38
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan sistem repositori yang sesuai dan membuat rancangan awal sistem repositori STIPAP-Medan.
Dalam penelitian ini, peneliti akan melakukan pengumpulan data melalui wawancara dengan 4 orang informan. Melalui tahapan penelitian yang akan
dilakukan akan dibuat rekomendasi sistem baru. Rancangan sistem awal akan disajikan dalam bentuk Usecase Diagram dan Data Flow Diagram DFD.
4.1 Mengidentifikasi Kebutuhan
Berdasarkan hasil wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman. Dengan pedoman ini, peneliti membaca
kembali transkrip wawancara lalu memilih data yang relevan dengan judul penelitian. Adapun kategori tersebut adalah:
4.1.1 Jenis Koleksi repositori yang ada di STIPAP
Koleksi repositori institusi yang dimiliki oleh perpustakaan STIPAP- Medan saat ini berupa tugas akhir mahasiswa dalam bentuk cetak maupun
elektronik. Hal ini sesuai dengan pernyataan I
2
sebagai berikut: I
2
: “ Koleksi repositori yang ada saat ini di perpustakaan berupa tugas akhir mahasiswa yang diberikan saat akan mendaftar wisuda.
Tugas akhir yang diberikan dalam bentuk hardcopy 2 eksemplar dan 1 bentuk softcopy”.
Berdasarkan pernyataan informan I
2
di atas, terlihat bahwa koleksi repositori yang dikelola sampai saat ini hanya tugas akhir mahasiswa saja,
Universitas Sumatera Utara
39
seharusnya STIPAP-Medan memiliki koleksi repositori institusi seperti karya dosen, artikel, laporan penelitian, jurnal dan sebagainya. Namun, karena
kurangnya kesadaran untuk berkontribusi dan kebijakan untuk pengadaan koleksi repositori itu sendiri masih belum ditetapkan dengan baik darimana saja
seharusnya sumber koleksi ini dapat diadakan. Sumber-sumber lainnya yang seharusnya dapat mendukung kegiatan
pengadaan koleksi ini tentunya semua dosen aktif, seluruh staff yang ada di STIPAP-Medan, sebaiknya ikut berkontribusi dalam menghasilkan sebuah karya
tulis yang nantinya dapat dikelola dilayanan repositori institusi guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan STIPAP. Untuk koleksi jurnal
maupun e-book itu sendiri sumbernya juga dapat dilakukan dengan cara berlanggan. Kegiatan ini juga banyak dilakukan perpustakaan perguruan tinggi
lain yang memberikan layanan jurnal baik nasional maupun internasional pada repositori institusi yang mereka miliki.
4.1.2 Prosedur Pengelolaan Koleksi Repositori
Prosedur pengelolaan koleksi repositori di STIPAP meliputi penyimpanan, penyusunan koleksi repositori ini. Penyimpanan secara manual untuk koleksi
cetak akan disusun di rak dan penyimpanan secara elektronik untuk koleksi tugas akhir akan disimpan dalam satu file di komputer. Hal ini sesuai dengan pernyataan
I
1
berikut ini: I
1
: “Penyimpanan koleksi tugas akhir mahasiswa dilakukan dengan 2 cara yakni secara manual untuk koleksi tugas akhir cetak akan disusun di
rak, sebelum disusun di rak maka koleksi ini akan digabungkan dahulu dengan angkatan yang sama dan diurutkan nama
Universitas Sumatera Utara
40
mahasiswanya berdasarkan abjad, setelah terkumpul semua barulah disusun ke rak”.
I
1
: “ Penyimpanan koleksi tugas akhir elektronik dibuat dalam satu file di komputer, penyerahan softcopy ini wajib agar saat terjadi kehilangan
pada koleksi softcopynya dapat diprint kembali, penysunan tugas akhir dalam file ini berdasarkan judul, nama mahasiswa, dan
jurusan”.
