Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis perancangan sistem informasi merupakan proses menganalisis kebutuhan infomasi penggunapemakai sistem dan proses menganalisis kendala dalam perancangan sistem. Proses ini sangat bermanfaat untuk menerjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu rancangan yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunapemakai sistem tersebut. Menurut Amsyah 2005, 27 “ Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.” Dari pendapat tersebut dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini sistem dapat di interprestasikan terdiri dari bagian – bagian, memiliki hubungan berinteraksi, merupakan kesatuan yang utuh dan memiliki tujuan membentuk organisasi. Selanjutnya, Ladjamudin 2005, 3 berpendapat bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.Adapun Pendapat lain dari Jogiyanto 1990, 5 mengenai sistem yaitu “Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Universitas Sumatera Utara 8 Sedangkan Djhot 2001 berpendapat bahwa sistem merupakan: Agregasi atau pengelompokan objek-objek yang dipersatukan oleh beberapa bentuk interaksi yang tetap atau saling tergantung, sekelompok unit yang berbeda, yang dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau oleh seni sehingga membentuk suatu keseluruhan yang integral dan berfungsi, beroperasi, atau bergerak dalam satu kesatuan. Dari beberapa pengertian di atas dapat diketahui bahwa ada beberapa persamaan dari para ahli, seperti yang dikemukakan oleh Ladjamudin dan Jogiyanto bahwa sistem prosedur, komponen, ataupun subsistem yang saling berhubungan untuk mencapai saran atau tujuan tertentu. Sedangkan Amsyah dan Ladjamudin memiliki pendapat bahwa sistem itu merupakan kumpulan elemen dan prosedur dalam suatu jaringan kerja. Selain persamaan, beberapa pendapat di atas juga memiliki perbedaannya masing-masing. Djhot memiliki pendapat yang sangat berbeda dengan yang lainnya. Djhot berpendapat bahwa sistem yang saling tergantung itu dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau seni.Dari pengertian, persamaan, dan perbedaan di atas dikemukakan bahwa suatu sistem adalah beberapa prosedur, komponen atau subsistem yang saling berkaitan untuk menyelesaikan kegiatan secara bersamaan demi tercapainya suatu tujuan atau sasaran tertentu.

2.1.1 Tahapan Pengembangan Sistem

Dalam pengembangan sistem informasi ada yang dikenal dengan siklus hidup sistem, gunanya yakni untuk menggambarkan proses membangun sistem informasi secara terstruktur dan teratur. Beberapa kerangka kerja pengembangan sistem didasarkan pada siklus hidup pengembangan sistem atau systems development life cycle SDLC. Universitas Sumatera Utara 9 Kendall Julie 2006 mendefenisiskan systems development life cycle sebagai “pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan pengguna”. Sedangkan menurut Leod 2004 “systems development life cycle adalah penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer”.Adapun persamaan pendapat yang dimiliki dari kedua ahli diatas bahwa siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan untuk melakukan analisa, dan perancangan sistem. Sedangkan perbedaannya adalah pendekatan menurut Kendall dilakukan menggunakan siklus spesifik dan menurut Leod pendekatan yang dilakukan untuk mengembangkan sistem berbasis komputer. Dari dua pendapat diatas systems development life cycle SDLC dikemukakan bahwa suatu konsep pendekatan yang berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam pengembangan sistem seperti melakukan analisa dan membangun racangan sistem. Menurut Kendal dan Julie 2007 ada 7 tahapan dalam systems development life cycle SDLC yakni: 1. Identifikasi permasalahan, kesempatan dan tujuan 2. Penentuan persyaratan informasi pengguna 3. Analisa kebutuhan sistem 4. Perancangan sistem yang telah direkomendasi 5. Pengembangan dan dokumentasi perangkat lunak 6. Menguji sistem 7. Implementasi dan evaluasi sistem Universitas Sumatera Utara 10 Gambar 1. Pengembangan sistem Sumber: Kendall Julie 2006, 10

