153
E. Susunan
1. Kepala Naskah Dinas
Kepala Naskah mengidentifikasikan nama jabatan atau nama instansi pembuat surat dan alamat dengan ketentuan sebagai diuraikan dalam
Bab III.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. tanggal ditulis dengan angka arab;
b. bulan ditulis lengkap; c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka arab.
Contoh : Tanggal 26 Mei 2011
3. Nomor Surat
Penomoran surat sebagaimana dijelaskan pada BAB III.
4. Sifat Surat
Dalam amplop surat dinas dicantumkan klasifikasi surat berdasarkan kecepatan penyampaiannya, yaitu:
a. Sangat SegeraKilat; b. Segera, atau;
c. Biasa.
5. Percepatan Penyampaian Surat
Kecepatan penyampaian naskah dinas dibedakan menjadi Sangat Segera, Segera dan Biasa.
a. Sangat Segera Sangat Segera adalah penyampaian naskah dinas yang harus segera
dilakukan 24 jam pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan.
b. Segera
154 b. Segera
Segera adalah penyampaian naskah dinas dilakukan secepat mungkin dalam waktu 2 x 24 jam setelah ditandatangani
c. Biasa adalah penyampaian naskah dinas yang dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman yang ada.
6. Lampiran Surat
Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan
nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
7. Perihal Surat
Perihal adalah materi pokok surat dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas.Perihal perlu dicantumkan dengan alasan berikut:
a. menyampaikan penjelasan
singkat tentang
materi yang
dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat yang
terdiri atas lebih dari satu halaman; c. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasan dan
penyimpanan surat.
8. Alamat Surat
a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju. Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada
identitas yang tidak individu, misalnya kantor, kementerian dan instansi.
b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintahpejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut:
1 nama jabatan; 2 jalan;
3 kota; 4 kode pos.
Contoh: Yth. Menteri Pekerjaan Umum
Jalan Pattimura Nomor 20 Kebayoran Baru Jakarta Selatan 12110
9. Penggunaan Untuk Perhatian u.p
Kategori