Berdasarkan penjelasan informan di atas mengenai penyimpanan dan penyusunan koleksi tugas akhir mahasiswa ditemukan beberapa kekurangan dari
prosedur pengelolaannya, dalam penyimpanan koleksi cetak seharusnya dilakukan pendataan terlebih dahulu tidak cukup hanya menggabungkan saja pada angkatan
yang sama dan mengurutkannya berdasarkan abjad tetapi perlu dilakukan pencatataninput data ke dalam Microsoft wordexcel untuk setiap tugas akhir
setelah dicatat dengan benar maka perlu dicek kembali untuk memastikan kelengkapan koleksi tugas akhir pada satu angkatan. Setelah data dan koleksi
yang digabungkan telah sesuai barulah dapat dilakukan penyusunan ke rak koleksi repositori.
Untuk penyimpanan dan penyusunan koleksi elektronik berdasarkan judul penelitian, nama mahasiswa, dan jurusan. Dalam pernyataan yang disampaikan
oleh I
1
tidak ada disebutkan bahwa penyimpanan tugas akhir cetak dan elektronik memiliki format yang sama, yang cetak disusun berdasarkan abjad nama
mahasiswa dan tahun angkatan, sedangkan tugas akhir elektronik disusun berdasarkan abjad judul, nama dan jurusan sebaiknya kedua cara penyimpanan
ini dilakukan dengan rules yang sama agar saat koleksi ini sulit ditemukan oleh pengguna langsung ke rak maka pengguna dapat bertanya kepada pustakawan dan
pencarian dapat terbantu dengan merujuk data pada penyimpanan tugas akhir
Universitas Sumatera Utara
41
elektronik. Oleh karena itu, dibutuhkan prosedur pengelolaan koleksi yang benar untuk memudahkan temu kembali koleksi repositori.
Ya
Tidak
Gambar 6. Flowchart Prosedur Manual Pengelolaan Koleksi Repositori
Mulai
Tercetak
Penyusunan data elektronik
berdasarkan angkatan Penyusunan
berdasarkan Angkatan
Penyusunan tugas akhir ke Rak
Penyimpanan dalam satu file
komputer Selesai
Selesai Penerimaan Tugas
Akhir Mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
42
4.1.3 Pelayanan Repositori
Pelayanan koleksi repositori disini meliputi proses peminjaman, pengembalian dan sanksi yang diberikan. Peminjaman koleksi tugas akhir
mahasiswa tidak dapat dibawa pulang, pengembalian diwajibkan pada hari yang sama dengan menyerahkan tanda pengenal KTM kartu tanda mahasiawa, apabila
pengguna menghilangkan atau merusak koleksi maka diberi sanksi untuk mengcopy ulang menggunakan koleksi softcopy yang disimpan perpustakaan. Hal
ini akan sesuai dengan pernyataan I
3
sebagai berikut: I
3
: “Pengguna dapat langsung menuju ke rak koleksi, peminjaman tugas akhir tidak dapat dibawa pulang, pertama pengguna diwajibkan
mengisi form peminjaman koleksi tugas akhir pada buku besar, lalu tanda tangan di kolom peminjaman dan menyerahkan KTM”.
Dari pernyataan I
3
di atas dapat diketahui bahwa pengguna tidak memiliki petunjuk apapun saat mencari koleksi yang dibutuhkannya, pengguna langsung
menuju ke rak dan mencari koleksi. I
3
: “Pengembalian koleksi tugas akhir dapat langsung diberikan kepada petugas dibagian sirkulasi,lakukan tanda tangan pada kolom
pengembalian di buku besar, lalu KTM dapat diambil kembali”. Dari pernyataan I
3
di atas pengembalian koleksi harus dilakukan secara langsung ke bagian sirkulasi, jika tidak maka KTM tidak dapat diambil.
Sementara pernyataan dibawah ini mengenai sanksi yang akan diberikan pada pengguna bila prosedur peminjaman dan pengembalian tidak sesuai dengan
peraturan perpustakaan. I
3
: “Bila pengembalian tugas akhir melewati batas waktu atau tidak dikembalikan sampai jam tutup perpustakaan tiba maka pengguna
akan diberi sanksi denda seharga fotocopy tugas akhir yang dibawa pulang, jika tugas akhir hilang atau rusak maka pengguna juga akan
diberi sanksi untuk memprint tugas akhir dengan menggunakan softcopy yang disimpan perpustakaan atau memfotocopy hardcopy
tugas akhir yang pertinggalnya disimpan perpustakaan”.
