61
maka user diwajibkan untuk log in terlebih dulu, jika benar maka sistem akan langsung menampilkan menu utama, user dapat memilih menu
berkas dan mengarah pada kolom pencarian, lalu masukkan keyword pencarian, klik telusur maka sistem akan memanggil data dari data base
dan menampilkan koleksi yang dicari. Setelah itu klik open pada koleksi maka sistem akan menampilkan isi konten dari koleksi repositori yang
telah ditelusur. Kemudian, klik tombol download pada konten dan sistem akan memanggil data dari data base dan mengunduh konten yang telah
dipilih, dan proses mendownload konten selesai
4.3 Rekomendasi Sistem Repositori Institusi yang Baru
Universitas Sumatera Utara
62
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem, maka sistem baru yang dapat peneliti rekomendasikan adalah sistem repositori institusi yang dapat mengelola
koleksi repositori dengan baik sehingga temu kembali koleksi dapat lebih efektif.
4.3.1 Analisa Proses Bisnis Sistem Repositori yang diusulkan
Gambar 14. Proses Bisnis Sistem yang Diusulkan
View, download, search
Read and Create data base
Management hak akses
Penghapusan delete,Validasiu
pdate, dan penyimpanan
input berkas user
www.repository.stipap.ac .id
Data base
Universitas Sumatera Utara
63
Keterangan Gambar: Dalam proses bisnis sistem yang diusulkan,
setelah file disimpan sesuai kategori kemudian dilakukan proses upload berkas ke sistem repositori institusi, setelah file berhasil diupload maka berkas akan masuk
pada list validasi pada menu admin. Dengan adanya validasi maka berkas sudah disahkan lalu selanjutnya berkas tersebut dapat diakses oleh pengguna. Untuk
proses pergantian berkas asli, kemudian dapat dilakukan proses delete terhadap proses yang lama kemudian melakukan scanning terhadap berkas asli, kemudian
disimpan dengan output file scanning berupa file PDF dan diupload kembali. Dari segi user dapat mengakses sistem repositori dan mencari file sesuai
dengan kategori dan ketersediaan dalam database masing-masing. Apabila ditemukan maka user dapat melihat, menelusur, dan mendownload file tersebut.
Sedangkang manajemen hak akses akan diurus oleh super admin.
4.4 Perancangan sistem
Berikut ini adalah rancangan sistem repositori institusi STIPAP-Medan. Dalam rancangan ini akan dijelaskan langkah-langkah aktifitas dalam suatu proses
yang akan dilakukan dalam sistem repositori institusi.
4.4.1 Membuat Use Case Diagram
Use case mendeskripsikan interaksi antar actor dalam sistem repositori institusi. Seperti dijelaskan pada tabel 4. Berikut ini:
Universitas Sumatera Utara
64
Tabel 4. Identifikasi Actor dengan Deskripsi
No Actor
Description 1.
User Actor yang akan melakukan pencarian
informasi ke sistem repositori institusi 2.
Admin Actor yang membuat konsep dan
melakukan Scanning, input,
update,delete,Validasi, dan penyimpanan berkas repositori yang sudah jadi.
3. Super Admin
Actor yang melakukan manajemen hak akses dan mengurus keseluruhan sistem.
Berikut adalah Use Case Diagram usulan yang menggambarkan kegiatan dalam repositori institusi STIPAP-Medan:
Universitas Sumatera Utara
65
USER
ADMIN
Gambar 15. Use Case Diagram Sistem Repositori Institusi STIPAP-Medan
Sistem Repositori Institusi STIPAP-Medan
Lihat Telusur
Download
indeks Input indeks
Update indeks Delete indeks
delete kategori
Input
Update
validasi Berkas
Delete Update
Input
User Edit
Input Delete
Hak akses
Universitas Sumatera Utara
66
4.4.2 Membuat Data Flow Diagram Sistem Repositori Institusi STIPAP
Medan
Search,view,download Data koleksi yang dicari
Data manajemen
hak akses
Data terdownload Data yang ditampilkan
Laporan data manajemen hak akses
Laporan database ter-read Laporan data base ter-create
Laporan data ter-input Laporan data ter-update delete
Laporan data ter-validasi Read databse
Create database
Input data Deleteupdte data
Validasi data
Gambar 16. Data Flow Diagram Sistem Repositori Institusi STIPAP-Medan
Sistem Repositori
Institusi STIPAP-
Medan.
