45
mengarah kepada perkembangan perencanaan untuk perancangan sistem repositori institusi di STIPAP-Medan.
4.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Peneliti melakukan analisis kebutuhan sistem repositori yang sedang berjalan di STIPAP-Medan dan akan memberikan rekomendasi sistem repositori
institusi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem.
4.2.1 Fitur Jenis Koleksi yang akan dikelola pada Sistem Repositori yang Baru
Saat ini koleksi repositori yang dimiliki oleh STIPAP hanya tugas akhir. Koleksi ini disimpan dalam bentuk tercetak maupun elektronik. Penyimpanan
secara elektronik tidak secara menyeluruh masih banyak tugas akhir yang tidak memiliki format elektroniknya. Banyak hal yang menjadi penyebabnya, ada yang
hilang ada pula yang belum dilakukan digitalisasi. Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang lebih baik dari segi pengadaan maupun pengelolaan koleksi repositori
kedepannya. Adapun rincian fitur yang dapat dibuat pada jenis koleksi repositori yaitu:
1. Modul data Tugas akhir
Terdiri dari 2 jurusan Budidaya Hasil Perkebunan BDP dan Teknik Pengolahan Hasil Perkebunan TPHP
2. Modul data E-book
Universitas Sumatera Utara
46
Terdiri dari buku elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang dimiliki perpustakaan STIPAP
3. Modul data Jurnal
Terdiri dari jurnal elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang telah dilanggan pihak STIPAP
4.2.2 Fitur Pengelolaan Koleksi
Prosedur pengelolaan koleksi repositori di STIPAP meliputi penyimpanan, penyusunan koleksi repositori. Penyimpanan secara manual untuk koleksi cetak
akan disusun di rak dan penyimpanan secara elektronik untuk koleksi tugas akhir akan disimpan dalam satu file di komputer. Untuk pengelolaan koleksi repositori
yang akan dilakukan dalam sistem yang baru tidak lagi terdiri dari penyimpanan dan penyusunan, tetapi meliputi penambahan berkas koleksi repositori, validasi
pengecekan, dan delete penghapusan koleksi repositori. Adapun rincian fitur pengelolaan koleksi yaitu:
1. Modul data penambahan koleksi
Seperti; Title judul, Creator Pengarang, Advisor Pembimbing, Issue Date Tanggal Publikasi, Abstract Abstrak, Keyword Kata
Kunci, file item yang dimasukan ke sistem dan sebagainya. Dengan adanya modul ini pengguna tidak perlu waktu yang lama lagi untuk mencri
koleksi karena penambahan data menggunakan metadata maka saat pencarian koleksi di sistem pengguna hanya perlu mencari koleksi
Universitas Sumatera Utara
47
berdasarkan informasi yang diketahui baik itu melalui judul, pengarang dan sebagainya.
2. Modul data validasi
Modul ini akan menampilkan data yang berhasil divalidasi dan data tidak akan masuk pada daftar berkas yang belum divalidasi. Dengan
adanya modul ini masalah pengelolaan koleksi repositori secara manual yang akibatkan sering terjadinya kesalahan dalam penulisan data,
pengecekan data, penyusunan di rak menjadi lebih ringan. Modul validasi data dapat membantu meringankan beban pustakawan.
3. Modul data yang dihapus Delete
Digunakan untuk melakukan penghapusan data berkas dan menampilkan kembali daftar berkas yang masih dimiliki sistem. Dengan
adanya modul delete berkas ini juga membantu pustakawan dalam mengupdate dan juga menghapus data yang diperlukan. Dari modul ini
nanti akan diketahui daftar koleksi yang masih dimiliki dan yang sudah dihapus oleh sistem.
Universitas Sumatera Utara
48
Gambar 8. Aktivitas Diagram Penambahan Berkas Input Data Koleksi. Keterangan gambar: Dari aktivitas diagram diatas admin sebagai pengguna
sekaligus pengelola sistem akan melakukan log in dengan memasukkan username dan password, jika validasi log in benar maka user dapat memilih menu berkas
untuk memasukkan berkas dan sistem akan menyimpan berkas, kemudian user User
Sistem Mulai
Selesai Benar
Salah
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username
dan pasword
Memilih menu berkas
Input berkas Menyimpan ke database
Pesan kesalahan
Klik ok Menampilkan pesan
berhasil disimpan
Universitas Sumatera Utara
49
dapat menekan oke lalu sistem akn menampilkan pesan berhasil untuk penyimpanan data maka proses penyimpanan berkas selesai.