Universitas Sumatera Utara
43
Sehingga pengguna akan lebih berhati-hati dalam menggunakan koleksi tugas akhir yang ada di perpustakaan. Dari beberapa penjelasan di atas mengenai
pelayanan koleksi repositori yang meliputi peminjaman, pengembalian dan sanksi yang diterapkan tentunya dapat disimpulkan prosedur yang tepat sangat
membantu dalam pelayanan koleksi repositori dan memudahkan pengguna dalam temu kembali koleksi-koleksi yang dibutuhkan. Proses peminjaman koleksi tugas
akhir kepada pengguna tidak efektif dan efisien. Sebaiknya pemanfaat koleksi tugas akhir dapat dilakukan dimana saja tanpa batas waktu namun karena sistem
masih manual sehingga pemanfaatan tugas akhir menjadi kurang maksimal
Tidak
Ya
Gambar7. Flowchart Proses Manual Peminjaman Koleksi Repositori
Mulai
Mahasiswa STIPAP
Mencari koleksi tugas akhir di rak
Menyerahkan KTM
Mengisi data pada buku peminjaman
Selesai Menyerahkan Kartu
Identitas
Hanya dapat membaca Tugas
Akhir di tempat
Selesai
Universitas Sumatera Utara
44
4.1.4 Sistem Pengelolaan Repositori yang sedang berjalan
Sistem pengelolaan reposiori yang sedang berjalan saat ini masih manual, sebagian data untuk tugas akhir elektronik ada yang diinput ke Microsoft word.
Hal ini sesuai dengan pernyataan I
1
berikut ini: I
1
: “Iya, perpustakaan kita saat ini belum menerapkan sistem repositori yang terautomasi, sebagian data tugas akhir yang elektronik ada
yang diinput ke Microsoft word”. Kebutuhan koleksi repositori yang ada di perpustakaan STIPAP cukup
tinggi, terutama bagi mahasiswa tingkat akhir yang akan menyelesaikan studi mereka. Dari segi jumlah koleksi saat ini memang masih sedikit, tapi karena
kebutuhan yang tinggi sebaiknya pemanfaatan koleksi yang ada lebih dimaksimalkan terlebih pada saat pelayanan koleksi ini kepada pengguna.
I
1
: “Kami sudah bekerja sama dengan developer sistem dari luar untuk membangun sistem repositori terautomasi, namun sudah hampir
beberapa tahun tidak ada perkembangan dan developer tersebut sangat sulit dihubungi”.
I
1
: “Iya benar sekali, memang perancngan sistem repositori ini sangat penting bagi kami, karena tujuannya untuk memberikan kebutuhan
informasi kepada mahasiswa dengan lebih mudah, kami ingin merealisasikan fungsi dari perpustakaan modern itu sendiri yaitu
memberikan kemudahan pencarian informasi kepada pengguna oleh karena itu jika apa yang kita miliki saat ini di perpustakaan dapat
diakses diluar tentunya kami sangat senang”.
Berdasarkan beberapa pernyataan oleh I
1
di atas dapat dilihat sebenarnya perpustakaan sangat ingin menerapkan sistem repositori institusi terautomasi pada
perpustakaan STIPAP, namun pihak perpustakaan juga tidak bisa terus bergantung pada developer yang tidak jelas keberadaannya. Jika keadaan seperti
ini terus didiamkan maka tidak aka nada perkembangan pada sistem repositori yang ada di perpustakaan STIPAP. Tentu hal ini perlu untuk dibicarakan kembali
kepada semua pihak yang terlibat dan dibuat sebuah keputusan yang dapat
Universitas Sumatera Utara
45
mengarah kepada perkembangan perencanaan untuk perancangan sistem repositori institusi di STIPAP-Medan.
4.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Kategori