2.1.2 Analisis Sistem

Proses analisis sistem sangat penting untuk memberikan pemahaman kepada kita tentang sistem yang sudah ada dan kemudian mengembangkan sistem menjadi lebih baik untuk memenuhi kebutuhan informasi. Menurut Yulianto 2009, 37 “Analisis sistem sebagai suatu kegiatan untuk melihat sistem sebelumnya yang telah berjalan, kemudian melihat bagian mana yang memerlukan perbaikan dan mana yang sudah baik, setelah itu mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”. Sejalan dengan pendapat di atas Astuti 2008 mendefenisikan bahwa analisis sistem adalah Universitas Sumatera Utara 11 Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Berdasarkan dua pendapat di atas definisi analisis sistem adalah suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan lalu dapat disimpulkan mana yang baik dan belum baik sehingga dapat diusulkan perbaikan untuk sistem baru. Analisis sistem merupakan bagian dari tahapan dalam proses perancangan sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang akan dihasilkan nantinya. Setiawan 2011, 7 menjabarkan lebih detail lagi mengenai defenisi analisis sistem yaitu Teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari secara bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Fase analisis sistem menjadi acuan yang penting dalam pengembangan sistem. Menurut Setiadi 2010 terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem yaitu: 1. Survei sistem berjalan 2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai 3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai 4. Penyajian laporan analisis sistem Universitas Sumatera Utara 12 Gambar 2. Tahapan Analisis sistem Sumber : Yulianto 2009, 38 Pada gambar 2. di atas tahapan analisis sitem dibagi menjadi 5 langkah dimana setiap proses yang dilalui perlu dilakukan dokumentasi, adapun penjelasan dari setiap fase analisis sistem di atas menurut Yulianto 2009, 39 yaitu : 1. Penetapan ruang lingkup Fase ini memiliki tugas : Mengidentifikasi Masalah Awal yang ada pada sistem saat ini, seperti seberapa urgensi, tingkat visibilitas, berapa keuntungan yang akan diperoleh dari pemecahan masalah, prioritas dan penetapan solusi untuk memecahkan masalah, Menegosiasikan ruang lingkup untuk proyek pengembangan sistem, Menilai kelayakan proyek, mengembangkan jadwal dan anggaran awal, dan mengkomunikasikan rencana proyek. 2. Analisis Masalah Fase ini memiliki tugas: Memahami bidang masalah, menganalisis masalah-masalah dn kesempatan-kesempatan, menganalisis proses- proses bisnis, menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem, memperbaharui rencana proyek, dan mengkomunikasikan penemuan- penemuan dn rekomendasi. 3. Analisis persyaratan Fase ini memiliki tugas: mengidentifikasi dan menyatakan kebutuhanpersyaratan bisnis, membuat prioritas persyaratan sistem, Universitas Sumatera Utara 13 memperbaharui atau memperhalus rencana proyek, dan mengkomunikasikan pernyataan kebutuhanpersyaratan. 4. Desain logic Pada fase ini akan digambarkan berbagai model sistem untuk mendokumentasikan persyaratan untuk sistem baru dan sistem yang ditingkatkan. 5. Analisis keputusan Pada fase ini akan ditemukan solusi, menganalisis solusi dan rekomendasi sebuah sistem yang akan dirancang, dibangun dan diimplementsikan.

2.1.3 Desain Sistem

Setelah mendapat gambaran apa yang dilakukan pada tahap analisis sistem, tahap berikutnya adalah perancangan design sistem. Menurut Mahyuzir 1989 “Perancangan sistem adalah proses menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari sistem sehingga setelah instalasi akan benar-benar memuaskan penggunanya”. Dari pendapat Mahyuzir di atas perancangan sistem menyangkut mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi sistem selesai rancang bangun yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan penggunanya. Setiadi 2010, 4 menyatakan 2 tujuan utama dari desain sistem yakni “untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem, dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik yang terlibat”. Untuk mencapai tujuan di atas, menurut Setiadi 2010, 4 analis sistem harus dapat mencapai sasaran – sasaran sebagai berikut Universitas Sumatera Utara 14 1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. 2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan. 3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas – tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer. 4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing – masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data, informasi serta pengendalian intern.

