141 otomatis, tetapi ternyata menyalahi kaidah bahasa dan hal ini harus
dihindarkan. Hindari pula pemotongan kata nama orang, tempat, dan sebagainya.
3. Jenis Kertas
Untuk naskah dinas pada umumnya digunakan kertas warna putih dengan berat maksimum 80 gram.
L. Penggunaan Bahasa
1. Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud, tujuan, dan isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan
pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baku, baik dan benar, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia resmi.
2. Ejaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan EYD yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri
Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2009 tanggal 31 Juli 2009 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang
Disempurnakan dan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0389U1988 tanggal 11 Agustus 1988 tentang Penyempurnaan
Pedoman Umum Pembentukan Istilah.
M. Ketentuan LainDlain
Format naskah dinas untuk pejabat di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum yang merupakan bukan pejabat negara dan sesuai dengan
kewenangannya dalam penggunaan jenis jenis format naskah dinas sebagaimana belum tercantum dalam Pedoman Tata Naskah Dinas ini,
selanjutnya diatur lebih lanjut dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum tersendiri.
BAB IV...
142
BAB IV TATA SURAT DINAS
A. Pengertian
Tata Surat Dinas adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat menyurat dinas yang dilaksanakan oleh Kementerian Pekerjaan Umum
dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Surat menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat penting untuk
mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jika pelaksanaan tidak teratur, tidak cermat dan tidak teliti, akan diperlukan banyak waktu dan biaya.
Tata Surat Dinas yang baik akan meningkatkan efektifikas dan efisiensi dalam mendukung tugas Kementerian Pekerjaan Umum.
B. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas
1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat tidak menimbulkan salah penafsiran.
2. Koordinasi antar pejabat di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat
dan tepat, seperti diskusi, kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalam penyusunan surat dinas diperlukan koordinasi pejabat yang
bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.
3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata cara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi yang
resmi.
4. Jawaban terhadap surat masuk a. Instansi pengirim harus segera menginformasikan kepada penerima
surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi. b. Instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap
konfirmasi yang dilakukan oleh instansi pengirim. 5. Waktu Penandatanganan Surat
Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengiriman surat yang berlaku di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan
segera dikirim setelah ditandatangani.
6. Salinan...
