Sistem Penerimaan Dokumen SE2016

Buku 10. Pedoman Olah Cepat | 19

BAB IV SISTEM PENGOLAHAN

4.1. Sistem Penerimaan Dokumen SE2016

Untuk mempermudah manajemen Dokumen SE2016, diperlukan suatu sistem penerimaan dokumen yang dapat mengawal jalannya Dokumen SE2016 mulai dari penerimaan dokumen sampai dengan pengolahan SE2016-RBL serta pengiriman dokumen SE2016 lainnya ke BPS Provinsi. Berikut merupakan tahapannya. a. Penerimaan Dokumen oleh Tata Usaha Pada tahap ini, bagian Tata Usaha menerima Dokumen SE2016 dari petugas lapangan. Dokumen SE2016 dapat terdiri dari beberapa boks. Bagian tata usaha harus memasukkan identitas dokumen SE2016 yang telah diterima dan memberikan tanda terima kepada petugas lapangan berdasarkan nama petugas lapangan yang bersangkutan. 20 | Buku 10. Pedoman Olah Cepat b. Pengecekan Dokumen SE2016 oleh Tata Usaha Pengecekaan dokumen SE2016 merupakan tahap pengecekan yang dilakukan oleh Bagian Tata Usaha terhadap keberadaan dokumen SE2016 dalam satu boks, yaitu:  Peta Blok SensusSubblok Sensus  SE2016-RBL  SE2016-L1  SE2016-L1.P  SE2016-KB  SE2016-L2  SE2016-L2.P  Jumlah SE2016-L2 dilihat dari halaman depan boks, jika ada  Jumlah SE2016-L2.P dilihat dari halaman depan boks, jika ada Jika terdapat dokumen yang tidak ada, maka boks yang bersangkutan akan tetap berapa di Bagian Tata Usaha untuk menunggu kelengkapannya. Jika Dokumen SE2016 sudah lengkap dalam satu boks, boks tersebut akan dikirimkan ke Seksi DistribusiProduksi untuk dilakukan editing- coding. c. Alokasi Dokumen Edit oleh Seksi DistribusiProduksi BPS KabupatenKota Pada tahap ini, Seksi DistribusiProduksi telah menerima Dokumen SE2016. Tahap selanjutnya adalah mengalokasikan dokumen SE2016 kepada petugas editor per boks yang dilakukan oleh supervisor editor. Supervisor harus menuliskan nama editor yang akan melakukan editing-coding terhadap boks yang bersangkutan. Pada tahap ini juga diberikan kartu kendali kepada petugas editor untuk diisi oleh petugas. Buku 10. Pedoman Olah Cepat | 21 d. Penerimaan Dokumen SE2016 Hasil Editing-Coding Setelah dilakukan editing-coding, petugas editor mengembalikan dokumen SE2016 dan kartu kendali kepada supervisor editor. Pada kartu kendali tersebut berisi keterangan tentang dokumen SE2016 yang telah di-edit, yaitu:  Jumlah halaman SE2016-L1 Blok V yang terisi  Jumlah halaman SE2016-L1.P Blok V yang terisi  Nama usaha pertama  Jumlah usaha L2 jumlah lembar SE2016-L2  Jumlah usaha L2.P jumlah lembar SE2016-L2.P Supervisor editor harus memasukan data-data tersebut ke dalam Sistem Penerimaan Dokumen SE2016 sesuai dengan blok sensus yang bersangkutan. e. Pengiriman Dokumen SE2016 ke Bidang IPDS dan Bagian Tata Usaha Setelah dilakukan editing-coding, dokumen SE2016 akan dikirimkan ke Seksi IPDS untuk diolah dan ke Bagian Tata Usaha untuk dikirimkan ke BPS Provinsi, dengan rincian sebagai berikut:  Peta Blok SensusSubblok Sensus dan SE2016-RBL akan dikirimkan ke Seksi IPDS BPS Kabupaten untuk diolah di- scan. Untuk SE2016-RBL akan dilakukan pengolahan cepat untuk mendapatkan Angka Sementara SE2016.  Dokumen SE2016-L1, SE2016-KB, SE2016-L2, SE2016-L1.P, dan SE2016-L2.P akan dikirimkan BPS Provinsi untuk dilakukan pengolahan. f. Pengepakan Boks Besar oleh Bagian Tata Usaha Pada tahap ini dilakukan pengepakan atau alokasi SE2016 ke Boks Besar untuk dikirimkan ke BPS Provinsi, dengan ketentuan sebagai berikut: 22 | Buku 10. Pedoman Olah Cepat  Setiap boks besar terdiri dari 20 boks kecil  Pengepakan dilakukan per kecamatan, namun jika boks besar masih terdapat tempat kosong dapat digabungkan dengan kecamatan lain.  Setiap memasukkan boks kecil ke boks besar, petugas harus mengisikan identitas boks kecil tersebut ke Sistem Penerimaan Dokumen SE2016.  Sistem Penerimaan Dokumen SE2016 akan men-generate nomor Boks Besar jika kapasitasnya sudah terisi 20 boks kecil.  Setelah alokasi selesai dilakukan, petugas harus mencetak Nomor Boks Besar serta daftar blok sensus untuk ditempelkan pada Boks Besar yang akan dikirimkan ke BPS Provinsi. g. Pengiriman Boks Besar Pada tahap ini dilakukan pengiriman Boks Besar ke BPS Provinsi.

4.2. Sistem Pengolahan Cepat SE2016-RBL