Gambar 9. Aktivitas Diagram Validasi Data Koleksi Repositori
User Sistem
Mulai
Selesai Benar
Salah
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username
dan pasword
Memilih menu koleksi
Pilih berkas dan klik validasi
Status berkas validasi dan yang belum tervalidasi pada database
Pesan kesalahan
Klik ok Menampilkan pesan data
berhasil divalidasi
Universitas Sumatera Utara
50
Keterangan gambar: User akan log in, setelah itu username dan password benar
maka user dapat membuka menu koleksi kemudian pilih berkas dan klik validasi , sistem akan memberikan keterangan status apakah telah tervalidasi pada database
dan database juga akan menunjukkan daftar yang belum divalidasi setelah itu klik oke oleh user akan muncul pesan data berhasil divalidasi lalu selesai.
Universitas Sumatera Utara
51
Gambar 10. Aktivitas Diagram Penghapusan Berkas Koleksi Repositori Keterangan gambar: untuk menghapus berkas yang ada dalam sistem user harus
masuk lebih dulu dengan log in, setelah username dan password benar maka menu utama akan ditampilkan , setelah itu user dapat memilih menu koleksi dan
User Sistem
Mulai
Selesai Salah
Benar
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username
dan pasword
Menampilkan menu utama Pesan
kesalahan Memilih menu koleksi
Menampilkan menu koleksi Pilih berkas dan klik delete
Menampilkan data dari database
Universitas Sumatera Utara
52
tampilan menu koleksi akan muncul, user dapat memilih berkas dan detail, lalu pilih delete, setelah itu sistem akan menampilkan data yang tidak terdelete, setelah
data tidak lagi ada dalam daftar data yang ada pada database maka proses delete berkas selesai.
Modul yang ada pada fitur pengelolaan koleksi repositori dianggap mampu mengatasi masalah yang sering muncul dalam pengelolaan secara manual seperti
penemuan kembali tugas akhir yang lama karena penyusunan di rak tidak berdasarkan abjad namun angkatan, koleksi yang sering hilang dan beban kerja
yang berat oleh pustakawan yang setiap waktu harus menata ulang koleksi tugas akhir di rak, dengan fitur yang akan dibuat dalam perancangan ini masalah
tersebut tentu dapat teratasi.
4.2.3 Fitur Pelayanan Koleksi
Pelayanan koleksi repositori secara manual meliputi peminjaman, pengembalian.Peminjaman koleksi tugas akhir mahasiswa tidak dapat dibawa
pulang, pengembalian diwajibkan pada hari yang sama dengan menyerahkan tanda pengenal KTM kartu tanda mahasiawa, apabila pengguna menghilangkan
atau merusak koleksi maka diberi sanksi untuk mengcopy ulang menggunakan koleksi softcopy yang disimpan perpustakaan. Untuk kebutuhan sistem baru dari
segi pelayanan koleksi maka pengguna tidak perlu lagi langsung datang ke bagian sirkulasi dan tidak ada jangka waktu tertentu untuk pemafaatan koleksi repositori
STIPAP. Pengguna hanya perlu untuk log in ke sistem repositori STIPAP maka sistem akan memberikan hak akses pada pengguna untuk mendownload, melihat
dan mencari koleksi repositori. Namun ada batasan akses ke konten, hal ini akan
Universitas Sumatera Utara
53
disesuaikan dengan kebijakan STIPAP sampai mana konten akan di proteksi. Adapun fitur dalam pelayanan koleksi yaitu:
1. Modul untuk mencari Search berkas
Modul ini memungkinkan penggunanya untuk melakukan pencarian berkas sesuai keyword pencarian maka pengguna tidak perlu lagi untuk
memeriksa satu-persatu koleksi yang ada karena sistem akan menampilkan koleksi yang dicari.