Admin Data Base
User Super Admin
Universitas Sumatera Utara
67
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Saat ini STIPAP-Medan masih menggunakan sistem manual dalam pengelolaan koleksi repositori mereka. Koleksi repositori yang dimiliki STIPAP
saat ini masih berupa tugas akhir mahasiswa, jika sistem repositori institusi yang terautomasi telah selesai maka koleksi ini akan ditambah dengan e-book dan
jurnal. Untuk pengelolaan koleksi saat ini memang masih manual tetapi sebagian koleksi sudah didigitalisasi dan datanya dikelola dengan menggunakan Microsoft
word. Namun, dengan sistem yang ada masih terdapat banyak kendala dalam pengelolaan arsip baik dari segi penyusunn, penyimpanan, pelayanan, dan masih
ada koleksi yang tidak terdata. Semakin lama nantinya koleksi repositori STIPAP- Medan akan semakin bertambah hal ini tentunya akan menimbulkan banyak
masalah jika sistem baru tidak segera diterapkan untuk memperlancar kegiatan kegiatan pada sistem repositori.
Adapun kebutuhan sistem repositori institusi STIPAP-Medan adalah 1.Fitur jenis koleksi yang akan dikelola di STIPAP-Medan. Adapun
rincian fitur yang dapat dibuat pada jenis koleksi repositori yaitu: Modul data Tugas akhir terdiri dari 2 jurusan Budidaya Hasil Perkebunan BDP dan Teknik
Pengolahan Hasil Perkebunan TPHP, Modul data E-book terdiri dari buku elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang dimiliki perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
68
STIPAP, Modul data Jurnal terdiri dari jurnal elektronik mengenai pertanian dan perkebunan yang telah dilanggan pihak STIPAP
2.Fitur proses pengelolaan koleksi repositori. Adapun rincian fitur pengelolaan koleksi yaitu: Modul data penambahan koleksi seperti; Title judul,
Creator Pengarang, Advisor Pembimbing, Issue Date Tanggal Publikasi, Abstract Abstrak, Keyword Kata Kunci, file item yang dimasukan ke sistem
dan sebagainya. Dengan adanya modul ini pengguna tidak perlu waktu yang lama lagi untuk mencri koleksi karena penambahan data menggunakan metadata maka
saat pencarian koleksi di sistem pengguna hanya perlu mencari koleksi berdasarkan informasi yang diketahui baik itu melalui judul, pengarang dan
sebagainya, Modul data validasi, modul ini akan menampilkan data yang berhasil divalidasi dan data tidak akan masuk pada daftar berkas yang belum divalidasi.
Dengan adanya modul ini masalah pengelolaan koleksi repositori secara manual yang akibatkan sering terjadinya kesalahan dalam penulisan data, pengecekan
data, penyusunan di rak menjadi lebih ringan. Modul validasi data dapat membantu meringankan beban pustakawan, Modul data yang dihapus Delete
digunakan untuk melakukan penghapusan data berkas dan menampilkan kembali daftar berkas yang masih dimiliki sistem. Dengan adanya modul delete
berkas ini juga membantu pustakawan dalam mengupdate dan juga menghapus data yang diperlukan. Dari modul ini nanti akan diketahui daftar koleksi yang
masih dimiliki dan yang sudah dihapus oleh sistem. 3.Fitur Pelayanan Koleksi. Adapun fitur dalam pelayanan koleksi yaitu
Modul untuk mencari Search berkas memungkinkan penggunanya untuk
Universitas Sumatera Utara
69
melakukan pencarian berkas sesuai keyword pencarian maka pengguna tidak perlu lagi untuk memeriksa satu-persatu koleksi yang ada karena sistem akan
menampilkan koleksi yang dicari, Modul untuk melihat view berkas memungkinkan penggunanya untuk hanya sekedar membaca koleksi yang sudah
dicari, sehingga pengguna tidak harus mendownload semua koleksi yang tidak diperlukan. Modul ini sangat membantu mengatasi masalah yang ditimbulkan dari
sistem manual dimana biasanya pengguna harus datang langsung dan membaca di perpustakaan, maka dengan sistem baru ini nanti pengguna dapat membaca dan
menggunkan koleksi repositori tanpa dibatasi jumlah koleksi yang ingin dibaca, Modul untuk mengunduh download berkas memungkinkan pengguna untuk
tidak sekedar memcari dan membaca tetapi pengguna juga dapat memiliki koleksi repositori dan menggunakan koleksi tanpa batas waktu tertentu. Kebijakan
institusi untuk memberikan hak akses untuk koleksi akan dibatasi pada bab-bab tertentu.
Diharapkan sistem dapat mengelola koleksi dengan lebih efektif sehinggga temu kembali dan pemafaatan koleksi repositori menjadi lebih maksimal.
5.2 Saran
