan data pegawai dikelola oleh bagian administrasi. Apabila perusahaan membutuhkan pegawai atau staff, maka bagian umum akan membuat iklan lowongan dimedia massa dengan menentukan syarat-syarat tertentu untuk kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Disamping itu perusahaan juga telah mengadakan pelatihan yang rutin dan memberikan penghargaaan reward kepada karyawan yang berprestasi. 8 Pengaruh Ekstern Selain pengendalian manajemen diatas, PT. Sabda Cipta Jayajuga mempertimbangkan pengaruh eksternal, yaitu dengan adanya produk farmasi yang diperjualbelikan oleh perusahaan sejenis. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi terhadap laporan analisa pasar yang dibuat Trade Sales Supervisor TSS. Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah yang berhubungan dengan jenis obat-obatan atau produk farmasi lainnya yang dilarang penggunaanya, dengan cara menempatkan Sales Representative Medical SRMD. Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.

b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan

PT. Sabda Cipta Jaya menilai persediaan farmasi atau obat-obatannya dengan memperhatikan masa pakainya karena persediaan obat-obatan merupakan barang yang harus digunakan sebelum habis masa pakainya. Jadi apabila tiba masa kadaluarsanya, maka produk farmasi tersebut akan mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijaksanaan stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan fisik ini dipimpin oleh Kepala Logistik, yang juga turut diperiksa oleh Pimpinan Cabang, Kabag Keuangan dan Administrasi, serta oleh beberapa orang petugas dari bagian logistik. Tim penghitung fisik ini tidak hanya memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga masa pakainya agar jangan sampai terjadi kadaluarsa. Pada pelaksanaanya, tim penghitungan fisik ini berganti-ganti pada setiap stock opname, kecuali jika Kepala Logistik berhalangan atau tidak bisa hadir pada hari yang ditetapkan untuk stock opname. Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah akan obat- obatan tertentu yang dilarang oleh pemerintah untuk dijual secara bebas di pasaran. Untuk mengatasi hal ini maka perusahaan menugaskan Trade Sales Representative TSR untuk melakukan survei terhadap jenis obat- obatan yang dilarang secara bebas penjualannya dan jenis obat-obatan yang dijual sesuai resep dokter. Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.

c. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagangan

Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang dagangan melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Pengendalian terhadap persediaan barang dagangan biasanya dianggap merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Dalam hal ini PT. Sabda Cipta Jayamembuat kebijaksanaan terhadap sistem penjualan tunai dan sistem penjualan kredit. Berikut ini akan di jelaskan sistem informasi dan komunikasi yang terkait dengan sistem penjualan dan penerimaan kas. 1 Sistem informasi dan komunikasi penjualan tunai Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan. Jika terjadi penjualan tunai maka pelanggan mendapat potongan sebesar 2 . Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai ini adalah fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi dan fungsi logistik. Dokumen- dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai adalah : • sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang diisi menurut kebutuhan pelanggan, Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. • faktur penjualan tunai, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan tertentu yang mencakup jumlah penjualan, syarat-syarat penjualan dan tanggal penjualan, • delivery order, yaitu formulir yang digunakan untuk menunjukkan perincian dan tanggal pengiriman, • surat jalan, yaitu formulir yang menunjukkan nama produk, ditujukan kebagian pengiriman untuk diantarkan ke tujuan pelanggan, • pita register kas, yaitu formulir yang dipergunakan sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan dengan cap ”lunas”, • faktur pajak, yaitu faktur yang mencatat jumlah potongan pajak pertambahan nilai PPn untuk barang yang dijual, • kas bon penerimaan kas, yaitu semacam daftar uang tunai dan dokumen bank seperti cek, bilyet giro, dan lain-lain yang merupakan laporan jumlah yang diterima oleh kasir untuk selanjutnya disetor ke bank. 2 Sistem informasi dan komunikasi penjualan kredit Pesanan penjualan kredit dapat dilakukan melalui Office Sales and Sales Administration OSSA atau Manajer Rayon MR di kantor, atau juga melalui Salesman berdasarkan prinsipal yang diwakilinya seperti produk farmasi, produk konsumen, produk veternary dan aquaria, produk medical dan produk lain-lain. Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : • sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang diisi menurut kebutuhan pelanggan, Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. • faktur penjualan kredit, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan kredit tertentu yang mencakup jumlah penjualan 27, n30, tanggal penjualan dan lain-lain, • delivery order, yaitu formulir yang dipergunakan untuk menunjukkan perincian produk, jumlah dan alamat penerima, • faktur pajak reklame, yaitu faktur yang memuat jumlah pajak pertambahan nilai PPN untuk barang yang dijual, • bukti pembayaran, yaitu dokumen yang berisi bukti pembayaran oleh debitur terhadap piutangnya, • memo kredit, dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang, • bukti pengembalian barang berada digudang untuk mencatat barang yang dikembalikan, • bukti memorial untuk menghapus piutang jika terjadi pengembalian barang. 3 Sistem informasi dan komunikasi penerimaan kas Penerimaan kas terjadi diperoleh melalui penjualan tunai maupun pernjualan kredit. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut : • faktur penjualan, yaitu faktur yang menunjukkan jumlah penjualan, syarat, tanggal, dan lain-lain, • kas dan penerimaan kas yaitu daftar uang tunai dan dokumen bank, • bukti penagihan, yaitu dokumen untuk menagih kepada debitur, • bukti penyetoran oleh debitur tentang pembayaran sejumlah piutang. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi atas persediaan barang dagangan adalah : Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. • jurnal ; penjualan dan penerimaan kas, • buku harian ; penjualan, penerimaan kas, dan memorial, • buku besar ; perkiraan persediaan barang dagangan, perkiraan penjualan dan perkiraan piutang, • buku pembantu ; persediaan barang dagangan, piutang. Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat beberapa laporan penjualan. Bagian logistik akan membuat laporan penerimaan barang dari pusat, laporan retur barang yang dijual , daftar pesanan, dan laporan pengiriman barang. Laporan alokasi persediaan antar-cabang di buat apabila ada kiriman barang dari cabang lain dan ada pengeluaran barang untuk pengiriman barang kecabang lain. Apabila cabang Medan mengalami kehabisan persediaan dan dalam waktu secepatnya harus disediakan untuk memenuhi permintaan konsumen maka cabang Medan akan melapor ke Jakarta. Selanjutnya kantor pusat akan memerintahkan cabang lain yang mempunyai persediaan yang cukup untuk mengirimkan persediaan sesuai dengan kebutuhan ke cabang Medan. Selain itu, laporan analisa pasar dan laporan penjualan beberapa tahun lalu dibuat jika diperlukan untuk menjadi suatu pertimbangan dalam membuat suatu kebijaksanaan dan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang dagangan. Laporan mengenai jumlah persediaan dibuat oleh bagian logistik yang disebut dengan laporan posisi stock buffer stock, sedangkan laporan stock opname di buat atas kegiatan perhitungan fisik persediaan barang dagangan yang disiapkan oleh komput er logistik. Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010.

d. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagangan

Aktivitas pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa katergori seperti diuraikan dibawah ini : 1 Pemisahan tugas yang cukup Pada penjualan barang dagangan dilakukan pemisahan tugas-tugas yang jelas antara lain : • Menerima pesanan oleh OSSA • Melakukan penjualan oleh OSSA dan MR • Mengeluarkan barang oleh tata lakasana atau staff logistik • Mengirimkan barang oleh petugas lope • Mencatat penjualan oleh akuntansi Pada perhitungan fisik barang dagangan ada pembagian tugas yang jelas antara : • Melaporkan jumlah persediaan barang dagangan di gudang oleh Kasub logistik, • Menghitung fisik persediaan barang dagangan oleh tim penghitungan persediaan, yang terdiri dari Kabag logistik, Kabag K A, pimpinan cabang dan beberapa petugas dari bagian logistik, • Membuat laporan perhitungan fisik oleh komputer logistik 2 Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas PT. Sabda Cipta Jaya melakukan dua cara dalam penyediaan barang dagangan, yaitu : Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. • Penerimaan kiriman barang dagangan dari kantor pusat • Penerimaan kiriman barang dagangan dari cabang lain Arus prosedur ororisasi terhadap penerimaan kiriman barang dagangan dari pusat di uraikan sebagai berikut : • Bagian logistik akan menerima barang kiriman dari pusat apabila jenis dan jumlah barang sesuai dengan perincian di surat pengiriman barang, • Bagian logistik melaporkan pengiriman barang tersebut ke bagian keuangan dan administrasi • Bagian keuangan dan administrasi membuat laporan penerimaan barang untuk di kirim ke kantor pusat.

e. Pemantauan Persediaan Barang Dagangan

Pemantauan yang dilakukan oleh PT. Sabda Cipta Jaya sehubungan dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagangan adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin pelaksanaan kerja dari fungsi-fungsi yang terkait, apakah telah sesuai dengan metode dan prosedur. Pemantauan atas persediaan barang dagangan secara khusus meliputi penilaian dan penganalisaan laporan stock opname setiap bulan untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen. Jika pihak manajemen perusahaan menemukan penyimpangan dalam pelaksanaan transaksi yang berhubungan dengan barang dagangan sehingga dapat menimbulkan keluhan dari konsumen, maka pihak manajemen akan melakukan perbaikan seperlunya yang disesuaikan Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. dengan perubahan kondisi. Hal ini dilakukan untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.

4. Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan

Prosedur untuk penjualan tunai, penjualan kredit dan perhitungan fisik persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya dapat dijelaskan di bawah ini : a. Penjualan Tunai 1 Pelanggan datang ke kantor OSSA dan Manajer Rayon, atau dapat juga melalui sales representative untuk memesan barang. Bagian pemesanan dalam hal in OSSAMR akan membuat sales order dalam rangkap 2 dua, yaitu : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan untuk pembayaran di kasir dengan memberi tanda ”lunas”. • Lembar ke-2 untuk disetujui oleh TSS dan diarsipkan dengan nomor urut. 2 Selanjutnya OSSA atau MR akan membuat delivery order sebanyak 5 lima lembar, yaitu : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan • Lembar ke-2 untuk OSSA • Lembar ke-3 untuk TSS • Lembar ke-4 untuk Kasub logistik • Lembar ke-5 untuk diarsipkan Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. Jika berdasarkan delivery order tersebut bagian gudang dapat memenuhinya, maka barang dipersiapkan untuk diserahkan kepada pelanggan. 3 Sesuai dengan delivery order, OSSA atau MR akan membuat faktur penjualan sebanyak rangkap 5 lima, yaitu : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan beserta delivery order. • Lembar ke-2 untuk TSS untuk dibandingkan dengan delivery order dari langganan • Lembar ke-3 untuk akuntansi • Lembar ke-4 untuk OSSA • Lembar ke-5 untuk arsip 4 Petugas loper menerima barang yang telah dikeluarkan dari gudang beserta faktu penjualan untuk pelanggan dan dikirimkan ke alamat tujuan atau diserahkan ke pelanggan. 5 Kasir akan menyetor uang setiap hari dari hasil panjualan secara tunai ke bank, yaitu dengan membuat bukti setoran sebanyak 3 tiga lembar, yaitu : • Lembar ke-1 diserahkan pada bank • Lembar ke-2 ke akuntansi • Lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. b. Penjualan Kredit 1 Penjualan kredit dilakukan dengan prosedur pesanan, baik melalui manajer rayon, sales representative, lewat telepon ataupun melalui OSSA. Jika pesanan telah diterima, maka OSSA atau MR membuat sales order rangkap tiga, yaitu : Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. • Lembar ke-1 diberikan ke inkaso untuk persetujuan kredit • Lembar ke-2 untuk pertinggal langganan • Lembar ke-3 untuk arsip 2 Apabila order penjualan disetujui oleh inkasso, maka OSSA atau MR akan menanyakan bagian gudang, apakah barang yang tersedia di gudang cukup untuk memenuhi pesanan. 3 Inkasso dalam menentukan diterima tidaknya pesanan barang untuk penjulan kredit yang tercatat dalam kartu piutang pelanggan. 4 Dengan disetujuinya permintaan barang secara kredit, maka OSSA atau MR akan membuat delivery order sebanyak rangkap 5 lima, yaitu : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan • Lembar ke-2 untuk TSS • Lembar ke-3 untuk OSSA • Lembar ke-4 untuk Kasub logistik • Lembar ke-5 untuk di arsipkan 5 Berdasarkan delivery order yang diterima, maka staf logistik akan mengeluarkan jenis dan jumlah barang tersebut. 6 Bersama dengan barang, delivery order lembar ke-1 dan ke-2 sebagai surat jalan, dan lembar ke-2 sesudah ditandatangani oleh pelanggan dikembalikan kepada TSS. 7 Sesuai dengan delivery order, bagian penjualan akan membuat faktur penjualan rangkap 5 lima : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan. Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. • Lembar ke-2 untuk TSS sebagai bahan perbandingan dengan delivery order yang ditandatangani pelanggan. • Lembar ke-3 untuk akuntansi. • Lembar ke-4 untuk OSSA. • Lembar ke-5 untuk diarsipkan. 8 Sesudah piutang ditagih oleh inkasso, maka dibuatlah bukti penagihan 3 tiga lembar, yaitu : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan. • Lembar ke-2 untuk kasir bersamaan dengan uang hasil penagihan. • Lembar ke-3 untuk diarsipkan dengan nomor urut. c. Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan 1 Staf logistik memberikan laporan fisik kepada kepala logistik dan kepala logistik mengadakan perhitungan atas persediaan, kemudian membuat ke laporan stock opname dan menandatanganinya lalu menyerahkannya kepada komputer logistik pada tanggal yang telah ditentukan. 2 Pada tanggal stock opname, komputer logistik mengeluarkan daftar stock opname rangkap 2 dua dan menyerahkannya kepada kepala bagian keuangan dan administrasi. Kepala bagain keuangan dan administrasi beserta tim penghitung fisik melakukan perhitungan, lalu menuliskan hasilnya ke dalam daftar perhitungan fisik persediaan, kemudian menyerahkannya ke komputer logistik satu lembar dan satu lembar lagi di arsipkan menurut tanggal. 3 Komput er logistik membandingkan laporan stock opname kabag K A yang dibandingkan juga dengan data di file komputer. Selain itu, Tengku Nurmailiza : Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Pada PT. Sabda Cipta Jaya, 2010. komputer logistik menghitung selisihnya lalu membuat laporan stock opname dan menyerahkannya kepada pimpinan cabang. Pimpinan cabang menandatangani laporan stock opname dan mengambil tindakan untuk mengenakan biaya kepada Kabag logistik apabila ditemukan pengurangan persediaan.

B. Analisis

1. Analisis Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan

a. Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagangan

Manajemen PT. Sabda Cipta Jaya menganggap bahwa lingkungan pengendalian atas persediaan barang dagangan itu penting. Linkungan pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Sabda Cipta Jaya akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan. 1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi Falsafah manajemen yang diterapkan PT. Sabda Cipta Jaya dalam melaksanakan transaksi penjualan barang dagangan sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan perusahaan melalui ”one day service”. Kondisi ini sangat penting karena PT. Sabda Cipta Jaya merupakan perusahaan besar farmasi, sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para langganannya. Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benarwajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan, baik laporan penjualan, laporan