2.1.4 Analisis PIECES

Dalam pengembangan suatu sistem akan terjadi beberapa perubahan didalamnya dari sistem yang lama ke sistem yanga baru. Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak, maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteria- kriteria yaitu kinerja Performance, informasi Information, ekonomi Economic, kontrol Control, efisiensi Efficiency, dan pelayanan Services yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES. Menurut Al fatta 2007, 51 metode yang menggunakan enam variable PIECES, sebagai berikut: 1. Performance Analisis Kinerja Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. 2. Information Analisis Informasi Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan Universitas Sumatera Utara 15 kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang, Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang., Kurangnya informasi yang tepat waktu, Terlalu banyak informasi, Informasi tidak akurat, Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem. 3. Economic Analisis Ekonomi Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut: a. Biaya b. Keuntungan 4. Control Analisis KontrolKeamanan Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: a. Keamanan atau kontrol yang lemah b. Kontrol atau keamanan berlebihan 5. Efficiency Analisis Efisiensi Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak- banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien: a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer. b. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan. c. Data diproses secara berlebihan. d. Informasi dihasilkan secara berlebihan. e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. 6. Services Analisis Layanan Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk: a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat. b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten. c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya. d. Sistem tidak mudah dipelajari. Universitas Sumatera Utara 16 e. Sistem tidak mudah digunakan. f. Sistem canggung untuk digunakan. g. Sistem tidak fleksibel. Berdasarkan uraian di atas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan sebagai referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan. Apakah akan dilakukan perbaikan terhadap sistem lama atau mengubah sistem lama ke sistem baru yang lebih baik.

2.1.5 Alat Bantu Perancangan Sistem

Dalam merancang suatu sistem terdapat banyak hal yang harus diperhatikan sehingga perlu digunakan alat bantu untuk memodelkan aplikasi yang akan dibuat. Simatupang 2011 mengemukakan bahwa “Terdapat banyak bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sebuah sistem antara lain model narasi, prototype, model grafis atau diagram dan lain sebagainya” Dalam hal ini, tidak menjadi masalah model mana yang akan digunakan asalkan pemodelan yang dibuat harus mampu mempresentasikan visualisasi bentuk sistem yang diinginkan pemakai, karena sistem akhir yang dibuat bagi pemakai akan diturunkan dari model. Pada dunia pemodelan sistem terdapat sejumlah cara merepresentasikan sistem melalui diagram misalnya; Flowchart, Data flow diagram DFD dan lain sebagainya. Dibawah ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai pemodelan sistem melalui flowchart dan data flow diagram. Universitas Sumatera Utara 17 Menurut Pariyanto 2010, 5 “Flowchart adalah teknik penyusunan instruksi untuk penulisan program komputer terstruktur dengan menggunakan gambar-gambarsimbol-simbol”. Tujuan utama dari alat bantu flowchart biasanya menggambarkan tahapan masalah yang ada dalam sistem secara sederhana dan jelas menggunakan simbol-simbol standar. Ada beberapa kelebihan flowchart menurut Harsono 2012, 6 yaitu sebagai berikut: 1. Flowchart membantu mempermudah programmer dalam mendesain program, sebagai spesifikasi program, sebagai alat verifikasi dan sekaligus untuk dokumentasi program. 2. Dalam proses desain, flowchart dapat membantu memecahkan persoalan yang cukup kompleks kedalam serangkaian instruksi. 3. Dalam proses verifikasi, flowchart lebih mudah diperiksa oleh seorang quality control QC dari pada langsung memeriksa source code instruksi-instruksi program, atau flowchart dapat mempermudah pekerjaan QC tersebut dalam pemeriksaan kualitas program. 4. Flowchart dapat digunakan sebagai dokumen spesifikasi proses dalam pembuatan Data Flow Diagram. Adapun mengenai pengertian data flow diagram yang dijabarkan oleh Simanjuntak 2012, 26 yaitu Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. Beberapa kelebihan data flow diagram menurut Purnama 2012 yaitu: 1. Adanya pembagian sistem kedalam sub-sub sistem berdasarkan alur data pada sistem 2. Adanya data store dan alur data masuk atau keluar pada sistem 3. Adanya unsure-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari sistem. Universitas Sumatera Utara 18

2.2 Repositori Institusi