Job description FA Manager

commit to user 44

g. Job description FA Manager

1. Tujuan dari jabatan : a Untuk mengetahui perkembangan perusahaan terutama posisi keuangan dan laba rugi dalam suatu periode atau kinerja perusahaan. b Menjelaskan sistem pencatatan harga pokok persediaan barang, sistem penilaian persediaan akhir, chart off account dan prosedur akuntansi. c Memonitor pelaksanaan sistem administrasi SOP secara keseluruhan agar laporan keuangan dapat diterbitkan dengan benar dan tepat waktu. 2. Garis besar tugas dan tanggung jawab : a Koordinasi kelancaran pelaksanaan sistem administrasi secara keseluruhan agar semua data ter-input ke program komputer dengan benar dan lancar SOP. b Memeriksa, menyetujui dan menganalisa kebenaran data penerimaan dan kewajaran pengeluaran perusahaan dalam operasional sehari – hari. c Membuat budget dan realisasinya d Audit sistem operasional e Menyiapkan laporan keuangan dan analisa laporan keuangan sesuai dengan tanggal yang telah dispakati. commit to user 45 f Di bagian kas : 1 Koordinasi kegiatan administrasi di bagian penerimaan uang tagihan sampai dengan pengeluaran uang yang di klaim atau supplier sesuai dengan ketentuan SOP 2 Penerimaan kas : a Periksa kembali laporan buku harian kasir dan berita acara kasir bila ada. b Verifikasi dan menyetujui bukti penerimaan uang harus sama dengan daftar tagihan. c Verifikasi dan menyetujui bukti pngeluaran uang dengan lampiran bukti penukungnya. 3 Pengeluaran kas : a Verifikasi dan menyetujui biaya rutin sesuai dengan wewenang dan ketentuan perusahaan. b Verifikasi dan menyetujui bukti pengeluaran uang dengan lampiran bukti pendukungnya. 4 Bon sementara : a Memeriksa dan menyetuui bon sementara yang sudah disetujui oleh Branch Manager BM, kecuali rutin. commit to user 46 b Realisasi bon sementara tidak boleh lebih dari 3 tiga hari kerja. c Membuat surat pemberitahuan ke bagian yang terkait bila bon sementara melewati tiga hari kerja. 5 Pemmeriksaan fisik kas : a Tutup kas setiap hari. Saldo buku kas harus sama dengan fisik uang + bon sementara. b Follow up hasil pemeriksaannya, bila ada ditemukan ketidakwajaran atau penyimpangan. c Setiap awal bulan berikutnya, harus melakukan pemeriksaan fisik per tanggal akhir periode. Posisi saldo buku kas harus sama dengan saldo fisik uang tunai. Buat laporan ke Branch Manager dan diteruskan ke FA Manager untuk bon sementara yang tidak terealisasi dalam satu bulan, berikut penjelasannya. commit to user 47 g Di bagian bank : 1 Koordinasi kegiatan administrasi di bagian penerimaan giro pelanggan sesuai dengan ketentuan. 2 Memantau mutasi bank dan saldo bank setiap hari. Follow up ke HO – pusat untuk pengembalian sebagian dana yang ada bila tidak bisa ditarik langsung oleh HO – pusat Bank Danamon . 3 Memeriksa kembali dan menganalisa ketidakwajaran atau penyimpangan paraf disemua bukti : - Penyetoran giro pelanggan tanggal jatuh tempo dan hasil kliringnya hanya lewat satu hari kerja. - Penerimaan uang dari pelanggan via transfer KU - Dan lain-lain. 4 Setiap awal bulan berikutnya, harus melakukan pemeriksaan fisik per tanggal akhir periode. Posisi saldo komputer harus sama dengan fisik saldo pembukaan bank. Buat rekonsiliasinya. commit to user 48 Buat laporan ke Branch Manager dan diteruskan ke FA Manager untuk saldo bank yang masih ada diatas Rp 20.000.000 dua puluh juta rupiah yang belum ditarik oleh HO – pusat atau yang belum dilakukan penarikan dan ditransfer ke HO – pusat, berikut penjelasannya. h Di bagian piutang : 1 Koordinasi kegiatan administrasi di bagian penjualan sampai dengan bagian penagihan sesuai dengan ketentuan SOP 2 Terima daftar harga jual setiap ada penambahan produk atau ada perubahan harga dari bagian penjualan dari Branch Manager. 3 Bila harga jual lebih kecil dari daftar harga jual yang diterima, follow up ke Branch Manager. 