158 3 Untuk Beliau u.b.
Untuk beliau yang disingkat u.b. digunakan jika pejabat yang diberi kuasa memberi mandat kepada bawahannya. Oleh sebab
itu, u.b. digunakan setelah a.n.
Contoh: a.n. MENTERI PEKERJAAN UMUM
Sekretaris Jenderal, u.b.
Kepala Biro Umum tanda tangan
Nama Lengkap NIP..
c. Susunan Penandatangan Atas Nama a.n. Pejabat Lain. Nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf
kapital, didahului dengan singkatan a.n..
1 Nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas dapat ditulis singkatannya dengan huruf awal kapital.
2 Jika naskah dinas ditetapkan untuk beliau, singkatan u.b. dituliskan di bawah ditengah tengah nama jabatan pejabat
yang menandatangani, dalam huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. Dalam susunan ini pemakaian
singkatan nama jabatan hanya pada nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas.
3 Kata tanda tangan dituliskan. 4 Nama jabatan penandatangan naskah dinas ditulis dengan huruf
awal kapital. 5 Cap jabataninstansi disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
14. Pelaksana Tugas Plt.
Ketentuan penandatangan pelaksana tugas yang disingkat Plt adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana tugas Plt digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu
ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.
b. Pelimpahan
159 b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat
yang definitif ditetapkan. Contoh :
Plt. Kepala Biro Umum, tanda Tangan
Nama Lengkap NIP..
15. Pelaksana Harian Plh.
Ketentuan penandatangan pelaksana harian yang disingkat Plh adalah sebagai berikut:
a. Pelaksana harian Plh dipergunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk
kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.
b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.
Contoh: Plh. Kepala Biro Umum,
tanda tangan Nama Lengkap
NIP..
16. Penomoran Naskah Dinas Pelimpahan Wewenang
Adapun ketentuan penomoran surat di dalam pelimpahan wewenag naskah dinas sebagai berikut:
a. Penomoran surat untuk naskah dinas arahan, naskah dinas
korespondensi, dan naskah dinas khusus yang menggunakan pelimpahan kewenangan dengan menggunakan atas nama a.n.,
untuk beliau u.b., pelaksana tugas Plt., pelaksana harian Plh. diberikan penomoran surat dengan menggunakan kode identifikasi
penomoran surat keluar berdasarkan kewenangan pejabat pemberi
kuasa
160 kuasa danatau pejabat penandatangan yang diberi kuasa sesuai
dengan bidang tugasnya masing masing.
17. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan untuk penandatangan surat berwarna hitam atau biru tua. Tinta berwarna
merah hanya digunakan untuk penulisan tingkat keamanan surat Rahasia atau Sangat Rahasia. Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.
F. Penanganan Surat Masuk