2. Modul untuk melihat view berkas
Modul ini memungkinkan penggunanya untuk hanya sekedar membaca koleksi yang sudah dicari, sehingga pengguna tidak harus mendownload
semua koleksi yang tidak diperlukan. Modul ini sangat membantu mengatasi masalah yang ditimbulkan dari sistem manual dimana biasanya
pengguna harus datang langsung dan membaca di perpustakaan, maka dengan sistem baru ini nanti pengguna dapat membaca dan menggunkan
koleksi repositori tanpa dibatasi jumlah koleksi yang ingin dibaca. 3.
Modul untuk mengunduh download berkas Modul ini memungkinkan pengguna untuk tidak sekedar memcari dan
membaca tetapi pengguna juga dapat memiliki koleksi repositori dan menggunakan koleksi tanpa batas waktu tertentu. Kebijakan institusi untuk
memberikan hak akses untuk koleksi akan dibatasi pada bab-bab tertentu.
Universitas Sumatera Utara
54
User Sistem
Mulai
Selesai Salah
Benar
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username
dan pasword
Menampilkan menu utama Pesan
kesalahan Memilih menu berkas
Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian
Memanggil data dari database dan
menampilkan koleksi yang dicari
Klik telusur pada koleksi
Universitas Sumatera Utara
55
Gambar 11. Aktivitas Diagram Pencarian Koleksi Repositori Keterngan gambar: Dari diagram pencarian koleksi di atas dapat dilihat jika user
ingin melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dibutuhkan maka user diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung
menampilkan menu utama, user dapat memilih menu berkas dan mengarah pada kolom pencarian, lalu masukkan keyword pencarian, klik telusur maka sistem
akan memanggil data dari data base dan menampilkan koleksi yang dicari. Dan pencarian selesai.
User Sistem
Universitas Sumatera Utara
56
Mulai
Salah
Benar
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username
dan pasword
Menampilkan menu utama Pesan
kesalahan Memilih menu berkas
Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian
Memanggil data dari database dan
menampilkan koleksi yang dicari
Klik telusur pada koleksi
Klik open pada koleksi Menampilkan konten
dari koleksi yang dibuka
Universitas Sumatera Utara
57
Gambar 12. Aktifitas Diagram untuk Melihat View Konten Repositori Keterangan gambar: Dari diagram pencarian koleksi di atas dapat dilihat jika
user ingin melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dibutuhkan maka user diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung
menampilkan menu utama, user dapat memilih menu berkas dan mengarah pada kolom pencarian, lalu masukkan keyword pencarian, klik telusur maka sistem
Selesai
Universitas Sumatera Utara
58
akan memanggil data dari data base dan menampilkan koleksi yang dicari. Setelah itu klik open pada koleksi maka sistem akan menampilkan isi konten dari
koleksi repositori yang telah ditelusur.
User Sistem
Universitas Sumatera Utara
59
Mulai
Salah
Benar
Membuka sistem repositori Membuka form log in
Input user dan password Validasi username
dan pasword
Menampilkan menu utama Pesan
kesalahan Memilih menu berkas
Menampilkan menu berkas Masukkan keyword pencarian
Memanggil data dari database dan
menampilkan koleksi yang dicari
Klik telusur pada koleksi
Klik open pada koleksi Menampilkan konten
dari koleksi yang dibuka
Klik download pada konten Memanggil data dari
database dan menampilkan data
yang telah dipilih
Universitas Sumatera Utara
60
Gambar 13. Aktifitas Diagram untuk Mengunduh Download Konten Keterangan gambar: Dari diagram pencarian koleksi di atas dapat dilihat
jika user ingin melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dibutuhkan Selesai
Universitas Sumatera Utara
61
maka user diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung menampilkan menu utama, user dapat memilih menu
berkas dan mengarah pada kolom pencarian, lalu masukkan keyword pencarian, klik telusur maka sistem akan memanggil data dari data base
dan menampilkan koleksi yang dicari. Setelah itu klik open pada koleksi maka sistem akan menampilkan isi konten dari koleksi repositori yang
telah ditelusur. Kemudian, klik tombol download pada konten dan sistem akan memanggil data dari data base dan mengunduh konten yang telah
dipilih, dan proses mendownload konten selesai
4.3 Rekomendasi Sistem Repositori Institusi yang Baru
Kategori