4 Memeriksa kembali dan menganalisa ketidak wajaran atau penyimpangan paraf disemua bukti : - Surat jalan atau nota asli - Memo jurnal MJ rupiah, diskon penjualan atau retur penjualan. 5 Memonitor aging schedule, analisa pembayaran piutang dagang harian. commit to user 49 6 Memeriksa kembali dan menganalisa limit kredit, rata – rata pembayaran, saldo faktur penjualan, follow up atas ketidakwajaran atau penyimpangannya. Buat penjelasan hasil solusinya. 7 Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan sesuai dengan ketentuan SOP 8 Membantu mengatasi kendala atau masalah yang dihadapi oleh staff bagian piutang. 9 Setiap awal bulan berikutnya, harus melakukan pemeriksaan fisik per tanggal akhir periode. Posisi saldo komputer harus sama dengan fisik surat jalan atau nota. Buat laporan ke branch manager dan diteruskan ke FA manager untuk piutang yang bermasalah dan diatas satu bulan, berikut penjelasannya. i Di bagian hutang : 1 Koordinasi kegiatan administrasi di bagian penerimaan barang sampai dengan pembayaran hutang ke supplier sesuai dengan ketentuan SOP 2 Memeriksa kembali dan menyetujui pengajuan pembayaran hutang dagang dan hutang biaya commit to user 50 yang diajukan oleh yang klaim atau staff yang ditunjuk 3 Melakukan pemeriksaan paraf disemua bukti: - Laporan pemasukan barang LPB diskon pembelian dan retur pembelian. - Memo jurnal MJ rupiah, stok dan bahan. 4 Periksa kembali saldo hutang dagang, uang muka pembelian dan pinjaman supplier. 5 Membantu mengatasi kendala atau masalah yang dihadapi oleh staff bagian hutang. 6 Setiap awal bulan berikutnya, harus melakukan pemeriksaan fisik per tanggal akhir periode. Posisi saldo komputer harus sama dengan fisik LPB yang ada. Buat laporan ke branch manager atas hasil pemeriksaan hasilnya dan diteruskan ke FA manager – pusat, berikut penjelasannya. j Di bagian stock : 1 Koordinasi kegiatan administrasi di bagian penerimaan barang sampai dengan bagian pengeluaran barang sesuai dengan ketentuan SOP commit to user 51 2 Analisa stock yang tidak ada mutasinya. Buat laporan ke Branch Manager dan follow up ke bagian yang terkait sesuai dengan ketentuan perusahaan. 3 Memonitor dan memeriksa penerimaan stock dan pengeluaran stock setiap hari dan follow up ke bagian yang terkait bila ada ditemukan stock barang yang masih banyak mencapai dua kali penjualan. 4 Sebelum proses stock akhir bulan, harus periksa transaksi stock per item barang harus ada HPP nya dan analisa kewajaran harga pokok penjualan. 5 Setiap awal bulan harus melakukan stock opname fisik di gudang per tanggal akhir periode. Posisi saldo komputer harus sama dengan fisik stock barang dagangan yang ada di gudang PB, gudang titipan dan gudang supplier atau pabrik. Follow up bila terjadi selisih lebih kurang, ketidakwajaran dan penyimpangannya. Buat laporan tertulis ke Branch Manager atas hasil pemeriksaan fisiknya atau stock commit to user 52 opnamenya dan diteruskan ke FA Manager, berikut penjelasannya. k Di bagian accounting : 1 Koodinasi di bagian kas, bank, hutang, piutang, dan stock. Dan harus menguasai sistem masing – masing bagian dan komputer sesuai dengan ketentuan SOP. 2 Periksa kembali dan analisa laporan keuangan yang telah selesai dibuat oleh staff accounting sebelum diserahkan ke Branch Manager. 3 Koordinasi stock opname fisik di gudang dan pemeriksaan fisik : - Kas uang tunai + bon sementara - Bank saldo bank + rekonsiliasi bank - Piutang giro undur pelanggan warkat giro asli + slip setoran kliring + inkaso - Piutang surat jalan asli + tukar faktur - Hutang LPB + kontra bon - Stock fisik digudang Semua laporn hasil pemeriksaan harus diketahui dan ditandatangani oleh Branch Manager. l Umum : 1 Laporan pajak bulanan commit to user 53 2 Laporan budget bulanan bila ada 3 Dan lain-lain.

h. Job description Kepala Gudang